W praktyce wyglądać ma to następująco: pacjent przychodzi do lekarza po zwolnienie z powodu choroby lub konieczności opieki nad członkiem rodziny. Lekarz bada pacjenta i jeśli zdecyduje, że zwolnienie się należy - loguje się do systemu PUE ZUS. Wpisuje tam PESEL pacjenta i... system samodzielnie uzupełnia resztę danych pacjenta, do których ma dostęp. Lekarz dopisuje tylko okres trwania zwolnienia i kod choroby (choć i tu system mu pomaga sugerując właściwy kod i numer statystyczny choroby). Lekarz zobaczy też w komputerze poprzednie zaświadczenia wystawione dla pacjenta przez innych lekarzy lub lekarza orzecznika ZUS. System pilnuje też, by przestrzegane były aktualne przepisy prawa dotyczące zasad udzielania zwolnień. Co więcej PUE ZUS przypomni także lekarzowi, że może skierować pacjenta na rehabilitację leczniczą, jeśli w danym przypadku może okazać się to wskazane (jeśli lekarz zdecyduje o rehabilitacji - system wygeneruje od razu wniosek ZUS PR-4 i wypełni go danymi pacjenta).

Lekarz podpisuje e-ZLA za pomocą podpisu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub za pomocą darmowego profilu zaufanego ePUAP. Po podpisaniu dokument od razu trafia do systemu ZUS. Dzięki temu Zakład będzie miał natychmiastowy podgląd wystawionych wszystkich e-ZLA w czasie rzeczywistym. Ma to w konsekwencji ograniczyć nadużycia szczególnie w przypadku zwolnień wystawionych na krótki termin, o których ZUS dotychczas dowiadywał się zazwyczaj w momencie, kiedy pacjent już wrócił do pracy (co w praktyce powoduje brak kontroli nad zwolnieniami krótkoterminowymi). Zwolnienia elektroniczne mają to zmienić. ZUS będzie mógł skontrolować pacjenta korzystającego ze zwolnienia tuż po wystawieniu e-ZLA. Informacja o zwolnieniu będzie również od razu dostępna w systemie dla pracodawcy pacjenta. Obieg informacji z kilku dni skróci się do kilku minut.

Do końca bieżącego roku wszyscy pracodawcy zatrudniający ponad 5 osób mają obowiązek założyć swoje wirtualne konto płatnika w systemie PUE ZUS, ponieważ od stycznia 2016 będą otrzymywali informację o zwolnieniach lekarskich swoich pracowników tylko elektronicznie. 

Kiedy nadal zwolnienie papierowe?

Zwolnienia elektroniczne od stycznia 2016 roku będą zasadą. Tradycyjne, papierowe druki ZUS ZLA będą mogły być wystawiane jeszcze tylko przez dwa lata, do końca 2017 roku.

W jakich sytuacjach pracownik otrzyma ZLA jak dotychczas, w formie papierowej? Będzie tak na przykład w przypadku, kiedy lekarz zdecyduje o wypisaniu zwolnienia podczas wizyty w domu chorego oraz w gabinecie, gdy akurat zabraknie dostępu do internetu (a więc także do systemu PUE ZUS, który działa online).

Zwolnienia w dotychczasowej formie jeszcze przez dwa lata będą wystawiane także dla pracowników zatrudnionych u pracodawcy, który zatrudnia do 5 osób. Z mocy ustawy bowiem mali przedsiębiorcy zatrudniający do 5 osób mogą, ale nie muszą od stycznia 2016 roku posiadać wirtualnego konta płatnika w systemie PUE ZUS. Co więcej, mali pracodawcy mają obowiązek do końca 2015 roku pisemnie poinformować swoich pracowników, że muszą oni dostarczać swojemu pracodawcy wydruki e-ZLA. Ponadto lekarz wydrukuje z systemu e-zwolnienie także, gdy pacjent o to poprosi.

Zgodnie z przepisami od stycznia 2018 zwolnienia będą już bez wyjątku wystawiane tylko w formie elektronicznej.

Podstawa prawna: 

Ustawa z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1066, 1735)