Osoba, która ubiega się o umorzenie zaległości z tytułu składek, powinna złożyć w tej sprawie wniosek wraz z uzasadnieniem. Wniosek zawiera:

- informację o okresie zadłużenia i jego kwocie,
- powody zaprzestania płacenia składek,
- informację i uzasadnienie wskazujące, że przedsiębiorca nie może uregulować zadłużenia,
- jeśli wnioskodawca nadal jest przedsiębiorcą, powinien wskazać, o jaki rodzaj pomocy publicznej się ubiega.

Obowiązek udokumentowania trudnej sytuacji finansowej i zdrowotnej, w oparciu o którą wnioskodawca ubiega się o umorzenie składek, ciąży na nim. Szczegółowy zakres dokumentacji zależy od indywidualnej sytuacji wnioskodawcy i jest uzależniony m.in. od podstawy prawnej umorzenia, formy prawnej prowadzenia działalności czy rodzaju ewidencji finansowej. Do wniosku powinny zostać dołączone dokumenty z niżej wymienionych grup:

- dokumentacja potwierdzająca brak możliwości nawet częściowego uregulowania zadłużenia,
- dokumentacja informująca o kondycji finansowej płatnika,
- dokumentacja potwierdzająca stan zdrowia (lub konieczność sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny),
- jeśli wnioskodawca nadal jest przedsiębiorcą - dokumentacja dotycząca pomocy publicznej.

Szczegółowa lista dokumentów z wyżej wymienionych grup zależy od indywidualnej sytuacji osoby składającej wniosek. Dokumenty potwierdzające zakres prowadzonej działalności to m.in.: zaświadczenia o nadaniu numeru REGON czy wpis do ewidencji działalności gospodarczej (w przypadku zakończenia działalności - decyzja o wykreśleniu).

Wśród dokumentów informujących o sytuacji finansowej wnioskodawcy może znaleźć się m.in.: bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów środków pieniężnych, książka przychodów i rozchodów, ewidencja sprzedaży, spis z natury towarów, ewidencja środków trwałych, kserokopia zeznań podatkowych PIT za ostatnie 3 lata oraz PIT za bieżący rok, dowody wpłaty zryczałtowanego podatku, zaświadczenie z urzędu skarbowego o niezaleganiu lub zaleganiu z podatkami, oświadczenie o stanie majątkowym w zakresie przewidywanych środków możliwych do uzyskania w wyniku np. kontaktów, oświadczenie o terminowości uiszczania opłat przez nabywców, oświadczenie o szacunkowej wartości zobowiązań firmowych, oświadczenie dotyczące szacunkowej wartości majątku firmowego itd.

O stanie majątkowym wnioskodawcy mogą informować: akty notarialne, faktury, umowy kupna - sprzedaży, odpisy z ksiąg wieczystych, decyzje o dzierżawie wieczystej gruntów, dowody rejestracyjne posiadanych pojazdów czy polisy ubezpieczeniowe.

Szczegółową informację na temat dokumentów, które są wymagane w danej sprawie można uzyskać od pracownika ZUS. W toku postępowania wnioskodawca ma prawo do czynnego uczestnictwa w prowadzonym postępowaniu.

Wniosek można złożyć na kilka sposobów:

- pisemnie w każdej jednostce ZUS (wniosek można również przesłać za pośrednictwem poczty),
- ustnie do protokołu w jednostce ZUS. Protokół sporządza pracownik Zakładu,
- elektronicznie - za pomocą platformy pue.zus.pl,
- elektronicznie - za pomocą platformy ePUAP.

Podstawa prawna

Art. 28, art. 30 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Art. 13, art. 361 ustawy z 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz.U. z 2012r. poz. 1112 z późn. zm.).

Art. 17 ustawy z 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2002 r. nr 241, poz. 2074 ze zm.).

Rozporządzenie ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z 31 lipca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad umarzania należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne (Dz.U. z 2003 r. nr 141, poz. 1365).