- Firmy korzystają z aplikacji lub programów np. przy premiowaniu lub doborze do zwolnień. Niewiele z nich skupia się na skutkach stosowania takich rozwiązań i odpowiedzialności za ewentualne nieprawidłowości - mówi dr Maciej Chakowski, partner zarządzający w kancelarii C&C Chakowski & Ciszek
/>
Powszechnie sądzi się, że algorytmy w pracy są wykorzystywane jedynie w zaawansowanych technologicznie korporacjach, a nie zwykłych firmach. To prawda?
Nie. Wiele osób nie wie, że w praktyce stosuje algorytmy. Tam, gdzie do procesów związanych z prawem pracy wykorzystywane jest oprogramowanie komputerowe, tam konieczny jest przecież jakiś wzór. Czyli możemy tak ustawić program lub aplikację, aby wykonywała dane zadanie. Dobrym przykładem są zwolnienia grupowe. Typowanie konkretnych zatrudnionych, którzy stracą etat, odbywa się przy zastosowaniu kryteriów doboru ustalonych w przedsiębiorstwie. Mogą być nimi m.in. staż w firmie, wykształcenie, absencje w pracy, odbyte szkolenia itp. Jeśli takie dane o zatrudnionych zostaną wprowadzone do programu, a poszczególnym kryteriom zostanie przyznana waga - czyli wskaźnik „ważności” - automatycznie może on porównać wszystkich podwładnych i wskazać, którzy powinni być objęci zwolnieniem. I nie chodzi tu o jakąś zaawansowaną technicznie aplikację, bo może wystarczyć do tego zwykły program typu Excel. Działy kadrowe w ten sposób od lat korzystają z algorytmów. Ma to nawet swoją nazwę - analityka HR.
Jaki ma to wpływ na przestrzeganie prawa pracy?
Z prawnego punktu widzenia stosowanie takich rozwiązań nie jest neutralne. Trzeba zwrócić uwagę w szczególności na możliwość naruszenia przepisów o równym traktowaniu w zatrudnieniu. Przez korzystanie z algorytmów firma może doprowadzić do dyskryminacji. Wróćmy do przykładu ze zwolnieniami grupowymi. Zatrudniający może tak ustalić wagi poszczególnych kryteriów doboru do zwolnienia, aby największe znaczenie miały np. absencje w pracy, bo po prostu chce się pozbyć osób, które w jego odczuciu zbyt często są nieobecne w firmie. Tyle że te absencje mogą wynikać z wielu różnych przyczyn, np. zwolnień lekarskich wykorzystywanych w okresie ciąży lub na dzieci. Jeśli algorytm nie będzie tego uwzględniał, wskaże po prostu osoby z największą liczbą absencji. I np. zatrudniona matka, która zostanie wytypowana do zwolnienia, zarzuci następnie pracodawcy dyskryminację ze względu na płeć. Do nierównego traktowania może też dochodzić na podstawie innych kryteriów, np. wieku, narodowości itp. Zależy to od zakresu danych o pracownikach, które są wprowadzone do programu komputerowego i wykorzystywane następnie do oceny zatrudnionych poprzez algorytm. Ma to coraz istotniejsze znaczenie, bo rozwój nowoczesnych technologii umożliwia pozyskiwanie coraz szerszych informacji o pracownikach i ich efektywności.
Czyli trzeba starannie dobierać i kształtować dane, które przetworzy algorytm?
Zdecydowanie. Rozmawiamy przecież o automatycznych działaniach, które trzeba prawidłowo ustalić. Częstym problemem jest to, że w tym procesie nie bierze udziału dział HR, choć ma odpowiednią wiedzę. Algorytmy wykorzystywane przy realizacji zadań dotyczących zatrudnienia tworzą oczywiście działy IT. Mają one kwalifikacje techniczne, ale ci specjaliści nie muszą przecież wiedzieć o skutkach z zakresu prawa pracy, jakie może wywołać niewłaściwe zaprogramowanie, czyli np. ujęcie jako kryterium oceny pracownika jedynie jego absencji bez wyszczególnienia jej powodów. W rezultacie wnioski wynikające z działania algorytmu mogą być niezgodne z prawem, bo np. wytypuje on do zwolnienia kobietę, która niedawno była w ciąży. To się dzieje od dłuższego czasu w firmach, ale niewiele z nich skupia się na skutkach stosowania algorytmów i odpowiedzialności za ewentualne nieprawidłowości.
Na co działy HR muszą więc zwracać uwagę?
Przede wszystkim należy współdziałać z działami IT. Te ostatnie powinny przekazywać dokładne informacje o działaniu algorytmu, a HR wskazać, na jakich informacjach im zależy, a następnie zweryfikować przygotowane wyniki, tzn. zadać sobie pytanie, czy ich wykorzystanie nie będzie prowadzić do działań bezprawnych. Nie chodzi przy tym o ryzyko naruszenia przepisów wyłącznie o dyskryminacji, ale też tych dotyczących mobbingu lub ochrony dóbr osobistych. Pozyskiwanie danych na potrzeby korzystania z algorytmów może prowadzić do przesadnej ingerencji w prywatność lub inne dobra pracowników. Przykładem może być algorytm, który ma umożliwić np. sprawdzenie, jak często zatrudnieni korzystają z toalet w czasie pracy, oczywiście w celu lepszej organizacji pracy, efektywniejszego wykorzystania czasu itp. Wiele wskazuje, że byłoby to niezgodne z prawem z uwagi na konieczność ochrony prywatności zatrudnionych, ich poczucia godności i informacji o stanie ich zdrowia, bo przecież na podstawie częstotliwości przerw na toaletę można wnioskować o ewentualnych schorzeniach.
Wbrew pozorom tego typu dane przetwarzają nie tylko globalne, rozwinięte technologicznie firmy.
Są one pozyskiwane w wielu przedsiębiorstwach. Coraz powszechniejsze jest weryfikowanie np., jak długo pracownik był zalogowany w danym programie, ile razy klikał w klawiaturę, ile e-maili odebrał i ile wysłał. Dzięki algorytmom te dane są wykorzystywane do sprawdzania efektywności pracy i oceny zatrudnionych.
W tym zakresie ważną rolę również powinny odgrywać działy HR?
Nie mogą zadowalać się jedynie danymi końcowymi, wynikami zastosowania algorytmu. Muszą wiedzieć, skąd się one biorą, czyli rozumieć sam algorytm oraz w jaki sposób pozyskano informacje przetwarzane przez algorytm i czy są one prawidłowe, czyli czy można było zdobyć takie dane.
Działanie algorytmu może nie być do końca przejrzyste, w szczególności dla zatrudnionych. A na podstawie uzyskanych wyników firma podejmuje konkretne decyzje, np. zwalnia pracownika. Czy nie ułatwia to ewentualnego kwestionowania takich decyzji przed sądem?
Nie da się tego wykluczyć i dlatego konieczne jest dbanie o zrozumiałość całego procesu korzystania z algorytmów. Firma powinna móc wytłumaczyć, w jaki sposób uzyskała informacje, które uzasadniają dane rozwiązanie, np. zakończenie zatrudnienia. W szczególności na etapie postępowania sądowego, jeśli pracownik wejdzie w spór z pracodawcą. W tym zakresie nie można też pomijać kwestii ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Moim zdaniem ta ostatnia ma prawo domagać się przedstawienia wyników, na podstawie których pracodawca podjął decyzję dotyczącą warunków zatrudnienia, czyli np. dobierał pracowników do zwolnień lub przyznawał dodatkowe świadczenia pieniężne za efektywność w pracy.
Algorytm może być użytkowany do sprawdzania, komu należy się premia? Czyli kto w danym miesiącu spełnił odpowiednie warunki, np. pozyskał odpowiednią liczbę klientów, zrealizował plan na dany miesiąc itp.?
Moim zdaniem w tego typu kwestiach - oraz tych dotyczących czasu pracy - algorytmy są i będą najczęściej stosowane. Dzięki wagom przypisywanym do danych wskaźników pracodawca może ustalać, co liczy się dla niego bardziej, czyli np. jakość czy ilość pracy, a może terminowość lub brak nieobecności. W ten sposób opracowywane są algorytmy premiowania. Oczywiście mogą być one bardziej skomplikowane, tzn. uwzględniać jednocześnie wiele czynników. To może być problematyczne, w szczególności dla pracownika, który np. chce zweryfikować, czy aby na pewno nie spełnił warunków do wypłaty premii w danym miesiącu. Trzeba liczyć się z tym, że pod ogólnymi kryteriami uwzględnianymi przez algorytm, np. dyscypliną pracy, może kryć się wiele czynników i danych zbieranych przez pracodawcę, choćby wspomniana częstotliwość korzystania z przerw na toaletę. Takie rozszyfrowanie może nie być łatwe dla zatrudnionego, ale firmy też muszą uważać. Pracownik może przecież kwestionować zarówno stosowanie danej informacji do oceny zatrudnionych, jak i samo prawo do jej pozyskania, czyli to, czy firma może premiować np. za rzadkie korzystanie z toalety i czy w ogóle ma prawo pozyskiwać informacje o tym. ©℗
Rozmawiał Łukasz Guza
