Naszej czytelniczce włożono do skrzynki wysłaną zwykłym listem decyzję ZUS w sprawie odmowy wypłaty zasiłku chorobowego. Do tego opartą na błędnej (nieistniejącej) przyczynie.

– Prowadzę sprawy z zakresu ubezpieczeń społecznych i z moich obserwacji wynika, że ZUS wiele decyzji wysyła do świadczeniobiorców listami niepoleconymi. Są to m.in. decyzje dotyczące wysokości przyznanej emerytury lub odmowy przyznania emerytury pomostowej – mówi adwokat Paweł Matyja.

Listonosz nie dostarcza takiego listu zainteresowanemu do rąk własnych, bo nie ma takiego obowiązku. Gdy nie ma skrzynki na listy, może włożyć przesyłkę w drzwi lub ogrodzenie, co jest zresztą częstą praktyką w małych miejscowościach.

– Miałem klienta, któremu tak doręczoną przesyłkę zalał deszcz i trudno było się od niej odwołać, bo jak łatwo się domyślić, nie była ona specjalnie czytelna – wskazuje mecenas Matyja.

Problemów z doręczeniem zwykłego listu może być więcej. Mogą go np. odebrać inni domownicy, którzy zapomną przekazać go adresatowi.

Problem z terminem

ZUS nie powinien rezygnować z dostarczania decyzji listem poleconym, w sytuacji gdy inne metody (np. elektroniczne doręczenia przez PUE ZUS) nie są jeszcze tak powszechne. Decyzja musi być bowiem dostarczona do adresata, a list polecony daje największą pewność, że tak się stanie – mówi dr Tomasz Lasocki z Wydziału Prawa i Administracji UW.

Paweł Matyja wskazuje praktyczny problem wynikający z takiej praktyki.

– Ubezpieczony ma 30 dni na odwołanie się od decyzji organu. Termin ten jest liczony od momentu doręczenia pisma adresatowi. Gdy są wątpliwości, kiedy dokładnie listonosz dostarczył list z ZUS, odwołanie wnosi się jak najszybciej, bo dokładne obliczenie końca terminu nie jest możliwe – tłumaczy.

W takiej sytuacji stara się określić z klientem możliwy przedział czasowy, w jakim przesyłka mogła do niego trafić, i oblicza 30-dniowy termin, licząc od najwcześniejszej możliwej daty.

– Przy takich rachunkach nie zawsze można mieć pewność. Takich spraw miałem już kilka – relacjonuje ekspert.

Podkreśla, że czasami nawet 30-dniowy termin jest za krótki.

– Dzieje się tak, gdy odwołujemy się od decyzji ZUS, licząc na podwyższenie emerytury, i trzeba uzyskać dokumentację potwierdzającą wysokość uzyskiwanego wynagrodzenia w danym okresie, a zakład pracy od dawna nie istnieje. Poszukiwanie, a następnie pozyskiwanie dokumentacji z archiwów to czasochłonne zajęcie. Tymczasem dla ubezpieczonego liczy się każdy dzień. Zwłaszcza gdy nie ma profesjonalnego pełnomocnika i nie wie, że może złożyć wniosek, by to sąd zwrócił się do archiwum o dokumenty – zaznacza Paweł Matyja.

I zastanawia się, dlaczego urzędy skarbowe, policja i sądy swoje przesyłki wysyłają listami poleconymi, a ZUS tego nie robi.

– Pozostaje mi tylko domyślać się, że chodzi o oszczędności – wskazuje.

Zakład uspokaja

– Nie ma tu żadnego problemu dla naszych klientów – przekonuje Wojciech Andrusiewicz, rzecznik ZUS.

Wskazuje, że zgodnie z przepisami ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.), organ rentowy może przesyłać pisma i decyzje listem zwykłym.

– Regulacja ta nie wywołuje negatywnych konsekwencji dla strony. Ciężar udowodnienia, że odwołujący się przekroczył miesięczny termin do zaskarżenia decyzji, spoczywa bowiem na organie rentowym – wyjaśnia.

Podkreśla, że nie oznacza to, iż ubezpieczeni mogą bez konsekwencji przekraczać 30-dniowy termin na złożenie odwołania.

– W celu weryfikacji terminu doręczenia pisma lub decyzji organ rentowy bierze pod uwagę całokształt aktywności klienta odnotowany w aktach sprawy, np. pisma lub oświadczenia klienta, z których wynika jego wiedza o decyzji, ale również kontakt osobisty z oddziałem ZUS lub telefoniczny z Centrum Obsługi Telefonicznej, jeśli została sporządzona notatka z rozmowy z klientem potwierdzająca fakt otrzymania decyzji – wskazuje Wojciech Andrusiewicz.

Paweł Matyja przyznaje, że ZUS ma oczywiście prawo wysyłać listy zwykłe, bo przepisy tego nie zakazują.

– W doktrynie została jednak przyjęta zasada, że pisma kształtujące prawa i obowiązki powinny być wysyłane listami poleconymi. Do takich na pewno zalicza się przesyłki dotyczące wysokości przyznanej emerytury – podkreśla ekspert.

Zwraca uwagę, że klienci wielo krotnie zadawali mu pytania, dlaczego tak ważna przesyłka nie została dostarczona im do rąk własnych, w sytuacji gdy listami poleconymi różne spółki wysyłają do nich np. nieistotne oferty czy reklamy.