Każdy pracownik zatrudniony na umowie o pracę ma prawo do urlopu wypoczynkowego. Jeśli pracownik nie zużyje całego urlopu przed zakończeniem zatrudnienia lub przed wygaśnięciem umowy, pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia mu ekwiwalentu pieniężnego. Jak się go oblicza?
Według Kodeksu pracy wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop następuje w przypadku zakończenia lub rozwiązania stosunku pracy. Wysokość tego ekwiwalentu zależy od kilku czynników, głównie od zarobków pracownika i ustalonego czasu pracy.
Nie ma jednoznacznie określonej kwoty ekwiwalentu pieniężnego – jest on wyliczany indywidualnie dla każdej osoby w zależności od sytuacji. Można samodzielnie przeprowadzić odpowiednie obliczenia, aby sprawdzić potencjalną kwotę, którą można otrzymać, lub upewnić się, że pracodawca nie popełnił żadnych błędów.
Czym jest ekwiwalent za urlop?
Pracownik zatrudniony na umowę o pracę otrzymuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w przypadku, gdy nie mógł z niego skorzystać z powodu rozwiązania stosunku pracy (np. w związku z wypowiedzeniem, porozumieniem stron lub zakończeniem umowy na mocy wyznaczonego terminu). Jednak jeśli pracownik nadal pozostaje zatrudniony u tego samego pracodawcy, nie ma prawa do otrzymania pieniężnej rekompensaty za niewykorzystany urlop. W takiej sytuacji niewykorzystany urlop przechodzi na kolejny rok.
Taki sam ekwiwalent dla każdego pracownika?
Kwota ekwiwalentu za niewykorzystany urlop może się różnić dla każdego pracownika. Jest to spowodowane głównie pensją oraz wymiarem czasu pracy danego pracownika, które są głównymi czynnikami przy obliczaniu tej rekompensaty.
Współczynnik ekwiwalentu
Obok wysokości wynagrodzenia, istotnym czynnikiem w wyliczeniach ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jest sam współczynnik ekwiwalentu. Ten współczynnik ulega zmianie co roku i jest zależny od kalendarza. W 2024 roku będącego rokiem przestępnym oblicza się go poprzez odjęcie wszystkich dni wolnych, niedziel i świąt od sumy wszystkich dni, a następnie podzielenie uzyskanej liczby dni przez 12 (liczbę miesięcy).
W 2024 roku mamy 52 niedziele, 11 świąt i 52 dni wolne. Po odjęciu ich od 366 dni w roku otrzymujemy liczbę 251 dni, która dzielona przez 12 daje 20,92. Dlatego w 2024 roku współczynnik do ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego wynosi 20,92.
Dla niepełnego wymiaru pracy będzie on odpowiednio pomniejszony. Jeśli pracownik pracuje na niepełny etat, nadal przysługuje mu ekwiwalent za niewykorzystany urlop, jednak współczynnik urlopowy zostaje zmniejszony proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Na przykład, jeśli pracuje na pół etatu, współczynnik urlopowy w 2024 roku wynosi 20,92 x 0,5, czyli 10,46.
Współczynnik urlopowy w 2024 roku przyjmuje następujące wartości:
- dla zatrudnionych na 1/4 etatu - 5,23,
- dla zatrudnionych na 1/2 etatu - 10,46,
- dla zatrudnionych na 3/4 etatu - 15,69.
Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?
Aby obliczyć kwotę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, należy ustalić podstawę jego wymiaru, która obejmuje:
- stałe wynagrodzenie pracownika określone w stawce miesięcznej,
- ewentualne składniki zmienne wynagrodzenia.
Warto jednak zauważyć, że to pracodawca oblicza i wypłaca ekwiwalent za urlop. W tym roku proces obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop składa się z kilku kroków:
- Podstawę wymiaru ekwiwalentu należy podzielić przez odpowiedni współczynnik ekwiwalentu dla roku 2024.
- Ekwiwalent za jeden dzień urlopu należy podzielić przez liczbę godzin pracy na dobę.
- W ten sposób otrzymuje się ekwiwalent za jedną godzinę. Następnie należy pomnożyć go przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.
W tym przypadku pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu
Pracownik nie ma możliwości zrzeczenia się prawa do urlopu i, co za tym idzie, do ekwiwalentu urlopowego. Pracodawca zobowiązany jest do wypłacenia tego ekwiwalentu niezależnie od formy i przyczyny rozwiązania umowy, czy to na wniosek pracownika, pracodawcy, czy za porozumieniem stron.
Jednak istnieją dwie sytuacje, w których pracodawca może uniknąć wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop:
- Gdy pracownik i pracodawca ustalą, że zaległy urlop zostanie wykorzystany podczas kolejnego zatrudnienia u tego samego pracodawcy.
- Gdy pracodawca zdecyduje się wysłać pracownika na urlop w trakcie okresu wypowiedzenia. W takiej sytuacji pracownik nie musi wyrażać zgody, a decyzję o udzieleniu urlopu podejmuje samodzielnie pracodawca.
Jeśli jednak żaden z powyższych punktów nie ma zastosowania, pracodawca zobowiązany jest do wypłacenia ekwiwalentu. Choć nie ma ściśle określonej daty, w której pieniądze powinny trafić do pracownika, zwykle wypłata za niewykorzystany urlop następuje w ostatnim dniu ostatniego miesiąca pracy lub razem z ostatnim wynagrodzeniem.