Od początku pandemii koronawirusa ustawodawca proponuje pracodawcom wiele narzędzi mających na celu zmniejszenie jej negatywnych skutków. Zostały one przewidziane w ustawie z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842, ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 180), która była wielokrotnie nowelizowana. Do najczęściej stosowanych narzędzi należą: obniżenie wymiaru czasu pracy oraz wprowadzenie przestoju ekonomicznego (art. 15g i 15gb), wprowadzenie systemu równoważnego czasu pracy z wydłużeniem okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy (art. 15zf ust. 1 pkt 2), stosowanie mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę (ary. 15zf ust. 1 pkt 3), ograniczenie wysokości odpraw i odszkodowań (art. 15gd) czy udzielenie zaległego urlopu bez zgody pracownika (art. 15gc).
Obniżenie wymiaru czasu pracy
Jednym z pierwszych wprowadzonych narzędzi antykryzysowych była możliwość obniżenia wymiaru czasu pracy (art. 15g). W pierwszych miesiącach pandemii było to popularne rozwiązanie, ponieważ pozwalało dodatkowo uzyskać przez pracodawcę dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników.
Bezwzględnym warunkiem do skorzystania z niego było odnotowanie spadku obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 na poziomach wskazanych w przepisach. Ponieważ ustawodawca nie zdefiniował precyzyjnie, jak rozumieć obroty gospodarcze oraz co oznacza wymóg wystąpienia spadku w następstwie COVID-19, kwestia ta budziła wątpliwości. Z interpretacji przedstawianych przez urzędników wynika, że spadek obrotów należy rozumieć zgodnie z przepisami podatkowymi, czyli np. są to dane z ewidencji prowadzonej do celów rozliczeń VAT. Nie wyjaśniono natomiast, w jaki sposób określić, czy spadek obrotów jest spowodowany wystąpieniem COVID-19. Mając jednak na uwadze, że skutki pandemii odczuwalne są we wszystkich branżach gospodarki, uznać należy, iż spadki, które z oczywistych względów nie wynikały z innych przyczyn (np. sezonowość sprzedaży), uznać należy za spowodowane wystąpieniem COVID-19. PIP w ramach kontroli w pierwszej kolejności sprawdzi więc dokumenty księgowe i ewentualnie faktury sprzedażowe w celu weryfikacji wystąpienia spadku. Przedsiębiorca przygotowujący się do kontroli powinien przejrzeć te dokumenty – aby w razie jakichkolwiek wątpliwości móc wyjaśnić inspektorowi sposób i podstawę obliczeń. PIP może zażądać przedstawienia wszystkich niezbędnych dokumentów i wyjaśnień na ten temat, a firma, która nie chce narazić się na negatywne konsekwencje, powinna udzielić takich informacji.
Alternatywną przesłanką umożliwiającą obniżenie wymiaru czasu pracy jest istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń (choć w tym wypadku nie jest możliwe uzyskanie dofinansowania z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych). Artykuł 15gb przewiduje szczegółowe zasady obliczania tego wzrostu, które w dużym skrócie polegają na porównaniu kosztów wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne pracowników z przychodami ze sprzedaży towarów i usług. Ponieważ sam mechanizm obliczania nie jest do końca przejrzysty, przedsiębiorcy w trakcie kontroli będą musieli wykazać wszystkie elementy składające się na ten wzrost. Z jednej strony trzeba będzie przedstawić dokumenty księgowe wykazujące przychód, a z drugiej dokumenty płacowe oraz deklaracje ZUS wskazujące na wysokość obciążeń pracodawcy. Jeśli kontrolerzy stwierdzą braku wzrostu, to mogą kwestionować zastosowanie tego rozwiązania.
WAŻNE Praca ponad obniżony wymiar, która jednak nie przekracza powszechnie obowiązujących norm czasu pracy, nie powinna być traktowana jako praca w godzinach nadliczbowych. Za ten czas przysługuje więc tylko normalne wynagrodzenie, bez dodatku za nadgodziny, chyba że z porozumienia wprost wynika, że taki dodatek również się należy.
Kolejnym niezbędnym elementem do obniżenia wymiaru czasu pracy było zawarcie porozumienia z reprezentacją załogi, tj. z organizacjami związkowymi, albo – w razie ich braku u pracodawcy – z wybranymi przedstawicielami pracowników. W ramach kontroli inspekcja sprawdzi więc, czy porozumienie zostało w ogóle zawarte, jak również czy podpisały je właściwe osoby. O ile zasady zawierania porozumienia ze związkami zawodowymi nie budziły wątpliwości, to już w przypadku uzgodnień z przedstawicielami pracowników sprawa nie była tak oczywista. Wynikało to stąd, że przedstawiciele pracowników powinni być właściwie umocowani do zawarcia takiego porozumienia oraz co do zasady powinni pochodzić z wyborów zorganizowanych w tym celu. Mając jednak na uwadze, że przeprowadzenie wyborów w czasie pandemii niejednokrotnie było znacząco utrudnione bądź niemożliwe, ustawodawca pozwolił w takiej sytuacji na zawarcie porozumienia z przedstawicielami pracowników wybranymi wcześniej do innych celów przewidzianych w przepisach prawa pracy. W praktyce byli to często reprezentanci wybrani do celów związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych bądź pracowniczymi planami kapitałowymi albo członkowie rady pracowników. W ramach kontroli PIP sprawdzi więc nie tylko, czy porozumienie jest zawarte z przedstawicielami pracowników, lecz także, czy zostali oni wybrani do tego celu, a jeżeli nie, to czy faktycznie przeprowadzenie wyborów było utrudnione, co umożliwiało skorzystanie z reprezentacji wybranej do innych celów. Mając jednak na uwadze, że w czasie pandemii wielu pracowników korzystało z pracy zdalnej, przebywało na przestoju, jak również na dodatkowym zasiłku opiekuńczym czy zwolnieniu lekarskim, to najczęściej skorzystanie z przedstawicieli pracowników wybranych wcześniej będzie uzasadnione, a PIP nie powinna kwestionować takich porozumień. Na wszelki wypadek przedsiębiorca powinien móc uzasadnić, dlaczego skorzystał z takiej reprezentacji zatrudnionych, wskazując np. na dużą absencję załogi czy ograniczenia w przeprowadzeniu wyborów wynikające z konieczności zachowania reżimu sanitarnego w zakładzie pracy. Pozwoli to na rozwianie wątpliwości inspekcji.
Uwaga! Bezwzględnie należy również zweryfikować, czy po stronie pracowników było co najmniej dwóch przedstawicieli. Należy bowiem pamiętać, że porozumienie zawarte tylko z jednym przedstawicielem może zostać zakwestionowane i w konsekwencji nawet uznane za nieważne. Skutki takiego ustalenia mogą być bardzo dotkliwe, łącznie z koniecznością wypłaty tej części wynagrodzenia, która podlegała obniżeniu.
W trakcie kontroli inspektor będzie zwracał również uwagę, czy porozumienie zawiera niezbędne elementy, tj. wskazanie grup zawodowych objętych obniżeniem, wymiar zmniejszonego etatu, zasady wynagradzania w czasie obniżenia oraz czas jego obowiązywania. Ponadto przedmiotem kontroli będzie rzeczywiste stosowanie porozumienia w zgodzie z jego treścią oraz obowiązującymi przepisami. Tym samym PIP może sprawdzić, czy nie obniżono etatów grupom niewskazanym w porozumieniu, czy obniżenie nie trwało dłużej, niż wynika z porozumienia oraz czy pracodawca terminowo wypłacał wynagrodzenia w odpowiedniej wysokości. Ponadto inspekcja może sprawdzić, czy pracownicy nie pracowali ponad obniżony wymiar, a jeżeli tak, to czy otrzymali za ten czas należne wynagrodzenie (ewentualnie także dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych).
Kontrolerzy sprawdzą również, czy wymiaru czasu pracy nie obniżono o więcej niż 20 proc. oraz poniżej 0,5 etatu. Są to bowiem maksymalne granice takiej obniżki (art. 15g ust. 8). Jeżeli więc w toku kontroli okazałoby się, że wartości te zostały przekroczone, to wówczas pracodawca może zostać zobowiązany do zapłaty wynagrodzenia uzupełniającego do tych limitów.
Można przyjąć, że w trakcie kontroli weryfikowane będą dokumenty płacowe (np. listy płac), listy obecności czy ewidencja czasu pracy. Pracodawcy powinni więc się upewnić, że są one prowadzone w sposób zgodny z przepisami oraz nie zawierają nieprawidłowości.
Przestój ekonomiczny
Kolejne popularne narzędzie wykorzystywane przez pracodawców to przestój ekonomiczny. Przede wszystkim dlatego, że pozwalało realnie zredukować koszty wynagrodzeń oraz uzyskać dofinansowania z wojewódzkich urzędów pracy (przy wystąpieniu spadku obrotów). Za czas przestoju ekonomicznego pracodawca mógł wypłacać pracownikom wynagrodzenie obniżone o 50 proc., jednak nie mniejsze niż minimalne wynagrodzenie za pracę z uwzględnieniem wymiaru etatu. Aby wprowadzić to rozwiązanie, zatrudniający musiał zawrzeć ze stroną społeczną porozumienie, analogicznie jak w przypadku obniżenia wymiaru czasu pracy.
Oprócz kwestii formalnych związanych ze spadkiem obrotów czy wzrostem obciążenia funduszu wynagrodzeń oraz samym porozumieniem (podobnie jak w przypadku obniżonego czasu pracy) przedmiotem kontroli będą kwestie związane w faktycznym niewykonywaniem pracy w czasie przestoju oraz wysokością wypłacanego wynagrodzenia. W tym celu kontrolerzy sprawdzą przede wszystkim dokumenty płacowe, ewidencję czasu pracy czy listy obecności. Weryfikacja obejmie również wystąpienie spadku obrotów lub istotnego wzrostu funduszu wynagrodzeń.
Uwaga! Objęcie pracowników przestojem ekonomicznym nie oznacza, że nie mogli oni w ogóle wykonywać pracy w okresie wskazanym w porozumieniu. Pracownicy ci w tym czasie pozostawali w gotowości do pracy i w razie potrzeby pracodawca mógł polecić im wykonywanie pracy. Za ten czas jednak powinni otrzymać normalne wynagrodzenie, np. jeżeli pracowali 10 dni w miesiącu, a pozostałe przebywali na przestoju, to wówczas powinni otrzymać normalne wynagrodzenie za czas pracy, a za dni przestoju wynagrodzenie obniżone do wysokości wskazanej w porozumieniu.
!Zarówno w przypadku obniżenia wymiaru czasu pracy, jak i przestoju ekonomicznego PIP nie ma uprawnień do weryfikacji prawidłowości otrzymania i wydatkowania dofinansowania. Uprawnienie to przysługuje jedynie dyrektorom wojewódzkich urzędów pracy oraz upoważnionym przez nich urzędnikom.
Nie ma natomiast podstaw do weryfikacji, czy zasadne było samo wprowadzenie przestoju ekonomicznego (zweryfikowane może zostać jedynie wystąpienie spadku obrotów gospodarczych lub wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń). Kontrolerzy mogą natomiast weryfikować, czy przy stosowaniu tego rozwiązania nie dochodziło do nierównego traktowania czy też dyskryminacji. Dotyczy to również przypadków odwołania z przestoju i polecenia wykonania pracy. Pracodawca powinien więc móc wyjaśnić, dlaczego część pracowników przebywała na przestoju, a część wykonywała pracę, i wskazać, że za takim działaniem nie stały niedopuszczalne przesłanki (np. pozostawanie na przestoju tylko pracowników będących cudzoziemcami i wykonywanie pracy przez pracowników krajowych).
Równoważny czas pracy i dłuższy okres rozliczeniowy
Kolejnym narzędziem, które pozwala na zmniejszenie negatywnych skutków pandemii, jest możliwość wprowadzenia systemu równoważnego czasu pracy z jednoczesnym wydłużeniem okresu rozliczeniowego do maksymalnie 12 miesięcy. Aby pracodawca mógł wprowadzić takie rozwiązanie, konieczne było wystąpienie spadku obrotów gospodarczych oraz zawarcie porozumienia ze stroną pracowniczą. Są to analogiczne przesłanki, jak w przypadku obniżenia wymiaru czasu pracy lub wprowadzenia przestoju ekonomicznego. Co do nich PIP może więc skontrolować, czy wystąpił spadek obrotów lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń oraz czy zawarto porozumienie zgodnie z przepisami.
Bez wątpienia przedmiotem kontroli będą również kwestie związane z przestrzeganiem norm czasu pracy oraz wypłatą wynagrodzenia w odpowiedniej wysokości. Kontrolerzy będą więc sprawdzać nie tylko ewidencję czasu pracy, lecz także sporządzanie grafików. Należy bowiem pamiętać, że co do zasady pracodawca powinien sporządzać harmonogramy na okres co najmniej jednego miesiąca, co przy pracy w systemie równoważnym ma istotne znaczenie. Procedura zmiany tak ustalonego harmonogramu powinna zostać uregulowana w przepisach wewnętrznych (np. w samym porozumieniu). Pozwala to na prawidłowe ustalenie, czy pracownik wykonywał pracę w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy czy w dniu wolnym harmonogramowo, co z kolei ma znaczenie dla obowiązku udzielenia dnia wolnego od pracy na podstawie art. 1513 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320). Kontrolerzy zweryfikują również ewidencję czasu pracy, aby sprawdzić, czy nie zostały przekroczone dopuszczalne normy, czy nie wystąpiły nadgodziny oraz czy praca w przedłużonym dobowym wymiarze została zrekompensowana krótszą pracą w innym dniu bądź dniem wolnym.
Istotną częścią kontroli będzie również weryfikacja dokumentów płacowych pod kątem dokonywania wypłat w prawidłowej wysokości (zarówno normalnego wynagrodzenia za pracę, jak i wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny). Należy zwrócić uwagę, że w przypadku wydłużonych okresów rozliczeniowych zasadą jest, że pracownicy otrzymujący wynagrodzenie miesięczne w każdym miesiącu powinni otrzymać je w takiej samej wysokości, bez względu na przepracowaną liczbę godzin, a wynagradzani godzinowo – za liczbę godzin rzeczywiście przepracowanych w miesiącu.
Uwaga! W przypadku tego rozwiązania, inaczej niż w przepisach kodeksu pracy, wprowadzenie systemu równoważnego z wydłużonym okresem rozliczeniowym nie musi być uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją. Oznacza to, że na podstawie przepisów antykryzysowych można objąć nim wszystkich pracowników u każdego pracodawcy, a PIP nie może kwestionować zasadności jego wprowadzenia.
Niewykorzystany urlop bez zgody pracownika
Zgodnie z art. 15gc pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w latach poprzednich bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów. Co istotne, przepis nie ogranicza kręgu uprawnionych tylko do pracodawców, którzy odczuli negatywne skutki ekonomiczne pandemii – nie ma tu wymogu spadku obrotów czy wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń.
W tym zakresie kontrole PIP ograniczone będą więc do zbadania, czy pracodawca udzielił urlopu, którzy faktycznie przysługiwał za lata poprzednie i nie został wykorzystany, jak również czy nie przekroczono limitu dni, których pracodawca może udzielić bez zgody pracownika. Przepis wskazuje bowiem, że nie może to być więcej niż 30 dni. W tym celu weryfikowane będą dokumenty związane z czasem pracy, w tym ewidencja czasu pracy, listy obecności oraz dokumenty urlopowe (plany urlopów, wnioski urlopowe czy uzgodnienia z pracodawcą terminu urlopu). Kontrolerzy sprawdzą zatem, ile dni urlopu pracownik nie wykorzystał w latach poprzednich i ile dni tego urlopu pracodawca udzielił pracownikowi bez jego zgody na omawianej podstawie.
Ograniczenie wysokości odpraw i odszkodowań
Zgodnie z art. 15gd pracodawca może ograniczyć pracownikowi wysokość odprawy, odszkodowania lub innego świadczenia pieniężnego wypłacanego w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, jeżeli przepisy przewidują obowiązek wypłacenia świadczenia. Ograniczenie wynosi 10-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę. Warunkiem zastosowania tego mechanizmu jest wystąpienie spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń (tak więc kwestie te będą kontrolowane w pierwszej kolejności, jeżeli PIP badać będzie prawidłowość stosowania ograniczenia). Ponadto z całą pewnością weryfikowana będzie wysokość wypłaconego świadczenia, tj. czy jest ona zgodna z obowiązującym limitem (w 2020 r. było to 26 000 zł, a od 1 stycznia br. jest to 28 000 zł).
Warto jednak mieć na uwadze, że przepis ten od początku budził wiele wątpliwości. Przede wszystkim nie sprecyzowano, do jakich konkretnie należności odnosi się to ograniczenie. Bez wątpienia dotyczy to odprawy w przypadku wypowiedzenia umowy z przyczyn niedotyczących pracownika. Wydaje się, że będzie to miało zastosowanie również do odprawy emerytalnej lub rentowej albo do odszkodowania za skrócenie okresu wypowiedzenia. Mając jednak na uwadze ogólność przepisu, kontrolerzy mogą kwestionować obniżenie poszczególnych świadczeń. Nie jest również jasne, czy ograniczenie dotyczy każdego świadczenia z osobna, czy też wszystkich łącznie, np. w przypadku odprawy za wypowiedzenie z przyczyn ekonomicznych i odszkodowania za skrócenie okresu wypowiedzenia. Zagadnienie to również może być badane przez PIP. Mając jednak na uwadze ogólność regulacji, kontrolerzy nie powinni dokonywać interpretacji, które mogłyby w sposób negatywny wpływać na zobowiązania pracodawcy. W razie jednak wątpliwości pracodawca powinien przedstawić wyjaśnienia i argumenty przemawiające za prawidłowym zastosowaniem ograniczenia.