Zakaz korzystania z hoteli utrudni, a w niektórych przypadkach wręcz uniemożliwi delegacje. Rząd powinien to uwzględnić w zapowiedzianych regulacjach covidowych.
Czy pracodawca będzie mógł wysyłać zatrudnionych w dłuższą podróż służbową bez możliwości zakwaterowania? Co ma zrobić pracownik, gdy z przyczyn losowych nie uda mu się wrócić do domu przed nocą? To tylko przykładowe pytania, jakie zadają sobie zatrudniający w związku z zapowiedzianym zakazem korzystania z hoteli w celach służbowych (w okresie od 28 grudnia 2020 r. do 17 stycznia 2021 r.).
– Wprowadzenie takiego obostrzenia to reakcja na przypadki nadużywania celów służbowych do pobytu w obiektach i regionach turystycznych. To rzeczywiście się działo. Liczę jednak, że przygotowywane przepisy będą bardziej racjonalne od skrótowych zapowiedzi, które rząd przedstawił w trakcie konferencji prasowej – wskazuje Grzegorz Orłowski, radca prawny z kancelarii Orłowski Patulski Walczak.
Podkreśla, że całkowity zakaz korzystania z hoteli przez pracowników oznaczałby w praktyce ograniczenie delegacji i lockdown dla kolejnych branż, których funkcjonowanie wymaga mobilności (np. firm zatrudniających przedstawicieli handlowych, które często muszą liczyć się z koniecznością zapewnienia noclegów). – Byłoby to istotne ograniczenie działalności – dodaje mec. Orłowski.
Podobnie uważa dr Magdalena Zwolińska, partner w kancelarii NGL Legal. – Ważne jest doprecyzowanie obostrzenia w kontekście prawa pracy i czas jego trwania. Jeśli będzie obowiązywało tylko do 17 stycznia, wiele firm będzie w stanie zaplanować delegacje w innym terminie lub przełożyć te już zaplanowane. Problem będą mieć na pewno ci zatrudniający, którzy muszą wysyłać pracowników w podróż służbową np. w związku z koniecznością usunięcia nagłych awarii – wskazuje.
Jak i kiedy?
Z zapowiedzi rządu wynika, że zakazane ma być korzystanie z hoteli w celach służbowych, ale mają być one dostępne dla służb mundurowych, medyków, pacjentów szpitali specjalistycznych (działać mogą też obiekty Centralnego Ośrodka Sportu). Delegacje nie mają być więc zakazane, ale nie będą już uzasadniać korzystania z zakwaterowania. Firmy będą mogły więc wciąż wysyłać pracowników w podróże służbowe, ale muszą brać pod uwagę wprowadzone obostrzenia.
– Delegacje powinny być stosowane w zgodzie z regulacjami antycovidowymi, czyli od 28 grudnia tylko wtedy, gdy mogą odbyć się bez noclegu w hotelu. W wielu przypadkach oznacza to istotne ograniczenie lub wręcz uniemożliwienie prowadzenia działalności. Bo jak np. firma ma wysłać serwisanta do znacznie oddalonej miejscowości w celu naprawy sprzętu, która potrwa np. kilkanaście godzin? – wskazuje mec. Orłowski.
Pracodawcy mogą oczywiście starać się tak zorganizować delegację, aby zatrudniony mógł wrócić na nocleg w domu, ale muszą liczyć się z ograniczeniami. Zgodnie z orzecznictwem sądowym (wyrok Sądu Najwyższego z 23 czerwca 2005 r., sygn. akt II PK 265/04) czas powrotu z podróży służbowej po przekroczeniu dniówki (co do zasady osiem godzin) nie jest wliczany do czasu pracy, czyli firma nie musi obawiać się nadgodzin. Zatrudniony musi mieć jednak zagwarantowany 11-godzinny dobowy odpoczynek, który może być naruszony tylko w określonych przypadkach, np. w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej albo usunięcia awarii (podróż odpoczynkiem nie jest). Zgodnie z przepisami zatrudniony powinien więc wyrobić się z delegacją w ciągu 13 godzin, jeśli nie ma możliwości noclegu. Pracodawca musi też pamiętać o przepisach bhp. To on ma chronić życie i zdrowie zatrudnionych, organizując pracę w bezpieczny sposób.
– Załóżmy, że po intensywnym wykonywaniu zadań pracownik wraca samochodem. Jest zmęczony, dochodzi do wypadku. Pracodawca musi liczyć się z odpowiedzialnością – zauważa mec. Orłowski.
Racjonalny ustawodawca
Te wszystkie wymogi w praktyce ograniczają np. dalsze podróże służbowe. Trudno sobie wyobrazić jak – zgodnie z regulacjami – można zorganizować bez noclegu delegację np. z Rzeszowa do Szczecina. Nie jest też jasne, co ma zrobić pracownik w przypadkach losowych, np. gdy zepsuje mu się samochód, którym się przemieszcza.
– Oczywiście pracodawca może starać się zapewnić inny transport, np. wysłać kierowcę z autem zastępczym, ale nie wszystkie firmy mają taką możliwość i mogą szybko zareagować – wskazuje mec. Zwolińska.
Eksperci podkreślają, że firma nie może po prostu nie zważać na obostrzenia związane z zakwaterowaniem i kierować zatrudnionych w delegacje bez uwzględniania tego ograniczenia (na zasadzie „przecież same podróże nie są zakazane, więc daję ci 300 zł i jakoś sobie radź, przenocuj, gdzie się da”). To zatrudniający odpowiada za zgodne z prawem zrealizowanie delegacji. Furtką do przerzucania odpowiedzialności na zatrudnionych nie jest par. 8 ust. 3 rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167). Zgodnie z nim pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku hotelowego, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety (45 zł).
– Ten przepis ma zastosowanie, gdy np. pracownik z własnej woli nie chce nocować w hotelu – tłumaczy mec. Orłowski.
