Czy pracownik może skutecznie domagać się zmiany warunków pracy? Nowe regulacje w kodeksie

26 kwietnia 2023 r. weszła w życie nowelizacja kodeksu pracy, skutkiem której ustawodawca zaimplementował do polskiego porządku prawnego regulacje dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20.6.2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE. L Nr 186, str. 105).

W kodeksie pracy, w art. 29(3), pojawiła się w związku z tym możliwość złożenia przez pracownika wniosku o zmianę warunków zatrudnienia. Na ile złożenie takiego wniosku może skutecznie doprowadzić do zmiany umowy o pracę?

Treść regulacji i aspekty formalne

Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez co najmniej 6 miesięcy ma prawo, raz w roku kalendarzowym, złożyć wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy.

Pierwsza przesłanka, czyli staż pracy wynoszący co najmniej sześć miesięcy, jest jasna. Warto jednak pamiętać, że pracownik na okresie próbnym nie może składać takiego wniosku.

Istotne jest również to, że do okresu zatrudnienia wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli nowy, tj. aktualny pracodawca jest następcą prawnym poprzedniego (np. w przypadku przejścia zakładu pracy lub przekształcenia pracodawcy).

Wniosek może być złożony w formie pisemnej lub elektronicznej. Nie ma obowiązkowych elementów, które muszą się w nim znaleźć.

Co ważne, wniosek, o którym mowa, może zostać złożony jeden raz w roku kalendarzowym, co oczywiście nie jest jednoznaczne z tym, że pomiędzy pierwszym, a drugim wnioskiem musi upłynąć co najmniej rok. Pracownik może zatem złożyć wniosek w grudniu, a zaraz potem w styczniu kolejnego roku.

Kodeks pracy stanowi, że pracodawca powinien, w miarę możliwości, wniosek pracownika uwzględnić. W każdym razie w terminie miesiąca pracodawca musi się do niego ustosunkować– w formie papierowej lub elektronicznej – a jeżeli stanowisko pracodawcy jest odmowne, to powinno zawierać uzasadnienie.

Diabeł tkwi w szczegółach?

Na pierwszy rzut oka, sam proces złożenia przez pracownika wniosku i dalszego postępowania pracodawcy nie powinien wzbudzać większych wątpliwości. Jak to jednak zwykle bywa, praktyczne aspekty mogą być kłopotliwe.

Wiele wniosków pracownika

Pierwszą kwestią potencjalnie problematyczną jest to, w jaki sposób pracodawca powinien traktować wnioski składane bez powołania się przez samego pracownika na art. 29(3) kodeksu pracy. Jest to ważne, ponieważ pracodawcy grozi kara grzywny za nieudzielenie pracownikowi odpowiedzi w ciągu miesiąca.

Pracownik jest oczywiście uprawniony do tego, aby składać wnioski o zmianę warunków zatrudnienia nie tylko w trybie powyższego przepisu. Może to czynić wielokrotnie w każdym roku swojego zatrudnienia. Czy każdy taki wniosek, z daleko posuniętej ostrożności, pracodawca powinien weryfikować pod kątem art. 29(3) kodeksu pracy? Czy też powinien wezwać pracownika do wyjaśnienia, czy wniosek jest składany na podstawie powyższego przepisu i tylko w przypadku odpowiedzi pozytywnej, będzie zobligowany do udzielenia formalnej odpowiedzi w miesięcznym terminie? Co wydarzy się w sytuacji, gdy pracownik nie udzieli tych wyjaśnień?

Przepisy nie rozstrzygają powyższej kwestii, ale wydaje się, że pewnym wyjściem z tej sytuacji będzie opracowanie formularza wniosku na użytek wewnętrzny pracowników, gdzie zawarte będzie wyraźne wskazanie podstawy prawnej jego składania. To ułatwi pracodawcy identyfikację ewentualnych kolejnych wniosków pracownika dotyczących zmian w warunkach jego zatrudnienia.

Treść wniosku pracownika

Sama treść wniosku może nastręczyć pracownikowi i pracodawcy niemałych trudności, ponieważ przepisy nie definiują pojęcia „bardziej przewidywalnych i bezpiecznych warunków pracy”. Zdaje się, że był to celowy zabieg prawodawców: w indywidualnych przypadkach „bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy” mogą oznaczać coś zupełnie innego.

Przykładowo, dla wielu pracowników przejście na umowę o pracę na czas nieokreślony, lub przejście z trybu zmianowego na pracę w stałych porach dnia spowoduje, że stosunek pracy będzie „bardziej przewidywalny i bezpieczny”. Inny z kolei pracownik, znajdujący się przykładowo w szczególnej sytuacji rodzinnej, może mieć potrzebę zmniejszenia wymiaru czasu pracy, a nawet ustalenia stałych godzin pracy popołudniami lub wieczorami.

W tym miejscu pojawia się zatem pytanie, czy pracodawca jest upoważniony do weryfikacji tego, czy zawnioskowane przez pracownika nowe warunki pracy są rzeczywiście bardziej przewidywalne i bezpieczne. Wydaje się, że nie ma takiej prawnej możliwości. Po pierwsze, ustawa nie nadaje pracodawcy takiego uprawnienia, a po drugie, jak już wskazano wyżej, wniosek dotyczy indywidualnych potrzeb pracownika – mogą być one nawet formalnie mniej korzystne, ale w danej sytuacji pracownika – bardziej przewidywalne i bezpieczne.

Istotne jest to, że w ramach wniosku o zmianę warunków pracy, pracownik nie może wystąpić o zmianę wysokości wynagrodzenia. W pojęciu „warunki pracy” nie mieszczą się warunki płacowe, czego dowodem jest fakt, że kodeks pracy w wielu miejscach odnosi się przecież osobno do pojęcia „warunków pracy” i „warunków płacy” - choćby opisując konieczne elementy umowy o pracę. Nie ma w tej sytuacji podstaw, aby rozszerzać zakres pojęciowy „warunków pracy” również i o wysokość wynagrodzenia.

Pracodawca akceptuje wniosek – i co dalej?

Przy przyjęciu, że pracodawca akceptuje złożony przez pracownika wniosek, otwiera się kwestia skutków prawnych tego stanu rzeczy i kolejne pytania praktyczne.

Czy wniosek pracownika wespół ze zgodą pracodawcy kreuje nowe warunki zatrudnienia, czy też konieczne jest porozumienie zmieniające umowę o pracę? Czy też może w ten sposób zostaje w sposób dorozumiany zawarta umowa przedwstępna o pracę (o zmianę warunków zatrudnienia) i co stanie się w sytuacji, gdy pracodawca finalnie nie zawrze porozumienia zmieniającego umowę o pracę? Co natomiast dzieje się w sytuacji, gdy wniosek pracownika zostanie zaakceptowany jedynie częściowo?

Ustawodawca nie rozstrzyga tych dylematów - bardziej szczegółowo odnosi się do skutków nieuwzględnienia wniosku pracownika, nie zaś do efektów jego akceptacji.

Nie ulega jednak wątpliwości, że zmiana warunków pracy będzie wymagała zmiany obowiązującej umowy o pracę. Skoro obie strony wyraziły wolę takiej zmiany, to w praktyce nie powinno to nastręczać trudności.

Odmowa pracodawcy

Największy, z perspektywy pracownika, praktyczny problem pojawi się wtedy, gdy pracodawca pomimo wstępnej akceptacji wniosku, będzie zwlekał lub nie będzie chciał zawrzeć aneksu do umowy o pracę, albo też zaproponuje aneks nieuwzględniający wszystkich oczekiwań pracownika.

Omawiane regulacje nie kreują wprost roszczenia pracownika o zawarcie umowy o pracę na zmienionych warunkach. Dotyczy to także sytuacji, w której pracodawca odmawia pracownikowi uwzględnienia wniosku, a przyczyna odmowy jest pozorna.

Procesową możliwość wystąpienia z żądaniem zmiany warunków pracy należy opierać na analogii z art. 53 § 5 kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca powinien w miarę możliwości ponownie zatrudnić pracownika, który w okresie 6 miesięcy od rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia i bez winy pracownika, zgłosi swój powrót do pracy niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn. W tej materii Sąd Najwyższy wypowiadał się wielokrotnie wskazując, że przepis powyższy nie kreuje tylko postulatu, ale prawny obowiązek pracodawcy (np. Wyrok Składu Siedmiu Sędziów Sądu Najwyższego - Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 23 stycznia 2020 r., II PK 148/18). Orzecznictwo Sądu Najwyższego jest w tej materii dość jednolite.

W tym kontekście pracodawca powinien zwrócić szczególną uwagę na treść uzasadnienia odmowy uwzględnienia wniosku pracownika. Ustawodawca nie precyzuje, jak szczegółowe ma to być uzasadnienie, i czy wystarczająca jest lakoniczna informacja, że wniosek nie może być uwzględniony ze względu na potrzeby pracodawcy.

Skoro jednak ustawodawca wskazał, że pracownikowi ma zostać podana „przyczyna odmowy”, a ponadto pracownik może wystąpić do sądu z żądaniem zmiany warunków pracy, to uzasadnienie odmowy powinno być przekonujące, skonkretyzowane i prawdziwe. Istnieje bowiem ryzyko, że będzie podlegało drobiazgowej kontroli sądu pracy.