Procedury związane z zatrudnianiem cudzoziemców z każdym rokiem stają się coraz bardziej skomplikowane. Ogólne zasady są zawarte w ustawie z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 519; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 547), ustawie z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 47) oraz licznych rozporządzeniach wykonawczych do tych ustaw. Zatrudnianie dużej grupy cudzoziemców – tj. obywateli Ukrainy – dodatkowo reguluje ustawa z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. poz. 583; dalej: specustawa). Jednocześnie jeszcze kilka miesięcy temu obowiązywała ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 340; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1860), przewidująca specjalne udogodnienia w zatrudnianiu cudzoziemców podczas pandemii koronawirusa. Na ten zbiór skomplikowanych regulacji nakładają się wciąż niejednolite praktyki poszczególnych urzędów zajmujących się wydawaniem różnego rodzaju zezwoleń uprawniających cudzoziemców do pobytu i pracy w Polsce oraz egzekwowaniem przestrzegania obowiązujących przepisów.Aby ułatwić pracodawcom poruszanie się w tym gąszczu, przygotowaliśmy praktyczne opracowanie, w którym odpowiadamy na kilkanaście konkretnych pytań dotyczących zatrudniania cudzoziemców. W pierwszej części poruszamy kwestię zatrudniania obywateli Ukrainy, w drugiej omawiamy ogólne zasady dotyczące cudzoziemców także z pozostałych państw. Opracowanie uwzględnia stan prawny na 27 kwietnia 2024 r.

część i. zatrudnianie obywateli ukrainy

• Jak legalnie zatrudnić w Polsce obywatela Ukrainy?

Aby zatrudnić w Polsce cudzoziemca, niezależnie od narodowości, należy się upewnić, że ma on odpowiednie prawo do pobytu w naszym kraju oraz odpowiednie prawo do wykonywania pracy. Ta ogólna zasada dotyczy też zatrudniania Ukraińców, przy czym specustawa przyznaje im szczególne ułatwienia co do każdego z tych praw.

Jeśli chodzi o prawo do wykonywania pracy, to oprócz możliwości korzystania z dotychczas istniejących środków (np. z zezwoleń na pracę) zgodnie ze specustawą każdy obywatel Ukrainy ma w Polsce automatycznie prawo do wykonywania pracy na rzecz dowolnego polskiego pracodawcy, o ile tylko przebywa w Polsce legalnie i pod warunkiem dopełnienia przez pracodawcę jednej formalności, tj. złożenia powiadomienia do urzędu pracy. Powiadomienie należy złożyć w terminie 14 dni od rozpoczęcia pracy przez obywatela Ukrainy do urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy z wykorzystaniem formularza elektronicznego w systemie teleinformatycznym Praca.gov.pl. Nie ma możliwości składania powiadomienia na papierze. W powiadomieniu trzeba wskazać m.in. dane osobowe cudzoziemca, dane pracodawcy, rodzaj umowy zawartej między pracodawcą a cudzoziemcem, nazwę stanowiska, miejsce wykonywania pracy oraz informacje o wymiarze czasu pracy i wynagrodzeniu. Wskazuje się też datę rozpoczęcia pracy.

Jeśli chodzi o prawo pobytu, to należy wyróżnić trzy kategorie obywateli Ukrainy przebywających w naszym kraju.

▶ Obywatele Ukrainy mający ważną polską kartę pobytu lub wizę

Ukraińca mającego ważną polską kartę pobytu lub wizę można zatrudnić na podstawie ogólnych przepisów ‒ bez oglądania się na specustawę i bez składania powiadomienia do urzędu pracy w terminie 14 dni. Wybierając takie podejście, należy jednak wziąć pod uwagę wszystkie „zwykłe” zawiłości i pułapki związane z zatrudnianiem cudzoziemców. Zamiast tego obywatela Ukrainy mającego ważną polską kartę pobytu lub wizę lepiej zatrudnić na podstawie specustawy, składając powiadomienie do urzędu pracy w terminie 14 dni od rozpoczęcia przez niego pracy.

▶ Obywatele Ukrainy, którzy nie mają ważnej karty pobytu ani wizy, ale mają numer PESEL ze statusem UKR

Ukraińcy, którzy po 23 lutego 2022 r. legalnie wjechali do Polski, bezpośrednio lub przez inne państwo, w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi w Ukrainie, korzystają ze specjalnego prawa pobytu przyznanego przez specustawę. Nabycie tego prawa pobytu nie wymaga wystąpienia o jakiekolwiek zezwolenie – nabywa się je z mocy prawa z chwilą wjazdu do Polski. Jako że w praktyce do wykazania faktu posiadania powyższego prawa pobytu potrzebne jest zaświadczenie o numerze PESEL ze wzmianką o statusie UKR, potocznie powyższe prawo pobytu utożsamia się ze statusem UKR.

Obywatela Ukrainy, który nie ma ważnej karty pobytu ani wizy, ale ma status UKR, można zatrudnić, składając powiadomienie do urzędu pracy w terminie 14 dni od rozpoczęcia pracy.

W większości przypadków takiego Ukraińca nie będzie natomiast można zatrudnić na podstawie przepisów ogólnych, w oderwaniu od specustawy i bez składania powiadomienia do urzędu pracy. Innymi słowy, obywatela Ukrainy, który nie ma ważnej karty pobytu ani wizy, ale ma status UKR, co do zasady nie można zatrudnić ani na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia rejestrowanego w urzędzie pracy, ani np. na podstawie któregoś statusu zwalniającego z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, np. statusu studenta studiów stacjonarnych lub absolwenta studiów stacjonarnych. Powyższe ograniczenie jest konsekwencją dość zawiłej konstrukcji ogólnych przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców w Polsce, której omówienie wykraczałoby poza ramy niniejszego opracowania.

▶ Obywatele Ukrainy, którzy nie mają ważnej karty pobytu ani wizy i nie mają numeru PESEL ze statusem UKR

Nawet bez ważnej karty pobytu ani wizy oraz bez statusu UKR obywatele Ukrainy mogą przebywać w Polsce legalnie. Dotyczy to osób, które wjechały do Polski legalnie i przebywały w Polsce legalnie, ale ich prawo legalnego pobytu wygasło po 23 lutego 2022 r. Specustawa przewiduje w takich wypadkach kilka rozwiązań prawnych, które w praktyce sprowadzają się do jednego – do przedłużenia wygasłego prawa pobytu na okres do 30 czerwca 2024 r. (do 30 września 2025 r. według opracowywanego obecnie projektu nowelizacji specustawy).

Zatrudnienie osób mieszczących się w powyższej kategorii jest dopuszczalne na podstawie powiadomienia do urzędu pracy w terminie 14 dni od rozpoczęcia pracy.

Również w przypadku tej kategorii co do zasady odradzamy zatrudnianie bez składania powiadomienia do urzędu pracy, na podstawie ogólnych przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców (a więc np. na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy lub w oparciu o zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę wynikające np. ze statusu studenta lub absolwenta studiów dziennych). Choć często zatrudnienie na podstawie zasad ogólnych będzie dopuszczalne, to ocena, czy w danym przypadku ma to miejsce, może być jednak skomplikowana, a konsekwencje błędnej oceny mogą być bardzo dotkliwe.

• W jakich sytuacjach i w jakim terminie praco dawca powinien złożyć do urzędu pracy powiadomienie o zatrudnieniu obywatela Ukrainy?

Po pierwsze, powiadomienie do urzędu pracy o zatrudnieniu Ukraińca musi złożyć pracodawca, który chce skorzystać z możliwości zatrudnienia obywatela Ukrainy na podstawie specjalnego prawa do wykonywania pracy, jakie specustawa przyznaje Ukraińcom przebywającym legalnie w Polsce. Należy to zrobić w terminie 14 dni od rozpoczęcia pracy.

Po drugie, kolejne powiadomienie do urzędu pracy musi złożyć pracodawca, który już zatrudnia Ukraińca na podstawie wcześniej złożonego powiadomienia, jeśli chce wprowadzić w warunkach jego zatrudnienia zmiany, które nie są dopuszczalne w oparciu o dotychczasowe powiadomienie. Należy to zrobić w terminie 14 dni od wejścia w życie zmiany warunków wymagającej nowego powiadomienia.

Po trzecie, powiadomienie musi złożyć także pracodawca już zatrudnionego Ukraińca, jeżeli ten uzyskał zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, w którego treści urząd wojewódzki nie określił imiennie pracodawcy ani warunków zatrudnienia, tylko zawarł informację o zwolnieniu na podstawie specustawy z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę i pouczenie o obowiązku złożenia przez pracodawcę powiadomienia do urzędu. W takim wypadku termin 14 dni na złożenie powiadomienia przez pracodawcę rozpoczyna się w dniu doręczenia zezwolenia na pobyt cudzoziemcowi. Oczywiście w praktyce nastręcza to wielu problemów.

Przykład

Pracodawca zatrudnia obywatela Ukrainy mającego status UKR na podstawie powiadomienia do urzędu pracy. Po roku zatrudnienia pracownik poinformował pracodawcę, że dwa miesiące wcześniej odebrał w urzędzie zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Okazuje się, że w decyzji były zawarte wzmianka o zwolnieniu z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę na podstawie specustawy oraz pouczenie o obowiązku złożenia powiadomienia do urzędu pracy. Czy pracodawca powinien złożyć powiadomienie do urzędu pracy? W jakim terminie?

Pracodawca powinien złożyć kolejne powiadomienie w terminie 14 dni od odebrania przez pracownika w urzędzie zezwolenia na pobyt i pracę, więc termin realizacji tego obowiązku upłynął.

Legalność zatrudnienia obywatela Ukrainy od czasu upływu powyższego terminu do uzyskania przez pracodawcę informacji o wydanym zezwoleniu na pobyt i pracę jest niejasna. Istnieją mocne argumenty na rzecz poglądu, że zatrudnienie to nie było nielegalne. Według stanowiska opublikowanego na stronie internetowej Państwowej Inspekcji Pracy w takiej sytuacji niezłożenie powiadomienia w terminie nie powinno jednak skutkować negatywnymi konsekwencjami dla pracodawcy z uwagi na brak winy po stronie pracodawcy.

Legalność dalszego zatrudniania obywatela Ukrainy po uzyskaniu przez pracodawcę informacji o wydanym zezwoleniu na pobyt i pracę jest również niejasna.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest potraktowanie zaistniałej sytuacji jako przypadku niezłożenia wymaganego powiadomienia w terminie i zastosowanie środków zaradczych omówionych niżej, w odpowiedzi na kolejne pytanie.

Według stanowiska opublikowanego na stronie internetowej PIP akceptowalne jest także złożenie powiadomienia do urzędu pracy niezwłocznie po uzyskaniu przez pracodawcę informacji o wydanym zezwoleniu na pobyt i pracę, nie później jednak niż w terminie 14 dni od uzyskania tej informacji.

Przykład

Pracodawca od roku zatrudnia obywatela Ukrainy na podstawie zarejestrowanego w urzędzie pracy oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – oświadczenie będzie ważne jeszcze mniej więcej przez rok. Pracownik powiadomił pracodawcę, że właśnie odebrał w urzędzie nowe zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. W zezwoleniu jest wzmianka o zwolnieniu z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę na podstawie specustawy oraz pouczenie o obowiązku złożenia powiadomienia do urzędu pracy. Czy pracodawca musi składać powiadomienie o zatrudnieniu tego Ukraińca do urzędu pracy? Jeśli tak, to czy musi je złożyć teraz, czy dopiero po wygaśnięciu zarejestrowanego w urzędzie pracy oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest złożenie powiadomienia o zatrudnieniu Ukraińca do urzędu pracy w terminie 14 dni od dnia doręczenia mu zezwolenia na pobyt. Legalność dalszego zatrudnienia tego pracownika w razie niezłożenia powiadomienia w powyższym terminie jest niejasna. Istnieją mocne argumenty, że zatrudnienie pozostanie legalne przynajmniej do czasu wygaśnięcia zarejestrowanego w urzędzie pracy oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (a ewentualne naruszenie obowiązku złożenia powiadomienia w terminie 14 dni od doręczenia zezwolenia na pobyt nie wiąże się z żadną sankcją dla pracodawcy).

Według stanowiska opublikowanego na stronie internetowej PIP nie ma podstaw do postawienia pracodawcy zarzutu popełnienia wykroczenia nielegalnego powierzania wykonywania pracy cudzoziemcowi, jeżeli wykonuje on pracę na podstawie ważnego oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi na warunkach wskazanych w tym oświadczeniu.

Niejasna jest też legalność zatrudnienia po wygaśnięciu oświadczenia oraz możliwość zapewnienia tej legalności poprzez złożenie powiadomienia do urzędu pracy po wygaśnięciu oświadczenia.

Na koniec omawiania przypadków, w których pracodawca powinien złożyć do urzędu pracy powiadomienie o zatrudnieniu obywatela Ukrainy, warto dodać, że żadne powiadomienie do urzędu pracy nie jest wymagane po zakończeniu zatrudnienia obywatela Ukrainy.

• Jakie są konsekwencje w przypadku niezłożenia do urzędu pracy w terminie wymaganego powiadomienia o zatrudnieniu obywatela Ukrainy i co należy w takim przypadku zrobić?

Niezłożenie przez pracodawcę powiadomienia w terminie w większości przypadków będzie oznaczać brak prawa do wykonywania pracy na rzecz tego pracodawcy po stronie Ukraińca, a tym samym nielegalny charakter rozpoczętej już pracy, także w okresie między rozpoczęciem pracy a upływem terminu na powiadomienie. W konsekwencji, dopuszczając do takiej sytuacji, pracodawca popełnia wykroczenie polegające na powierzaniu cudzoziemcowi nielegalnego wykonywania pracy. Wykroczenie to jest zagrożone grzywną do 30 000 zł, a w razie dwukrotnego ukarania może prowadzić także do utraty prawa do uzyskiwania zezwoleń na pracę dla cudzoziemców (i innych dokumentów legalizujących zatrudnienie cudzoziemców) przez tego pracodawcę.

Skutek niezłożenia zawiadomienia w terminie w postaci nielegalności zatrudnienia budzi duże wątpliwości jedynie w przypadku, gdy obowiązek złożenia powiadomienia wynikał z doręczenia już zatrudnionemu obywatelowi Ukrainy zezwolenia na pobyt i pracę.

Przykład

Legalności zatrudnienia obywatela Ukrainy nie przywróci natomiast złożenie powiadomienia do urzędu pracy po terminie, bez przeprowadzania resetu zatrudnienia ani zmian warunków (np. ze wskazaniem w powiadomieniu daty przypadającej 14 dni wcześniej jako daty podjęcia pracy). Tak złożone powiadomienie nie zalegalizuje zatrudnienia Ukraińca od dnia przypadającego 14 dni przed jego złożeniem, będzie nieskuteczne.

• Czy po złożeniu do urzędu pracy powiadomienia o zatrudnieniu obywatela Ukrainy można zmieniać warunki jego zatrudnienia wymienione w powiadomieniu?

Prawo do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, który złożył powiadomienie do powiatowego urzędu pracy, co do zasady nie jest ograniczone do warunków wskazanych w tym powiadomieniu (z wyjątkami). Tym samym pracodawca, który złożył do urzędu pracy powiadomienie o zatrudnieniu obywatela Ukrainy np. na stanowisku X z miejscem wykonywania pracy pod adresem Z, może później uzgodnić z pracownikiem (albo jednostronnie wprowadzić w drodze wypowiedzenia zmieniającego) inne stanowisko lub inne miejsce pracy, a taka zmiana nie będzie oznaczać naruszenia warunków złożonego powiadomienia.

Ograniczenia swobody zmiany warunków zatrudnienia na inne niż wskazane w powiadomieniu dotyczą jedynie kilku konkretnych kwestii – są to:

  • zmiana podstawy wykonywania pracy z umowy na pracę na umowę cywilnoprawną (i na odwrót),
  • powierzenie pracy w niższym wymiarze czasu pracy (liczbie godzin),
  • powierzenie pracy w wyższym wymiarze czasu pracy (liczbie godzin) bez proporcjonalnego podwyższenia wynagrodzenia,
  • obniżenie wynagrodzenia.

W razie powyższych zmian nie wystarczy dotychczas złożone powiadomienie. W razie wprowadzenia takiej zmiany należy złożyć do urzędu pracy nowe powiadomienie w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie zmian warunków zatrudnienia (należy bowiem uznać, że z tym dniem następuje podjęcie pracy na nowych warunkach).

Trzeba przy tym podkreślić, że w przygotowywanym obecnie przez rząd projekcie nowelizacji specustawy rozszerzono katalog zmian warunków zatrudnienia, które wymagają nowego powiadomienia. Jeśli nowelizacja specustawy zostanie uchwalona w kształcie wg projektu aktualnego na koniec kwietnia 2024 r., to kolejne powiadomienie będzie wymagane także w przypadku zmiany stanowiska zatrudnionego obywatela Ukrainy.

• Czy można delegować obywateli Ukrainy do pracy w innym kraju Unii Europejskiej?

Tak – żadne przepisy, w tym specustawa, nie zakazują delegowania obywateli Ukrainy do pracy w innym kraju UE. Zastosowanie mają takie same wymagania jak wobec innych cudzoziemców lub wobec obywateli Ukrainy przed wejściem w życie specustawy. Generalnie chodzi o to, aby pracownik:

  • miał prawo przekraczać granicę;
  • miał w okresie delegowania prawo przebywać w kraju, do którego jest delegowany;
  • miał w okresie delegowania prawo pracować w kraju, do którego jest delegowany;
  • miał w okresie delegowania uregulowany status jako ubezpieczony w ZUS (czyli miał zaświadczenie A1 wydane przez ZUS).

Ukraińcy legalnie pracujący w Polsce na podstawie przepisów ogólnych, niekorzystający z udogodnień specustawy (np. posiadacze zezwoleń na pobyt wydanych jeszcze przed wejściem w życie specustawy), a także Ukraińcy ze statusem UKR pracujący na podstawie powiadomień złożonych do urzędu pracy co do zasady będą wszystkie te wymogi spełniać (po ewentualnym dopełnieniu standardowych formalności, takich jak uzyskanie zaświadczenia A1) i mogą być delegowani za granicę.

Delegowanie nie będzie jednak możliwe w przypadku obywateli Ukrainy, którzy przebywają w Polsce bez ważnej karty pobytu ani ważnej wizy i bez statusu UKR, tylko na podstawie wiz lub kart pobytu lub limitów ruchu bezwizowego wygasłych podczas pobytu w Polsce po 23 lutego 2022 r. i przedłużonych specustawą. Delegowanie tych pracowników za granicę będzie niemożliwe, gdyż ich przedłużone prawo pobytu nie obejmuje prawa przekraczania granicy.

W przypadku delegowania obywateli Ukrainy ze statusem UKR pracujących na podstawie powiadomień złożonych do urzędu pracy warto też upewnić się z prawnikiem lub organami kraju, do którego pracownik ma zostać delegowany, czy przepisy tego kraju nie przewidują jakichś restrykcji, które np. wykluczałyby lub ograniczały możliwość delegowania takiego pracownika. Jest to mało prawdopodobne, ale niektóre kraje mogą np. nie uznawać polskiego statusu UKR za wystarczający do zastosowania tzw. zasady Vander Elst, zwalniającej cudzoziemca uprawnionego do pracy w kraju, z którego jest delegowany, z konieczności uzyskania osobnego zezwolenia na pracę w kraju, do którego jest delegowany.

Warto też pamiętać, że specustawa przewiduje ogólną zasadę, zgodnie z którą Ukraińcy tracą status UKR po opuszczeniu Polski na okres dłuższy niż 30 dni, jednak ta zasada doznaje wyjątku w przypadku osób wysłanych przez polskie firmy do pracy lub świadczenia usług za granicą. Tym samym Ukrainiec ze statusem UKR, który ze względu na delegowanie do pracy za granicą spędzi poza Polską ponad 30 dni, nie utraci z tego powodu statusu UKR.

Ukraina zmienia zasady mobilizacji. Przepisy zaostrzają odpowiedzialność za uchylanie się przed armią
Ukraina zmienia zasady mobilizacji. Przepisy zaostrzają odpowiedzialność za uchylanie się przed armią

Zobacz również

• Czy ukraińskie przepisy o mobilizacji wojskowej będą mieć jakieś skutki dla obywateli Ukrainy przebywających i pracujących w Polsce?

Nowelizacja ukraińskich przepisów dotyczących zasad mobilizacji wejdzie w życie 18 maja 2024 r. Nałoży ona określone zobowiązania na mężczyzn z Ukrainy w wieku od 18 do 60 lat, w tym tych, którzy przebywają poza granicami swojego kraju. W szczególności w ciągu 60 dni od wejścia w życie zmian osoby wymienione powyżej będą zobowiązane zaktualizować swoje dane, takie jak adres zamieszkania za granicą, numer telefonu i adres e-mail, na potrzeby prowadzenia ewidencji wojskowej.

Egzekwowaniu tych obowiązków wobec obywateli Ukrainy przebywających poza Ukrainą, w tym w Polsce, służy wiele instrumentów prawnych. Po pierwsze, świadczenie usług konsularnych, w tym wydawanie nowych paszportów za granicą, będzie zasadniczo dostępne tylko dla mężczyzn, którzy spełnią ten obowiązek i będą w stanie przedstawić aktualne dokumenty wojskowe. Po drugie, władze ukraińskie mogą nałożyć na swoich obywateli, którzy nie zaktualizują danych, karę grzywny i ograniczyć ich prawo do prowadzenia pojazdów. Część ograniczeń już została uruchomiona w praktyce. Chodzi o zawieszenie świadczenia usług konsularnych obywatelom Ukrainy w wieku poborowym, zakaz przesyłania paszportów dla takich osób do ukraińskich punktów paszportowych znajdujących się za granicą oraz ograniczenie możliwości odbioru nowych paszportów przez te osoby do placówek na terenie Ukrainy. W efekcie uzyskanie nowego paszportu poza Ukrainą przez mężczyzn w wieku poborowym już teraz jest zasadniczo niemożliwe. Jest to szczególnie dotkliwe dla osób, których obecne paszporty wkrótce stracą ważność.

Dopóki obywatel Ukrainy ma w Polsce ważny tytuł pobytowy, taki jak zezwolenie na pobyt czasowy czy status UKR, dopóty jego pobyt w Polsce pozostaje legalny ‒ nawet w razie wygaśnięcia ukraińskiego paszportu i braku możliwości zastąpienia go nowym. Podobnie wygaśnięcie paszportu nie skutkuje utratą prawa do pracy – dlatego obywatele Ukrainy, którzy legalnie przebywają i pracują w Polsce, nie stracą z dnia na dzień prawa do pracy i pobytu, gdy wygasną ich dotychczasowe paszporty.

Problematyczna jest jednak kwestia podróżowania za granicę, a także przedłużania prawa pobytu w Polsce w przypadku nieposiadania ważnego paszportu. Polskie przepisy co do zasady wymagają przedstawienia ważnego paszportu przy aplikowaniu o zezwolenie na pobyt czasowy. Złożenie wniosku z innym niż paszport dokumentem potwierdzającym tożsamość jest możliwe, ale tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Trudno powiedzieć, czy w przypadku Ukraińców w wieku poborowym, którzy mają trudności z uzyskaniem paszportów w Polsce, taki szczególnie uzasadniony przypadek zachodzi.

Jednym ze sposobów rozwiązania problemów wynikających z braku ukraińskiego paszportu może być uzyskanie zamiast ukraińskiego paszportu tzw. polskiego dokumentu podróży dla cudzoziemca – taka możliwość istnieje jednak tylko w określonych przypadkach (chodzi przede wszystkim o osoby mające już zezwolenie na pobyt stały w Polsce lub zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE). Innym sposobem może być wystąpienie o status uchodźcy, który również zapewnia dokument podróży zastępujący paszport.

• Jak długo są ważne numery PESEL ze statusem UKR, prawo wykonywania pracy na podstawie powiadomienia do urzędu pracy i inne specjalne uprawnienia przewidziane w specustawie? Na jakich zasadach Ukraińcy będą mogli przebywać w Polsce i na jakich zasadach będzie można kontynuować ich zatrudnienie po ustaniu tych uprawnień?

Według stanu na dzień oddania niniejszego tekstu do druku status UKR przysługuje do 30 czerwca 2024 r. (w przypadku dzieci uczących się w Polsce lub chodzących do przedszkola oraz ich rodziców i opiekunów ‒ do 31 sierpnia 2024 r., a w przypadku osób przystępujących do egzaminów maturalnych w terminach poprawkowych oraz ich rodziców i opiekunów – do 30 września 2024 r.). Jednocześnie trwają już prace nad projektem kolejnej nowelizacji specustawy, która przedłuży status UKR do 30 września 2025 r.

Do 30 czerwca 2024 r. (do 30 września 2025 r. według projektu nowelizacji) ważne jest też przedłużone prawo pobytu Ukraińców, których polskie wizy, polskie karty pobytu lub prawo pobytu w ruchu bezwizowym wygasły podczas ich pobytu w Polsce po 23 lutego 2022 r., a którzy dalej przebywają w Polsce.

Jeśli chodzi o okres ważności powiadomienia do urzędu pracy i tym samym prawa do specjalnego prawa do pracy przyznanego przez specustawę wszystkim obywatelom Ukrainy legalnie przebywającym w Polsce, to według obecnych przepisów jest on nieograniczony. W szczególności legalność zatrudnienia na podstawie powiadomienia złożonego do urzędu pracy nie ustanie 30 czerwca 2024 r. ani 30 września 2025 r., o ile tylko zatrudniony Ukrainiec dalej będzie przebywać w Polsce legalnie. Należy się spodziewać, że w przyszłości to bezterminowe prawo do pracy zostanie uchylone lub opatrzone terminem końcowym. W obecnie opracowywanym projekcie nowelizacji specustawy jednak żadnej takiej zmiany nie ma.

Aby przedłużyć prawo pobytu w Polsce poza powyższe daty, Ukraińcy korzystający z terminowych praw pobytu przyznanych specustawą powinni wystąpić do urzędu wojewódzkiego o wydanie zezwolenia na pobyt czasowy. W przypadku osób mających status UKR obecnie taka możliwość istnieje jednak tylko wtedy, gdy celem pobytu jest praca lub prowadzenie działalności gospodarczej. Oznacza to, że obywatele Ukrainy, którzy przebywają w Polsce, ale nie pracują ani nie prowadzą działalności gospodarczej, nie mają dziś możliwości przedłużenia swojego prawa pobytu poza termin wygaśnięcia statusu UKR. Obecnie opracowywany projekt nowelizacji specustawy przewiduje jednak dwa nowe rozwiązania dla takich osób.

Po pierwsze, według projektu nowelizacji niepracujący członkowie rodzin mający status UKR będą mogli występować o zezwolenie na pobyt w celu połączenia z rodziną, o ile celem ich pobytu w Polsce będzie pobyt z członkiem rodziny, który już ma (lub jednocześnie wnioskuje o) zezwolenie na pobyt w celu wykonywania pracy lub działalności gospodarczej.

Co więcej, od 1 stycznia 2025 r. niepracujący obywatele Ukrainy będą mogli aplikować o specjalne zezwolenie na pobyt wydawane na trzy lata w trybie uproszczonym. Warunkiem będzie posiadanie statusu UKR nieprzerwanie przez co najmniej 365 dni, w tym 4 marca 2024 r. i w dniu złożenia wniosku. Wnioski w trybie uproszczonym będzie można składać wyłącznie w formie elektronicznej, a zezwolenia na pobyt powinny być wydawane w ciągu 90 dni od złożenia wniosku.

część ii. zatrudnianie cudzoziemców innych niż obywatele ukrainy

• Jakie są rodzaje zezwoleń pozwalających na zatrudnienie cudzoziemca?

Głównymi rodzajami dokumentów pozwalających na zatrudnienie cudzoziemca są:

  • powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy (patrz: powyżej, w części dotyczącej zatrudniania obywateli Ukrainy);
  • oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (dostępne obecnie dla obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy);
  • zezwolenia na pracę typu A, B, C, D i E (dostępne dla wszystkich cudzoziemców spoza UE):
  • zezwolenie typu A – dla pracowników zatrudnianych przez polskich pracodawców,
  • zezwolenie typu B – dla członków zarządu, prokurentów i komplementariuszy w spółkach komandytowych lub komandytowo-akcyjnych,
  • zezwolenie typu C – dla pracowników zatrudnionych przez zagranicznych pracodawców i delegowanych do Polski w ramach grupy kapitałowej na okres powyżej 30 dni w roku kalendarzowym,
  • zezwolenie typu D – dla pracowników zatrudnionych przez zagranicznych pracodawców i delegowanych do Polski w celu wykonania usługi eksportowej,
  • zezwolenie typu E – dla pracowników zatrudnionych przez zagranicznych pracodawców i delegowanych na okres powyżej 30 dni w ciągu kolejnych sześciu miesięcy.

Ponadto pracownikom wykonującym prace stricte sezonowe, uzależnione od pory roku i warunków atmosferycznych, takie jak ogrodnictwo, rolnictwo oraz usługi turystyczne, może zostać wydane zezwolenie na pracę sezonową.

Cudzoziemiec może także mieć zezwolenie na pobyt, którego niektóre rodzaje zwalniają z uzyskiwania oddzielnych zezwoleń na pracę, w szczególności zezwolenie na pobyt w celu wykonywania pracy.

Warto pamiętać, że oprócz prawa do pracy cudzoziemiec musi mieć prawo do pobytu w Polsce.

• Czy lepiej uzyskać dla cudzoziemca zezwolenie na pracę, zezwolenie na pobyt i pracę, czy może oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi?

Wyżej wymienione dokumenty nie są w pełni wymienne. Wybór jednego z ww. dokumentów legalizujących pracę zależy od różnych czynników, w szczególności od obywatelstwa, miejsca pobytu, rodzaju pracy itd. Oświadczenie jest np. dostępne tylko dla kilku narodowości (obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy).

Powiadomienie i oświadczenie są wydawane w uproszczonym trybie i jeżeli jest możliwość skorzystania z nich, to na pewno jest to najbardziej korzystne rozwiązanie dla pracodawcy i cudzoziemca. Z uproszczonych form legalizacji zatrudnienia nie można skorzystać w przypadku, kiedy pracownik jest zatrudniony przez zagraniczną firmę i delegowany do Polski – wtedy jedyną możliwością jest uzyskanie zezwolenia typu C, D lub E.

Oprócz oświadczenia lub zezwolenia na pracę cudzoziemiec musi równolegle mieć np. ważną wizę lub prawo do pobytu w ruchu bezwizowym. Dlatego w praktyce oświadczenie lub zezwolenie na pracę jest używane dla rozpoczęcia zatrudnienia, a w celu kontynuacji pobytu w Polsce cudzoziemca najczęściej jest wybierane zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, które pozwala mu zarówno pracować, jak i przebywać w Polsce.

Przykład

Pracownik ma zezwolenie na pracę typ A oraz uzyskaną na tej podstawie wizę krajową w celu wykonywania pracy. Cudzoziemiec zdecydował o wypowiedzeniu umowy o pracę i zmianie pracodawcy. Czy w związku z tym jego obecny pracodawca musi dokonać jakichkolwiek formalności imigracyjnych?

Z perspektywy prawa imigracyjnego obowiązki pracodawcy w przypadku odejścia cudzoziemskiego pracownika różnią się w zależności od dokumentu, który był podstawą wykonywania pracy przez taką osobę.

W przypadku wykonywania pracy na podstawie zezwolenia na pracę pracodawca ma obowiązek poinformowania wojewody o zakończeniu pracy przez cudzoziemca. Obowiązek ten powstaje, gdy cudzoziemiec kończy pracę, podczas gdy zezwolenie jest ważne przez okres dłuższy niż trzy miesiące. Wówczas pracodawca ma siedem dni na pisemne poinformowanie o tym wojewody, który wydał zezwolenie.

W innych przypadkach, np. gdy cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy, oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi czy zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, na pracodawcy nie spoczywają żadne obowiązki związane z koniecznością informowania o odejściu z pracy cudzoziemca.

• Jakie są rodzaje kart pobytu pozwalających cudzoziemcowi legalnie pracować w Polsce? Czym warto się kierować, dokonując wyboru między nimi?

Przepisy imigracyjne przewidują kilka rodzajów zezwoleń na pobyt, m.in. dla osób studiujących, poszukujących pracy po ukończeniu studiów, prowadzących badania naukowe lub działalność gospodarczą, pracujących i dla wielu innych grup cudzoziemców. Rodzaj zezwolenia na pobyt czasowy powinien być zgodny z głównym celem pobytu obcokrajowca w Polsce. Cudzoziemcy pracujący w naszym kraju mają zatem dość ograniczony wybór zezwoleń, ponieważ praca najczęściej jest traktowana jak główny cel pobytu. Dopuszczalne jest też połączenie kilku celów pobytu, np. pracy oraz studiów czy pobytu z rodziną.

Niektóre rodzaje zezwoleń na pobyt wymagają dodatkowo posiadania zezwolenia na pracę, aby cudzoziemca można było zatrudnić. Inne same w sobie uprawniają do pobytu i pracy jednocześnie. Wśród tych drugich najczęściej są spotykane zezwolenia:

  • na pobyt czasowy i pracę;
  • na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji (tzw. Niebieska Karta UE);
  • na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach;
  • na pobyt czasowy w celu połączenia się z rodziną;
  • na pobyt czasowy dla małżonka obywatela Rzeczy pospolitej Polskiej.

Dodatkowo niektóre zezwolenia umożliwiają pełny dostęp do rynku pracy. To oznacza, że na ich podstawie posiadacz może zostać zatrudniony przez dowolnego pracodawcę na dowolnych warunkach, podczas gdy inne zezwolenia ograniczają ten dostęp. Pozwalają bowiem na pracę jedynie dla konkretnego pracodawcy na ściśle określonych warunkach.

Zatem istotnym czynnikiem przy wyborze rodzaju zezwolenia na pobyt jest dostęp do rynku pracy, który jest korzystny dla cudzoziemca. Również pracodawcy cenią taką elastyczność w zatrudnieniu, która umożliwia np. zmianę warunków zatrudnienia cudzoziemca bez uzyskiwania kolejnego zezwolenia. W takich przypadkach korzystne jest posiadanie zezwolenia na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach, w celu połączenia się z rodziną lub zezwolenia dla małżonka obywatela Rzeczypospolitej Polskiej. Te rodzaje zezwoleń w okresie ich ważności dają pełny dostęp do rynku pracy, czyli pozwalają cudzoziemcom pracować na zasadach zbliżonych do tych, jakie obowiązują polskich obywateli. Podobnie jest, gdy pracownik przebywa w Polsce na podstawie Niebieskiej Karty UE dłużej niż przez dwa lata. W takiej sytuacji może zmienić pracodawcę lub warunki zatrudnienia bez konieczności uprzedniego załatwiania jakichkolwiek formalności imigracyjnych.

Przykład

Do pracodawcy zgłosił się kandydat do pracy ‒ cudzoziemiec, obywatel Indii, który ma ważną wizę Schengen z oznaczeniem 02 (odwiedziny u rodziny lub przyjaciół). Czy pracodawca może zatrudnić takiego cudzoziemca? Jeśli tak, to jakie kroki musi wykonać? Czy taka wiza nakłada na pracodawcę lub cudzoziemca jakieś ograniczenia w związku z dalszym pobytem i pracą w Polsce?

Dla początkowego zatrudnienia cudzoziemca wystarczające będzie uzyskanie zezwolenia na pracę. Jednak w większości przypadków cudzoziemiec będzie musiał wyjechać do Indii przed końcem obecnej wizy, by uzyskać polską wizę na podstawie zezwolenia na pracę. Wiza Schengen z oznaczeniem 02 wyklucza bowiem złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę lub Niebieską Kartę UE.

Jednocześnie każda wiza Schengen pozwala na najwyżej 90 dni pobytu (liczonych łącznie dla wszystkich krajów Schengen) w okresie 180 dni. Nawet w przypadku uzyskania zezwolenia na pracę przed końcem okresu pobytu wynikającego z wizy Schengen cudzoziemiec będzie musiał wyjechać z Polski, by uzyskać nową wizę w celu kontynuacji zatrudnienia. Dopiero po powrocie do Polski z wizą pracowniczą będzie miał możliwość przedłużenia swojego pobytu przez złożenie wniosku o jedno z ww. zezwoleń na pobyt.

Przykład

W lipcu 2022 r. lokalny powiatowy urząd pracy wpisał oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy dla obywatela Rosji na okres dwóch lat, od 1 sierpnia 2022 r., do ewidencji oświadczeń. Podstawą pobytu cudzoziemca w Polsce jest natomiast zezwolenie na pobyt czasowy i pracę udzielone z uwagi na pracę u innego pracodawcy. Pracownik pracuje na podstawie umowy o pracę, a z uwagi na zbliżający się upływ terminu ważności zezwolenia na pobyt będzie on występował o kolejne zezwolenie – tym razem z uwagi na pracę u obecnego pracodawcy. Czy musimy dla niego uzyskać informację starosty, by uzyskał to zezwolenie, i czy po wygaśnięciu oświadczenia jego praca u nas nadal będzie legalna?

Po wygaśnięciu oświadczenia praca cudzoziemca nadal będzie legalna pod dodatkowymi warunkami. Wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę musi zostać złożony przed końcem ważności oświadczenia (czyli przed sierpniem 2024 r.) oraz jednocześnie w okresie legalnego pobytu w Polsce (czyli przed końcem obecnego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę).

Mimo że nie ma już możliwości rejestracji w PUP oświadczenia w celu zatrudnienia obywatela Rosji, to wciąż może on skorzystać z możliwości przedłużenia prawa do pracy na podstawie wcześniejszego oświadczenia. Takie uprawnienie przysługuje cudzoziemcom, którzy przepracowali co najmniej trzy miesiące na podstawie oświadczenia, przy zatrudnieniu na umowie o pracę, i terminowo wystąpią o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. W takich warunkach nie jest też konieczne uzyskanie informacji starosty na potrzeby procesu pobytowego.

• Czym się różni zezwolenie na pobyt w celu wykonywania pracy od zezwolenia na pobyt w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji (Niebieska Karta UE)?

Te dwa zezwolenia różnią się przede wszystkim wymaganiami, jakie należy spełnić, aby je uzyskać. Do Niebieskiej Karty UE kwalifikuje się cudzoziemiec, który zawarł umowę z pracodawcą na co najmniej jeden rok i ma wyższe kwalifikacje zawodowe potwierdzone dyplomem ukończenia trzyletnich studiów wyższych lub pięcioletnim doświadczeniem zawodowym niezbędnymi do wykonywania pracy określonej w umowie. Pracownik musi ponadto zarabiać co najmniej 150 proc. kwoty przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzedzającym złożenie wniosku, czyli na dziś 10 733, 22 zł brutto.

Zezwolenie na pobyt w celu wykonywania pracy jest podstawowym narzędziem do zalegalizowania pobytu pracujących cudzoziemców, a zatem wymagania w jego przypadku są zdecydowanie mniej wygórowane. Wystarczy, że pracownik będzie otrzymywał co najmniej wynagrodzenie minimalne (niezależnie od wymiaru czasu pracy). Okazanie umowy z pracodawcą lub wykazanie wyższych kwalifikacji zawodowych nie jest w tym przypadku wymagane.

Niebieska Karta UE ma wiele zalet w stosunku do zezwolenia na pobyt w celu wykonywania pracy. Są to w szczególności:

  • możliwość zmiany pracodawcy i warunków zatrudnienia bez uprzednich formalności imigracyjnych po dwóch latach pobytu w Polsce na podstawie Niebieskiej Karty UE;
  • możliwość występowania przez członków rodziny posiadacza Niebieskiej Karty UE o zezwolenie na pobyt w celu łączenia rodzin (wniosek można złożyć podczas ich pobytu poza Polską), co daje pełny dostęp do rynku pracy w Polsce oraz prawo do prowadzenia jedno osobowej działalności gospodarczej;
  • trzymiesięczny okres na znalezienie nowej pracy po zakończeniu poprzedniego zatrudnienia (później zezwolenie może zostać cofnięte).

Jednocześnie Niebieska Karta EU ma kilka wad w stosunku do zwykłego zezwolenia na pobyt w celu wykonywania pracy. W przypadku tego drugiego istnieje bowiem możliwość:

  • zmiany nazwy stanowiska przy jednoczesnym zachowaniu zakresu obowiązków bez uprzednich formalności imigracyjnych;
  • wydania zezwolenia z wpisanym ogólnym zwolnieniem z zezwolenia na pracę, np. dla absolwentów polskich studiów stacjonarnych, co powoduje brak konieczności zawiadamiania urzędu w przypadku zmiany pracodawcy.

• Czy można zatrudnić cudzoziemca, który jest w trakcie oczekiwania na wydanie przez urząd wojewódzki zezwolenia na pobyt?

Tak, pod pewnymi warunkami pracodawca ma możliwość zatrudnienia cudzoziemca, który złożył wniosek o udzielenie mu zezwolenia na pobyt w Polsce, ale nie zostało ono jeszcze wydane w momencie podejmowania zatrudnienia.

Należy rozróżnić dwie sytuacje, z którymi może mieć do czynienia pracodawca. W pierwszej z nich, w momencie rozpoczęcia zatrudnienia, cudzoziemiec ma jeszcze inny, ważny tytuł pobytowy, jak np. wiza krajowa typu D lub karta pobytu. Wówczas podstawą pobytu cudzoziemca jest ten ważny dokument, a sprawa pobytowa w toku będzie miała znaczenie dopiero w przypadku, gdy wiza lub karta pobytu utracą ważność.

Drugą sytuacją będzie ta, gdy cudzoziemiec ubiega się o pracę, nie mając już ważnej wizy lub innego dokumentu, a jego jedyną podstawą pobytu w Polsce jest trwająca sprawa w urzędzie wojewódzkim. Wówczas pracodawca również ma możliwość zatrudnienia takiej osoby, natomiast warunkiem legalnej pracy będzie to, czy cudzoziemiec był uprawniony do wykonywania pracy w Polsce bezpośrednio przed złożeniem wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, np. miał zezwolenie na pracę wydane na rzecz innej firmy.

Potwierdzeniem złożenia kompletnego wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy jest zazwyczaj stempel w paszporcie cudzoziemca, na którym wskazana jest m.in. data złożenia tego wniosku. Stempel ten można otrzymać podczas osobistego złożenia wniosku pobytowego w urzędzie wojewódzkim, pod warunkiem że wniosek nie zawiera żadnych braków formalnych. Po otrzymaniu stempla pobyt cudzo ziemca jest uznawany za legalny do czasu wydania ostatecznej decyzji w jego sprawie.

W praktyce jednak często można się spotkać z sytuacją, gdy cudzoziemiec nie ma takiego stempla, co może być spowodowane np. brakiem możliwości osobistego złożenia wniosku w urzędzie wojewódzkim. Najczęściej cudzoziemcy mają wtedy jedynie pocztowe potwierdzenie nadania przesyłki lub kopię pierwszej strony wniosku wraz z pieczątką urzędu. Wówczas wniosek jest obarczony brakami formalnymi, przez co do cudzoziemca nie stosuje się domniemania legalnego pobytu do czasu wydania decyzji w sprawie. Pracodawca w takiej sytuacji również ma możliwość legalnego zatrudnienia cudzoziemca. Kluczowe jest jednak to, aby cudzoziemiec uzupełnił braki formalne swojego wniosku w terminie, do czego niezbędne jest odbieranie wszelkiej korespondencji kierowanej przez urząd wojewódzki i uzupełnienie braków w dokumentacji tam wskazanej. Jeżeli cudzoziemiec tych braków nie uzupełni, to jego pobyt i praca w tym okresie zostaną uznane za nielegalne.

Niezależnie od stanu sprawy pobytowej, w momencie rozpoczęcia zatrudniania cudzoziemca pracodawca powinien wymagać od swojego pracownika regularnej informacji o stanie sprawy w urzędzie wojewódzkim. Mimo że stroną tego postępowania jest wyłącznie cudzoziemiec, to na pracodawcy spoczywa obowiązek posiadania kopii dokumentów potwierdzających legalny pobyt cudzoziemca w Polsce przez cały okres zatrudnienia. Powinien zatem poprosić cudzoziemca o dostarczenie mu kopii stempla w paszporcie lub kopii złożonego wniosku.

• Czy zezwolenie na pobyt daje nieograniczone prawo do pracy, jeśli na odwrocie karty pobytu jest adnotacja „dostęp do rynku pracy”?

Nie. Taką samą adnotację zamieszcza się na kartach również w przypadku zezwoleń na pobyt, które dają prawo do pracy tylko na rzecz konkretnego pracodawcy i na określonych warunkach. Aby dokonać ostatecznej oceny, należy przeanalizować decyzję pobytową. Sama adnotacja „dostęp do rynku pracy” na karcie pobytu nie jest rozstrzygająca i nie pozwala legalnie zatrudnić cudzoziemca.

• Jakie są wymogi związane z zatrudnianiem cudzoziemców – studentów lub absolwentów polskich uczelni wyższych?

Cudzoziemcy, którzy są jednocześnie studentami lub absolwentami polskich uczelni wyższych, mogą korzystać z pewnych ułatwień związanych z ich zatrudnianiem.

Studenci studiów stacjonarnych, uczestnicy doktoranckich studiów stacjonarnych oraz absolwenci studiów stacjonarnych w Polsce są zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. Dodatkowo pracodawcy są zwolnieni również z obowiązku uzyskiwania testu rynku pracy, czyli informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na rynku pracy.

Warto pamiętać, że nie każdy student czy absolwent ma przywileje związane z zatrudnieniem. W przypadku tej grupy cudzoziemców najistotniejsze jest, jakie studia odbywają lub jakie studia ukończyli. Z konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę jest zwolniony tylko cudzoziemiec, który jest w trakcie lub ukończył studia stacjonarne. Pracodawca powinien w związku z tym otrzymać i zweryfikować aktualne zaświadczenie z uczelni, legitymację studencką lub kopię dyplomu ukończenia studiów. Nie ma znaczenia, czy studia są na uczelni publicznej, czy niepublicznej.

Jeżeli cudzoziemiec student studiuje na studiach stacjonarnych, a chciałby przejść ze studiów stacjonarnych na niestacjonarne albo ze studiów całkowicie zrezygnować, pracodawca ma obowiązek uzyskać dla niego dokumenty legalizujące pracę, np. zezwolenie na pracę albo oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. Jeśli zaś cudzoziemiec posiada zezwolenie na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach, będzie miał obowiązek powiadomić wojewodę, który wydał decyzję. Urząd w związku z tym może cofnąć decyzję, a cudzoziemiec powinien złożyć wniosek o wydanie nowego zezwolenia na pobyt czasowy, np. w związku z wykonywaniem pracy.

Należy również pamiętać, tak jak przy każdym zatrudnieniu cudzoziemca, że pracodawca musi zweryfikować jego legalny pobyt w Polsce, np. czy ma ważną wizę studencką lub ważne zezwolenie na pobyt czasowy.

Przykład

Firma zatrudnia cudzoziemców będących studentami studiów stacjonarnych na polskich uczelniach, którzy nie potrzebują zezwoleń na pracę. Co jednak w przypadku, gdy cudzoziemiec nie poinformuje pracodawcy o utracie tego statusu? Czy to zawsze oznacza nielegalne zatrudnienie?

Mimo że zatrudnienie cudzoziemskiego studenta nie wymaga zezwolenia na pracę, to na pracodawcy nadal ciążą pewne obowiązki imigracyjne związane z zatrudnieniem. Po pierwsze, pracodawca powinien poprosić o przekazanie mu przed rozpoczęciem zatrudnienia kopii dokumentu potwierdzającego, że cudzoziemiec faktycznie studiuje w trybie stacjonarnym, np. zaświadczenia z uczelni. Po drugie, pracodawca powinien także regularnie prosić o aktualizację dokumentu będącego w tym przypadku podstawą legalnego wykonywania pracy, np. w każdym semestrze. Utrata statusu studenta będzie się co do zasady wiązała z brakiem możliwości kontynuacji pracy, o ile pracodawca nie uzyska dla byłego studenta np. zezwolenia na pracę.

Powyższe działania pozwalają na minimalizowanie ryzyka nielegalnego zatrudnienia cudzoziemca, natomiast nie eliminują go całkowicie. Może się zdarzyć sytuacja, w której cudzoziemiec utraci ww. status, np. tuż po przekazaniu pracodawcy nowego zaświadczenia z uczelni. Wówczas utraci on prawo do wykonywania pracy bez zezwolenia na pracę i w przypadku braku możliwości zastosowania innych zwolnień jego dalsze zatrudnienie będzie nielegalne. O ile pracownik sam nie poinformuje pracodawcy o zaistniałej sytuacji, może to wyjść na jaw dopiero po kolejnej prośbie o aktualizację dokumentów lub w najgorszym wypadku – w razie kontroli legalności zatrudnienia.

Jeśli pracodawca pozyska informację, że cudzoziemiec utracił status studenta i nie ma innych okoliczności pozwalających mu na pracę bez zezwolenia na pracę, to powinien niezwłocznie odsunąć go od wykonywania pracy, do czasu uzyskania odpowiedniego zezwolenia.

W przypadku gdy ten fakt zostanie ujawniony dopiero w trakcie kontroli, uważamy, że jeśli pracodawca dopełnił ww. obowiązków, tj. zweryfikował status studenta w momencie zatrudnienia i następnie prosił o regularną aktualizację dokumentacji, to może się powoływać na dochowanie należytej staranności i brak swojej winy, a tym samym niemożność przypisania mu odpowiedzialności za nielegalne powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi. Ostateczną decyzję o odpowiedzialności lub jej braku będzie podejmował inspektor pracy bądź sąd.

• O czym należy pamiętać, zmieniając warunki zatrudnienia cudzoziemca (np. stanowisko, wynagrodzenie lub miejsce pracy)?

Dokumenty legalizujące pracę cudzoziemca z reguły pozwalają na pracę wyłącznie na tych warunkach, które zostały w nich określone. W konsekwencji zmiana wskazanych w nich warunków zatrudnienia wymaga uprzedniej zmiany lub uzyskania nowych dokumentów, które będą uprawniały do pracy na zmienionych warunkach. Jest to niezbędne w celu uniknięcia nielegalnego zatrudnienia i związanych z tym konsekwencji dla pracodawcy i cudzoziemca.

Od tej reguły prawo migracyjne przewiduje wiele wyjątków o niejednolitym charakterze. Przede wszystkim przepisy o poszczególnych dokumentach uprawniających cudzoziemców do pracy wprost wskazują, jaka zmiana i w jakich okolicznościach nie wymaga zmiany lub uzyskania nowego dokumentu uprawniającego do pracy.

W przypadku zezwolenia na pobyt czasowy i pracę lub zezwolenia na pracę zmiana tych dokumentów nie jest potrzebna m.in. w razie zmiany nazwy stanowiska przy jednoczesnym zachowaniu zakresu obowiązków. Z kolei w przypadku zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji można zmieniać stanowisko pracownika po upływie pierwszych dwóch lat pobytu cudzo ziemca w Polsce na podstawie takiego zezwolenia.

Dodatkowo ww. obowiązek może być wyłączony, jeśli przepisy szczególne dopuszczają wykonywanie pracy przez cudzoziemca bez konieczności posiadania zezwolenia na pracę (np. jeśli posiada dyplom ukończenia studiów stacjonarnych na polskiej uczelni).

Zmieniając warunki zatrudnienia cudzoziemca, należy zatem pamiętać, aby przed taką zmianą upewnić się, czy w przypadku konkretnego dokumentu cudzoziemca i przy uwzględnieniu jego indywidualnej sytuacji uzyskanie dokumentów uprawniających go do pracy na zmienionych warunkach jest rzeczywiście potrzebne, a jeśli tak – dokonać zmiany dopiero po ich uzyskaniu.

Przykład

Pracownik, obywatel Indii, jest zatrudniony na stanowisku specjalisty ds. oprogramowania. Podstawą jego pobytu w Polsce jest wiza krajowa, która została wydana na podstawie uzyskanego wcześniej zezwolenia na pracę. Zezwolenie wskazuje właśnie to stanowisko. Firma zamierza dokonać wewnętrznej zmiany nazw stanowisk. W jej wyniku pracownik będzie zatrudniony na stanowisku specjalisty ds. oprogramowania sieciowego. Zmiana ta zostanie odzwierciedlona w drodze stosownego aneksu do umowy o pracę. Zakres obowiązków pracownika nie ulegnie zmianie. Czy pracodawca powinien uzyskać nowe zezwolenie na pracę dla tej osoby?

Nie. Zmiana nazwy stanowiska, na jakim cudzoziemiec wykonuje pracę, przy jednoczesnym zachowaniu zakresu jego obowiązków nie wymaga wydania nowego zezwolenia na pracę lub uzyskania innych dokumentów uprawniających do pracy na zmienionych warunkach.

• Czy można zatrudniać cudzoziemców na podstawie umów B2B?

Tak, istnieje możliwość nawiązania współpracy z cudzo ziemcem w Polsce na zasadach B2B (business to business, tj. w ramach prowadzonej działalności gospodarczej). Nie dotyczy to jednak wszystkich.

Niektórzy cudzoziemcy mają prawo do prowadzenia działalności gospodarczej na takich samych zasadach jak obywatele polscy. Możliwość taka dotyczy następujących kategorii cudzoziemców:

1) obywateli państw członkowskich UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego;

2) obywateli Ukrainy, którzy przebywają w Polsce legalnie i nadano im numer PESEL;

3) obywateli innych państw niż ww., którzy:

a) mają zezwolenie na pobyt stały,

b) mają zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE,

c) mają zezwolenie na pobyt czasowy udzielone z uwagi na m.in. kształcenie się na studiach, łączenie z rodziną,

d) mają status uchodźcy,

e) mają ochronę uzupełniającą,

f) mają zgodę na pobyt ze względów humanitarnych lub zgodę na pobyt tolerowany,

g) mają zezwolenie na pobyt czasowy i pozostają w związku małżeńskim z obywatelem polskim mieszkającym w Polsce,

h) mają zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania działalności gospodarczej, udzielone ze względu na kontynuowanie prowadzonej już działalności gospodarczej na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,

i) mają ochronę czasową w Polsce,

j) mają ważną Kartę Polaka,

k) mają status członka rodziny obywatela UE i przebywają z nim w Polsce,

l) mają stempel w paszporcie potwierdzający złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy, zezwolenie na pobyt stały lub zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE, jeżeli bezpośrednio przed złożeniem wniosku byli uprawnieni do podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy,

m) są uczestnikami programu wsparcia dla cudzoziemców w zakresie podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej w Polsce – jedynym takim programem był program „Poland. Business Harbour”, który został zawieszony w styczniu 2024 r.; mimo to wizy wydane w ramach uczestnictwa w programie pozostają ważne i tym samym uprawniają do prowadzenia działalności gospodarczej.

Wszyscy cudzoziemcy, którzy nie mieszczą się w żadnej z ww. kategorii, mają ograniczone prawo do prowadzenia działalności gospodarczej. Mogą ją wykonywać wyłącznie w formie spółki komandytowej, spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej lub spółki akcyjnej. Oznacza to, że nie mogą oni zarejestrować i prowadzić jednoosobowej działalności gospodarczej.

Warto też pamiętać o odpowiednim ukształtowaniu zasad łączącej strony relacji biznesowej, aby wykluczyć wszelkie cechy charakterystyczne dla stosunku pracy. W przeciwnym razie w przypadku stwierdzenia, że łączący firmę z kontrahentem stosunek był faktycznie stosunkiem pracy, pracodawca będzie narażony na konsekwencje z tytułu nielegalnego powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Samo nawiązanie współpracy na zasadach B2B z cudzoziemcem nie wymaga od pracodawcy uzyskiwania żadnych zezwoleń na pracę.

• Jakie są zasady zatrudniania cudzoziemców ubiegających się o udzielenie ochrony międzynarodowej lub mających status uchodźcy?

W przypadku cudzoziemca, który już ma status uchodźcy albo ochronę uzupełniającą, możliwe jest zatrudnienie takiej osoby natychmiast (bez uzyskiwania zezwolenia na pracę czy rejestracji oświadczenia w PUP).

Osoby, które są jeszcze w trakcie ubiegania się o ochronę międzynarodową, mogą wykonywać pracę, np. jeśli mają ważne zaświadczenie wydane na podstawie art. 35 ust. 1 ustawy z 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1504) oraz jednocześnie tymczasowe zaświadczenie tożsamości cudzoziemca. Pierwsze z tych zaświadczeń cudzoziemiec może uzyskać, jeśli sprawa dotycząca udzielenia ochrony międzynarodowej trwa już ponad sześć miesięcy, bez opóźnień z jego winy.

Oddzielnym przypadkiem są obywatele Białorusi, którzy zdecydowali się wystąpić o ochronę międzynarodową, mając już w Polsce np. kartę pobytu. W ich przypadku rozpoczęcie pracy może być możliwe także wcześniej, ale sytuacja cudzoziemca wymaga indywidualnej analizy.

PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler