Przetwarzanie danych wrażliwych

Przepisy obowiązujące od 4 maja 2019 r. regulują także przetwarzanie w stosunkach pracowniczych tzw. danych wrażliwych. Zgodnie z nimi zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych wrażliwych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Również w tym przypadku brak zgody, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Przede wszystkim nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

RZYKŁAD: Pracodawca stosuje system rejestracji wejść do pomieszczeń, gdzie znajdują się dokumenty z danymi pracowników, za pomocą odcisków linii papilarnych. Zgodnie z obecnymi przepisami taka praktyka jest dopuszczalna. Do przetwarzania tzw. wrażliwych danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Przetwarzanie danych osobowych a obowiązki w zakresie RODO

Obowiązujące od 25 maja 2018 r. rozporządzenie RODO wymusiło aktualizację dokumentacji posiadanej przez pracodawcę jako administratora danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników. Dokumentację pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych można było pozostawić w dotychczasowym kształcie, ale należało ją uzupełnić zgodnie z nowymi wymaganiami unijnymi. Konieczne było natomiast zaktualizowanie posiadanych przez praco-dawcę zgód pracowników na przetwarzanie ich danych (np. na wykorzystanie wizerunku). Od 25 maja 2018 r. taka zgoda powinna być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznacznie wyrażająca wolę. Może przyjąć formę oświadczenia (każdego: pisemnego, elektronicznego i ustnego) albo działania potwierdzającego (np. poprzez zaznaczenie okienka w danym formularzu). Jej cechą charakterystyczną jest odwołalność.

Ponadto ze względu na szerszy niż dotychczas zakres informacji, jakie pracodawca musi przekazywać kandydatom do pracy oraz pracownikom (zob. tabela na str. 85), powinien on wymienić od 25 maja 2018 r. dotychczasowe klauzule informacyjne. Nie należało natomiast modyfikować upoważnień dla wszystkich osób przetwarzających dane w zakładzie pracy, ponieważ RODO nie opisuje ich tak szczegółowo, jak miało to miejsce dotychczas.

Więcej na temat zmian w Kodeksie pracy przeczytasz w książce: Kodeks pracy 2021. Praktyczny komentarz z przykładami >>>>>