Obowiązek zgłaszania umów o dzieło do ZUS wszedł w życie 1 stycznia 2021 r., ale umowy zawarte przed tą datą temu obowiązkowi nie podlegają, nawet jeśli byłyby wykonywane już w 2021 r. I w tym momencie rodzą się wątpliwości. Mimo że ustawodawca zastrzega, że nowa regulacja ma na celu zdobycie informacji, ile jest zawieranych umów o dzieło, to ma się wrażenie, że chodzi raczej o możliwość kontroli przez ZUS. Nie budziłoby to większych zastrzeżeń, gdyby nie podejście organu rentowego do umów o dzieło. ZUS powszechnie je podważa, stosując przy tym kontrowersyjne argumenty. Szczególne wątpliwości co do skutków nowych przepisów mogą mieć płatnicy, którzy zawierają wiele umów o dzieło w ramach stałych umów o współpracy.

Powtarzalność przesądza

Pierwszy argument ZUS opiera się na przeciwstawieniu umów o dzieło umowom o świadczenie usług, do których na mocy art. 750 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.) stosuje się przepisy o zleceniu. Tymczasem na mocy art. 627 k.c. przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. W efekcie elementem koniecznym umowy o dzieło jest jej wykonywanie (czynność), które jest usługą. To zaś oznacza, że przeciwstawianie dzieła umowom o świadczenie usług nie ma sensu, bo dzieło jest właśnie jedną z takich umów. Uregulowanie tej umowy w odrębnym przepisie k.c. oznacza jednak, że nie stosuje się do niej przepisów o zleceniu.
Kolejnym argumentem dyskredytującym w oczach ZUS umowę o dzieło jest powtarzalność czynności, przy czym organ rentowy podważa zarówno wykonanie kilku powtarzalnych czynności w ramach jednej umowy, jak i kilku umów w tym samym przedmiocie. Również ten argument jest mało uzasadniony. Żaden przepis k.c. nie zabrania bowiem powielania umów o dzieło. Co więcej – jeżeli zamawiającemu udało się znaleźć wykonawcę, który poprawnie wykonał umowę, dlaczego żądać od niego, aby już nie zawierał umowy o dzieło z tą samą osobą? Szukanie nowego wykonawcy jest nieracjonalne i nieekonomiczne. Na dodatek ZUS dopatruje się powtarzalności niemal zawsze, nawet jeśli przedmiot umowy jest inny, ale czynności zmierzające do danego efektu są powtarzalne, np. żeby napisać artykuł, trzeba – upraszczając – uderzać w klawisze.
W oczach ZUS powtarzalne są także szkolenia – przecież wykładowca ciągle mówi to samo. Stwierdzenie to nie wytrzymuje jednak krytyki. Nawet jeśli wykładowca omawia po raz kolejny ten sam temat, to szkolenie jest inne. Grupa odbiorców jest inna, poza tym padają inne pytania, sam temat zaś ewoluuje.
Argument powtarzalności ma jednak częściowe uzasadnienie. Przy umowie zlecenia (tak dla uproszczenia będziemy nazywać umowy o świadczenie usług) nacisk położony jest na czynność (usługę). Inną cechą charakterystyczną zlecenia jest okres, w którym usługi są wykonywane, w odróżnieniu od terminu, który jest charakterystyczny dla dzieła. Innymi słowy, jedną z różnic między dziełem a zleceniem jest to, że przy zleceniu mamy zazwyczaj do czynienia z powtarzalnymi czynnościami wykonywanymi w danym okresie (np. miesiąc, kwartał, rok), a przy dziele chodzi o osiągnięcie określonego rezultatu w umówionym terminie.
Uwzględniając powyższe, można mieć wątpliwości co do dat umowy, które trzeba wskazać na informacji RUD (formularz, na którym zgłasza się umowy o dzieło). Data zawarcia umowy jest oczywista – jest to zazwyczaj data podpisania umowy przez strony, a w przypadku umów zawieranych w inny sposób niż na piśmie (np. e-mailowo) – data ostatecznego ustalenia jej warunków. Bez problemu też można zdefiniować datę zakończenia wykonywania dzieła lub termin, do upływu którego powinien być osiągnięty rezultat. Najwięcej wątpliwości budzi data rozpoczęcia wykonywania dzieła – co do zasady będzie to data zawarcia umowy, ale w szczególnych sytuacjach może być na umowie wskazana inna data. Lepiej jednak tego nie robić, bo wskazanie daty początkowej może wskazywać na określenie okresu wykonywania umowy, a to zbliża nas do zlecenia.
I tu docieramy do sedna – czy faktycznie nie jest dopuszczalna współpraca w dłuższym okresie w ramach umowy o dzieło?

Ważny rezultat

Oczywiście dzieło to umowa rezultatu, w przypadku której chodzi o osiągnięcie danego efektu. Co do zasady ma on charakter jednostkowy (np. namalowanie portretu), ale dopuścić należy także możliwość zawarcia umowy, w której rezultat będzie zbiorowy (np. namalowanie kompletu portretów rodzinnych). Niestety przy rezultatach zbiorowych rośnie prawdopodobieństwo zastrzeżeń ze strony ZUS, wobec czego do tej możliwości należy podchodzić z dużą ostrożnością.
Skoro dzieło jest umową rezultatu, co do zasady ryzyko niewykonania umowy obciąża wykonawcę. Tym samym wynagrodzenie powinno być wypłacone dopiero po wykonaniu umowy (uzyskaniu pożądanego efektu). Problem w tym, że w przypadku dłuższych umów – mówiąc wprost – wykonawca mógłby nie dotrwać do końca umowy z prozaicznych powodów: nie osiągałby żadnych dochodów. Dlatego pojawia się presja, żeby rozliczać umowę w systemie miesięcznym. Można to osiągnąć na dwa sposoby. Po pierwsze można ustalić płatności częściowe. Konieczne jest w takim przypadku podzielenie umowy na etapy rozliczeniowe. [przykład 1] Inną możliwością jest wypłata zaliczek, czyli części końcowej płatności. Przepisy nie określają przy tym liczby zaliczek, więc dopuszczalne jest stosowanie np. zaliczek miesięcznych. [przykład 2]

przykład 1

Płatności częściowe
Wydawnictwo zawarło z autorem umowę o dzieło na napisanie powieści w odcinkach. Powieść miała mieć 12 rozdziałów, a autor zobowiązał się do oddawania co miesiąc jednego rozdziału. Strony ustaliły, że każdy rozdział będzie rozliczany na bieżąco, czyli autor otrzyma 12 płatności częściowych, a wielkość wynagrodzenia będzie ustalana według wierszówki (objętości tekstu).

przykład 2

Zaliczka na początku
Wydawnictwo zawarło z autorem umowę o dzieło na napisanie powieści. Autor ma rok na wykonanie dzieła. Rozliczenie umowy ma nastąpić po oddaniu powieści do publikacji. Jednocześnie umowa stanowi, że autor otrzyma 2000 zł po podpisaniu umowy tytułem zaliczki, a potem będzie otrzymywać zaliczki miesięczne w tej samej wysokości do miesiąca poprzedzającego miesiąc oddania powieści do publikacji.

przykład 3

Stałe wynagrodzenie
Firma zawarła roczną umowę, której przedmiotem były bieżące tłumaczenia. Strony ustaliły płatności miesięczne w kwocie 5000 zł. Taka umowa na pewno nie obroni się podczas kontroli. Ma ona ewidentnie charakter okresowy, a wykonawca wykonuje swoje czynności powtarzalnie.

przykład 4

Zamówienie przez e-mail
Umowa ramowa stwierdza, że do zawarcia umowy o dzieło dochodzi każdorazowo w przypadku wysłania do wykonawcy zamówienia e-mailem, pod warunkiem że wykonawca zaakceptuje zamówienie (nieodrzucenie zamówienia w terminie trzech dni roboczych oznacza akceptację). Umowa ramowa określa także termin realizacji (7 dni kalendarzowych) oraz zasady ustalania i wypłaty wynagrodzenia – w systemie miesięcznym jako sumy należności za wszystkie dzieła wykonane w tym czasie.
W efekcie: o ile umowa o dzieło nie powinna mieć periodycznego charakteru, to – przy spełnieniu dodatkowych warunków – płatności mogą już być wypłacane periodycznie. Trzeba jednak pamiętać, żeby wciąż była to umowa rezultatu. [przykład 3]
W przypadku zarówno rozliczania umowy etapami, jak i rozliczeń zaliczkowych rośnie jednak ryzyko uznania przez ZUS, że nasze dzieło to umowa o świadczenie usług. Dlatego lepiej jest zawierać umowę na poszczególne rezultaty. Problem w tym, że w codzienności wielu podmiotów istnieje konieczność zawierania dużej liczby umów – każda w innym przedmiocie. Wydawnictwo zleca napisanie tekstu, biuro architektoniczne zleca stworzenie projektu, a firma komputerowa napisanie programu.

Stała współpraca

Niewątpliwe zawarcie umowy o dzieło np. na rok jest niewskazane. Okazuje się, że firmy robią to inaczej – zawierają umowy o współpracy (umowy ramowe), w ramach których dopiero zawierane są umowy o dzieło. Umowa ramowa określa zatem jedynie zasady zawierania umów o dzieło, ale sama nie jest taką umową, a tym samym nie podlega zgłoszeniu do ZUS. Zgłoszeniem mogą być objęte natomiast umowy zawierane w ramach umowy ramowej. [przykład 4] Omawiany system będzie się sprawdzał w przypadku, gdy dzieł będzie kilka w miesiącu. Jeżeli dzieł byłoby naprawdę dużo (np. kilka w ciągu dnia), to postępowanie w ten sposób byłoby mało racjonalne. W takich przypadkach firmy szukają innych umów, których nie trzeba zgłaszać do ZUS. Wykorzystać można np. umowę o przeniesienie praw autorskich. Taka umowa nie jest bowiem umową o dzieło (można by ją odkreślić jako podtyp umowy sprzedaży), a więc nie podlega zgłoszeniu do ZUS.
Jak widać, wprowadzony przez ustawodawcę obowiązek jest ewidentną próbą ograniczenia występowania umów o dzieło, co ma na celu przede wszystkim poprawienie ściągalności składek ZUS. Nowa regulacja nie uwzględnia jednak realiów rynkowych i raczej nadaje się do stosowanych w wielu branżach umów o współpracy. Można się także spodziewać, że w ślad za zgłoszeniem umów do ZUS pójdą kontrole. Dlatego niezwykle ważne jest właściwe sporządzanie umów i określanie ich przedmiotu. Na pewno bardziej popularne staną się też różnego rodzaju umowy nienazwane.
Podstawa prawna
• art. 36 ust. 17 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875)
• art. 627 i 750 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320)