Prawo do "trzynastki" a zwolnienie z powodu siły wyższej i urlop opiekuńczy

Z tych nowych uprawnień pracownicy mogli skorzystać już w ubiegłym roku. Mimo podobnego charakteru trzeba potraktować je inaczej przy ustalaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Do końca marca 2024 r. pracodawcy jednostek sfery budżetowej mają obowiązek wypłacić dodatkowe wynagrodzenie roczne, tzw. trzynastki, za 2023 r. Ten termin obowiązuje również w odniesieniu do byłych pracowników, nawet tych, którzy przeszli na emeryturę lub rentę. Jedynie pracownikowi, z którym rozwiązano stosunek pracy w związku z likwidacją pracodawcy, wynagrodzenie roczne wypłaca się wcześniej, bo w dniu rozwiązania stosunku pracy. Zasady nabywania prawa do trzynastki oraz jej wysokość reguluje ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (dalej: ustawa).

Pełna lub proporcjonalna

Pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, tj. od pierwszego do ostatniego dnia roboczego tego roku. O prawie do pełnej trzynastki decyduje więc odpowiednia długość okresu przepracowanego u oznaczonego pracodawcy w roku kalendarzowym, za który ona przysługuje. Nie jest brany pod uwagę ani ogólny staż pracy (u różnych pracodawców), ani cały dotychczasowy okres zatrudnienia w danej jednostce. Liczy się okres wykonywania pracy u jednego pracodawcy, przy czym nie chodzi tu o ciągłość pracy. Przy ustalaniu uprawnień „trzynastkowych” nie ma znaczenia wymiar czasu pracy lub rodzaj umowy o pracę (terminowa, bezterminowa, na zastępstwo).

Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej sześć miesięcy. Ten półroczny okres pracy to 180 dni, do których zalicza się:

• dni faktycznie wykonywanej pracy, zgodnie z ewidencją czasu pracy,
• urlopy wypoczynkowe,
• niedziele i święta,
• dni wolne z racji zachowania przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (np. soboty), a także dni wolne udzielone w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych,
• dni zwolnienia od pracy udzielone związkowcowi z tytułu udziału w zarządzie organizacji związkowej.

Należy wyjaśnić, że „okres przepracowany” to wyłącznie czas faktycznego wykonywania pracy, a więc realizowania obowiązków służbowych. Ustawa w art. 2 ust. 3 wymienia rodzaje absencji, które traktuje się na równi z okresem pracy, i jest to katalog zamknięty. Pozostałe usprawiedliwione nieobecności nie są wliczane do minimalnego sześciomiesięcznego okresu (uchwały Sądu Najwyższego: z 25 lipca 2003 r., sygn. akt II PZP 7/03, OSNP 2004/2/26; z 7 lipca 2011 r., sygn. akt III PZP3/11; OSNP 2012/1-2/3).

Przykładowe okresy nieprzepracowane, które są wyłączane przy ustalaniu prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, to m.in.:

• okresy niezdolności do pracy spowodowanych chorobą,
• okresy opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat na podstawie art. 188 kodeksu pracy (dalej: k.p.),
• okresy pobierania zasiłków z ubezpieczenia społecznego, w tym świadczenia rehabilitacyjnego,
• urlopy bezpłatne, szkoleniowe i okolicznościowe,
• inne zwolnienia od pracy, np. krwiodawcy na oddanie krwi, dla podnoszącego kwalifikacje zawodowe na udział w zajęciach.

Siła wyższa i zasiadanie w komisji wyborczej

Od okresu przepracowanego odlicza się także stosunkowo nowe zwolnienie od pracy, udzielane na podstawie art. 1481 k.p. Chodzi o zwolnienie od pracy, w wymiarze dwóch dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.

Podobnie będzie w przypadku zwolnienia od pracy dla członków komisji wyborczych. Przysługuje im zwolnienie od pracy:

• na dzień głosowania oraz liczenia głosów, a także na dzień następujący po dniu, w którym zakończono liczenie głosów, z zachowaniem prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego oraz uprawnień ze stosunku pracy,
• do 5 dni, z zachowaniem prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego oraz uprawnień ze stosunku pracy, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia.

Te zwolnienia także nie są zaliczane jako okres przepracowany.

Różne rodzaje urlopów

Ustawa przewiduje określone okoliczności, które uprawniają do trzynastki, mimo nieprzepracowania okresu sześciu miesięcy. Przepracowanie 180 dni pracy, warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego, nie jest wymagane w przypadkach m.in. korzystania z urlopu:

• wychowawczego,
• macierzyńskiego,
• urlopu ojcowskiego,
• na warunkach urlopu macierzyńskiego,
• dla poratowania zdrowia,
• rodzicielskiego,
• opiekuńczego.

Ten ostatni rodzaj urlopu wynika z art. 1731 k.p. i przysługuje w ciągu roku kalendarzowego w wymiarze pięciu dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Zatem wykorzystanie, niezależnie w jakim wymiarze w danym roku, wymienionego wyżej rodzaju urlopu uchyla warunek przepracowania minimum sześciu miesięcy.

Podstawa obliczenia

Po ustaleniu prawa do trzynastki należy przystąpić do jej obliczenia. Zasada jest taka, że podstawę dodatkowej rocznej pensji oblicza się z wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który trzynastka przysługuje, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.

Pierwszym krokiem do wyliczenia konkretnej wysokości trzynastki jest zweryfikowanie, jakie składniki przychodu pracownik uzyskał w poprzednim roku. Nie wszystkie zostaną bowiem tu uwzględnione. U pracowników jednostek sfery budżetowej, do których ma zastosowanie rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, należy więc wyłączyć pozycje wymienione w par. 6, co oznacza, że do podstawy trzynastki nie wejdą m.in.:

• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,
• wynagrodzenie za czas innej niż urlop wypoczynkowy usprawiedliwionej nieobecności w pracy, w tym wynagrodzenie chorobowe,
• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia,
• nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne (czyli trzynastka wypłacona na początku roku za rok poprzedni).

Poza wymienionymi wyżej wyłączeniami podstawę wymiaru trzynastki ustala się z wynagrodzenia zasadniczego, rozmaitych dodatków, np. za wysługę lat, funkcyjnego, specjalnego, motywacyjnego, za warunki pracy, za pracę w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych itp., a także przysługujących po spełnieniu określonych wymagań premii regulaminowych.

Przykładowe przychody, których nie bierze się pod uwagę przy obliczaniu podstawy wymiaru trzynastki, to m.in.:

• nagrody uznaniowe, wypłaty o charakterze jednorazowym, nieperiodyczne,
• wynagrodzenie za dwa dni opieki nad dzieckiem do 14 lat,
• wynagrodzenie za urlop okolicznościowy, za urlop szkoleniowy u pracowników podnoszących kwalifikacje zawodowe,
• wynagrodzenia za zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej,
• świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
• zasiłki z ubezpieczenia społecznego.

Dodatek za staż pracy

Pracownikom samorządowym dodatek za staż pracy przysługuje za dni, za które otrzymują wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które otrzymują oni zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Tak więc wypłaca się go niejako obok świadczenia chorobowego czy zasiłku opiekuńczego.

Skoro do podstawy wymiaru trzynastki przyjmuje się wyłącznie „wynagrodzenie za pracę” oraz za czas urlopu wypoczynkowego, a „okres przepracowany” to okres świadczenia pracy i trzynastkę oblicza się w wysokości proporcjonalnej do tego okresu przepracowanego, to w konsekwencji ta część dodatku, która przysługuje za okresy usprawiedliwionych nieobecności (nieprzepracowane), w tym okresy choroby czy płatnych zwolnień od pracy, powinna być wyłączona przy obliczaniu trzynastki. [przykład] ©℗

przykład