Jak skorygować błędnie wypłacony pracownikowi zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego

Pracownik w wieku 40 lat otrzymał zwolnienie lekarskie na okres od 8 do 31 stycznia 2024 r. Za 24 dni został wypłacony 100-proc. zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, gdyż niezdolność do pracy powstała w wyniku wypadku w pracy.

Sporządzono protokół powypadkowy i zakwalifikowano zdarzenie jako wypadek przy pracy. Jednak ostatnio po kontroli ZUS okazało się, że protokół ma braki, i wydano decyzję o cofnięciu prawa do zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego. Mamy skorygować dokumenty do ZUS oraz ustalić na nowo, jakie świadczenie przysługiwało z tego tytułu. Okazało się, że pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie chorobowe za 24 dni. Podstawa wymiaru świadczeń wynosi 4314,50 zł, już po odliczeniu 13,71 proc. z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez ubezpieczonego (wynagrodzenie zasadnicze brutto – 5000 zł). Jak prawidłowo rozliczyć styczeń i sporządzić korekty do ZUS?

ODPOWIEDŹ

Jeśli zdarzenie, w którym uczestniczył i został poszkodowany pracownik, zostało uznane za wypadek przy pracy i został wypłacony zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego, a po kontroli ZUS okazało się, że zasiłek wypadkowy nie przysługuje, należy przekwalifikować ten zasiłek na wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80 proc. W tym celu należy:

• skorygować imienne raporty ZUS RSA oraz ZUS RCA,
• opłacić zaległe składki na ubezpieczenia społeczne powstałe na skutek zaliczenia w ich ciężar 100-proc. zasiłku wypadkowego oraz zapłacić składkę zdrowotną od wynagrodzenia chorobowego.

Obowiązki pracodawcy

W razie wypadku przy pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić m.in. ustalenie w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyn zdarzenia. Okoliczności i przyczyny ustala powoływany przez pracodawcę zespół powypadkowy. Zespół podejmuje niezbędne czynności w celu zabezpieczenia miejsca zdarzenia, dokonuje jego oględzin, zbiera informacje od świadków, zasięga opinii lekarza, aż wreszcie dokonuje prawnej kwalifikacji wypadku zgodnie z ustawą o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (ustawa wypadkowa).

Za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą:

• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych,
• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia,
• w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

Po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku zespół sporządza – nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku – protokół powypadkowy. Zatwierdza go pracodawca nie później niż w ciągu 5 dni od dnia sporządzenia. Jednak ustalenia po stronie zakładu pracy mogą być zakwestionowane przez ZUS, np. w razie kontroli, co dla pracodawcy oznacza określone konsekwencje, jeśli wypłacił pracownikowi zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego.

Zakładowy protokół powypadkowy stwierdzający wypadek przy pracy jest podstawą do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego. Jednym z nich jest zasiłek chorobowy wynoszący 100 proc. podstawy wymiaru. Zasiłek ten przysługuje od pierwszego dnia niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy.

W opisanym przypadku zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego został wypłacony przez płatnika po zatwierdzeniu protokołu. Jednak, jak się później okazało, ta kwalifikacja była błędna.

Zasiłek wypadkowy

W przypadku gdy zachodzą okoliczności, z powodu których ubezpieczony pracownik nie ma prawa do zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego, przysługuje mu prawo do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego na zasadach określonych w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (ustawa zasiłkowa). W takiej sytuacji poszkodowanemu przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego. Generalnie, jeżeli dana osoba – taka jak pracownik – podlega zarówno ubezpieczeniu wypadkowemu, jak i chorobowemu, a niezdolność do pracy jest spowodowana wypadkiem przy pracy i pracownik spełnia warunki do uzyskania świadczeń z tytułu obu ubezpieczeń, przysługują mu świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego.

Jeżeli jednak świadczenia wypadkowe nie przysługują, pracownik nabywa prawo do zasiłku z ubezpieczenia chorobowego, z uwzględnieniem następujących, ogólnych zasad:

• wypłaty wynagrodzenia za okres choroby, jeżeli pracownik nie wykorzystał jeszcze okresu 33 albo 14 dni (art. 92 k.p.),
• zaliczenia tzw. okresu wyczekiwania, po upływie którego nabywa prawo do zasiłku chorobowego (art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy zasiłkowej),
• pozbawienia zasiłku chorobowego (a także wynagrodzenia chorobowego) za okres pierwszych 5 dni niezdolności do pracy, jeżeli niezdolność ta została spowodowana nadużyciem alkoholu;
• wypłaty zasiłku w wysokości 80 proc. podstawy wymiaru zasiłku, chyba że u pracownika wystąpiły okoliczności, dzięki którym zachowuje on prawo do zasiłku w wysokości 100 proc. podstawy wymiaru (choroba w okresie ciąży, badania lekarskie dawców komórek, tkanek, narządów).

Zdyskwalifikowanie zdarzenia jako wypadku przy pracy spowodowało, że 100-proc. zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego nie przysługuje. Jest bowiem świadczeniem wypłaconym bezpodstawnie, bo to pracodawca w protokole błędnie ocenił okoliczności wypadku. W tej sytuacji należy więc rozpatrzyć, co pracownikowi przysługuje zamiast tego zasiłku. Niezdolność do pracy wystąpiła na początku roku, a zatem pracownik miał prawo do wynagrodzenia chorobowego, płatnego ze środków pracodawcy, za cały okres zwolnienia lekarskiego (24 dni).

Po ustaleniu prawidłowego świadczenia za czas choroby należy skorygować dokumenty do ZUS. W raporcie korygującym ZUS RSA za styczeń br. należy zatem zmienić kod świadczenia/przerwy z 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego) na 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków pracodawcy). W raporcie korygującym ZUS RCA trzeba natomiast wykazać kwotę wynagrodzenia chorobowego, jako podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, oraz kwotę tej składki.

Jeśli pracownik otrzymał 100-proc. zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego zaliczony w deklaracji ZUS DRA w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, zamiast 80-proc. wynagrodzenia chorobowego, w wyniku sporządzenia korekt powstanie niedopłata zarówno w składce na ubezpieczenie zdrowotne jak i w składkach na ubezpieczenia społeczne. Płatnik składek powinien więc zapłacić zaległość wraz z odsetkami za zwłokę (chyba że nie przekraczają 1 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia), gdyż rozliczeniu w poczet składek społecznych nie podlegają zasiłki wypłacone bezpodstawnie. Jeżeli zasiłek dla pracownika został mu wypłacony przez płatnika składek mimo braku uprawnień lub w zawyżonej wysokości (np. naliczony od wyższej niż należna podstawy wymiaru czy według wyższej normy procentowej) i ubezpieczonego nie pouczono o okolicznościach mających wpływ na prawo do świadczenia lub na jego wysokość, to wypłacona przez płatnika składek kwota świadczenia jest bezpodstawna.

Natomiast składkę zdrowotną pracownik powinien zwrócić pracodawcy, gdyż finansuje ją w całości ubezpieczony.

Rozliczenie pracownika

Za styczeń 2024 r. pracownik otrzymał zasiłek wypadkowy w kwocie 3451,68 zł, co wynika z wyliczenia:

4314,50 zł : 30 = 143,82 zł;

143,82 zł × 24 dni = 3 451,68 zł

Za przepracowaną część miesiąca powinien otrzymać 999,92 zł:

5000 zł : 30 = 166,67 zł × 24 dni = 4000,08 zł;

5000 zł – 4000,08 zł = 999,92 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne za styczeń wyniosła:

(999,92 zł – 13,71 proc.) × 9 proc. = 77,65 zł

Pracodawca jako płatnik zasiłku zaliczył w ciężar składek społecznych wypłaconą kwotę zasiłku – 3451,68 zł, tym samym zmniejszając bieżące zobowiązanie wobec ZUS.

W ramach korekty naliczono wynagrodzenie chorobowe za 24 dni:

143,82 zł (dniówka zasiłku) × 80 proc. = 115,06 zł × 24 dni = 2761,44 zł

Wynagrodzenie chorobowe podlega składce zdrowotnej, dlatego zamiast 77,65 zł powinna ona wynieść 326,18 zł:

[(999,92 zł − 13,71 proc.) + 2761,44 zł] × 9 proc. = 326,18 zł

W wyniku przeliczeń powstała:

• niedopłata składek społecznych w wysokości 3451,68 zł,
• niedopłata składki zdrowotnej – 248,53 zł (326,18 zł – 77,65 zł).

Za styczeń br. pracodawca musi złożyć w ZUS następujące dokumenty korygujące:

• raport ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 331 i kwotą wynagrodzenia chorobowego – 2761,44 zł,
• raport ZUS RCA z kodem pracowniczym 011000 i podstawą wymiaru składki zdrowotnej stanowiącej sumę wynagrodzenia za pracę (po odliczeniu części 13,71 proc.) i wynagrodzenia chorobowego, oraz kwotą składki – 326,18 zł,
• deklarację ZUS DRA – płatnik musi wyzerować kwotę zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego rozliczoną uprzednio w ciężar składek społecznych; kwota 3451,68 zł stanowi zaległość w składkach społecznych.

Załóżmy, że w marcu na konto zakładu pracy pracownik zwróci niedopłaconą składkę zdrowotną, którą pracodawca musiał zapłacić po skorygowaniu dokumentów ZUS, w wysokości 248,53 zł, a także zwróci nadpłatę z tytułu zawyżonego świadczenia chorobowego w wysokości 690,24 zł (różnica między pobranym zasiłkiem wypadkowym, a należnym wynagrodzeniem chorobowym: 3451,68 zł – 2761,44 zł), to będzie miał prawo do odliczenia tej kwoty od dochodu z tytułu bieżącego wynagrodzenia.

Lista płac za marzec powinna wyglądać następująco:

• przychód po odliczeniu części składkowej i jednocześnie podstawa wymiaru składki zdrowotnej: 5000 zł − 13,71 proc. = 4314,50 zł,
• składka zdrowotna należna ZUS: 4314,50 zł × 9 proc. = 388,31 zł,
• podstawa opodatkowania: 4314,50 zł − 250 zł − 690,24 zł = 3374,26 zł; po zaokrągleniu 3374 zł,
• zaliczka na podatek (3374 zł × 12 proc.) − 300 zł = 104,88 zł; po zaokrągleniu 105 zł (zaliczka na podatek do urzędu skarbowego).

Do wypłaty:

4314,50 zł − 388,31 zł − 105 zł = 3821,19 zł ©℗