Informację tę za 2020 r. płatnicy muszą złożyć do 1 lutego 2021 r. Ostatni dzień stycznia, czyli ustawowy termin dotyczący wykonania tego obowiązku, przypada bowiem w niedzielę, dlatego ulega przesunięciu na najbliższy dzień roboczy.
Informacja ZUS IWA zawiera dane do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Informację tę płatnik składa za rok kalendarzowy, jeżeli spełnia łącznie następujące warunki:
- był zgłoszony nieprzerwanie w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składa informację ZUS IWA i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku;
- w roku, za który składa informację ZUS IWA, zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych;
- 31 grudnia roku, za który składa informację ZUS IWA, widniał w rejestrze REGON.
Przy czym jeśli chodzi o pierwszy warunek, to nieprzerwane zgłoszenie w ZUS płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe oznacza sytuację, gdy w każdym miesiącu roku, za który powinna być złożona informacja ZUS IWA, płatnik miał zgłoszoną do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej jedną osobę. Nie ma zatem obowiązku składania formularza ZUS IWA za dany rok składkowy, jeżeli choć w jednym miesiącu tego roku nie było się płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe, tzn. ani jeden ubezpieczony nie podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu.
Z kolei liczbę ubezpieczonych ustala się w następujący sposób:
- poprzez zsumowanie liczby ubezpieczonych, którzy podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest ZUS IWA;
- następnie uzyskany wynik dzieli się przez liczbę miesięcy, w których było się zgłoszonym jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe;
- jeśli wyjdzie wynik ułamkowy, to trzeba go zaokrąglić do pełnych liczb; liczbę ubezpieczonych zaokrągla się do jedności w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5; lub w dół – jeśli jest mniejsza od 0,5.
Wymóg spełnienia warunku nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe oznacza, że liczba ta ustalana jest zawsze jako średnia z 12 miesięcy.
Przykład
Liczba ubezpieczonych
Płatnik składek był zgłoszony w ZUS nieprzerwanie przez cały 2020 r. W ciągu poszczególnych miesięcy tego roku pracodawca zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego następującą liczbę osób:
| Miesiąc | I | II | III | IV | V | VI | VII | VIII | IX | X | XI | XII |
| Liczba ubezpieczonych | 11 | 11 | 11 | 11 | 9 | 9 | 10 | 10 | 10 | 10 | 11 | 12 |
Suma ubezpieczonych, którzy podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2020 r., wynosi 125. Tę liczbę powinien podzielić przez liczbę miesięcy, w których był zgłoszony jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe: 125 : 12 = 10,42.
Po zaokrągleniu do jedności liczba ubezpieczonych wynosi 10.
To oznacza, że firma ma obowiązek złożenia informacji ZUS IWA za 2020 r. Tak ustaloną liczbę ubezpieczonych powinna wykazać w polu III.01 informacji ZUS IWA składanej za ten rok.
Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych za poszczególne miesiące danego roku uwzględnia się wszystkich ubezpieczonych, którzy w danym miesiącu podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej jeden dzień. Daną osobę wlicza się tylko raz – nawet jeśli w jednym miesiącu była zgłoszona do ubezpieczenia z różnych tytułów.
Przy obliczaniu liczby ubezpieczonych nie należy brać pod uwagę osób, które:
- podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale nie wypadkowemu (np. osoby wykonujące pracę nakładczą);
- cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego;
- nie podlegają już w danym miesiącu (nawet przez jeden dzień) ubezpieczeniom społecznym – w tym wypadkowemu, ale za które w raporcie imiennym za ten miesiąc płatnik rozliczał jeszcze składki lub wykazywał świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń.
W ZUS IWA wykazuje się dane do ustalenia kategorii ryzyka dla danego płatnika, a więc m.in. o rodzaju przeważającej działalności według PKD, liczbie poszkodowanych w wypadkach, w tym ciężkich i śmiertelnych, do których doszło w roku poprzednim.
Informację ZUS IWA przekazuje się w takiej samej formie, w jakiej płatnik składa dokumenty ubezpieczeniowe (zgłoszeniowe i rozliczeniowe). Jeżeli robi to w formie papierowej, to ZUS IWA może złożyć w dowolnej placówce ZUS. Jeśli przekazuje ZUS IWA listownie, na opakowaniu zamieszcza napis „ZUS IWA”.
Kopie informacji ZUS IWA oraz korekty przechowuje się przez 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
Podstawa prawna
- art. 28, art. 31 ust. 6 i 9 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1205)
