Spóźniony wniosek o urlop rodzicielski to problem dla firmy

Przepisy nakazują jego złożenie na minimum 21 dni przed, ale nie wskazują, co robić w przypadku niedochowania tego terminu. Na rynku istnieje kilka koncepcji i każda ma swoje uzasadnienie. W efekcie gdy ojcowie zwracają się o to uprawnienie zbyt późno, pracodawcy mają dylemat, czy wyrazić zgodę - piszą Aleksandra Bruchajzer i Bartosz Wszeborowski z PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler.

Rok 2023 przyniósł zmiany dotyczące urlopów związanych z rodzicielstwem. Ich celem było zapewnienie równowagi pomiędzy zobowiązaniami zawodowymi a życiem rodzinnym pracowników. Szczególną uwagę warto zwrócić na kwestie udzielania urlopu ojcowskiego oraz rodzicielskiego. Zagadnienie to budzi liczne wątpliwości w praktyce, zwłaszcza jeśli chodzi o termin składania wniosku o urlop rodzicielski – teraz częściej wykorzystywany przez ojców. Termin ten jest co prawda określony w przepisach, lecz pracodawcy mają wątpliwości, co robić, gdy pracownik go nie zachowa. Z jednej strony przepisy nakazują jego złożenie na minimum 21 dni, a z drugiej – nie wskazują co robić w przypadku jego niedochowania. Podobna wątpliwość dotyczy urlopu ojcowskiego.

Zasady ogólne

Zarówno urlop rodzicielski, jak i urlop ojcowski są fakultatywnymi uprawnieniami pracowników rodziców. Są to płatne urlopy udzielane w celu sprawowania opieki nad dzieckiem. Wymiar urlopu rodzicielskiego wynosi 41 tygodni w przypadku urodzenia się jednego dziecka albo 43 tygodnie w sytuacji, gdy przy jednym porodzie pracownikowi urodziła się większa liczba dzieci. Wymiar urlopu rodzicielskiego przysługuje łącznie obojgu rodzicom. Każdy z rodziców ma jednak wyłączne prawo do 9 tygodni tego urlopu i nie może go przenieść na drugiego z pracowników rodziców. Urlop rodzicielski jest udzielany jednorazowo albo nie więcej niż w pięciu częściach.

W przypadku pracownika ojca wychowującego dziecko jest on uprawniony dodatkowo do 2 tygodni urlopu ojcowskiego. Może go wykorzystać jednorazowo albo maksymalnie w dwóch częściach, z których żadna nie może trwać krócej niż tydzień.

Pracownik ubiegający się o urlop rodzicielski lub urlop ojcowski musi złożyć odpowiedni wniosek i pamiętać o zachowaniu stosownego terminu

Pracownik rodzic może skorzystać z urlopu rodzicielskiego do końca roku kalendarzowego, w którym jego dziecko ukończyło 6. rok życia. Co ważne, urlop musi się do tego momentu zakończyć. Oznacza to, że jeżeli pracownik zawnioskuje o urlop i w trakcie jego trwania wskazany termin zostanie przekroczony, urlop skróci się o liczbę dni przypadających po tej dacie. Przed nowelizacją przepisów trzeba było rozpocząć korzystanie z tego urlopu bezpośrednio po wykorzystaniu pełnego wymiaru urlopu macierzyńskiego albo po wykorzystaniu zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego. Obecnie urlop rodzicielski nie ma związku z urlopem macierzyńskim. Można go rozpocząć w dowolnym momencie.

Pracownik ojciec ma z kolei prawo do skorzystania z urlopu ojcowskiego nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 12. miesiąca życia albo upływu 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14. roku życia.

Oba urlopy są udzielane pracownikowi na wniosek, który może zostać złożony w postaci papierowej albo elektronicznej, czyli np. przesłany e-mailem. Wniosek musi spełniać odpowiednie wymagania formalne. Zostały one określone w rozporządzeniu ministra rodziny i polityki społecznej w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków. Warto, aby pracodawca przygotował wzór odpowiednich wniosków dla pracowników. Pozwoli to zapewnić ich jednolitą formę oraz zmniejszy ryzyko składania wniosków niekompletnych i błędnych. Szczególnie istotna jest tutaj kwestia ujednolicenia wzoru wniosku o udzielenie urlopu rodzicielskiego. Od 26 kwietnia 2023 r. nie funkcjonuje już bowiem tzw. długi wniosek urlopowy, określony poprzednio w uchylonym art. 1791 par. 1 k.p., o udzielenie urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, który składała matka dziecka. Obecnie pracodawca powinien dysponować tylko jednym wzorem o udzielenie urlopu rodzicielskiego przeznaczonego zarówno dla pracownicy matki, jak pracownika ojca.

Co z terminem

Największe wątpliwości w praktyce budzi jednak kwestia niedochowania terminu, w którym wniosek powinien zostać złożony przez pracownika pracodawcy. Przepisy wskazują, że wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego należy przedstawić pracodawcy w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego zaś w terminie nie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu.

Przepisy kodeksu pracy nie odpowiadają jednak wprost na pytanie, co w przypadku, gdy pracownik nie złoży wniosku w stosownym czasie. W praktyce jest to jednak bardzo istotne zagadnienie, gdyż wielokrotnie pracownicy składają takie wnioski bez zachowania stosownego terminu.

Istnieje kilka rozbieżnych stanowisk w tym zakresie. Część prawników wskazuje, że jeżeli udzielenie urlopu nie spowoduje istotnych utrudnień, należy go udzielić mimo niedochowania stosownego terminu. Zdaniem innych pracodawca może przesunąć datę rozpoczęcia urlopu tak, aby upłynęło 21 dni w przypadku urlopu rodzicielskiego bądź 7 dni w przypadku urlopu ojcowskiego od momentu złożenia wniosku.

W naszej ocenie poprawne jest trzecie prezentowane w doktrynie stanowisko, tj. że pracodawca nie będzie związany nieterminowo złożonym wnioskiem, a udzielenie urlopu będzie zależało od jego decyzji.

Stosunkowo długi termin poprzedzający urlop, w jakim wniosek powinien zostać złożony, ma swój cel: daje pracodawcy czas, aby mógł on przygotować się na nieobecność pracownika. Pracodawca musi przecież odpowiednio zorganizować pracę. Musi znaleźć zastępstwo na czas nieobecności pracownika rodzica i przekazać innej osobie jego obowiązki. Jeśli pracodawca będzie uwzględniał wnioski składane po terminie, może to przynieść negatywne konsekwencje dla funkcjonowania organizacji. Pracownicy będą czuli ciche przyzwolenie na takie postępowanie. Nie będą widzieli potrzeby, aby składać wnioski odpowiednio wcześniej. Nietrudno sobie wyobrazić, że może to spowodować problemy dla właściwego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Dodatkowo u pracodawców powinny panować jednolite reguły w odniesieniu do wszystkich pracowników. Pomyślmy o sytuacji, w której pracodawca pójdzie na rękę części pracowników i uwzględni ich spóźnione wnioski. Może się tak zdarzyć np., jeśli stanowisko pracownika pozwala na znalezienie łatwego zastępstwa. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że pracodawca postąpił słusznie. Może się jednak okazać, że innym razem pracodawca nie będzie mógł uwzględnić spóźnionego wniosku innej osoby, bo np. bierze ona udział w ważnym projekcie i znalezienie zastępstwa w ostatnim momencie nie jest łatwe, a może jest nawet niewykonalne. Taka niejednolita praktyka w zakresie uwzględniania wniosków może spowodować zastrzeżenia ze strony pracowników oraz nieprzyjemną atmosferę w miejscu pracy. Wszyscy zdajemy sobie sprawę, że negatywna atmosfera i różnice w traktowaniu poszczególnych pracowników wpływają na efektywność pracowników oraz wyniki ich pracy. Wydaje się więc, że nawet w sytuacji, gdy pracodawca chce działać na korzyść pracowników, musi ustalić jasne reguły. Może wskazać, że spóźnione wnioski będą uwzględniane jedynie w uzasadnionych przypadkach. Powinien wtedy dokładnie rozważyć indywidualną sytuację każdego spóźnionego wnioskodawcy i mieć pewność, że niedochowanie terminu ma rzeczywiste podstawy i nie jest spowodowane niedbalstwem i lekceważeniem zasad przez pracownika.

Podsumowanie

Naszym zdaniem należy uznać, że pracodawca musi uwzględnić spełniające wymogi formalne wnioski o udzielenie urlopu rodzicielskiego bądź ojcowskiego złożone w terminie. Nie ma natomiast obowiązku uwzględniać wniosków spóźnionych. Może jednak to zrobić. W takiej sytuacji powinien rozważyć jednak wskazane powyżej argumenty.