Z powodu choroby opiekunki dziecka pracownik napisał maila do przełożonego z wnioskiem o udzielenie urlopu na żądanie. Pracodawca może mu odmówić dni wolnych, jeśli uzasadni to wyjątkowym interesem firmy.

Pomimo szczególnego charakteru urlopu na żądanie, decyzja w sprawie jego udzielenia należy do pracodawcy. Niedopuszczalne jest zatem samodzielne udzielanie sobie tego urlopu przez pracownika.

Samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie upoważnia pracownika do rozpoczęcia korzystania z takiego urlopu. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06, OSNP 2007/23–24/346). Z kolei w orzeczeniu z 28 października 2009 r. (sygn. akt II PK 123/09) SN podkreślił, że obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny.

Pracodawca może odmówić pracownikowi dni wolnych ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes firmy wymaga obecności pracownika w pracy. Wymóg udzielenia urlopu byłby więc zbędny tylko wówczas, gdy pracodawca zawsze musiałby zaakceptować wniosek pracownika o udzielenie urlopu na żądanie.

Z drugiej strony należałoby jednak uznać, że decyzja pracodawcy w sprawie ewentualnej odmowy udzielenia urlopu powinna zostać podjęta i zakomunikowana pracownikowi niezwłocznie. Wydaje się, że jeśli pracownik składa wiosek o urlop na żądanie i pracodawca nie sprzeciwia się temu, jego milczenie należy uznać za zgodę na skorzystanie z urlopu.

Gdyby pracownik miał czekać na wyrażoną wprost zgodę pracodawcy, w praktyce często w ogóle nie mógłby wykorzystać urlopu na żądanie. Pośrednio taką interpretację potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 26 stycznia 2005 r. (II PK 197/04, OSNP 2005/17/271). Orzekł, że nieobecność w pracy po zgłoszeniu przez pracownika żądania udzielenia urlopu, na które pracodawca nie udzielił odpowiedzi, nie uzasadnia rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (w trybie dyscyplinarnym z powodu niestawienia się w pracy).

W omawianym przykładzie pracownik może więc rozpocząć urlop, jeśli pracodawca nie odpowie na jego maila, w którym wnioskuje o udzielenie dnia wolnego.