Organ rentowy koryguje swoje stanowisko w kwestii zwolnienia z powodu siły wyższej. Efekt? Pracownikom trzeba będzie podwyższyć wypłacone już świadczenia. Zdaniem ekspertów pierwotny pogląd ZUS od początku był błędny i został poprawiony zbyt późno.

Na stronie ZUS pojawiło się nowe oficjalne stanowisko dotyczące tego, jak zwolnienie z powodu siły wyższej wpływa na podstawę zasiłkową. Chodzi o sytuację, gdy zwolnienie to wystąpiło w okresie 12 miesięcy np. przed chorobą pracownika i trzeba je uwzględnić przy ustalaniu, ile ma wynieść wysokość wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego.

ZUS zmienił swój pogląd w tej sprawie o 180 stopni. Ten aktualny jest korzystniejszy dla pracowników, ale zamieszanie oznacza problemy dla płatników zasiłków.

– Wskutek wydania nowej interpretacji dochodzi do pewnej dysproporcji. Okazuje się bowiem, że dotychczas pracownikom wypłacano świadczenia w zaniżonej wysokości – wskazuje Wiktoria Cieśla, ekspertka prawa pracy Konsorcjum Prawno-Doradczego Fourlex.

– Skutki nieudolności ZUS w zakresie interpretacji przepisów prawa ponoszą niestety pracownicy, których świadczenia zostały zaniżone, oraz pracownicy działów kadrowo -płacowych, którzy są zmuszeni odpowiadać na pytania i pretensje zatrudnionych oraz dokonywać ewentualnych przeliczeń i korekt – stwierdza dr Paweł Łuczak, adiunkt na Uniwersytecie Łódzkim.

Ekspert wskazuje, że z problemem będą się borykać również pracodawcy niewypłacający zasiłków z ubezpieczenia chorobowego.

– Jeśli po zmianie stanowiska złożą do ZUS wniosek o wypłatę zasiłku uwzględniający nowy sposób ustalenia podstawy, a we wcześniejszych miesiącach składali wnioski zawierające poprzedni sposób jej ustalenia, pracownicy ZUS będą zapewne kontaktować się z nimi z prośbą o wyjaśnienie rozbieżności – zauważa. Doktor Łuczak zwraca też uwagę, że to już druga znacząca zmiana zasad ustalania podstawy świadczeń w ostatnich miesiącach. We wrześniu ub.r. ZUS zweryfikował bowiem swoje wcześniejsze stanowisko w zakresie uwzględniania w podstawie świadczeń z ubezpieczenia chorobowego przychodu z umowy zlecenia niezależnie od jej trwania w momencie niezdolności do pracy.

Co ważne – wskutek zmiany interpretacji działy personalne będą musiały przeliczać nie tylko wynagrodzenia chorobowe i zasiłki chorobowe, lecz także pozostałe zasiłki, np. macierzyńskie czy opiekuńcze.

Jak było wcześniej

Problem dotyczy zwolnienia wprowadzonego w art. 1481 kodeksu pracy (dalej: k.p.). W myśl tego przepisu pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni albo 16 godzin z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia zatrudniony zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy pensji.

ZUS po wejściu w życie tego przepisu zajął stanowisko, że w przypadku pracownika, który korzystał z tego zwolnienia, podstawę wymiaru świadczeń chorobowych stanowi wynagrodzenie w kwocie faktycznie wypłaconej bez uzupełniania.

Uzupełnianie stosuje się w przypadku, gdy pracownik w swoim wynagrodzeniu ma składniki zmienne. Dokonanie uzupełnienia skutkuje tym, że podstawa wymiaru zasiłku jest tak ustalana, jakby pracownik nie korzystał ze zwolnienia od pracy. Mechanizm uzupełnienia jest stosowany wtedy, gdy zwolnienie ma charakter usprawiedliwionej nieobecności w pracy. W swoim pierwotnym stanowisku ZUS uznawał jednak, że wobec wolnego z powodu siły wyższej nie ma to zastosowania. Tym samym zwolnienie tego rodzaju traktował tak jak nieobecność nieusprawiedliwioną. W efekcie podstawa wymiaru zasiłku była pomniejszana o te dni, w których pracownik skorzystał ze zwolnienia.

Kruszenie stanowiska

Słuszność tego poglądu podważyło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które pod koniec 2023 r. uznało, że przyczyną uzupełnienia wynagrodzenia w danym miesiącu (albo wyłączenia takiego miesiąca przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku) może być również usprawiedliwiona nieobecność związana ze zwolnieniem od pracy na podstawie art. 1481 par. 1 k.p. W ślad za stanowiskiem resortu pracy ZUS zmienił swój pogląd i uznał stanowisko MRPiPS. Tyle że dotychczas można się było o tym dowiedzieć tylko na infolinii ZUS.

– Od początku roku Centrum Kontaktów Klientów ZUS (CKK) informowało, że przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku pracownika, który korzystał ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, należy uwzględnić stałe miesięczne wynagrodzenie wynikające z umowy – mówi Elżbieta Halk-Łebińska, kadrowa z 15-letnim stażem.

– Inaczej jest w przypadku, gdy zamiast stałego wynagrodzenia lub oprócz niego pracownikowi przysługują zmienne składniki. Wówczas ustala się je przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, w których zostało ono osiągnięte. Następnie mnoży się wynik przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu, jeżeli przepracował choćby jeden dzień – wyjaśnia.

Stanowisko to oficjalnie na stronie ZUS pojawiło się dopiero 20 marca br. Wynika z niego, że przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku pracownikowi, który korzystał ze zwolnienia z art. 1481 k.p., należy przyjąć stałe miesięczne wynagrodzenie wynikające z umowy.

Jeżeli natomiast zamiast takiej stałej pensji lub oprócz niej pracownikowi przysługują zmienne składniki wynagrodzenia, to należy je przyjąć po uzupełnieniu, według zasady opisanej w art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2780) oraz w pkt 286 „Komentarza ZUS do ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – wybrane zagadnienia”.

– W mojej opinii zbyt długo czekaliśmy na zmianę interpretacji ZUS – uważa Wiktoria Cieśla. Jej zdaniem nie powinno bowiem budzić wątpliwości, że nieobecność pracownika w pracy z powodu siły wyższej, o której mowa w art. 1481 k.p., jest nieobecnością usprawiedliwioną. – Jeżeli zatem przepis ustawy zasiłkowej posługuje się sformułowaniem „przyczyny usprawiedliwione”, to oczywiste powinno być, że wynagrodzenie podlega uzupełnieniu – stwierdza. Ekspertka podkreśla, że bieżące świadczenia powinny być obliczane zgodnie z zasadą uzupełnienia wynagrodzenia pracownika. – Pracodawcy muszą być zatem ostrożni, gdyż obliczenie podstawy wymiaru świadczeń chorobowych na podstawie dotychczasowych zasad będzie błędne i pracodawca poniesie pełną odpowiedzialność związaną z wypłatą zaniżonego świadczenia – wskazuje Wiktoria Cieśla.

Wnioski zatrudnionych

Nowa interpretacja ZUS oznacza korzystniejszy dla pracowników sposób obliczania podstawy wymiaru świadczeń. W praktyce przełoży się to na wyższe kwoty. Zdaniem ekspertów różnice w wysokości między starym a nowym sposobem obliczenia będą raczej kosmetyczne, rzędu kilkudziesięciu złotych.

– Pracownicy mogą oczywiście kierować do pracodawcy lub do ZUS wnioski o przeliczenie podstawy, która wcześniej, z uwagi na odmienną interpretację ZUS, została zaniżona. Ewentualne przeliczenie będzie wymagało dodatkowej pracy ze strony działów kadrowo-płacowych – wskazuje dr Paweł Łuczak.

Eksperci podkreślają, że pracodawcy nie powinni ponosić żadnych negatywnych konsekwencji z powodu obliczenia podstawy wymiaru świadczenia zgodnie z wadliwą interpretacją ZUS. Dlatego warto zachować obydwie interpretacje ZUS, np. w postaci wydruków czy zrzutów ekranu. ©℗

Zwolnienie z powodu siły wyższej w podstawie wymiaru zasiłku / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe