Pracodawcy mogą kontrolować e-maile pracowników

Zakłady przemysłowe, firmy ochroniarskie czy motoryzacyjne coraz częściej używają wariografów do sprawdzania lojalności podwładnych. Z kolei od wielu pracowników umysłowych żąda się, aby zaliczali testy psychologiczne. Tymczasem według Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych kodeks pracy zabrania pracodawcom pozyskiwania tych informacji, nawet jeśli zgodzą się na to podwładni lub kandydaci do pracy. Jest to możliwe wyłącznie, gdy przepisy szczególne (np. te dotyczące Służby Celnej lub policji) dają im takie uprawnienie.

Kodeks zabrania

Prawo pracy nie określa wprost zakresu ochrony pracowników przed ich kontrolowaniem w miejscu pracy. Z art. 11¹ kodeksu pracy wynika jednak, że pracodawca ma szanować godność i inne dobra osobiste pracownika, czyli np. jego wizerunek, tajemnicę korespondencji lub cześć. Dodatkowo art. 22¹ k.p. wyraźnie wskazuje, jakich informacji o pracowniku może żądać pracodawca. Zawarty w nim katalog danych, obejmujący m.in. imię i nazwisko, miejsce zamieszkania czy wykształcenie, ma charakter zamknięty.

- Pracodawca nie może więc żądać od pracownika innych danych, chyba że uprawnia go do tego przepis szczególny, np. ustawa o policji w przypadku policjantów itp. - mówi Katarzyna Grzybowska, prawnik z Kancelarii Michałowski, Stefański Adwokaci.

Firmy często uznają jednak, że jeśli pracownicy godzą się np. na przeprowadzenie testów psychologicznych, badań wariografem lub przekazywanie danych biometrycznych, ich dobra osobiste nie są naruszane. I wykorzystują niejasne przepisy do pozyskiwania danych osobowych, jakich nie przewiduje k.p.

Badania, testy i czytniki

Badaniem wykrywaczem kłamstw (wariograf) poddano np. 63 spośród 80 pracowników Zakładowej Straży Pożarnej Zakładów Azotowych w Puławach. Po takie metody kontroli sięgają też często przedsiębiorcy z branży informatycznej i handlowej, właściciele hurtowni alkoholowych, dealerzy i serwisanci samochodowi oraz firmy sprzątające i ochroniarskie. Najczęstszymi powodami przeprowadzania testów wśród pracowników są kradzieże, oszustwa i wypływ z firm zastrzeżonych informacji.

- Z kolei testy psychologiczne musi zaliczać większość kandydatów do pracy lub już zatrudnionych pracowników wielkich korporacji, central dużych firm, firm konsultingowych, marketingowych i handlowych - mówi Rafał Wojcieszek z firmy SMM Project - Doradztwo Personalne.

Szpitale, uczelnie wyższe, firmy z branży energetycznej i informatycznej coraz częściej sięgają po czytniki linii papilarnych lub te skanujące tęczówkę oka. Systemy biometryczne zainstalowały już m.in. Akademia Medyczna w Gdańsku, Instytut Gruźlicy i Chorób Płuc w Warszawie i Graniczny Punkt Odpraw Weterynaryjnych i Fitosanitarnych (GPOWiF) w Kobylanach (woj. lubelskie).

- Dzięki temu funkcjonariusze nie mogą dowolnie przemieszczać się między strefami kontroli produktów jadalnych i niejadalnych - mówi Robert Szypuła z GPOWiF.

Pracodawcy mogą też w ten sposób ewidencjonować rzeczywisty czas pracy.

Zmiana prawa

- W kodeksie pracy mógłby znaleźć się odrębny dział regulujący kwestie niestandardowych kontroli pracownika - uważa prof. Małgorzata Gersdorf, sędzia Sądu Najwyższego.

Dzięki temu można byłoby jasno określić, że np. firma zatrudniająca kilkaset osób i posiadająca duże bazy danych mogłaby instalować czytniki biometryczne, ale zabronione byłoby to w małym zakładzie pracy. Ułatwiłoby też ocenę legalności testów psychologicznych przeprowadzanych w miejscu pracy.

- Zgadzam się z opinią, że kodeks nie zezwala pracodawcom na poddawanie takim badaniom pracowników. Ale sądzę, że powinny być one dozwolone na potrzeby oceny pracy zatrudnionej osoby lub awansu - dodaje prof. Małgorzata Gersdorf.

Zwłaszcza że już obecnie można taki zakaz omijać.

- Bo czy rodzajem testu nie będzie np. rozmowa psychologa z kandydatem do pracy lub już zatrudnioną osobą. Pracodawca może przecież ich do tego zobowiązać - mówi Agata Malczewska, adwokat z kancelarii Bukowski i Wspólnicy.

Pracodawcy, którzy chcą kontrolować pracowników w miejscu pracy, mogą korzystać z metod, jakie dopuszczają przepisy.

- Jeśli chcą kontrolować podwładnych, muszą jednak najpierw poinformować ich o takiej możliwości i zasadach nadzoru - mówi Katarzyna Grzybowska-Dworzecka.

Alkomat i przeszukanie

W przypadku sprawdzania trzeźwości podwładni nie mają obowiązku poddania się badaniom alkomatem. Muszą jednak pamiętać, że odmowa taka nie polepsza ich sytuacji i nie pozbawia wiarygodności zeznań świadków tego zdarzenia (wyrok SN z 24 maja 1985 r., I PRN 39/85 OSNC 1986/ 1-2/23). W takiej sytuacji pracodawca, który podejrzewa, że jego podwładny jest nietrzeźwy, nie może dopuścić go do pracy. Powinien sporządzić protokół określający zachowanie pracownika świadczące o spożyciu alkoholu, w którym może zamieścić opinie świadków (np. innych pracowników).

Zgodne z prawem jest też przeszukanie pracowników w celu zapobieżenia wynoszeniu mienia pracodawcy. Nie narusza ono ich dóbr osobistych, jeśli zostali uprzedzeni o możliwości stosowania tego rodzaju kontroli, a pracodawca nie nadużywa swego prawa (wyrok SN z 3 kwietnia 1972 r., I PR 153/72, OSNC 1972/10/184).

Można sprawdzić pocztę

Szef może też sprawdzać służbową korespondencję pracownika. Może w ten sposób dowiedzieć się, jak dużo prywatnych wiadomości otrzymuje podwładny. Nie wolno mu jednak przeglądać prywatnych e-maili, gdyż to narusza prywatność pracownika. Potwierdził to Europejski Trybunał w wyroku z 3 kwietnia 2007 r. w sprawie Copland przeciwko Wielkiej Brytanii (no. 62617/00). ETS orzekł, że pracodawca może monitorować podwładnych. Kontrola nie powinna jednak naruszać art. 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka, który stanowi, że każdy ma prawo do poszanowania swojego życia prywatnego i rodzinnego, mieszkania oraz korespondencji.

Jednak już samo zapoznanie się listą otrzymywanych i wysyłanych przez pracownika e-maili umożliwia pracodawcom ocenę wykorzystywania służbowego sprzętu.

- W końcu pracodawca udostępnia ten sprzęt podwładnym i może sprawdzić, co robią w czasie pracy - uważa Janusz Kochanowski, rzecznik praw obywatelskich.