Podsumowanie 2023 roku, czyli zmiany w prawie pracy i ubezpieczeniach społecznych – w pytaniach i odpowiedziach

Mijający rok obfitował w zmiany przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Pierwszą rewolucją była ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 240), która wprowadziła do kodeksu pracy dwie wyczekiwane grupy przepisów – regulujące badanie trzeźwości pracowników oraz pracę zdalną.

Weszły one w życie odpowiednio 21 lutego oraz 7 kwietnia 2023 r. Niedługo potem działom kadr przyszło mierzyć się z jeszcze większą nowelizacją kodeksu pracy, tj. ustawą z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 641). Ustawa ta implementowała do polskiego systemu prawnego dwie ważne dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE):• 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz.Urz. UE z 2019 r. L 186, s. 105),• 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz.Urz. UE z 2019 r. L 188, s. 79) – tzw. dyrektywa work-life balance.Ustawa przyznała pracownikom wiele nowych uprawnień, a na pracodawcę nałożono dodatkowe obowiązki. Nowe przepisy weszły w życie 26 kwietnia 2023 r. Poważne zmiany ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.) spowodowały konieczność dostosowania przepisów wykonawczych, tj.: • wydania rozporządzenia ministra rodziny i polityki społecznej z 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. poz. 937), które zastąpiło poprzednio obowiązujące rozporządzenie;• znowelizowania rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 879);• znowelizowania rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1862; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 912).Zmiana w uprawnieniach pracowniczych przełożyła się także na konieczność nowelizacji przepisów zasiłkowych, tj. ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1732; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641; dalej: ustawa zasiłkowa) oraz przepisów wykonawczych, tj.:• rozporządzenia ministra rodziny i polityki społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2032);• rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 87; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 2575). Druga połowa roku przyniosła jeszcze dwie ważne nowelizacje w przepisach wykonawczych do kodeksu pracy. Chodzi o:• rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2010; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1348), które uległo zmianie 1 września 2023 r.;• rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 2367), które uległo zmianie 17 listopada 2023 r.

• W jakich przypadkach pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników?

Artykuł 221 k.p. stanowi, że pracodawca może wprowadzić taką kontrolę, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia. Decyzja o tym należy do pracodawcy. Żaden organ kontroli nie może kwestionować tego, jaką grupę pracowników objęto kontrolą.

Nie ma przeszkód, aby takiej kontroli decyzją pracodawcy podlegali także pracownicy administracyjno-biurowi. Pracodawca może również zdecydować, że kontrolą objęta jest cała załoga, bez względu na rodzaj zajmowanego stanowiska oraz wykonywanych czynności.

Trzeba jednak pamiętać, że kontrola trzeźwości nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Oznacza to także, że kontrola trzeźwości nie może być używana jako rodzaj szykanowania danej grupy pracowników.

• W jaki sposób pracodawca wprowadza zasady przeprowadzania kontroli?

Przede wszystkim pracodawca musi z góry określić sposób przeprowadzania badania trzeźwości. Jak stanowi art. 221c par. 10 k.p., wprowadzenie kontroli trzeźwości, grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości i sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania, ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Co istotne, o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracodawca musi poinformować pracowników w sposób u niego przyjęty (np. mailem, na tablicy ogłoszeń) nie później niż dwa tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. Nie można zatem wprowadzić takiej kontroli z dnia na dzień. Jeśli chodzi o nowo zatrudnionych pracowników, pracodawca musi poinformować ich o objęciu kontrolą, a także sposobie przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaju urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czasie i częstotliwości jej przeprowadzania.

• Czy czas kontroli musi być z góry zaplanowany? Czy można przeprowadzić kontrole doraźne?

To zagadnienie było przedmiotem najgłośniejszej dyskusji dotyczącej przepisów o kontroli trzeźwości. Chociaż celem przepisów było właśnie umożliwienie pracodawcom kontroli doraźnych, to część prawników twierdziła, że przepisy w obecnym kształcie to uniemożliwiają i możliwa jest jedynie kontrola planowa. Ostatecznie jednak przyjęto konsensus, zgodnie z którym pracodawcy mogą przeprowadzać również kontrole doraźne na warunkach wcześniej określonych.

• Czy pracodawca może badać trzeźwość pracowników, mimo że nie wprowadził takiej możliwości w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu?

Nie, w takim przypadku ‒ jeśli pracodawca podejrzewa nietrzeźwość pracownika ‒ może wezwać policję w celu przeprowadzenia badania.

• W jaki sposób należy przeprowadzić kontrolę trzeźwości?

Musi być ona przeprowadzona w sposób wcześniej ustalony i zapisany w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu.

Kodeks pracy stanowi, że kontrola trzeźwości obejmuje badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia mającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie. W wyniku badania stwierdza się:

• brak obecności alkoholu w organizmie pracownika

albo

• obecność alkoholu wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości w rozumieniu art. 46 ust. 2 albo 3 ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 165).

Za równoznaczne ze stwierdzeniem braku obecności alkoholu w organizmie pracownika uznaje się przypadki, w których zawartość alkoholu nie osiąga lub nie prowadzi do osiągnięcia wartości właściwych dla stanu po użyciu alkoholu.

Szczegółowe zasady przeprowadzania kontroli zawarto w rozporządzeniu ministra zdrowia z 16 lutego 2023 r. w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika (Dz.U. poz. 317). Rozporządzenie to stanowi m.in., że badanie na obecność alkoholu obejmuje badanie wydychanego powietrza ‒ jeśli stan osoby badanej na to pozwala, lub badanie krwi.

• Jakie limity zawartości alkoholu we krwi i w wydychanym powietrzu przewidują przepisy?

Kodeks pracy w tym względzie odwołuje się do art. 46 ust. 2‒3 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Zgodnie z tymi przepisami stan po użyciu alkoholu oznacza, że zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:

• stężenia we krwi od 0,2‰ do 0,5‰ alkoholu albo
• obecności w wydychanym powietrzu od 0,1 mg do 0,25 mg alkoholu w 1 dm3.

Z kolei stan nietrzeźwości ma miejsce, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:

• stężenia we krwi powyżej 0,5‰ alkoholu albo
• obecności w wydychanym powietrzu powyżej 0,25 mg alkoholu w 1 dm3.

• W jaki sposób pracodawca przetwarza informacje na temat badania i jak długo je przechowuje?

Kodeks pracy pozwala na przetwarzanie pracodawcy informacji o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Pracodawca przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania.

Jeśli jednak pracodawca zastosował karę upomnienia, karę nagany lub karę pieniężną, to informacje te są przechowywane do czasu uznania kary za niebyłą zgodnie z art. 113 k.p. Stanowi on, że karę uważa się za niebyłą po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu.

Jeśli jednak informacje o badaniu pracownika mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, to okres przechowywania tych informacji ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Po upływie okresu przechowywania tych informacji pracodawca musi je usunąć.

• W jakich przypadkach pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy?

Artykuł 221d k.p. stanowi, że pracodawca nie dopuszcza pracownika do pracy, jeżeli:

• kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości

albo

• zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy.

Użyto wyrażenia pracodawca „nie dopuszcza”, a nie „może nie dopuścić”, zatem należy uznać, że jest to obowiązek pracodawcy. Musi on także poinformować pracownika, dlaczego nie został dopuszczony do pracy.

• Czy pracownik może odmówić poddania się badaniu trzeźwości przeprowadzanemu przez pracodawcę?

Pracownik może odmówić, ale musi liczyć się z tym, że będzie to stanowiło naruszenie obowiązków pracowniczych. Wyjątkiem będą sytuacje, gdy pracodawca zamierza przeprowadzić badanie niezgodnie z obowiązującymi przepisami – zarówno kodeksu pracy, jak i rozporządzenia ministra zdrowia (np. badanie prowadzone jest w sposób naruszający godność pracownika) albo wewnątrzzakładowymi.

• Czy pracownik może żądać przeprowadzenia badania trzeźwości przez policję?

Tak, może żądać takiego badania od pracodawcy, który nie chce go dopuścić do pracy, ale także od policji (organu powołanego do ochrony porządku publicznego – jak stanowi k.p.).

• W jaki sposób policja (organ powołany do ochrony porządku publicznego) przeprowadza badanie trzeźwości?

Co do zasady policja przeprowadza badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego, a więc – alkomatem. W niektórych przypadkach policja obowiązkowo musi zlecić badania krwi. Będzie tak, gdy:

• nie ma możliwości przeprowadzenia badania inną metodą;
• pracownik niedopuszczony do pracy odmawia poddania się badaniu inną metodą;
• pracownik niedopuszczony do pracy żąda przeprowadzenia badania krwi pomimo przeprowadzenia badania inną metodą;
• stan pracownika niedopuszczonego do pracy uniemożliwia przeprowadzenie badania inną metodą;
• nie ma możliwości wskazania stężenia alkoholu z powodu przekroczenia zakresu pomiarowego urządzenia wykorzystywanego do pomiaru.

Kodeks pracy także w tym przypadku podkreśla, że badania te przeprowadza się z poszanowaniem godności i intymności pracownika.

• Jakie informacje pracodawca powinien otrzymać od policji (organu powołanego do ochrony porządku publicznego) po przeprowadzeniu badania trzeźwości?

Organ ten powinien przekazać pracodawcy i pracownikowi niedopuszczonemu do pracy informację w formie pisemnej, obejmującą imię i nazwisko osoby badanej oraz jej numer PESEL, a w przypadku jego braku ‒ serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, datę, godzinę oraz minutę przeprowadzonego badania, a także jego wynik. W przypadku przeprowadzenia kilku pomiarów organ przeprowadzający badanie przekazuje informację o czasie przeprowadzenia pomiarów i wyniku każdego z nich.

Taka informacja jest przechowywana przez taki sam okres i na takich samych zasadach, jak informacja dotycząca badania przeprowadzonego przez pracodawcę.

• Jakie są skutki niedopuszczenia pracownika do pracy, gdy się okaże, że pracownik nie znajdował się w stanie po użyciu alkoholu albo stanie nietrzeźwości?

W takiej sytuacji okres niedopuszczenia pracownika do pracy jest okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

• W jakich przypadkach pracodawca może wprowadzić kontrolę na obecność w organizmie pracowników środków działających podobnie do alkoholu?

Pracodawca może taką kontrolę przeprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Mają tutaj zastosowanie te same zasady jak wskazane wyżej dotyczące badania trzeźwości. Pracodawca ma także w tym przypadku pełną dowolność w określaniu grup pracowników, które mogą być poddane takiemu badaniu.

Podobnie w tym przypadku kontrolę należy uregulować w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Również tej kontroli nie można wprowadzić z dnia na dzień, ale z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem.

• Co powinien zrobić pracodawca, gdy badanie wykaże obecność w organizmie pracownika środka działającego podobnie do alkoholu?

W takim przypadku pracodawca ma obowiązek nie dopuścić pracownika do pracy. Taki sam obowiązek nakładają na niego przepisy, gdy zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu takiego środka lub zażywał taki środek w czasie pracy.

Informację dotyczącą podstawy niedopuszczenia pracownika do pracy przekazuje się pracownikowi do wiadomości.

• Na czyje żądanie policja przeprowadza badanie na obecność w organizmie pracownika środka działającego podobnie do alkoholu?

Organ ten może przeprowadzić badanie na żądanie pracodawcy lub pracownika niedopuszczonego do pracy.

• Jakie są skutki niedopuszczenia pracownika do pracy, gdy się okaże, że nie znajdował się on w stanie po użyciu środka działającego podobnie do alkoholu?

W przypadku gdy wynik badania nie wskazuje na taki stan po użyciu, okres niedopuszczenia pracownika do pracy jest okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

• Z jakich metod badania zawartości w organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu korzysta policja albo inny organ powołany do ochrony porządku publicznego?

Kodeks pracy stanowi, że co do zasady badanie to przeprowadza się przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego. Organ zleca jednak badanie krwi lub moczu przez mającą odpowiednie kwalifikacje osobę, jeśli:

• nie ma możliwości przeprowadzenia badania metodą niewymagającą badania laboratoryjnego;
• pracownik niedopuszczony do pracy odmawia poddania się badaniu metodą niewymagającą badania laboratoryjnego;
• pracownik niedopuszczony do pracy żąda przeprowadzenia badania krwi lub moczu pomimo przeprowadzenia badania metodą niewymagającą badania laboratoryjnego;
• stan pracownika niedopuszczonego do pracy uniemożliwia przeprowadzenie badania metodą niewymagającą badania laboratoryjnego.

Także w tym przypadku k.p. podkreśla, że badanie to przeprowadza się z poszanowaniem godności i intymności pracownika. Wyrazem tego jest przepis, który nakazuje, aby czynności związane z pobraniem moczu do badania odbywały się w obecności osoby mającej odpowiednie kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania badania moczu, tej samej płci, co pracownik, od którego pobiera się mocz.

• Jakie informacje pracodawca powinien otrzymać od policji (organu powołanego do ochrony porządku publicznego) po przeprowadzeniu badania zawartości w organizmie pracownika substancji działającej podobnie do alkoholu?

Organ ten powinien przekazać pracodawcy i pracownikowi niedopuszczonemu do pracy informację w formie pisemnej, obejmującą imię i nazwisko osoby badanej oraz jej numer PESEL, a w przypadku jego braku ‒ serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, datę, godzinę oraz minutę przeprowadzonego badania, a także jego wynik. W przypadku przeprowadzenia kilku pomiarów organ przeprowadzający badanie przekazuje informację o czasie przeprowadzenia pomiarów i wyniku każdego z nich.

Taka informacja jest przechowywana przez okres i na zasadach takich samych, jak informacja dotycząca badania przeprowadzonego przez pracodawcę.

• Czy pracodawca może przeprowadzać badania na obecność w organizmie alkoholu lub substancji podobnej do alkoholu jedynie pracowników?

Nie. Przepisy przewidują, że pracodawca ma możliwości przeprowadzenia takich badań także w stosunku do innych osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. zleceniobiorców) lub prowadzących na własny rachunek działalność gospodarczą, których praca jest organizowana przez tych pracodawców.

Pojawia się wątpliwość, czy pracodawcy mogą kontrolować także pracowników lub zleceniobiorców swoich podwykonawców. Odpowiedź nie wynika wprost z przepisów, ale biorąc pod uwagę, że przepisy te mają służyć przede wszystkim ochronie życia lub zdrowia, można uznać, że jest to dopuszczalne.

• Jakie konsekwencje może wyciągnąć pracodawca wobec pracownika, u którego stwierdzono stan nietrzeźwości lub stan po użyciu alkoholu albo stwierdzono w jego organizmie zawartość środka działającego podobnie jak alkohol?

W takich przypadkach pracodawca ma do dyspozycji kilka możliwości. Może nałożyć na pracownika karę upomnienia, nagany albo karę pieniężną zgodnie z ogólnymi zasadami zawartymi w k.p.

Pewnego rodzaju karą jest brak wynagrodzenia za dzień, w którym pracownik został odsunięty od pracy z powodu swojego stanu.

W zależności od stopnia naruszenia pracodawca może również rozważyć wypowiedzenie umowy o pracę albo rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

• Gdzie może być świadczona praca zdalna?

Kodeks pracy stanowi jedynie, że praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Ustawa nie wprowadza więc w tym względzie ograniczeń. Trzeba jednak pamiętać, że świadczenie dla polskiego pracodawcy pracy zdalnej zza granicy może mieć określone skutki podatkowe i składkowe w miejscu pobytu.

• Jaka może być podstawa świadczenia pracy zdalnej przez pracownika?

Praca zdalna może być świadczona na podstawie:

• uzgodnienia dokonanego przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia; jeśli uzgodnienie zostało dokonane w trakcie zatrudnienia może być ono:

‒ dokonane z inicjatywy pracodawcy albo

‒ na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej;

• polecenia pracodawcy.

Pracę zdalną można również podzielić na:

• pracę zdalną „standardową”, w której pracodawca będzie musiał spełnić wszystkie obowiązki określone w k.p.,
• pracę zdalną okazjonalną, tj. pracę świadczoną poza zakładem pracy w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym, w ramach której na pracodawcy będzie ciążyło mniej obowiązków.

• Czym różni się praca zdalna od pracy zdalnej okazjonalnej?

Jeśli pracownik wykonuje pracę zdalną w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku, może być ona zakwalifikowana jako praca zdalna okazjonalna. Warunkiem uznania jej za taką pracę jest to, aby była wykonywana wyłącznie na wniosek pracownika.

Praca zdalna okazjonalna pozwala pracodawcy i pracownikowi oszczędzić formalności, a samemu pracodawcy – także kosztów. Jeżeli praca zdalna na wniosek pracownika mieści się w limicie 24 dni w roku:

• nie przeprowadza się uzgodnień ze związkami zawodowymi,
• nie zawiera się porozumienia ani nie reguluje się zasad jej wykonywania w regulaminie,
• nie zawiera się indywidualnego porozumienia z pracownikiem,
• pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu.

Ponadto kontrola wykonywania pracy zdalnej, w zakresie bhp lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.

• Czy pracodawca ma obowiązek wyrażenia zgody ma pracę zdalną okazjonalną?

Nie, nie ma takiego obowiązku. Pracodawcy mogą zdecydować, że w ich zakładzie pracy nie udziela zgody na takie wykonywanie pracy. O ile w przypadku wniosku o pracę zdalną złożonego przez uprawnionego pracownika na podstawie art. 6719 par. 6 albo art. 1881 k.p., pracodawca musi się do niego ustosunkować, o tyle w tym przypadku nie musi uzasadniać odmowy.

• Czy pracownicy muszą „wykorzystać” w każdym roku kalendarzowym 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej, aby dopiero później skorzystać ze „zwykłej” pracy zdalnej i np. otrzymywać ekwiwalent?

Nie, pracodawca może zdecydować, że praca zdalna od pierwszego dnia świadczona jest jako „zwykła” praca zdalna z pełnymi obowiązkami po stronie pracodawcy.

• Czy przekroczenie limitu 24 dni pracy zdalnej w roku kalendarzowym powoduje, że pracodawca zostaje wstecznie obciążony obowiązkami, np. obowiązkiem wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu za wykorzystane 24 dni?

Nie, przekroczenie limitu 24 dni pracy zdalnej w roku oznacza jedynie, że do kolejnych dni (a więc 25. dnia i następnych) należy stosować przepisy o „standardowej” pracy zdalnej, w tym także te o wypłacie ekwiwalentu i ryczałtu.

• Co to jest praca hybrydowa?

Kodeks pracy nie przewiduje takiego pojęcia jak praca hybrydowa. To jedynie potoczne określenie takiej organizacji pracy, w której pracownik przez niektóre dni tygodnia pracuje w domu, a niektóre w zakładzie pracy. W takim przypadku pracownik powinien mieć zorganizowane w biurze stanowisko pracy zgodnie z ogólnymi wymogami, tak jak gdyby wykonywał w nim pracę przez cały tydzień.

• Czy pracodawca, który wyraził zgodę na pracę zdalną pracownika, może nakazać mu pracę stacjonarną?

Zgodnie z art. 622 par. 2 k.p. w przypadku podjęcia pracy na podstawie wniosku pracownika każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Pracodawca może zatem w każdej chwili nakazać pracownikowi powrót do biura, a ten będzie się musiał w nim pojawić najpóźniej 30 dni od takiego nakazu (formalnie o statusie „wiążącego wniosku”).

• Czy istnieją przypadki, gdy pracodawca będzie musiał wyrazić zgodę na wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej?

Przepisy nie przewidują wykonywania pracy zdalnej na żądanie pracownika. Pracodawca może, ale nie musi wyrazić zgody na wykonywanie pracy w takiej formie. Istnieje co prawda kilka przypadków, gdy odmowa uwzględnienia wniosku pracownika musi być umotywowana, ale wyrażenie zgody nie jest obowiązkowe. Przypadki te zostały określone w art. 6719 par. 6 k.p. oraz art. 1881 k.p. Przepisy te zostały wprowadzone niezależnie od siebie – pierwszy nich w ramach przepisów o pracy zdalnej (7 lutego 2023 r.), a drugi w ramach nowelizacji work-life balance (26 kwietnia 2023 r.). Pracownicy wychowujący dziecko do lat 4 zdobyli możliwość wnioskowania o pracę zdalną, korzystając zarówno z art. 6719 par. 6, jak i art. 1881 k.p. Decyzja o wskazaniu podstawy prawnej będzie należała do pracownika, o czym poniżej.

• Na czym polegają obowiązki pracodawców, gdy z wnioskiem o pracę zdalną wystąpi pracownik należący do grupy wskazanej w art. 6719 par. 6 k.p.?

Artykuł ten wymienia pracowników, którzy mają specjalne uprawnienia dotyczące pracy zdalnej: Obejmuje on:

• rodzica dziecka mającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1923);
• rodzica:

‒ dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, także po ukończeniu przez nie 18. roku życia;

‒ dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, także po ukończeniu przez nie 18. roku życia;

• pracownicę w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Przepisy wskazują, że pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Zatem pracodawca ma możliwość odmowy, ale musi mieć do tego podstawy. Ponadto, co jest kluczowe, o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku musi pracownika poinformować w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Naruszenie przepisów dotyczących uwzględnienia wniosku zagrożone jest karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

• Na czym polegają obowiązki pracodawców, gdy o pracę zdalną pracownik wystąpi na podstawie art. 1881 k.p.?

Artykuł 1881 k.p. par. 1 przewiduje, że pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8. roku życia, może złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy. Za elastyczną organizację pracy k.p. uważa pracę zdalną (i o nią pracownicy występują najczęściej), jak również:

• system przerywanego czasu pracy (art. 139),
• system skróconego tygodnia pracy (art. 143),
• system pracy weekendowej (art. 144),
• ruchomy czas pracy (art. 1401),
• indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142),
• obniżenie wymiaru czasu pracy.

Jak widać, pracownik wychowujący dziecko do lat 4 spełnia warunki do złożenia wniosku o pracę zdalną zarówno na podstawie art. 6719 par. 6, jak i omawianego art. 1881 k.p. Jeśli skorzysta z wniosku o pracę zdalną jako elastyczną organizację pracy, to pracodawca nie będzie zobowiązany do uwzględnienia tego wniosku. Pracodawca może odmówić, biorąc pod uwagę nie tylko potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, lecz także potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Niezależnie od podjętej decyzji pracodawca musi o niej poinformować pracownika. Musi poinformować w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, bądź o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Niedopełnienie tych obowiązków może być uznane za naruszenie przepisów o elastycznej organizacji pracy, co jest uznawane przez k.p. z wykroczenie zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł. Trzeba w tym miejscu podkreślić, że wykroczeniem nie jest samo nieuwzględnienie wniosku, ale brak udzielenia odpowiedzi na ten wniosek.

• W jakim trybie składa się wniosek o pracę zdalną w ramach elastycznej organizacji pracy?

Wniosek taki składa się w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z takiej organizacji pracy.

We wniosku wskazuje się:

• imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka,
• przyczynę konieczności skorzystania z takiej organizacji pracy,
• termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z takiej organizacji pracy,
• rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać – w tym przypadku musi wskazać, że chciałby skorzystać z pracy zdalnej.

• Na czym polega specjalna ochrona pracownika, który złożył wniosek o pracę zdalną w ramach elastycznej organizacji pracy lub inny rodzaj takiej organizacji pracy?

Kodeks pracy stanowi, że złożenie takiego wniosku nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę i przyczyny uzasadniającej prowadzenie przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia.

Jeśli jednak już do takiego wypowiedzenia albo rozwiązania umowy dojdzie, to w razie sporu sądowego na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że przy rozwiązywaniu umowy o pracę kierował się powodem innym niż chęć pracy zdalnej.

• W jakim trybie pracownik może zrezygnować z pracy zdalnej w ramach elastycznej organizacji pracy?

Pracownik nie może jednostronnie zdecydować o powrocie do wykonywania pracy stacjonarnej przed ustalonym terminem zakończenia korzystania z takiej organizacji pracy, który wcześniej sam wskazał we wniosku. Musi w tej sprawie złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej (a więc nawet e-mailem lub SMS-em), gdy uzasadnia to zmiana okoliczności będąca podstawą do korzystania przez pracownika z elastycznej organizacji pracy.

Pracodawca nie musi wyrażać zgody na powrót pracownika do pracy stacjonarnej. Musi jednak poinformować pracownika o uwzględnieniu albo przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, bądź o możliwym terminie powrotu do pracy, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

• Co jest korzystniejsze dla pracownika – występowanie o pracę zdalną na podstawie art. 6719 par. 6 czy art. 1881?

Trudno jednoznacznie przesądzić, ponieważ z jednej strony w przypadku wniosku na podstawie art. 1881 k.p. pracodawca ma szerszy zakres możliwości odmowy, ale z drugiej strony nie ma przepisu, który by pozwalał pracodawcy nakazać pracownikowi, który już zgodę ma podstawie art. 1881 uzyskał, powrót do pracy stacjonarnej przed upływem ustalonego wcześniej terminu.

Natomiast w przypadku skorzystania z pracy zdalnej na podstawie art. 6719 par. 6 możliwość nakazania powrotu istnieje. Jak wynika z art. 6722 par. 2 k.p., pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika, który wykonuje ją na podstawie wniosku złożonego na podstawie art. 6719 par. 6 k.p., chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Tak skonstruowany przepis daje więc pewnego rodzaju furtkę do odwołania zgody na pracę zdalną.

• W jakich przypadkach pracodawca może wydać polecenie o wykonywaniu pracy zdalnej?

Pracodawca może wydać takie polecenie:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

‒ jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Taki warunek oznacza, że pracownik, jeśli nie chce wykonywać pracy zdalnej, w każdym przypadku może takie polecenie zablokować poprzez niezłożenie powyższego oświadczenia.

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć takie polecenie z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

• W jaki sposób określa się zasady wykonywania pracy zdalnej?

Kodeks pracy przewiduje kilka sposobów określania takich zasad. Podstawowym jest porozumienie zawierane między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. Jeśli takich organizacji jest więcej, to porozumienie zawierane jest między pracodawcą a wszystkimi organizacjami.

Nierzadko jednak organizacje związkowe nie są ze sobą zgodne i zawarcie porozumienia, na które zgodzą się wszystkie związki, nie jest możliwe. W takim przypadku k.p. przewiduje, że pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 854), z których każda zrzesza co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

• Jak określa się zasady wykonywania pracy zdalnej, gdy związki zawodowe nie zgadzają się na propozycje pracodawcy?

Ostatnie słowo w tej sprawie ma pracodawca. Kodeks pracy stanowi bowiem, że jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia ze związkami, to pracodawca sam określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, jednak przy uwzględnieniu ustaleń podjętych ze związkami.

• W jaki sposób przeprowadza się uzgodnienia, gdy u pracodawcy nie działa ani jedna organizacja związkowa?

W takim przypadku pracodawca sam określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, ale po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

• Co powinny zawierać porozumienie lub regulamin?

Kodeks pracy określa minimalne elementy, które powinny zostać zawarte w porozumieniu lub regulaminie. Dokumenty te powinny określać w szczególności grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, oraz zasady:

• pokrywania przez pracodawcę kosztów m.in. energii elektrycznej,
• ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
• porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika,
• kontroli wykonywania pracy przez pracownika,
• kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
• instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

• Co powinno zawierać polecenie wykonywania pracy zdalnej albo indywidualne porozumienie z pracownikiem?

Zarówno polecenie, jak i indywidualne porozumienie powinny zawierać te same elementy, które k.p. wymaga dla porozumienia z ogółem pracowników oraz regulaminu (wskazane powyżej), z wyjątkiem oczywiście określenia grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną.

• Czy zawarcie porozumienia lub wprowadzenie zasad pracy zdalnej do regulaminu jest konieczne, aby pracodawca mógł zezwolić na pracę zdalną swoim pracownikom?

Nie jest to warunek konieczny. Kodeks pracy wyraźnie stanowi, że wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie z ogółem pracowników ani nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania takiej pracy albo w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w indywidualnym porozumieniu zawartym z pracownikiem.

• Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy wobec pracownika zdalnego?

Pracodawca jest obowiązany:

• zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym niezbędnych urządzeń technicznych, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu ogólnym, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu indywidualnym,
• zapewnić szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

• W jakim przypadku pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent pieniężny, a w jakim – ryczałt?

Ekwiwalent przysługuje pracownikowi, gdy pracodawca nie zapewnił mu materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, i ten wykorzystuje swoje narzędzia i materiały. Innymi słowy, ekwiwalent stanowi równowartość kosztów poniesionych przez pracownika związanych z tym, że pracownik musi korzystać z własnych narzędzi. Chodzi tu o koszty rzeczywiście poniesione, zatem teoretycznie co miesiąc pracodawca powinien przeprowadzać odpowiednią analizę.

Wypłatę ekwiwalentu pracodawca może zastąpić ryczałtem, a więc pewną z góry ustaloną, ustandaryzowaną dla pracowników kwotą. Jak stanowi k.p., wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przy ustalaniu ryczałtu trzeba mieć zawsze na uwadze, że w związku ze zwolnieniem tych wypłat z podatku oraz składek, ich nadmierne zawyżenie może zostać uznane za próbę obejścia prawa.

• Czy pracodawcy muszą zapewniać pracownikom zdalnym biurko i krzesło zgodne z wymogami ergonomii?

To zagadnienie było przedmiotem gorącej dyskusji po wprowadzeniu przepisów o pracy zdalnej. Ostatecznie sprawę przesądził Główny Inspektorat Pracy, który w wydanym dla DGP stanowisku z 6 marca 2023, znak GIP-GBI.0701.45.2023.3, stwierdził, że pracodawcy nie muszą zapewniać pracownikom biurka i krzesła, jeśli nie będzie takich uzgodnień na poziomie zakładowym. Zatem pracodawca i pracownik mogą ewentualnie uzgodnić, że pracodawca pokryje koszty związane z zapewnieniem pracownikowi zdalnemu biurka i krzesła. Uzgodnienie takie może być dokonane np. w porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej, poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem dotyczącym pracy zdalnej. W takim przypadku obowiązek zapewnienia takiego wyposażenia staje się już obowiązkiem pracodawcy.

• Czy pracodawca może kontrolować pracownika w miejscu świadczenia przez niego pracy zdalnej?

Tak, k.p. wskazuje wprost, że pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu ogólnym, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu indywidualnym. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Sposób jej przeprowadzania zależy do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

• Jakie mogą być konsekwencje kontroli?

Jeżeli pracodawca stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad bhp lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, to może zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę stacjonarną w terminie określonym przez pracodawcę.

• Czy pracownik, który uległ wypadkowi podczas pracy zdalnej, otrzyma świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego?

Tak, pracownik ciągle bowiem podlega ubezpieczeniu wypadkowemu. Postępowanie wypadkowe prowadzone jest według ogólnych zasad z pewnymi odrębnościami dotyczącymi oględzin miejsca wypadku. Kodeks pracy przewiduje, że oględzin dokonuje się w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika, w przypadku gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie uzgodnić tego terminu, i członków zespołu powypadkowego. Zespół powypadkowy może odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

• W jakich przypadkach możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej?

Taka możliwość przysługuje każdemu pracownikowi, którego natychmiastowa obecność w innym miejscu jest niezbędna i jest to związane z działaniem siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem.

• W jakim wymiarze przysługuje zwolnienie?

Przysługuje ono w wymiarze dwóch dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym. W przypadku osób, których dobowa norma pracy jest niższa, odpowiednio niższy będzie także wymiar przysługującego zwolnienia. Zatem np. pracownikom niepełnosprawnym, których norma dobowa wynosi 7 godzin, zwolnienie będzie przysługiwało w wymiarze dwóch dni albo 14 godzin.

O tym, czy zwolnienie ma zostać udzielone w wymiarze dziennym, czy godzinowym, decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym.

Zwolnienie nie podlega kumulacji, niewykorzystanego wymiaru zwolnienia nie można zatem przenieść na kolejny rok.

Jeśli pracownik pracujący na niepełny etat wystąpił o zwolnienie udzielane w wymiarze godzinowym, to wymiar przysługującego mu zwolnienia ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zaokrągla się w górę do pełnej godziny.

• Czy za okres tego zwolnienia przysługuje wynagrodzenie lub świadczenia?

Za okres tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.

Jeśli na okres, na jaki udzielono mu zwolnienia, lekarz wystawił mu także zaświadczenie o niezdolności do pracy, to wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy może on otrzymać jedynie za dni choroby wykraczające poza okres udzielonego urlopu opiekuńczego.

Jeśli pracownik ulegnie wypadkowi podczas zwolnienia i stanie się niezdolny do pracy, to niezdolność ta będzie uznawana za „zwykłą” niezdolność do pracy, za którą przysługiwać będzie wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy w wysokości 80 proc. podstawy wymiaru.

• W jaki sposób należy złożyć wniosek o udzielenie zwolnienia i co należy w nim zawrzeć?

Przepisy k.p. stanowią jedynie, że pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. Można zatem uznać, że wniosek może być złożony w dowolnej formie, może to być także SMS lub e-mail.

• Czy pracodawca może odmówić prawa do zwolnienia od pracy?

Jak stanowi k.p., pracodawca jest „obowiązany” udzielić zwolnienia od pracy na złożony przez pracownika wniosek. Pojawiają się jednak opinie prawników, którzy twierdzą, że zwolnienia od pracy można odmówić. Jednak trzeba zwrócić uwagę na cel przepisu, który ma pozwolić pracownikowi na wyjście z pracy bez konieczności odpracowywania tego czasu w przypadku, gdy w jego rodzinie zdarzyła się jakaś nadzwyczajna sytuacja. Należy zatem uznać, że pracodawca powinien udzielać zwolnienia od pracy w każdym przypadku, gdy pracownik złoży prawidłowy wniosek.

• Czy pracodawca może weryfikować zasadność wniosku?

Kodeks pracy nie pozwala na weryfikację okoliczności, które zdaniem pracownika są podstawą do skorzystania ze zwolnienia od pracy.

• W jakich przypadkach możliwe jest skorzystanie z urlopu opiekuńczego?

Z urlopu opiekuńczego może skorzystać każdy pracownik w wymiarze pięciu dni w roku kalendarzowym. Nie ma wymogu posiadania odpowiedniego stażu pracy. Jak wynika z art. 1731 k.p., urlop ten przysługuje w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Za członka rodziny w tym przypadku uważa się syna, córkę, matkę, ojca i małżonka.

• Czy za okres urlopu opiekuńczego przysługują wynagrodzenie lub świadczenia?

Nie. Za okres tego urlopu nie przysługuje pracownikowi ani wynagrodzenie, ani wynagrodzenie chorobowe, ani zasiłek chorobowy. Jest to okres zatrudnienia, ale bezpłatny. Nawe jeśli za okres urlopu opiekuńczego pracownik otrzyma zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy, to wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy może otrzymać jedynie za dni choroby wykraczające poza okres udzielonego urlopu opiekuńczego.

Jeśli pracownik ulegnie wypadkowi podczas urlopu i stanie się niezdolny do pracy, to niezdolność ta będzie uznawana za „zwykłą” niezdolność do pracy, za którą przysługiwać będzie wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy w wysokości 80 proc. podstawy wymiaru.

• W jaki sposób należy złożyć wniosek w sprawie urlopu opiekuńczego i co należy w nim zawrzeć?

Jak wynika z art. 1731 par. 4 k.p., wniosek ten należy złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż jeden dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu. Mowa jest o „postaci elektronicznej”, co oznacza, że może to być także e-mail, SMS, wiadomość przesłana przez komunikator itp.

We wniosku wskazuje się imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika oraz w przypadku członka rodziny ‒ stopień pokrewieństwa z pracownikiem, a w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny ‒ adres zamieszkania tej osoby.

• Czy pracodawca może odmówić prawa do urlopu opiekuńczego?

Przepisy nie wskazują tego wprost, dlatego pojawiają się różne opinie prawników. Jednak należy zwrócić uwagę na cel przepisu, którym jest ułatwienie sprawowania przez pracowników funkcji opiekuńczych, a więc łączenia pracy zawodowej z życiem rodzinnym. Należy zatem uznać, że pracodawca powinien udzielać urlopu opiekuńczego w każdym przypadku, gdy pracownik złoży prawidłowy wniosek.

• Czy pracodawca może weryfikować zasadność wniosku?

Kodeks pracy pozwala jedynie na formalną weryfikację wniosku, tj. czy zawiera wymagane informacje oraz czy nie zawiera danych oczywiście bezzasadnych (np. wniosek o urlop opiekuńczy przeznaczony na opiekę nad osobą, co do której pracodawca wie, że ta nie żyje). Pracodawca nie ma prawa, choć pojawiają się na ten temat również odmienne opinie, żądać żadnych dodatkowych dokumentów w postaci zaświadczeń lekarskich, dokumentacji medycznej, oświadczeń osób, którymi pracownik ma się opiekować itp.

• Jak urlop opiekuńczy wpłynie na uprawnienia pracownicze?

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 1732 k.p. okres tego urlopu wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, a więc np. wymiar urlopu.

Do tego urlopu mają zastosowanie przepisy o ochronie pracowników określone m.in. w art. 177 par. 1, 11, 4 i 41 k.p.

Oznacza to zatem, że w okresie urlopu opiekuńczego pracodawca nie może:

• prowadzić przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy z tym pracownikiem;
• wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z tym pracownikiem, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z jego winy i reprezentująca pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy;
• podjąć powyższych działań już od dnia złożenia wniosku o taki urlop, przy czym jeśli wniosek ten zostanie złożony na kilka dni wcześniej, to i tak ochrona liczy się jedynie na dzień przed rozpoczęciem wniosku.

Rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę za wypowiedzeniem w okresie urlopu opiekuńczego, a także od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie tego urlopu, może nastąpić tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy. Pracodawca jest obowiązany uzgodnić z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową termin rozwiązania umowy o pracę.

Pracodawca musi dopuścić pracownika po zakończeniu urlopu opiekuńczego do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe ‒ na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu na warunkach nie mniej korzystnych od tych, które obowiązywałyby, gdyby pracownik nie korzystał z urlopu.

• Kto i na jakich zasadach może skorzystać z urlopu rodzicielskiego?

Z urlopu rodzicielskiego może skorzystać zarówno matka, jak i ojciec dziecka. Wspólna pula urlopu im przysługującego została w 2023 r. zwiększona i wynosi:

• 41 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka,
• 43 tygodnie ‒ w przypadku urodzenia dwojga lub większej liczby dzieci.

Rodzice mogą się tą pulą urlopu podzielić dowolnie, z zastrzeżeniem że:

• żadne z rodziców nie może wykorzystać więcej niż 32 (34) tygodni urlopu, ponieważ 9 tygodni przeznaczone jest wyłącznie dla drugiego rodzica (jeśli nie zostaną one wykorzystane, to przepadają); zasada ta oznacza także, że nawet gdy ojciec dziecka zmarł lub jest nieznany, matka i tak nie może wykorzystać więcej niż wspomniane 32 tygodnie;
• łącznie liczba części urlopu nie może przekroczyć pięciu części;
• urlop może być wykorzystany do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia.

Zlikwidowano wiele zasad, które dotychczas obowiązywały w stosunku do urlopu rodzicielskiego:

• żadna z części urlopu nie musi być już wykorzystywana bezpośrednio po urlopie macierzyńskim;
• matka nie musi podlegać ubezpieczeniom, żeby ojciec mógł skorzystać z tego urlopu;
• części urlopu mogą mieć dowolną długość.

Urlop rodzicielski może być wykorzystywany przez oboje rodziców łącznie, a wówczas np. jeden tydzień, podczas którego z urlopu korzystali oboje, oznacza wykorzystanie dwóch tygodni ze wspólnej puli 41 (43) tygodni. Możliwe jest również przebywanie przez jednego rodzica na urlopie macierzyńskim, a drugiego w tym samym czasie na urlopie rodzicielskim.

• Jakie są wymogi formalne wniosku o urlop rodzicielski?

Urlop rodzicielski jest udzielany na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej składany przez rodzica dziecka w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika. Wniosek taki może być złożony na druku przygotowanym przez pracodawcę, ale nowelizacja wprowadziła generalną zasadę maksymalnego ułatwienia pracownikom składania wniosków o przysługujące im uprawnienia. Dlatego przepisy mówią o wnioskach składanych w „postaci elektronicznej”, co oznacza, że może to być także SMS albo e-mail. Ważne, aby zawierał elementy określone w rozporządzeniu ministra rodziny i polityki społecznej z 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. poz. 937).

Zgodnie z par. 14 tego rozporządzenia wniosek taki musi zawierać:

• imię i nazwisko pracownika;
• wskazanie okresu dotychczas wykorzystanego urlopu rodzicielskiego (w przypadku gdy drugi z rodziców nie ma statusu pracownika, ale jest zleceniobiorcą albo prowadzi pozarolniczą działalność – ile drugi rodzic wykorzystał tygodni takiego zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego) oraz liczby wykorzystanych części urlopu rodzicielskiego (w przypadku gdy drugi z rodziców nie ma statusu pracownika, ale jest zleceniobiorcą albo prowadzi działalność ‒ liczby wniosków o zasiłek macierzyński za okres odpowiadający części urlopu rodzicielskiego) – pracownik wskazuje tu dane dotyczące siebie oraz drugiego rodzica;
• wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop rodzicielski lub jego część.

Do wniosku dołącza się:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju, albo kopie tych dokumentów (chyba że o urlop rodzicielski ubiega się rodzic – z oczywistych względów będzie to matka, który już korzystał z urlopu macierzyńskiego, a więc pracodawca już taki dokument posiada);
• w zależności od tego, czy drugi rodzic przez okres wskazany we wniosku będzie korzystał z urlopu rodzicielskiego, czy nie będzie korzystał ‒ oświadczenie pracownika o:

‒ braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego (w przypadku gdy drugi z rodziców nie ma statusu pracownika, ale jest zleceniobiorcą albo prowadzi pozarolniczą działalność ‒ z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego);

albo

‒ o okresie, w którym drugi z rodziców dziecka zamierza korzystać z urlopu rodzicielskiego (w przypadku gdy drugi z rodziców nie ma statusu pracownika, ale jest zleceniobiorcą albo prowadzi pozarolniczą działalność ‒ z zasiłku za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego).

• Na jakich zasadach przysługuje urlop rodzicielski rodzicom dziecka mającego zaświadczenie z ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”?

Nowe przepisy kodeksu pracy przewidują specjalną pulę urlopu rodzicielskiego dla rodziców dziecka mającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (dalej: ustawa „Za życiem”). Zaświadczenie to stwierdza ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu. Zaświadczenie to wystawia lekarz ubezpieczenia zdrowotnego, mający specjalizację II stopnia lub tytuł specjalisty w dziedzinie: położnictwa i ginekologii, perinatologii, neonatologii, neurologii dziecięcej, kardiologii dziecięcej lub chirurgii dziecięcej.

Jeśli dziecko otrzyma takie zaświadczenie, to rodzice mają prawo do urlopu rodzicielskiego w wymiarze do:

• 65 tygodni ‒ w przypadku urodzenia jednego dziecka,
• 67 tygodni ‒ w przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka.

Wszystkie zasady opisane wyżej mają w tym przypadku również zastosowanie. Jeśli całość urlopu chce wykorzystać jeden z rodziców, to będzie mógł de facto wykorzystać jedynie 56 (58) tygodni. Urlop można podzielić na maksymalnie na pięć części, a przysługuje on do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończyło 6 lat.

• Jakie są wymogi formalne wniosku o wydłużony urlop rodzicielski, gdy dziecko posiada zaświadczenie z ustawy „Za życiem”?

Wniosek o urlop rodzicielski w takim przypadku musi zawierać takie same elementy oraz załączniki jak wniosek dotyczący urlopu rodzicielskiego udzielanego w związku z opieką nad dzieckiem nieposiadającym zaświadczenia, ale dodatkowo pracownik musi złożyć także zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, o którym mowa powyżej.

• Czy pracownica może złożyć tzw. długi wniosek zasiłkowy o udzielenie jej urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim?

Od 26 kwietnia 2023 r. kodeks pracy nie przewiduje już tzw. długiego wniosku o urlop rodzicielski, który wcześniej kobieta składała do 21 dni po porodzie. Po zmianach kodeks przewiduje tylko jeden rodzaj wniosku o urlop rodzicielski, składany na 21 dni przed wnioskowaną datą rozpoczęcia tego urlopu.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby złożyć ten wniosek bezpośrednio po porodzie (kodeks nie przewiduje, z jakim maksymalnym wyprzedzeniem można taki wniosek złożyć). Można zatem złożyć w grudniu 2023 r. wniosek na dziecko urodzone w grudniu 2023 r. o udzielenie urlopu rodzicielskiego, który rozpocznie się w kwietniu 2024 r. Pracownica może jednak tego wniosku nie składać od razu po porodzie i złożyć go dopiero pod koniec urlopu macierzyńskiego.

Pracodawcy nie powinni zatem tworzyć dwóch oddzielnych wzorów wniosków, a jeśli takie wzory jeszcze u nich funkcjonują – powinni je ujednolicić.

• Jaki rodzaj wniosku składa ojciec dziecka chcący skorzystać z 9 tygodni urlopu rodzicielskiego?

Przede wszystkim trzeba podkreślić, że k.p. nie przewiduje takiego uprawnienia jak „9 tygodni urlopu rodzicielskiego dla ojca”. Kodeks przewiduje jedynie wspólną pulę tego urlopu dla rodziców, z zastrzeżeniem, że 9 tygodni to wyłączne uprawnienie każdego z rodziców. Zatem rodzice mogą się podzielić dowolnie pulą 41 (43) tygodni (i odpowiednio większą w przypadku rodziców dziecka mającego zaświadczenie z ustawy „Za życiem”), ale żadne z nich nie może wykorzystać więcej niż 32 (34) tygodnie (i odpowiednio więcej w przypadku rodziców dziecka mającego zaświadczenie z ustawy „Za życiem”). W praktyce zazwyczaj to matka wykorzystuje pełną dozwoloną pulę urlopu rodzicielskiego, zatem siłą rzeczy ojcu pozostaje do wykorzystania właśnie 9 tygodni. Gdyby jednak matka wykorzystała np. 20 tygodni, ojcu pozostałoby do wykorzystania 21 tygodni itd.

To wszystko oznacza, że nie może być specjalnego, odrębnego wniosku o urlop rodzicielski „dla ojca”. Wniosek o urlop rodzicielski jest jednolity dla matki i ojca, niezależnie od tego, o jaki jego wymiar się ubiegają.

• Czy można łączyć urlop rodzicielski z pracą u swojego pracodawcy?

Tak, utrzymano obowiązującą zasadę, że takie łączenie jest możliwe w wymiarze nie większym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy. W takim przypadku urlopu rodzicielskiego udziela się na pozostałą część wymiaru czasu pracy, a sam urlop ulega wydłużeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika w trakcie korzystania z urlopu lub jego części.

To, co się zmieniło, to maksymalne wydłużenie urlopu w takim przypadku. W związku z wydłużeniem łącznej puli urlopu do 41 (43) tygodni w przypadku łączenia urlopu z pracą u swojego pracodawcy urlop ten może trwać odpowiednio nawet 82 (86) tygodnie. W przypadku rodziców dziecka mającego zaświadczenie z ustawy „Za życiem” wymiar tego urlopu może być maksymalnie wydłużony do odpowiednio 130 (134) tygodni.

• Jakie uprawnienia rodzicielskie mają rodzice zastępczy i rodzice adopcyjni?

W zakresie uprawnień rodzicielskich tych grup pracowników doszło w 2023 r. dwukrotnie do zmiany.

Pierwsza zmiana, która weszła w życie 1 lutego 2023 r., polegała na rozdzieleniu uprawnień rodziców zastępczych (tworzących rodzinę zastępczą, z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej) od uprawnień rodziców adopcyjnych, a więc występujących do sądu opiekuńczego z wnioskiem o przysposobienie dziecka. Od 1 lutego 2023 r. w przypadku tej pierwszej grupy urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego przysługuje nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 7. roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, nie dłużej niż do ukończenia przez nie 10. roku życia. W przypadku tej drugiej grupy urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego przysługuje jednak nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14. roku życia.

W obu przypadkach urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego przysługuje w wymiarze takim samym jak urlop macierzyński dla rodziców biologicznych.

Kolejne zmiany w uprawnieniach rodzicielskich miały miejsce 26 kwietnia 2023 r., kiedy to weszła w życie nowelizacja work-life balance. Wprowadziła ona nowy wymiar urlopu rodzicielskiego oraz zmienione zasady korzystania z niego – takie same jak dla rodziców biologicznych, w tym także w zakresie wydłużonego urlopu rodzicielskiego dla rodziców dziecka mającego zaświadczenie z ustawy „Za życiem”. Różnicą będzie jednak wspomniany wyżej limit wieku dziecka, w którym można skorzystać z urlopu rodzicielskiego.

Zatem dla rodziców zastępczych wymiar urlopu wynosi:

• 41 tygodni ‒ w przypadku przyjęcia jednego dziecka,
• 43 tygodnie ‒ w przypadku przyjęcia więcej niż jednego dziecka,
• 38 tygodni – minimalny wymiar urlopu rodzicielskiego, gdy dziecko przyjęte do rodziny zastępczej ukończyło 7 (10) lat w trakcie korzystania urlopu.

Analogicznie, gdy przyjęte dziecko będzie miało zaświadczenie z ustawy „Za życiem”, wymiar urlopu rodzicielskiego dla rodziców zastępczych wynosi:

• 65 tygodni ‒ w przypadku przyjęcia jednego dziecka,
• 67 tygodni ‒ w przypadku przyjęcia więcej niż jednego dziecka,
• 62 tygodnie ‒ minimalny wymiar urlopu rodzicielskiego, gdy dziecko przyjęte do rodziny zastępczej ukończyło 7(10) lat w trakcie korzystania urlopu.

Podobnie rodzicom adopcyjnym przysługuje urlop rodzicielski w wymiarze:

• 41 tygodni ‒ w przypadku przysposobienia jednego dziecka,
• 43 tygodnie ‒ w przypadku przysposobienia więcej niż jednego dziecka,

‒ nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14. roku życia.

Jednak mimo ukończenia przez dziecko 14. roku życia w trakcie urlopu rodzicielskiego rodzice mają prawo do 38 tygodni urlopu rodzicielskiego.

Analogicznie, gdy przysposobione dziecko będzie miało zaświadczenie z ustawy „Za życiem”, wymiar urlopu rodzicielskiego dla rodziców adopcyjnych wynosi:

• 65 tygodni ‒ w przypadku przyjęcia jednego dziecka,
• 67 tygodni ‒ w przypadku przyjęcia więcej niż jednego dziecka

‒ nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14. roku życia.

Jednak mimo ukończenia przez dziecko 14. roku życia w trakcie urlopu rodzicielskiego rodzice mają prawo do 62 tygodni urlopu rodzicielskiego.

Zmiany dotyczyły także urlopu ojcowskiego, o czym będzie mowa niżej.

• Jakie są wymogi formalne wniosku o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego dla rodziców zastępczych i adopcyjnych?

W przypadku urlopu macierzyńskiego k.p. przewiduje, że jest on udzielany na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej składany przez pracownika w terminie 7 dni od dnia:

• przyjęcia dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza

albo

• przyjęcia dziecka na wychowanie i wystąpienia do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka.

Urlop rozpoczyna się w terminie określonym we wniosku pracownika, jednak nie później niż 21 dni od dnia:

• przyjęcia dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza

albo

• przyjęcia dziecka na wychowanie i wystąpienia do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka.

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika.

Wniosek o taki urlop musi zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,
• imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka (dzieci) przyjętego na wychowanie albo przyjętego na wychowanie jako rodzina zastępcza, na które ma być udzielony urlop,
• wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop.

Do wniosku dołącza się:

• w przypadku rodziców adopcyjnych ‒ oświadczenie o dacie przyjęcia dziecka (dzieci) na wychowanie oraz kopię wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka (dzieci) zawierającego datę urodzenia dziecka (dzieci) z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu lub zaświadczenie sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka (dzieci) zawierające datę urodzenia dziecka (dzieci);
• w przypadku rodziców zastępczych ‒ kopię prawomocnego orzeczenia sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka (dzieci) w rodzinie zastępczej albo kopię umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy rodziną zastępczą a starostą.

Jeśli wniosek o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego dotyczy dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego ‒ kopię prawomocnej decyzji.

• Jakie są wymogi formalne wniosku o urlop rodzicielski dla rodziców zastępczych i adopcyjnych?

W przypadku urlopu rodzicielskiego dla rodziców zastępczych i adopcyjnych k.p. nie przewiduje odrębnych przepisów. Zatem podobnie jak w przypadku rodziców biologicznych także rodzice zastępczy i adopcyjni składają wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika.

Jak wynika z rozporządzenia ministra rodziny i polityki społecznej z 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków, wniosek o urlop rodzicielski w takim przypadku musi zawierać takie same elementy oraz załączniki jak wniosek dotyczący urlopu rodzicielskiego udzielanego w związku z opieką nad dzieckiem biologicznym, ale dodatkowo pracownik musi złożyć:

• w przypadku rodziców adopcyjnych ‒ oświadczenie o dacie przyjęcia dziecka (dzieci) na wychowanie oraz kopię wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka (dzieci) zawierającego datę urodzenia dziecka (dzieci) z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu lub zaświadczenie sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka (dzieci) zawierające datę urodzenia dziecka (dzieci) – chyba że pracodawca ma już te dokumenty, bo pracownik korzystał z uprawnień rodzicielskich związanych z przysposobieniem tego dziecka (dzieci) u swojego pracodawcy;
• w przypadku rodziców zastępczych ‒ kopię prawomocnego orzeczenia sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka (dzieci) w rodzinie zastępczej albo kopię umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy rodziną zastępczą a starostą ‒ chyba że pracodawca ma już te dokumenty, bo pracownik korzystał z uprawnień rodzicielskich związanych z przyjęciem dziecka u swojego pracodawcy;
• jeśli wniosek o urlop rodzicielski dotyczy dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego ‒ kopię prawomocnej decyzji.

Jeśli dziecko przyjęte do rodziny zastępczej lub przysposabiane ma zaświadczenie z ustawy „Za życiem”, rodzic, chcąc skorzystać z wydłużonego urlopu rodzicielskiego, musi złożyć takie zaświadczenie.

• Na jakich zasadach z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego korzysta pracownik, który w trakcie wychowywania dziecka jako rodzina zastępcza następnie wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia?

W takim przypadku pracownik ma prawo do tego urlopu w wymiarze jak dla urlopu dla rodziców adopcyjnych, ale obniżonym o wykorzystany urlop w związku z przyjęciem dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza.

Analogiczna zasada dotyczy korzystania z urlopu rodzicielskiego.

Zasady te doprecyzowała nowelizacja k.p., która weszła w życie 1 lutego 2023 r.

• Kto może skorzystać z urlopu ojcowskiego?

Z urlopu ojcowskiego może skorzystać ojciec dziecka, jeśli dziecko nie ukończyło 12. miesiąca życia. Z urlopu tego może skorzystać także ojciec adopcyjny do upływu 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14. roku życia.

Do czasu wejścia w życie nowelizacji k.p. (26 kwietnia 2023 r.) powyższe limity wynosiły 24, a nie 12 miesięcy. Ojcowie dzieci urodzonych przed 26 kwietnia 2023 r. zachowali prawo do urlopu do ukończenia przez dziecko 24 miesięcy (w przypadku ojców adopcyjnych – 24 miesięcy od uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka).

• Na jakich zasadach można skorzystać z urlopu ojcowskiego?

Urlop ten może trwać do dwóch tygodni i może być podzielony na dwie tygodniowe części. Aby z niego skorzystać, należy złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika.

Wniosek taki musi zawierać imię i nazwisko pracownika oraz wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop ojcowski albo jego część. Do wniosku dołącza się:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub (jeśli dziecko urodziło się za granicą) zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju;
• kopię prawomocnego postanowienia sądu o przysposobieniu dziecka, w przypadku gdy wniosek dotyczy udzielenia urlopu ojcowskiego albo jego części na dziecko przysposobione;
• oświadczenie pracownika-ojca, czy korzystał z urlopu ojcowskiego albo jego części.

Wniosek taki może być złożony na druku przygotowanym przez pracodawcę, ale może być też złożony w każdy inny sposób, np. jako e-mail.

• Jak zmieniła się ochrona pracowników w związku z macierzyństwem?

Przepisy obowiązujące do 26 kwietnia 2023 r. przewidywały, że pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży, a także w okresie urlopu macierzyńskiego pracownicy, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z jej winy i reprezentująca pracownicę zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy.

Po nowelizacji ochrona została rozszerzona. Obejmuje nie tylko okres ciąży i urlopu macierzyńskiego, lecz także okres już od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu ojcowskiego albo jego części, urlopu rodzicielskiego albo jego części. Do dnia zakończenia tego urlopu pracodawca nie może nie tylko wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem, chyba że zachodzą wyżej określone przyczyny, ale nawet prowadzić przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem.

Trzeba jednak podkreślić, że ochrona obowiązuje nie od dowolnej daty złożenia wniosku, ale nie wcześniej niż:

• 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z części urlopu macierzyńskiego oraz części urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego;
• 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu rodzicielskiego albo jego części;
• 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu ojcowskiego albo jego części.

Nowe przepisy wprowadziły także zasadę, że w razie skorzystania przez pracodawcę z możliwości wypowiedzenia lub rozwiązania umowy w związku z przyczynami uzasadniającymi jej rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika, po wyrażeniu zgody przez związek zawodowy, to gdy dojdzie do sporu sądowego, na pracodawcy będzie spoczywał ciężar udowodnienia, że określone okoliczności miały miejsce.

• W jakich przypadkach przepisy pozwalają na rozwiązanie umowy o pracę w okresie ciąży lub urlopu macierzyńskiego bez zgody organizacji związkowej?

Do 26 kwietnia 2023 r. przepisy pozwalały na rozwiązanie umowy jedynie w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy. Po zmianach ograniczenie to zostało rozszerzone. Obecnie możliwość rozwiązania umowy za wypowiedzeniem jedynie w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy nie dotyczy tylko kobiet w ciąży i w okresie urlopu macierzyńskiego, lecz każdego pracownika w okresie urlopu macierzyńskiego, a także od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu ojcowskiego albo jego części, urlopu rodzicielskiego albo jego części ‒ do dnia zakończenia tego urlopu.

Jednak nawet w takiej sytuacji konsultacja ze związkiem zawodowym reprezentującym pracownicę lub pracownika jest konieczna, ponieważ należy uzgodnić termin rozwiązania umowy o pracę.

Ważną zmianą jest także to, że w razie sporu sądowego to na pracodawcy będzie spoczywał obowiązek udowodnienia, że ogłoszono upadłość albo likwidację, co pozwoliło na rozwiązanie umowy z chronionym pracownikiem.

• Czy rodzice małych dzieci mogą pracować w nadgodzinach?

Mogą, ale jeśli wyrażą zgodę. Do 26 kwietnia 2023 r. przepisy przewidywały, że pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegować poza stałe miejsce pracy. Po zmianach limit wieku dziecka podniesiono do 8 lat, doprecyzowano również, że chodzi o pracownika „wychowującego dziecko”, a nie „opiekującego się dzieckiem”.

• Z jakich powodów nie można zwolnić pracownika?

Dotychczasowe przepisy k.p. przewidywały specjalne grupy chronionych przez zwolnieniem pracowników. Nowelizacja work-life balance wprowadziła natomiast grupę okoliczności, które nie mogą być przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę ani nawet przyczyną uzasadniającą przygotowanie do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia ani przyczyną zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę.

Do takich okoliczności należy:

• wystąpienie przez pracownika z wnioskiem o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy;
• jednoczesne pozostawanie w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesne pozostawanie w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy, innym niż stosunek pracy, chyba że ograniczenia w tym zakresie wynikają z odrębnych przepisów albo zawarto umowę o zakazie konkurencji;
• dochodzenie przez pracownika udzielenia informacji o warunkach pracy, których pracodawca jest zobowiązany udzielić wraz z zawarciem umowy o pracę lub delegowaniem za granicę;
• skorzystanie z praw dotyczących szkoleń, np. domaganie się pokrywania przez pracodawcę kosztów obowiązkowych szkoleń pracowników.

Jeśli dojdzie do rozwiązania umowy, a następnie sporu sądowego i pracownik zarzuci pracodawcy, że powodem zakończenia współpracy była jedna z powyższych okoliczności, to na pracodawcy będzie spoczywał ciężar udowodnienia, że przyczyna była inna.

• Czy pracownik może pracować u dwóch pracodawców?

Przepisy k.p. nie zawierały takiego zakazu także przed wejściem w życie nowelizacji work-life balance. Jednak nowelizacja wprowadziła do k.p. art. 261, w którym wprost wskazano, że pracodawca nie może zakazać pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy. Przepisu tego nie stosuje się w przypadku, gdy zawarto zakaz konkurencji, oraz jeżeli odrębne przepisy stanowią inaczej.

Pracodawca nie może zatem gorzej traktować pracownika tylko z powodu zatrudnienia u dwóch pracodawców.

• Na czym polega uprawnienie pracownika do występowania o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy?

Nowelizacja work-life balance wprowadziła do k.p. art. 293. Jego par. 1 stanowi, że pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej sześć miesięcy może raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy. Przepis nie definiuje, co jeszcze może być uznane za bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy.

Uprawnienie to polega jedynie na możliwości złożenia wniosku, jednak bez żadnej gwarancji, że pracodawca się zgodzi. Przepis stanowi jedynie, że powinien on wniosek uwzględnić „w miarę możliwości”. A to w zasadzie oznacza pełną jego dowolność w tym względzie. Nie ma bowiem mechanizmu, który mógłby zmusić pracodawcę do akceptacji wniosku pracownika co do zmiany rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony, czy, jakkolwiek rozumianych, bardziej przewidywalnych i bezpiecznych warunków pracy.

• Jakie są obowiązki pracodawcy, gdy pracownik wystąpi z wnioskiem o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy?

Jak już wspomniano, pracodawca nie ma obowiązku uwzględniania wniosku. Jego obowiązki w tym zakresie ograniczają się do udzielenia pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiedzi na wniosek, nie później niż w terminie miesiąca od dnia jego otrzymania. Jeśli pracodawca wniosku nie uwzględnia, to musi wskazać przyczynę odmowy.

Co ważne, nieudzielenie w terminie odpowiedzi na wniosek albo niepoinformowanie o przyczynie odmowy jest zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

• Czy pracodawca musi odpowiadać na każdy wniosek pracownika o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy?

Nie, zobowiązany jest do odpowiedzi na wniosek złożony raz w roku i to przez pracownika uprawnionego, a więc zatrudnionego u pracodawcy co najmniej sześć miesięcy. Do okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy wlicza się pracownikowi okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 231 k.p., a także w innych przypadkach, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego tego pracownika.

Wniosek złożony przez nieuprawnionego pracownika lub złożony ponownie w danym roku kalendarzowym może być pozostawiony bez rozpoznania, co nie będzie uznawane za wykroczenie i zagrożone grzywną.

• Komu przysługują dodatkowe przerwy?

Dotychczasowe przepisy przewidywały jedynie, że jeśli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin, pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej do czasu pracy.

Nowe przepisy przewidują dodatkowe przerwy dla osób, które pracują ponad 9 i ponad 16 godzin. W pierwszym przypadku pracownik zyskuje praco do drugiej przerwy trwającej 15 minut, a w drugim przypadku – trzeciej przerwy. Przerwy te wlicza się do czasu pracy.

Tuż po wejściu w życie znowelizowanych przepisów powstała wątpliwość, czy dodatkowe przerwy przysługują pracownikom, którzy mieli zaplanowaną pracę powyżej 9 godzin, a może jednak chodzi o faktyczną pracę 9-godzinną, a więc także z uwzględnieniem nadgodzin. Spór został rozstrzygnięty przez Główny Inspektorat Pracy, który w stanowisku z 12 czerwca 2023 r., znak GIP-GBI.0701.96.2023.2, uznał, że prawo do 15-minutowej przerwy zależy od czasu faktycznie wykonywanej pracy w danej dobie pracowniczej, a nie od planowanego w danym dniu rozkładu czasu pracy pracownika („Główny Inspektorat Pracy: przerwy śniadaniowe zależą od faktycznego czasu pracy” ‒ dodatek Kadry i Płace z 22 czerwca 2023 r.; DGP nr 119).

• W jaki sposób jest chroniony pracownik, który skorzystał z uprawnień przysługujących mu z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy?

Artykuł 183e w brzmieniu obowiązującym do czasu wejścia w życie nowelizacji work-life balance chronił pracownika przed negatywnymi konsekwencjami skorzystania z uprawnień z tytułu naruszenia zasady równego traktowania. Przepis ten przewidywał, że skorzystanie z tych uprawnień nie może być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika, a także nie może powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji dla niego, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie bez wypowiedzenia. Z ochrony tej korzystał także inny pracownik, który udzielił w jakiejkolwiek formie wsparcia temu pracownikowi.

Po zmianach przepis ten został rozszerzony na naruszenia dowolnych przepisów prawa pracy, a nie tylko zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Zarówno pracownik, który doznał takich naruszeń, jak i wspierający go kolega zyskali prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

• Na jakich zasadach zawiera się umowę na okres próbny?

Obecnie pracodawcy i pracownik mogą wspólnie uzgodnić, że umowę tę przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności. Jest to jedynie możliwość, a nie obowiązek, zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą nie wyrazić zgody na takie rozwiązanie.

Ponadto dopuszczalne jest zawarcie takiej umowy na okres krótszy niż trzy miesiące. Kodeks pracy przewiduje, że umowę tę zawiera się na okres nieprzekraczający:

• 1 miesiąca ‒ w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
• 2 miesięcy ‒ w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

Okresy te mogą zostać jednokrotnie wydłużone, nie więcej jednak niż o miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy.

W tym kontekście niektórzy prawnicy prezentowali poglądy, że zawarcie umowy na czas określony, trwającej trzy miesiące, automatycznie oznacza, że pracodawca, jeśli chce kontynuować zatrudnianie pracownika, musi kolejną umowę zawrzeć z nim na okres dłuższy niż 12 miesięcy. Takie stanowisko jest jednak sprzeczne z celem przepisów. Jego nieprawidłowość została potwierdzona przez resort pracy.

• Jak zmieniły się zasady wypowiadania umów na czas określony?

Obecnie także w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy. A to oznacza, że pracownik może tę przyczynę kwestionować.

Powoduje to, że zakończenie współpracy z pracownikiem zatrudnionym na umowę czasową nie jest już tak szybkie i bezproblemowe jak dotychczas. Jeśli bowiem wypowiedzenie okaże się nieuzasadnione albo zostało dokonane z naruszeniem przepisów o wypowiadaniu umów o pracę, to sąd pracy ‒ stosownie do żądania pracownika ‒ orzeka o bezskuteczności wypowiedzenia, a jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu ‒ o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowaniu.

W pewnych przypadkach możliwe będzie tylko uzyskanie odszkodowania. Będzie tak, jeżeli np. przed wydaniem orzeczenia upłynął termin, do którego umowa o pracę zawarta na czas określony miała trwać, lub jeżeli przywrócenie do pracy byłoby niewskazane ze względu na krótki okres, jaki pozostał do upływu tego terminu. W takim przypadku odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za trzy miesiące.

• W jakich przypadkach możliwe jest ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem?

Do dnia wejścia w życie nowelizacji work-life balance k.p. pozwalał na to w dwóch przypadkach:

• jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy;
• po upływie co najmniej trzech lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy; w tym przypadku dopuszczalne było jednokrotne ponowne zawarcie umowy na okres próbny.

Nowelizacja usunęła jednak tę drugą okoliczność, a więc obecnie możliwe jest ponowne zatrudnienie w celu wykonywania innego rodzaju pracy.

• Jakie uprawnienia ma pracownik zatrudniony na okres próbny, który uważa, że został zwolniony z niedozwolonych przyczyn?

Umowa na okres próbny może być rozwiązana za wypowiedzeniem przez pracodawcę w każdej chwili bez podawania przyczyny. Jeśli pracownik podejrzewa, że prawdziwym powodem zakończenia współpracy była jedna z niedozwolonych przyczyn, to może, w terminie 7 dni od dnia złożenia oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę, złożyć wniosek o wskazanie przyczyny uzasadniającej to rozwiązanie umowy o pracę albo zastosowanie takiego działania.

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi odpowiedzi na wniosek w terminie 7 dni od jego otrzymania.

• Jakie dodatkowe obowiązki nałożono na pracodawcę?

Do 26 kwietnia 2023 r. pracodawca był obowiązany informować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, a pracowników zatrudnionych na czas określony ‒ o wolnych miejscach pracy. Po zmianach dodatkowo pracodawca musi poinformować o możliwości awansu.

Jest to kolejny obowiązek pracodawcy, którego brak realizacji nie jest zagrożony żadną sankcją.

• Jak zmieniły się obowiązki pracodawcy związane ze szkoleniami?

Obecne przepisy k.p. stwierdzają wprost, które szkolenia odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika (art. 9413). Szkolenia poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy. Takie zasady dotyczą szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku, gdy taka konieczność wynika z postanowień:

• układu zbiorowego pracy,
• innego porozumienia zbiorowego,
• regulaminu,
• przepisów prawa,
• umowy o pracę.

To samo dotyczy szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego.

Naruszenie przepisów o finansowaniu szkoleń jest zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 zł.

• Jak zmieniły się obowiązki informacyjne pracodawcy?

Zakres informacji, do których przekazania pracownikom został zobowiązany pracodawca, został znaczenie rozbudowany.

W pierwszej kolejności dotyczy to umowy o pracę, która musi obecnie zawierać określenie stron umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającą siedziby ‒ adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

• rodzaj pracy;
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
• wymiar czasu pracy;
• dzień rozpoczęcia pracy;
• w przypadku umowy o pracę na okres próbny:

‒ czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,

‒ okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony, gdy umowa na czas próbny zawierana jest na jeden lub dwa miesiące, a także postanowienie o wydłużeniu umowy, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy;

• w przypadku umowy o pracę na czas określony ‒ czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

• Jakie informacje należy przedstawić pracownikowi po zawarciu umowy o pracę?

Pracodawca ma na to 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy. Informuje pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, co najmniej o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• w przypadku pracy zmianowej ‒ zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy ‒ zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje ‒ nazwie takich organów lub instytucji,
• w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy ‒ terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Z kolei nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy pracodawca powinien poinformować o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy (a więc po prostu o ZUS) oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Jeśli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, to przedstawia dodatkowo informacje o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Tak szeroki katalog informacji wywołał wiele kontrowersji i obaw w działach kadr. Prawnicy również nie zgadzali się co do rzeczywistego zakresu informacji, pojawiało się wiele sprzecznych opinii, co kryje się kodeksowymi zapisami. Warto jednak zwrócić uwagę, że k.p. jako wykroczenie traktuje jedynie sytuację, gdy pracodawca nie informuje pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia. Zatem nieprawidłowości w samej treści informacji, ale przedłożonej terminowo, nie spowodują negatywnych konsekwencji dla pracodawcy.

• Jak można uprościć przekazywanie informacji pracownikowi?

Kodeks pracy pozwala na wywiązanie się z obowiązku informacyjnego wobec pracowników poprzez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych. Nie ma jednak przepisów, które można wskazać, aby zrealizować obowiązek przekazania informacji o:

• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy ‒ zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy ‒ terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

• Czy informacje muszą być przekazywane indywidualnie każdemu pracownikowi?

Kodeks pracy stanowi, że pracodawca może przekazać informacje pracownikowi w postaci elektronicznej, jeżeli będą dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.

• O jakich zmianach pracodawca musi poinformować pracownika?

Pracodawca ma obowiązek poinformowania o zmianie adresu swojej siedziby, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającą siedziby ‒ adresu zamieszkania, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu.

Jeśli zmiana dotyczy warunków zatrudnienia, objęcia pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym, to pracodawca zawiadamia o niej pracownika niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

• Jakie informacje musi otrzymać od pracodawcy pracownik przed wyjazdem do pracy poza granicami kraju?

Przed wyjazdem pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający cztery kolejne tygodnie pracodawca przekazuje pracownikowi, niezależnie od informacji, które przekazuje się wszystkich pracownikom, także informacje w postaci papierowej lub elektronicznej o:

• państwie lub państwach, w których praca lub zadanie służbowe poza granicami kraju mają być wykonywane;
• przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju;
• walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju;
• świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, jeżeli takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę;
• zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju;
• warunkach powrotu pracownika do kraju ‒ w przypadku zapewnienia takiego powrotu.

• Jakie są obowiązki pracodawcy, gdy przekazane pracownikowi informacje ulegną zmianie?

W takim przypadku pracodawca ma obowiązek niezwłocznego, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika, poinformowania go o niej. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

• Jak zmieniły się zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w związku z wejściem w życie nowelizacji work-life balance?

Zmiany w k.p. wymusiły zmiany rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z jego dostosowanym brzmieniem w części B akt przechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym także:

• wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 293 par. 1 i 2 k.p.),
• wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 294 par. 3 i 4 k.p.),
• dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 1881 k.p.).

Ponadto nowe brzmienie rozporządzenia stanowi, że pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym m.in.:

• ubiegania się o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej i korzystania z niego (art. 1481 k.p.),
• ubiegania się o urlop opiekuńczy i korzystania z niego (art. 1731 k.p.),

• Jak zmieniła się wymagana treść świadectwa pracy w związku z wejściem w życie nowelizacji work-life balance?

Kolejnym aktem wykonawczym, którego dostosowanie do nowych przepisów k.p. było konieczne, było rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Po jego zmianie obecnie par. 2 stanowi, że w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące:

• zwolnienia od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych (art. 1481 k.p.), wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• liczby dni pracy zdalnej okazjonalnej, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Niejako przy okazji nowelizacji rozporządzenia odpowiedziano na jedną z wątpliwości, jaka dotyczyła pracy zdalnej okazjonalnej. Skoro liczbę wykorzystanych w danym roku kalendarzowym dni umieszcza się w świadectwie pracy, to oznacza, że limit 24 dni pracy okazjonalnej przysługuje na rok kalendarzowy niezależnie od liczby pracodawców.

• Jakie zmiany zaszły w stosunku do pracowników młodocianych?

W tym przypadku trzeba wymienić dwie ważne zmiany. Przede wszystkim uchylono rozporządzenie Rady Ministrów z 24 sierpnia 2004 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1509). Zastąpiono je zupełnie nowych aktem prawnym – rozporządzeniem Rady Ministrów z 19 czerwca 2023 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac (Dz.U. poz. 1240), zawierającym nowe wykazy prac względnie i bezwzględnie wzbronionych młodocianym oraz zmieniającym niektóre obowiązki pracodawcy.

Ponadto zmieniono stawki wynagrodzeń młodocianych w okresie nauki zawodu zawarte w rozporządzeniu Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania. Zgodnie z jego nowym, obowiązującym od 1 września 2023 r. brzmieniem wynagrodzenie młodocianych wynosi:

• nie mniej niż 8 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale ‒ w pierwszym roku nauki lub klasie I branżowej szkoły I stopnia w przypadku młodocianego realizującego dokształcanie teoretyczne w tej szkole;
• nie mniej niż 9 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale ‒ w drugim roku nauki lub klasie II branżowej szkoły I stopnia w przypadku młodocianego realizującego dokształcanie teoretyczne w tej szkole;
• nie mniej niż 10 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale ‒ w trzecim roku nauki lub klasie III branżowej szkoły I stopnia w przypadku młodocianego realizującego dokształcanie teoretyczne w tej szkole.

• Jak zmieniły się wymagania dotyczące stanowisk pracy wyposażonych w monitory?

Wymogi te zmieniły się wraz z nowelizacją rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, która miała za zadanie dostosować nieco archaiczne przepisy do współczesności.

Znowelizowane rozporządzenie ma zastosowanie także do stanowisk pracy wyposażonych w laptopy, które są stosowane co najmniej przez cztery godziny na dobę przez pracownika, w tym także pracownika zdalnego. Pojawiły się w związku z tym wątpliwości, czy pracownikowi zdalnemu należy wyposażyć stanowisko pracy także w podstawkę, klawiaturę i mysz. Większość ekspertów stanęła na stanowisku, że jest to obowiązek pracodawcy.

Ważną zmianą jest także obowiązek refundacji kosztów zakupu soczewek dla pracownika pracującego przed monitorem. Choć przepisy nie wskazują tego wprost, można zakładać, że osobą, która decyduje o wyborze między okularami a soczewkami, jest lekarz, a nie pracownik czy pracodawca.

• Jak wzmocniono pozycję pracownika w postępowaniu przed sądem?

W rezultacie zmian w ustawie z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1805; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1615; dalej: k.p.c.) 22 września 2023 r. weszły w życie przepisy dotyczące zabezpieczenia w sprawach pracowniczych. Zgodnie z nowo dodanym art. 7555 par. 1 k.p.c. w sprawach z zakresu prawa pracy, w których pracownik podlegający szczególnej ochronie przed rozwiązaniem stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia dochodzi roszczenia o uznanie wypowiedzenia stosunku pracy za bezskuteczne lub o przywrócenie do pracy, sąd na wniosek uprawnionego na każdym etapie postępowania udzieli zabezpieczenia przez nakazanie dalszego zatrudnienia go przez pracodawcę do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Co ważne, podstawą udzielenia zabezpieczenia jest jedynie uprawdopodobnienie istnienia roszczenia. Sąd może odmówić udzielenia zabezpieczenia wyłącznie w sytuacji, gdy roszczenie jest oczywiście bezzasadne.

Zmodyfikowano także art. 4772 par. 2 k.p.c., z którego obecnie wynika, że uznając wypowiedzenie umowy o pracę za bezskuteczne albo przywracając pracownika do pracy, sąd na wniosek pracownika nakłada w wyroku na pracodawcę obowiązek dalszego zatrudnienia pracownika do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

• Ile wynosi podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego?

Nowelizacja k.p. w zakresie urlopu rodzicielskiego przyniosła także zmiany dotyczące zasiłku macierzyńskiego.

Obecnie zasiłek macierzyński może być pobierany według dwóch schematów:

1) zasada ogólna:

‒ 100 proc. podstawy wymiaru za okres urlopu macierzyńskiego dla matki,

‒ 70 proc. podstawy wymiaru za okres urlopu rodzicielskiego dla ojca i matki;

2) zasada wyjątkowa, ale w praktyce najczęściej stosowana:

‒ 81,5 proc. podstawy wymiaru za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego dla matki, która złożyła tzw. długi wniosek zasiłkowy do 21 dni po porodzie o wypłatę zasiłku za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego (art. 30a ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa);

‒ 70 proc. podstawy wymiaru za okres urlopu rodzicielskiego dla ojca.

• W jakiej wysokości pobierają zasiłek rodzice dziecka, które ma zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy „Za życiem”?

Rodzice takiego dziecka zyskali prawo do dodatkowych 24 tygodni urlopu rodzicielskiego. Schemat pobierania zasiłku macierzyńskiego jest taki sam, jak przedstawiony powyżej dla rodziców dziecka niemającego takiego zaświadczenia.

Różnica będzie polegała na tym, że jeśli matka dziecka mającego takie zaświadczenie złoży tzw. długi wniosek zasiłkowy, to będzie pobierać zasiłek w wysokości 81,5 proc. dłużej, ponieważ jej urlop rodzicielski jest dłuższy.

• Jakie uprawnienia mają pracownicy, gdy matka złożyła tzw. długi wniosek zasiłkowy, ale nie wykorzystała urlopu rodzicielskiego?

Z ustawy zasiłkowej wynika, że w przypadku niewykorzystania w pierwszym roku życia dziecka ani jednego dnia zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego w wysokości 81,5 proc. matce przysługuje jednorazowe wyrównanie pobranego zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego do wysokości 100 proc. podstawy wymiaru zasiłku. Wyrównanie wypłacane jest na wniosek.

Jeśli matka albo ojciec zdecydują się na wykorzystanie urlopu później, to zasiłek będzie im przysługiwał w wysokości 70 proc. podstawy wymiaru.

Może też mieć miejsce sytuacja, że co prawda matka pobierająca zasiłek macierzyński w wysokości 81,5 proc. nie decyduje się na urlop rodzicielski, ale przechodzi na niego ojciec. W takim przypadku przejmuje on zasiłek w wysokości 81,5 proc. ©℗