Składkę związkową pobiera pracodawca z wynagrodzenia pracownika za jego pisemną zgodą i na pisemny wniosek związku zawodowego. Tak stanowi art. 33 1 ust. 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1881 ze zm.; dalej: ustawa związkowa) w wersji obowiązującej do końca 2018 r. Po 1 stycznia 2019 r. przepis ten będzie miał inne brzmienie za sprawą art. 1 pkt 24 ustawy z 5 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o związkach zawodowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1608; dalej: ustawa zmieniająca). Spowoduje, że na pracodawcy będzie spoczywać obowiązek pobierania składki (na wniosek związku i za zgodą związkowca) z pensji osób wykonujących pracę zarobkową, czyli nie tylko pracowników, lecz także zatrudnionych na innych podstawach. W związku z tym pojawia się kilka wątpliwości. O ich rozwianie poprosiliśmy ekspertów oraz Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które swoje stanowisko przysłało 11 października 2018 r.

dwa rodzaje umów równocześnie

Nie jest wyjątkiem sytuacja, że pracodawca zatrudnia w tym samym czasie jedną osobę na umowie o pracę i cywilnoprawnej (np. zleceniu). Obecnie potrąca składkę związkową wyłącznie z wynagrodzenia za pracę. Czy po 1 stycznia 2019 r. będzie ją pobierał również z kontraktu cywilnego, z sumy obu wynagrodzeń, czy też z wynagrodzenia wskazanego przez związek zawodowy lub pracownika/zleceniobiorcę?
– Niezależnie od tego, ile stosunków prawnych łączy pracodawcę i członka zakładowej organizacji związkowej, pracodawca powinien pobierać jedną składkę związkową. O tym, z którego stosunku prawnego to nastąpi, powinni wspólnie zadecydować związkowiec i związek. Pracodawca działa tu po prostu jako pośrednik i jego zadania mają charakter techniczny – uważa Bartosz Tomanek, adwokat w kancelarii Dentons. Nieco innego zdania jest Diana Siek-Smoczyńska, adwokat w kancelarii Chmaj i Wspólnicy, która wprost dopuszcza pobieranie składki związkowej od każdej z umów. – Nie ma też przeszkód, aby w przypadku określenia przez pracownika wysokości składek z każdej z umów pracodawca jednym przelewem przekazywał składkę na rzecz zakładowej organizacji związkowej – podkreśla adwokat. Zaznacza, że w uzasadnieniu do projektu ustawy zmieniającej przewidziano zwiększenie obciążeń związanych z opłatami za dokonywanie transferów bankowych z uwagi na zmianę art. 331 ustawy związkowej. – Nie ma jednak przeszkód normatywnych, żeby strony zawarły umowę, na mocy której związek zawodowy będzie zobligowany do refundacji pracodawcy kosztów transferu składek związkowych – zaznacza Diana Siek-Smoczyńska i dodaje, że z czysto ekonomicznych względów pracodawcy będą dążyli do minimalizacji ilości transferów.
Z kolei resort pracy wskazuje: „Podstawą pobierania składki przez pracodawcę jest zawsze wniosek zakładowej organizacji związkowej oraz zgoda osoby wykonującej pracę zarobkową. O tym, z jakiego wynagrodzenia pracodawca ma pobrać składkę w przypadku zatrudniania na podstawie dwóch różnych stosunków prawnych, rozstrzyga treść wniosku i zgody na pobieranie składki”.
Wymóg uzyskania zgody na pobieranie składki związkowej podkreśla też dr Karol Kulig, właściciel Kancelarii Radcy Prawnego K. Kulig & Współpracownicy. – Nie jest bowiem dopuszczalne dokonywanie jakichkolwiek potrąceń z wynagrodzenia bez tytułu egzekucyjnego, wyraźnego przyzwolenia prawnego lub właśnie zgody. A zatem to osoba wykonująca pracę będzie decydowała o tym, czy z wynagrodzenia za pracę, czy z umowy cywilnoprawnej mają być potrącane składki – twierdzi mecenas.

zmiana podstawy zarobkowania i przerwa

Rozwiązanie stosunku pracy i zawarcie następnie z tą samą osobą umowy cywilnoprawnej powoduje, że wniosek o pobieranie składki związkowej i zgoda pracownika tracą ważność. Tak jest dziś. A jak będzie od 2019 r.? Czy w razie przejścia związkowca ze stosunku pracy na cywilnoprawny lub odwrotnie pracodawca będzie musiał otrzymać nowy wniosek i nową zgodę, aby potrącać składkę związkową?
Resort i eksperci mówią, że tak. Bartosz Tomanek podkreśla, że w takiej sytuacji mamy do czynienia z nowym (innym) stosunkiem prawnym między stronami, do którego stosować się będą inne przepisy. To będzie mieć znaczenie przy przejściu z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę, gdy z pensji pracownika potrącane będą inne należności. – Wcześniej zadeklarowana kwota może nie być możliwa do pobrania ze względu na ograniczenia wynikające z art. 91 k.p. – przestrzega adwokat. Z kolei Diana Siek-Smoczyńska przekonuje, że pracodawca o zgodę zatrudnianego powinien wystąpić dla własnego bezpieczeństwa. Zwraca też uwagę, że pracownik nie tylko wyraża zgodę na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia, lecz także określa wysokość składki członkowskiej do pobrania, a kwota ta może być inna po zmianie formy wykonywania pracy.
Według Karola Kuliga konieczność otrzymania nowej zgody na pobranie składki związkowej zależy od sposobu sformułowania poprzedniej. Kodeks pracy wymaga, aby zgoda na potrącenie z wynagrodzenia za pracę była wyraźna i konkretna. Dlatego dotychczas były one konstruowane pod konkretny stosunek prawny. Gdyby pracownik, który zgodził się na potrącanie składki z wynagrodzenia za pracę, zmieniał umowę o pracę na zlecenie, to będzie musiał udzielić nowej zgody, i vice versa. – Może też wyrazić zgodę bardziej ogólną – na potrącenie składek z wynagrodzenia za wykonywanie pracy zarobkowej, bez względu na charakter zatrudnienia. Wtedy pracodawca będzie mógł potrącać składki i z wynagrodzenia za zlecenie, i z wynagrodzenia za pracę. Prawo nie jest tutaj blokadą. Najważniejsza jest treść zgody osoby wykonującej pracę – przekonuje mecenas.
Ministerialne stanowisko brzmi zaś następująco: „Pobranie składek z wynagrodzenia wymaga zgody osoby wykonującej pracę zarobkową. Zgoda musi wyrażać w sposób niebudzący wątpliwości wolę tej osoby oraz wysokość składki, która ma być przedmiotem pobrania. Brak takiej jednoznacznej zgody powoduje, że pracodawca nie może dokonać pobrania składki. Jeżeli zatem zgoda odnosi się do konkretnego stosunku pracy lub innego stosunku będącego podstawą zatrudnienia, to zmiana podstawy zatrudniania wymaga nowej zgody”.
Tak samo będzie w sytuacji, gdy zmienia się podstawa zatrudnienia, a między umowami jest przerwa, np. najpierw składka związkowa pobierana jest w trakcie trwania umowy-zlecenia po 1 stycznia 2019 r., a następnie były zleceniobiorca po dwóch miesiącach przerwy w zatrudnieniu w danej firmie wraca do niej już na umowę o pracę (będąc wciąż związkowcem). Diana Siek-Smoczyńska mówi krótko: przerwy w świadczeniu pracy rodzą obowiązek ustalenia wysokości składki na nowo. Karol Kulig zwraca jednak uwagę, że dopuszczalna mogłaby być sytuacja, w której pracownik wyraża zgodę na potrącenia składek w określonej wysokości przez cały okres członkostwa w związku, choćby potrącenia były dokonywane z różnych umów czy też z przerwami. – Przy czym przy nawiązywaniu nowej umowy osoba wykonująca pracę powinna oświadczyć pracodawcy, czy nadal jest członkiem związku. Bez tego pracodawca nie powinien mieć formalnej wiedzy o tym, czy osoba jest związkowcem, czy nie – wyjaśnia prawnik. I dodaje, że dotykamy tutaj kwestii ochrony danych osobowych, w efekcie czego sprawa zaczyna się komplikować. Jego zdaniem o nową zgodę na potrącenia warto wystąpić tym bardziej, że alternatywnie konieczne byłoby uzyskanie zgody na przetwarzanie danych dotyczących przynależności związkowej. Nie można po prostu domniemywać, że były pracownik nadal jest związkowcem.

informacja o zaprzestaniu potrąceń

Kto i w jakim terminie powinien zawiadomić pracodawcę o zaprzestaniu pobierania składki związkowej w razie utraty przez osobę wykonującą pracę zarobkową statusu członka organizacji związkowej?
Według MRPiPS przepisy ustawy o związkach zawodowych nie wprowadzają terminu na powiadomienie pracodawcy o zaprzestaniu pobierania składki związkowej ani nie wskazują, kto ma dokonać takiego powiadomienia. Powyższe kwestie należą do spraw wewnętrznych związku zawodowego i powinny być regulowane w statucie lub w innych dokumentach związku zawodowego. Jednocześnie osoba wykonująca pracę zarobkową w każdym momencie może cofnąć zgodę na pobieranie składek.
Bartosz Tomanek uważa, że zarówno organizacja związkowa, jak i były związkowiec mogą (niezależnie od siebie) zawiadomić pracodawcę o zaprzestaniu pobierania składki związkowej. – Choć ustawa tego nie reguluje, ważne, aby takie oświadczenie zostało złożone niezwłocznie. Przepisy nie przewidują także formy złożenia takiego oświadczenia, jednak co najmniej dla celów dowodowych warto, aby pracodawca otrzymał je na piśmie.
Jeszcze mocniej podkreśla to Diana Siek-Smoczyńska. – Na pracowniku (od 1 stycznia 2019 r. osobie wykonującej pracę zarobkową) ciąży obowiązek poinformowania pracodawcy o cofnięciu zgody na pobieranie składki związkowej. Obowiązek ten znika z mocy prawa w przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania umowy z pracownikiem.
Podobnie sądzi Karol Kulig. – Może tego dokonać zarówno związek, jak i osoba wykonująca pracę zarobkową. Związek – ponieważ to na jego wniosek potrącenia są dokonywane, a osoba wykonująca pracę – bo ona wyrażała zgodę na potrącenia i do niej należy prawo wycofania tej zgody. W interesie osoby wykonującej pracę jest, aby potrącenia nie były dokonywane, jeśli nie ma takiej potrzeby. Nienależne składki pobrane w okresie pomiędzy utratą członkostwa a zaprzestaniem potrąceń mogą być dochodzone przez osobę wykonującą pracę jedynie bezpośrednio od związku, na zasadach ogólnych, z tytułu bezpodstawnego wzbogacenia –stwierdza ekspert.