Czy pracownicy muszą przechodzić okresowe badania sanitarno-epidemiologiczne w trakcie pandemii? Na jakich zasadach można zatrudnić osobę na zastępstwo chorego pracownika służby bhp? Dlaczego w ocenie ryzyka zawodowego dla stanowiska administracyjno-biurowego pracodawca powinien uwzględnić zagrożenie COVID-19

Prowadzę sklep spożywczy. Czy osoby, które zatrudniam, muszą przechodzić okresowe badania sanitarno-epidemiologiczne? A może są one zawieszone tak jak okresowe badania profilaktyczne na czas pandemii?
Zgodnie z art. 229 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom, na swój koszt, profilaktyczną opiekę lekarską. Na tę opiekę składają się trzy rodzaje badań:
  • wstępne, dla osób przyjmowanych do pracy lub pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy i innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe;
  • okresowe, w terminie wyznaczonym przez lekarza medycyny pracy;
  • kontrolne, w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą.
Zgodnie art. 229 par. 4 k.p. pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.
Z kolei art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi stanowi, że osoby podejmujące lub wykonujące prace, przy których wykonywaniu istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby, podlegają obowiązkowym badaniom sanitarno-epidemiologicznym.
W myśl art. 31m ust. 1 i 2 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych orzeczenia lekarskie wydane w ramach wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, których ważność upłynęła po 7 marca 2020 r., zachowują ważność, nie dłużej jednak niż do upływu 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Jeżeli odrębne przepisy w zakresie badań lekarskich, innych niż określone powyżej lub badań psychologicznych, wymagają posiadania aktualnego orzeczenia lekarskiego albo psychologicznego, a ważność upłynęła po 7 marca 2020 r., orzeczenie to zachowuje ważność, nie dłużej jednak niż do upływu 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii.
Mając na uwadze powyższe, trzeba uznać, że w okresie epidemii COVID-19 pracodawca nie ma obowiązku kierowania pracowników, w tym sprzedawców w sklepach spożywczych, na okresowe badania sanitarno-epidemiologiczne.
Podstawa prawna
• art. 229 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162)
• rozporządzenie ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2067; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2131)
• art. 31m ust. 1 i 2 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 218)
• art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2069; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 64)
Ze względu na problemy zdrowotne pracownik służby bezpieczeństwa i higieny pracy zatrudniony w naszej firmie będzie przebywał na długoterminowym zwolnieniu lekarskim. Czy w takim przypadku dopuszczalne jest zatrudnienie w jego zastępstwie na podstawie umowy cywilnoprawnej innej osoby mającej stosowne kwalifikacje?
Jak stanowi art. 23711 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.), pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników zobowiązany jest do utworzenia służby bezpieczeństwa i higieny pracy pełniącej funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bhp. Natomiast pracodawca zatrudniający do 100 pracowników może powierzyć wykonywanie zadań służby bhp pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy. Pracodawca mający ukończone szkolenie niezbędne do wykonywania zadań służby bhp również może sam wykonywać zadania tej służby, o ile:
  • zatrudnia do 10 pracowników albo
  • zatrudnia do 50 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
W razie braku kompetentnych pracowników pracodawca może powierzyć wykonywanie zadań służby bhp specjalistom spoza zakładu pracy.
W przypadku, w którym pracodawca zatrudnia od 100 do 600 pracowników, jest obowiązany utworzyć wieloosobową lub jednoosobową komórkę albo zatrudnić w tej komórce pracownika służby bhp w niepełnym wymiarze czasu pracy. Pracodawca, który zatrudnia ponad 600 pracowników, powinien natomiast zatrudnić w pełnym wymiarze czasu pracy co najmniej jednego pracownika służby bhp na każdych 600 pracowników.
Podstawowym warunkiem, jaki musi zostać spełniony przy wykonywaniu zadań służby bhp (niezależnie od formy zatrudnienia), jest posiadanie przez daną osobę odpowiednich kwalifikacji, o których mowa w par. 4 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy. Należy przez nie rozumieć: zawód technika bhp lub ukończone studia wyższe o kierunku bądź specjalizacji w zakresie bhp, albo studia podyplomowe w zakresie bhp. W zależności od posiadanych kwalifikacji pracownik może być zatrudniony na stanowisku: inspektora, starszego inspektora, specjalisty, starszego specjalisty lub głównego specjalisty do spraw bhp. W przypadku osób spoza zakładu pracy, którym pracodawca powierza wykonywanie zadań służby bhp, musi zostać spełniony warunek posiadania przez te osoby tytułu co najmniej specjalisty ds. bhp.
Biorąc pod uwagę wskazane przepisy, uważam, że nie ma przeciwwskazań do tego, aby na czas nieobecności pracownika służby bhp zatrudnić na zastępstwo na podstawie umowy cywilnoprawnej osobę, która będzie miała kwalifikacje wymagane dla służby bhp.
Podstawa prawna
• art. 23711 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162)
• par. 4 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. nr 109, poz. 704; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. nr 246, poz. 2468)
Czy w ocenie ryzyka zawodowego dla stanowiska administracyjno-biurowego (np. księgowa, referent, specjalista ds. kadr itp.) należy uwzględnić zagrożenie COVID-19? Pracownicy zatrudnieni na tych stanowiskach przeważnie nie mają na co dzień do czynienia z osobami spoza zakładu pracy.
Obowiązki pracodawcy związane z oceną ryzyka zawodowego wynikają z art. 226 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Zgodnie z nim pracodawca: 1) ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosuje niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko; 2) informuje pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.
Pojęcie ryzyka zawodowego zostało zdefiniowane w par. 2 pkt 7 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z tym przepisem jest to prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych zdarzeń związanych z wykonywaną pracą, powodujących straty, w szczególności wystąpienie u pracowników niekorzystnych skutków zdrowotnych w wyniku zagrożeń zawodowych powstających w środowisku pracy lub sposobu wykonywania pracy. Podstawowym celem oceny ryzyka zawodowego jest zapewnienie poprawy warunków pracy i ochrony życia i zdrowia pracujących.
W praktyce ocena ryzyka zawodowego oznacza systematyczne identyfikowanie, monitorowanie i badanie wszystkich aspektów pracy w celu określenia związanych z nią zagrożeń mogących spowodować wypadek przy pracy, chorobę lub złe samopoczucie pracownika oraz stwierdzenia, czy zagrożenia te mogą być wyeliminowane, a jeżeli nie, to jakie środki ochrony powinny być zastosowane, aby ograniczyć wynikające z nich ryzyko.
Istnieje wiele metod szacowania ryzyka zawodowego, a należą do nich m.in. metody: Risk Score, PHA (ang. Preliminary Hazard Analysis), OWAS (ang. Ovako Working Posture Analysis System), RULA (ang. Rapid Upper Limb Assessment), Polskiej Normy PN-N-18002:2011 „Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Ogólne wytyczne do oceny ryzyka zawodowego”. Z uwagi na to, że pracodawca ma pełną dowolność w zakresie wyboru metody, może wybrać tę, która będzie najbardziej adekwatna do prowadzonej działalności, organizacji pracy, występujących zagrożeń itp.
Podstawową kwestią przy dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego jest identyfikacja zagrożeń występujących na stanowisku pracy, które następnie należy ocenić.
Pandemia wirusa SARS-CoV-2 praktycznie wszystkim wywróciła życie do góry nogami – zarówno prywatne, jak i zawodowe. Jest to sytuacja praktycznie niespotykana, żadna inna choroba zakaźna nie spowodowała bowiem w ostatnich kilkudziesięciu latach takiego zamieszania na całym świecie. Największym zagrożeniem ze strony tego wirusa i jego kolejnych mutacji jest możliwość jego łatwego, szybkiego rozprzestrzeniania się oraz ewentualne skutki zdrowotne dla osoby zakażonej. Skoro więc ocena ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy ma na celu analizę zagrożeń oraz ustalanie środków profilaktycznych eliminujących lub przynajmniej ograniczających to zagrożenie, zasadne jest uwzględnianie wirusa SARS-CoV-2 w takiej właśnie ocenie. Oczywiście najbardziej zagrożone będą osoby zatrudnione na stanowiskach związanych z kontaktem z innymi, zwłaszcza obcymi osobami, a najmniejsze lub wręcz żadne te, które z racji wykonywanych zawodów pracują zupełnie samodzielnie.
O ile można się zastanawiać, czy faktycznie należy dokonywać oceny ryzyka zawodowego na zagrożenie związane z koronawirusem w przypadku pracownika zatrudnionego na samodzielnym (jednoosobowym) stanowisku, np. programisty, który wykonuje swoją pracę zdalnie, o tyle w przypadku pracowników administracyjno-biurowych takich wątpliwości już być nie powinno.
Analizując zagrożenie związane z wirusem SARS-CoV-2, nie można pominąć statystyk, z których wynika, że każdego dnia zaraża się kilkadziesiąt tysięcy osób. To potwierdza, że zagrożenie jest realne. Uważam, że analiza ryzyka, a w szczególności identyfikacja potencjalnych zagrożeń na danym stanowisku pracy powinna być uzależniona od jego specyfiki. Niemniej jednak nawet w zakładzie pracy, w którym zatrudnione są osoby wyłącznie na stanowiskach biurowych, ryzyko zakażenia istnieje. Tym samym podczas oceny ryzyka zawodowego pracodawca powinien przeanalizować skuteczność i efektywność działań profilaktycznych już podjętych, a także tych, które może jeszcze podjąć, aby zmniejszyć ryzyko zakażenia.
Warto także zauważyć, że pracodawca analizujący ryzyko zawodowe, powinien oceniać jedynie zagrożenia występujące podczas wykonywania obowiązków służbowych. Wirus SARS-CoV-2 ma lub może mieć ścisły związek z pracą, bo pracownik mieszkający sam w domu jednorodzinnym, dojeżdżający do pracy własnym pojazdem, robiący wszystkie zakupy przez internet może skutecznie ograniczać ryzyko zakażenia w życiu prywatnym, nie ma natomiast takiej możliwości w pracy, gdzie w jednym pomieszczeniu przebywa z innymi osobami, które przecież mogą być zakażone. Dlatego też tak istotne jest dokonanie oceny zagrożenia oraz podjęcie efektywnych działań profilaktycznych (np. wprowadzenie obowiązku dezynfekcji, stosowania maseczek ochronnych, zapewnienia dystansu pomiędzy pracownikami, wprowadzenie pracy zdalnej itp.).
Z uwagi więc na to, że zagrożenie zakażeniem wirusem SARS-CoV-2 jest tak powszechne, w analizowanym przypadku należy uwzględnić ten czynnik w ocenie ryzyka zawodowego, nawet jeżeli pracownicy w ramach obowiązków służbowych nie mają do czynienia z osobami spoza tego zakładu. ©℗
Podstawa prawna
• art. 226 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162)
• par. 2 pkt 7 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 1997 r. nr 129, poz. 884; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2088)