Ma czas na zastanowienie: połowę przysługującego mu okresu wypowiedzenia. Brak reakcji pracownika w tym terminie oznacza jego domniemaną zgodę np. na niższy etat czy zmianę w zakresie wynagrodzenia. Jego sytuacja jest nie do pozazdroszczenia: jeśli bowiem na zmiany się nie zgodzi, to po upływie okresu wypowiedzenia umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu.
W walce ze skutkami COVID-19 zmiana warunków zatrudnienia pracowników to czasem jedna z szans na przetrwanie pandemii. Zawsze jednak takie zmiany należy przeprowadzać zgodnie z przepisami. ©℗
O co kadrowe pytają na szkoleniach

Powierzenie innej pracy

problem Jeden z kierowników działu w naszej spółce miał ostatnio wiele nieobecności w pracy: od początku pandemii COVID-19 był już kilkakrotnie na kwarantannie, często korzysta też z zasiłków opiekuńczych na dzieci. Rozumiemy, że częstotliwość jego usprawiedliwionych nieobecności w pracy wynika pośrednio z tego, iż jego żona pracuje w szpitalu z pacjentami zakażonymi koronawirusem. Nie chcemy zmienić mu stanowiska, bo do tej pory bardzo dobrze zarządzał działem, ale jego częste nieobecności dezorganizują nam pracę. Postanowiliśmy, że obowiązki kierowania działem powierzymy innemu pracownikowi: na razie tylko tymczasowo (choć liczymy się też ze zmianami na stałe). Czy musimy to zrobić w drodze porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego?
odpowiedź Niekoniecznie. Wypowiedzenie pracownikowi dotychczasowych warunków pracy i płacy nie jest bowiem wymagane w razie powierzenia mu innej pracy niż określona w umowie o pracę. Trzeba jednak spełnić kilka warunków: okres wykonywania innego rodzaju pracy nie powoduje obniżenia wynagrodzenia i nie przekracza trzech miesięcy w roku kalendarzowym, rodzaj pracy odpowiada kwalifikacjom pracownika, a zmiany są uzasadnione potrzebami pracodawcy. Warto zwrócić uwagę, że w każdym roku kalendarzowym okres trzech miesięcy należy liczyć odrębnie. Nieprzekraczalnym okresem, na który można pracownikowi powierzyć zarządzanie działem bez zmiany warunków zatrudnienia, będzie okres do 31 marca 2021 r. Jeśli do tego czasu sytuacja z nieobecnym kierownikiem działu się nie unormuje, to pracownikowi wykonującemu jego obowiązki należy powierzyć je w drodze porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego. Należy również pamiętać, że kodeks pracy nie przewiduje żadnych terminów oraz formy ani dla powierzenia pracownikowi innej pracy niż określona w umowie o pracę, ani dla powrotu do poprzedniego stanu. Niemniej jednak, z racji wykonywania w tym okresie innych niż zazwyczaj obowiązków, warto uzyskać od pracownika zgodę, chociażby ustną, na objęcie nowych obowiązków w sposób przyjęty u danego pracodawcy (na ich powierzenie taka zgoda nie jest jednak wymagana).

Coroczne nowe minimum płacowe

problem Wielu pracowników otrzymuje u nas minimalne wynagrodzenie za pracę. Wynagrodzenie to rośnie co roku i od 1 stycznia 2021 r. wynosi 2800 zł brutto miesięcznie. Czy w związku z tą zmianą każdemu pracownikowi należy przygotować porozumienie lub wypowiedzenie zmieniające?
odpowiedź Jeżeli w umowie o pracę dotychczasowe wynagrodzenie zostało określone kwotowo, np. „2600 zł brutto miesięcznie”, to niestety należy zmienić ją w trybie porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego. Zmiana w drodze porozumienia nie stanowi w tym przypadku problemu, bo następuje w drodze ustaleń z pracownikiem. Jeśli takich ustaleń nie ma, to wymagane jest zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy. Co ciekawe, w takim przypadku kodeks pracy pozwala pracownikowi na niewyrażenie zgody – nawet wówczas gdy podwyżka wynika bezpośrednio z rozporządzenia Rady Ministrów. Do wypowiedzenia zmieniającego stosuje się przepisy dotyczące wypowiadania umów o pracę, jeśli więc pracownik złoży pracodawcy oświadczenie, w którym odmówi takiej podwyżki, prowadzi to do rozwiązania umowy o pracę. Brak zgody na wzrost wynagrodzenia jest tylko pozornie niedorzeczny: niewielki nawet wzrost wynagrodzenia prowadzi czasem do utraty uzależnionych od dochodu rodziny lub gospodarstwa domowego świadczeń socjalnych, a podwyżka nie równoważy kwoty tej utraty. Również w przypadku gdy okres oczekiwania na milczącą zgodę pracownika na zmianę warunków pracy przypada już w 2021 r., należy mu wypłacić minimalne wynagrodzenie w wysokości obowiązującej w danym momencie (czyli obecnie to obowiązujące w 2021 r.).
Łatwiejszym sposobem na utrzymanie wynagrodzenia pracownika na minimalnym poziomie – bez nadmiernej biurokratyzacji i dylematów związanych z ewentualną odmową przyjęcia przez pracownika podwyżki – jest niezapisywanie wynagrodzenia pracownika w umowie o pracę kwotowo, ale np. tak: „przysługuje minimalne wynagrodzenie za prac ustalone na podstawie odrębnych przepisów” albo „pracownik otrzymuje wynagrodzenie w wysokości minimalnej kwoty ogłaszanej corocznie przez prezesa Rady Ministrów w drodze rozporządzenia” (lub podobnie). Tak ustalone wynagrodzenie automatycznie rośnie wówczas, gdy zaczyna obowiązywać nowa kwota minimalnej płacy. O nowym wynagrodzeniu pracownik powinien zostać jedynie poinformowany, przy czym kodeks pracy nie wymaga żadnej konkretnej formy. Należy więc założyć, że odbywa się to w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Warto pamiętać, że opisany wyjątek dotyczy wyłącznie minimalnego wynagrodzenia. Zapisanie w umowie o pracę, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie na poziomie 130 proc. minimalnej płacy, nie zwalnia od obowiązku ustalenia nowej kwoty i sporządzenia porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego.

Czas na odmowę

problem Zamierzamy zmniejszyć pracownikowi wymiar czasu pracy do 3/4 etatu. Robimy to w drodze wypowiedzenia zmieniającego, które zostało wręczone pracownikowi 7 stycznia 2020 r. Chcieliśmy ustalić nowy wymiar czasu pracy w porozumieniu z pracownikiem, ale nie udało się nam wypracować wspólnego stanowiska w tej sprawie. Dlatego też spodziewamy się odmowy pracownika. W jaki sposób mamy obliczyć czas oczekiwania na wyrażenie przez niego sprzeciwu?
odpowiedź Czas oczekiwania związany jest z długością przysługującego pracownikowi okresu wypowiedzenia – pracownik może odmówić przyjęcia zaproponowanych warunków przed upływem połowy okresu wypowiedzenia.
Zgodnie z art. 36 kodeksu pracy okres wypowiedzenia umowy o pracę pracownika, który jest zatrudniony krócej niż sześć miesięcy, wynosi dwa tygodnie. Jeżeli jest zatrudniony powyżej sześciu miesięcy, ale krócej niż trzy lata, okres ten wynosi jeden miesiąc, natomiast powyżej tego okresu zatrudnienia – trzy miesiące. Załóżmy, że w tym przypadku pracownikowi przysługuje miesięczny okres wypowiedzenia umowy o pracę. Wypowiedzenie musi się zakończyć ostatniego dnia miesiąca, co oznacza, że jeśli wypowiedzenie zmieniające zostało wręczone pracownikowi 7 stycznia br., to upłynie ono 28 lutego 2021 r.
Co istotne, kodeks pracy nie określa sposobu liczenia połowy okresu wypowiedzenia w sytuacjach, gdy te okresy są z mocy prawa wydłużone (gdy wypowiedzenie jest składane w trakcie, a nie na koniec miesiąca). Zgodnie z aktualnymi interpretacjami (zob. m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 12 lipca 2012 r., sygn. II PK 300/11) należy uwzględnić połowę liczby dni wypowiedzenia liczonych od dnia złożenia wypowiedzenia zmieniającego do końca wydłużonego okresu wypowiedzenia: w tym przypadku będzie to 52 dni : 2 = 26 dni. Zatem pracownik może odmówić przyjęcia nowych warunków pracy do 2 lutego 2021 r.
Podstawa prawna
• art. 44 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 256; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1298)
• art. 36 oraz 42 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
• rozporządzenie Rady Ministrów z 15 września 2020 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2021 r. (Dz.U. poz. 1596)
Rodzaj pisma i sposób doręczenia
problem W ostatnich miesiącach nasza firma znalazła się w trudnej sytuacji ekonomicznej. Prezes postanowił zmienić pracownikom warunki zatrudnienia, ograniczając im wymiar czasu pracy. Skierowaliśmy do wszystkich pisma, w których krótko poinformowaliśmy o obniżeniu etatów (nie wskazaliśmy szczegółów tej zmiany). Do nieobecnych w pracy wysłaliśmy – za pośrednictwem poczty – pisma listem poleconym pod wskazany w dokumentacji adres do korespondencji. Jeden z pracowników nie odebrał przesyłki i list wrócił do zakładu pracy jako nieodebrany. Czy możemy uznać, że zmiana warunków pracy została dokonana skutecznie, a pisma potraktować jako aneksy do umów o pracę?
odpowiedź W razie niemożności dostarczenia pisma adresatowi zachowuje się zawiadomienie o jego pozostawieniu w placówce pocztowej wraz z informacją o możliwości odbioru (potocznie nazywaneym awizo). W przypadku niepodjęcia pisma w terminie doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia przechowywania pisma w placówce pocztowej, czyli czternastu 14 dni od pozostawienia adresatowi awizao. Istnieje jednak ryzyko, że w opisanym przypadku skuteczne doręczenie pisma nie będzie oznaczało obniżenia wymiaru czasu pracownika, bo pracodawca przyjął niewłaściwą formę zmian w warunkach zatrudnienia. Aneks – zgodnie z definicją słownikową PWN – może być pismem dodatkowym, dołączonym do głównego dokumentu, jednak w przepisach kodeksu pracy (dalej: k.p.) nie występuje. Pod pojęciem aneksu z reguły rozumie się jednak porozumienie zmieniające warunki zatrudnienia (pozwala ono na uwzględnienie w zmianach dotyczących umów zgodnej woli stron; stosowane jest na podstawie odesłania do przepisów kodeksu cywilnego z art. 300 k.p.). W omawianym przypadku nie mamy jednak od czynienia z porozumieniem między stronami stosunku pracy.
Zauważmy, że zmiany istotnych warunków zatrudnienia, a takim jest wymiar czasu pracy pracownika, powinny być dokonywane w drodze wypowiedzenia zmieniającego, przewidzianego art. 42 k.p. W omawianej sytuacji krótka informacja ograniczała się jedynie do powiadomienia o obniżeniu etatu i nie zawierała ani wypowiedzenia dotychczasowych warunków zatrudnienia i zaproponowania nowych, ani też pouczenia, o którym mowa w art. 42 par. 3 k.p. (o możliwości złożenia oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych nowych warunków). Przekazane pismo informacyjne nie spełnia więc wymogów kodeksowych przewidzianych dla wypowiedzenia.
Nieodebranie przesyłki w terminie byłoby uznane za skuteczne doręczenie, gdyby zawierała ona wypowiedzenie zmieniające. Pracownik faktycznie przesyłki nie otrzymał, nie mógłby więc złożyć – przed upływem połowy przysługującego mu okresu wypowiedzenia –oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych w wypowiedzeniu warunków. Dzięki funkcjonującej w polskim ustawodawstwie fikcji skutecznego doręczenia, brak zgłoszenia przez pracownika sprzeciwu w terminie oznaczałby jednak wyrażenie zgody na obniżenie wymiaru czasu pracy. ©℗
O czym warto pamiętać
!Bez zmiany umowy można wykonywać inne obowiązki niż z niej wynikające maksymalnie przez trzy miesiące w roku.
!Wynagrodzenie minimalne może być zmienione bez konieczności zmiany warunków zatrudnienia.
!Licząc połowę okresu wypowiedzenia, należy uwzględnić wydłużone okresy stosowane w prawie pracy.
!Nowe warunki zatrudnienia nie wymagają zgody pracownika tylko przy wypowiedzeniu zmieniającym.