Pracownik zachorował 1 lutego 2021 r. Ma prawo do wynagrodzenia chorobowego za pięć dni zwolnienia lekarskiego. Na jego wynagrodzenie składa się pensja zasadnicza w wysokości 2530 zł, premia miesięczna stanowiąca 15 proc. wynagrodzenia za czas przepracowany oraz trzynastka. W styczniu 2021 r. wypłacono ją za 2020 r., w kwocie 3738,30 zł. Jednak od 1 lipca 2020 r. pracownik przeszedł z 3/4 na 1/2 etatu (wcześniej zarabiał 3800 zł). Jak obliczyć podstawę wymiaru i wysokość wynagrodzenia chorobowego?
odpowiedź
Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego za luty będzie stanowiła suma przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za okres od lipca 2020 r. do stycznia 2021 r., tj. po zmianie etatu, oraz 1/6 kwoty premii rocznej w kwocie przypadającej za pełne miesiące kalendarzowe po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od lipca do grudnia 2020 r. [ramka]
Ile do wypłaty w lutym
Pracownik do 30 czerwca 2020 r. był zatrudniony w wymiarze 3/4 (0,75) etatu, natomiast od 1 lipca 2020 r. jest zatrudniony w wymiarze 1/2 (0,5) etatu. W lutym 2021 r. przez pięć dni chorował. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego w wysokości 2530 zł, ma także prawo do premii miesięcznej – 379,50 zł (2530 zł x 15 proc.) oraz trzynastej pensji, do której nie zachowuje prawa za okresy orzeczonej niezdolności do pracy. Podstawę wymiaru należnego pracownikowi świadczenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od lipca 2020 r. do stycznia 2021 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ten okres należy jeszcze doliczyć 1/6 premii rocznej w kwocie przypadającej za pełne miesiące kalendarzowe po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od lipca do grudnia poprzedniego roku. Pracownik otrzymał ją w kwocie 3738,30 zł. Kwota wynagrodzenia rocznego przypadająca na okres od lipca do grudnia 2020 r. wynosi zł i została obliczona następująco:
[6 x 0,5/(6 x 0,75 + 6 x 0,5)] x 3738,30 = 1495,32 zł (trzynastka za okres od zmiany etatu)
Do wynagrodzenia chorobowego należy wliczyć 249,22 zł tj. 1/6 kwoty trzynastki, a po odliczeniu części składkowej – 215,05 zł. Podstawa wymiaru i wysokość wynagrodzenia chorobowego wynoszą:
• (2530 zł + 379,50 zł) x 13,71 proc. = 398,89 zł; (2530 zł + 379,50 zł) – 398,89 zł = 2510,61 zł + 215,05 zł = 2725,66 zł
• 2725,66 zł : 30 = 90,86 zł x 80 proc. = 72,69 zł x 5 dni = 363,45 zł
Podstawa z 12 miesięcy
Pracownikowi w wieku poniżej 50. roku życia za łącznie 33 dni choroby w roku kalendarzowym przysługuje wynagrodzenie w wysokości 80 proc. (tzw. wynagrodzenie chorobowe), które jest płatne przez pracodawcę i finansowane z jego środków. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego oblicza się w ten sam sposób jak podstawę zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Oznacza to, że podstawę̨ wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność́ do pracy. Podstawa może być ustalona z krótszego okresu, np. gdy niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia z tytułu stosunku pracy. Wtedy bazę zasiłkową wyznacza się, przyjmując przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe tego zatrudnienia. Przez wynagrodzenie, uwzględniane w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego, rozumie się przychód pracownika, od którego naliczane są składki na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe finansowanych ze środków pracownika. Jest to kwota odpowiadająca 13,71 proc. tej podstawy.
Podstawę wynagrodzenia/zasiłku chorobowego oblicza się, przyjmując te składniki wynagrodzenia, które:
- podlegają obłożeniu składkami na ubezpieczenia społeczne;
- nie przysługują za okresy niezdolności do pracy.
Zatem przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia chorobowego nie uwzględnia się tych składników wynagrodzenia, które zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy przepisami płacowymi, np. regulaminem wynagradzania albo umowami o pracę – jeśli pracodawca takiego regulaminu nie posiada (nie ma takiego obowiązku), przysługują za okres pobierania zasiłku/wynagrodzenia chorobowego. W razie braku postanowień o utrzymaniu prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania chorobowego należy przyjąć, że składnik ten nie przysługuje za rzeczony okres i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Jeżeli jednak obowiązujące pracodawcę przepisy płacowe nie mają odpowiednich postanowień w tym zakresie, a pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest wypłacany pracownikowi za okres otrzymywania wynagrodzenia/zasiłku, to składnika tego nie uwzględnia się w podstawie jego wymiaru.
Z opisu sytuacji wynika, że premia miesięczna nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy, bo jest ustalana od wynagrodzenia za czas przepracowany. Trzynastka również jest świadczeniem przysługującym wyłącznie za czas przepracowany. A to oznacza, że podlegają one wliczeniu do podstawy wynagrodzenia chorobowego za luty. Należy teraz przeanalizować, w jakiej wysokości powinny być przyjęte, biorąc pod uwagę jednocześnie zmianę wymiaru czasu pracy w poprzednim roku, za który została wypłacona trzynastka.
Składniki roczne
Co do zasady premie i inne składniki wynagrodzenia, podlegające uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku lub wynagrodzenia chorobowego, przysługujące za okresy miesięczne, wlicza się do podstawy jego wymiaru średniej w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do jej ustalenia. Natomiast premie, nagrody oraz inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania świadczeń zasiłkowych, uwzględnia się w podstawie wymiaru w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. [przykład 1]
Zmiana etatu
Jednakże obliczenia ulegają odpowiedniej modyfikacji, gdy u pracownika dochodzi do zmiany wielkości etatu. W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku (wynagrodzenia) chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach poprzedzających, z których liczona jest podstawa (art. 40 ustawy zasiłkowej).
Istnieje zasada, zgodnie z którą przy zmianie wymiaru czasu pracy mającej miejsce w okresie roku poprzedzającego niezdolność, składnik roczny przyjmuje się proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy w roku kalendarzowym poprzedzającym tę niezdolność. Innymi słowy: obliczamy stosunek liczby etatów w miesiącach po zmianie do łącznej liczby wszystkich etatów w roku poprzednim i mnożymy wynik przez roczną kwotę nagrody. Następnie ustalamy trzynastkę za jeden miesiąc po zmianie.
Trzeba przeliczyć
Jeśli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce po zakończeniu roku poprzedzającego tę niezdolność, składnik roczny przyjmuje się w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy. A jeżeli do zmian w wielkości etatu dochodziło częściej, np. jeżeli zmiana miała jednak miejsce w okresie roku kalendarzowego poprzedzającego tę niezdolność oraz kolejna modyfikacja zaszła po zakończeniu roku kalendarzowego poprzedzającego tę niezdolność, to należy obliczyć średni współczynnik wymiaru czasu pracy w roku kalendarzowym i składnik roczny przyjąć w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy. [przykład 2 i 3]
Krótki odstęp między zwolnieniami
Podstawy wymiaru zasiłku/wynagrodzenia przysługującego u tego samego pracodawcy nie oblicza się na nowo, jeżeli w pobieraniu wynagrodzenia za okres choroby i zasiłków – bez względu na ich rodzaj – nie było przerwy lub przerwa trwała krócej niż trzy miesiące kalendarzowe. Zasada ta nie ma jednak zastosowania, gdy między poszczególnymi okresami pobierania świadczeń zasiłkowych miała miejsce zmiana wymiaru czasu pracy. [przykład 4]
przykład 1
Premia roczna
Pracownik zachorował w lutym 2021 r. Do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego przyjęto miesięczne wynagrodzenia za okres od lutego 2020 do stycznia 2021. Za rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy, tj. za 2020 r., pracownik otrzymał w styczniu 2021 r. roczną premię, do której nie zachowuje prawa w okresie pobierania zarówno zasiłku, jak i wynagrodzenia chorobowego (stanowi ona odsetek przychodu pracownika za poprzedni rok). Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za wskazany okres dolicza się 1/12 kwoty premii rocznej za poprzedni rok kalendarzowy.
przykład 2
Ważny współczynnik
Pracownik do 28 lutego 2021 r. był zatrudniony w połowie wymiaru czasu pracy (0,5), a od 1 marca pracuje już w pełnym wymiarze czasu pracy. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego pracownik ma prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego – trzynastki. Załóżmy, że pracownik zachoruje we wrześniu 2021 r. Przy ustalaniu podstawy wymiaru danego świadczenia chorobowego zostanie uwzględnione wynagrodzenie pracownika za okres po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. od marca do sierpnia 2021 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy dodać trzynastkę w wysokości 1/12 kwoty otrzymanej za rok poprzedni, ale po pomnożeniu jej kwoty przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy (1 etat) do poprzedniego wymiaru czasu pracy (0,5). Współczynnik ten wynosi 2, co wynika z wyliczenia 1 : 0,5 = 2.
przykład 3
Tylko część kwoty
Pracownik do 30 czerwca 2020 r. był zatrudniony w połowie wymiaru etatu (0,5), a od 1 lipca 2020 r. do 28 lutego 2021 r. podwyższono mu ten wymiar do 0,8, a od 1 marca 2021 r. jest zatrudniony już w pełnym wymiarze czasu pracy. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego pracownik ma prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Pracownik stał się niezdolny do pracy w maju 2021 r. Przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego uwzględnia się wynagrodzenie miesięczne pracownika za okres po drugiej zmianie wymiaru czasu pracy, tj. od marca do kwietnia bieżącego roku. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy dodać trzynastkę w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za poprzedni rok kalendarzowy, po jej pomnożeniu przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy (1 etat) do średniego wymiaru czasu pracy w poprzednim roku kalendarzowym, który wyniósł 0,65 i został obliczony następująco: (0,5 x 6 + 0,8 x 6) : 12 = 0,65. Współczynnik ten wynosi 1,54, co wynika z obliczenia 1 : 0,65 = 1,54.
przykład 4
Zasiłek opiekuńczy
Pracownik chorował w lutym 2021 r. i pobrał wynagrodzenie chorobowe za pięć dni. Podstawa wymiaru przysługującego mu wynagrodzenia chorobowego została ustalona z uwzględnieniem wynagrodzenia za okres od lutego 2020 do stycznia 2021 r. W kwietniu 2021 r. pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie z tytułu opieki nad chorym dzieckiem. Do 31 marca br. pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, natomiast od 1 kwietnia – na 0,8. Mimo że przerwa między okresami pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłku opiekuńczego była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe, ze względu na zmianę wymiaru czasu pracy podstawa wymiaru zasiłku przysługującego za kwiecień powinna być ustalona na nowo. Stanowić ją będzie miesięczne wynagrodzenie za kwiecień, tj. po uzupełnieniu, po zmianie wymiaru czasu pracy.
Podstawa prawna
• art. 3 pkt 3, art. 36 ust. 1, ust. 2, art. 40, art. 41 ust. 1, art. 42 ust. 1, ust. 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 870; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2275)
