Do wniosku o pracę zdalną wystarczy dołączyć oświadczenie

Pracownik złożył wniosek o całkowitą pracę zdalną w związku z niepełnosprawnością osoby trzeciej. Czy rozpatrując złożony wniosek, mogę jako pracodawca żądać od pracownika przekazania orzeczenia o niepełnosprawności osoby, nad którą pracownik sprawuje opiekę?

Sposób udokumentowania okoliczności z wniosku pracownika o pracę zdalną sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, nie został wskazany wprost w przepisach obowiązującego prawa. Odpowiedzi na to pytanie należy zatem upatrywać w jednym z ostatnich stanowisk prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, dalej prezes UODO (vide: „Biuletynu UODO” nr 7-8/07-08/2023). Wiadome jest, że przetwarzanie danych osobowych przez pracodawcę musi być zgodne zarówno z przepisami RODO, jak i kodeksu pracy. W kontekście przedstawionego zagadnienia prezes UODO wskazuje na przepisy k.p., które uprawniają pracodawcę do żądania od pracownika podania danych osobowych obejmujących m.in. dane osobowe dzieci pracownika i innych członków z jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (w rozpatrywanej sytuacji uprawnieniem tym będzie prawo do świadczenia pracy na warunkach pracy zdalnej). Przepisy k.p. wskazują także, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, a pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Przepisy k.p. należy rozpatrywać w świetle zasad płynących z RODO, tj.:

• zasady minimalizacji danych, stanowiącej, że dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
• zasady ograniczenia przechowywania danych, zgodnie z którą dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane (…).

To w ocenie prezesa UODO oznacza dla pracodawców obowiązek poszukiwania takich rozwiązań, które pozwolą zarówno na prawidłową weryfikację złożonych oświadczeń, jak i na pozyskiwanie, a następnie przechowywanie danych niezbędnych do realizacji zakładanego celu. A to oznacza, że pracodawca powinien ograniczyć powzięcie informacji o niepełnosprawności osoby trzeciej do sporządzenia stosownej adnotacji i jej dołączenia do akt osobowych pracownika zgodnie z umocowaniem zawartym w par. 3 ust. 2 lit. w rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 879).

Zatem zgodnie z przedstawionym stanowiskiem prezesa UODO pracodawca, rozpatrując wniosek pracownika o całkowitą pracę zdalną w związku z niepełnosprawnością osoby trzeciej, powinien ograniczyć pozyskiwanie informacji o niepełnosprawności tej osoby. W przedstawionej w pytaniu sytuacji wystarczające powinno być złożenie przez pracownika stosownego oświadczenia, a po jego ewentualnej weryfikacji sporządzenie adnotacji i dołączenie jej do akt osobowych pracownika. ©℗