6 czerwca 2023 r. weszła w życie dyrektywa Parlamentu i Rady Europejskiej z 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości (Dz.U. UE z 2023 r. L 132, s. 21) - piszą Natalia Komarzańska i Martyna Rzechowska z kancelarii Olesiński i Wspólnicy.

rozwiń ›

Kraje członkowskie mają od tego momentu trzy lata na jej wdrożenie do krajowych porządków prawnych, aby docelowo wyeliminować problem nierówności płacowej ze względu na płeć. Jednak proces ten może u niektórych pracodawców wiązać się z koniecznością przeprowadzenia kompleksowego przeglądu i odświeżenia, a nawet ułożenia na nowo swoich regulacji płacowych, które w pewnych przypadkach mogą wymagać także konsultacji ze stroną pracowniczą. Dlatego zachęcamy, aby pracodawcy nie czekali na wdrożenie przepisów krajowych, lecz już teraz podjęli odpowiednie działania i oswoili się z czekającymi ich zmianami. Od czego zacząć?

Nadchodzą nowe obowiązki

Nadchodzące przepisy zobowiążą pracodawców do przedstawiania informacji o stawce wynagrodzenia lub o przedziale wynagrodzenia w ogłoszeniu o pracę albo tuż przed przeprowadzaną rozmową kwalifikacyjną (nie dopiero w jej trakcie). Pracodawca – na prośbę pracownika – będzie musiał udzielić również informacji na temat indywidualnego oraz średniego poziomu wynagrodzenia w podziale na płeć w zakresie kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Co ważne, porównanie to niekoniecznie będzie ograniczane do przypadku, w którym mężczyźni i kobiety pracują dla tego samego pracodawcy, ale również wówczas, gdy warunki, które określają wysokość płac, mają jedno źródło (np. w grupach kapitałowych).

Kolejnym obowiązkiem po stronie pracodawcy będzie nakaz publikowania informacji na temat zróżnicowania wynagrodzeń w swoich przedsiębiorstwach z rozróżnieniem na kobiety i mężczyzn. Opublikowane dane będą stanowić podstawę do zgłaszania przez pracowników pytań odnośnie do różnic w wynagrodzeniach. Pracodawca będzie miał obowiązek udzielenia na nie odpowiedzi. W przypadku gdy różnice w wynagrodzeniu ze względu na płeć nie będą uzasadnione przyczynami obiektywnymi, pracodawca będzie zobowiązany do usunięcia tych naruszeń.

Kolejną zmianą wynikającą z dyrektywy będzie wzmocnienie pozycji pracownika w przypadku sprawy sądowej dotyczącej naruszenia zasady równości wynagrodzeń. W sytuacji gdy dojdzie do sporu sądowego, to nie pracownik będzie musiał udowodnić, że był on dyskryminowany w związku z wynagrodzeniem. To pracodawca będzie wykazywał, że wywiązał się z obowiązków dotyczących przejrzystości wynagrodzeń opisanych w dyrektywie. W sytuacji, w której okaże się, że się z nich nie wywiązał, będzie zobowiązany do udowodnienia, że nie naruszył zasady równości.

Od czego zacząć zmiany

Przy okazji szerokich zmian w prawie pracy, które weszły w życie w 2023 r. (związanych m.in. z wdrożeniem dyrektywy work-life balance), wielu pracodawców zdecydowało się na dokonanie kompleksowego przeglądu i odświeżenia swoich wewnętrznych regulacji. Najczęściej obejmowało to głównie regulaminy pracy oraz regulaminy wynagradzania.

Wspomniane modyfikacje nie dotyczyły wyłącznie dopasowania dokumentów do zmieniających się przepisów prawa pracy, lecz również do aktualnej, rzeczywistej sytuacji panującej w danym zakładzie pracy. Wielu pracodawców wdraża regulaminy na początku swojej działalności, natomiast z biegiem lat zapomina o ich uaktualnianiu. W konsekwencji zapisy aktów wewnątrzzakładowych bardzo często nie odzwierciedlają rzeczywistości panującej w zakładzie pracy, w szczególności w zakresie zasad wynagradzania pracowników.

Regulamin wynagradzania

Głównym dokumentem, nad którym warto więc popracować w czasie oczekiwania na wdrożenie dyrektywy, jest regulamin wynagradzania. Przypomnijmy, że pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników, którzy nie są objęci zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, mają obowiązek ustalenia warunków wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Obowiązkową częścią powinna być tutaj tzw. tabela płac. Taryfikator zawiera wykaz stanowisk występujących u pracodawcy wraz z kategorią zaszeregowania oraz informacją dotyczącą przedziałów możliwego do uzyskania na danym stanowisku wynagrodzenia zasadniczego.

Wielu pracodawców zapomina jednak o stworzeniu tabeli płac, poprzestając wyłącznie na ustaleniu wysokości wynagrodzenia pracownika indywidualnie w umowie o pracę. Taka praktyka nie sprzyja równości oraz przejrzystości płacowej w zakładzie pracy, ponieważ może doprowadzić do sytuacji, w której pomiędzy osobami wykonującymi tę samą pracę lub pracę o takiej samej wartości istnieją znaczne różnice w zakresie wynagrodzeń. Może dojść również do sytuacji, w której obowiązujące u pracodawcy tabele płacowe nie odzwierciedlają rzeczywistości – np. są od dawna nieaktualne i nie obejmują wszystkich stanowisk w firmie.

Obowiązujące u pracodawców regulaminy wynagradzania bardzo często nie obejmują swoim zakresem wszystkich składników płacowych przyznawanych w zakładzie pracy (np. różnego rodzaju premii lub benefitów pracowniczych). Niejednokrotnie nie przewidują też jasnych i przejrzystych kryteriów ich przyznawania, pozostawiając to wyłącznie uznaniu pracodawcy. Może to doprowadzić zarówno do wyżej wspomnianych dysproporcji płacowych, a co za tym idzie, również do ryzyka wystąpienia nierównego traktowania pracowników i związanych z tym roszczeń pracowniczych. Innym skutkiem może być również powstanie tzw. zwyczaju zakładowego, na mocy którego taka nieuregulowana, ale regularnie przyznawana premia nabędzie dla pracownika charakteru roszczeniowego.

Pamiętaj o organizacjach związkowych

Przypomnijmy również, że w przypadku pracodawców, u których działają organizacje związkowe, wdrożenie lub też zmiana regulaminu wynagradzania muszą zostać z nimi uzgodnione.

Kompleksowe, precyzyjne oraz przemyślane uregulowanie w regulaminie wynagradzania wszystkich świadczeń wypłacanych pracownikom przez pracodawcę oraz kryteriów ich przyznawania, jest niezwykle ważne również przez wzgląd na szczególne zasady dotyczące zmiany warunków płacowych pracowników. Późniejsza zmiana dokumentu w zakresie zasad wynagradzania „na niekorzyść” pracowników wymagać będzie nie tylko uzgodnienia z organizacją związkową, lecz również zawarcia z pracownikami aneksów do umowy o pracę lub wręczenia pracownikom wypowiedzeń zmieniających, co w przypadku większych przedsiębiorstw może być nie lada wyzwaniem.

Poufność wynagrodzeń

Z uwagi na nowe uregulowania dyrektywy w zakresie poufności wynagrodzeń dobrym krokiem będzie także przegląd obecnych umów o pracę, w których stosowane są klauzule zakazujące pracownikowi ujawniania jakichkolwiek informacji na temat swojego wynagrodzenia, jak i wynagrodzenia innych osób, tak, aby z odpowiednim wyprzedzeniem dopasować je do nowych regulacji.

Mimo braku takiego obowiązku już teraz warto stosować praktykę publikowania informacji o przewidywanym wynagrodzeniu na danym stanowisku na etapie ogłoszenia o pracę.

Korzyści z wcześniejszego przygotowania

Jak wynika z badań, ogłoszenia o prace zawierające informacje o przewidywanym wynagrodzeniu cieszą się znacznie większą popularnością pośród kandydatów niż te, które jej nie zawierają. Efektem tego może być nie tylko wzrost liczby aplikacji, lecz również przyciąganie lepiej wykwalifikowanych kandydatów.

Ważną korzyścią są również kwestie wizerunkowe. Firmy, które ujawniają chociażby szacunkowy przedział wynagrodzenia (widełki), sprawiają wrażenie transparentnych i promujących równość. Podkreślmy, że ma to znaczenie nie tylko w postrzeganiu organizacji zewnętrznie (przez kandydatów), ale również wewnętrznie (przez pracowników). Jest to więc ważny element strategii związanej z budowaniem marki pracodawcy (employer branding).

Dobrze zarządzony temat polityki płacowej może również stanowić istotny element strategii ESG przedsiębiorstwa. Mimo że obowiązki raportowania niefinansowego nie obejmują jeszcze wszystkich pracodawców, widzimy wyraźny trend w stosowaniu tych przepisów nieobowiązkowo, zwłaszcza przez większe podmioty. Ustalenie np. poziomu luki płacowej oraz zaplanowanie działań mających na celu jej eliminację może być atrakcyjnym dla interesariuszy punktem raportu niefinansowego.

W obliczu nadchodzących zmian ważne jest więc wewnętrzne uporządkowanie opisanych powyżej kwestii z odpowiednim wyprzedzeniem. Wypracowanie, uaktualnienie lub nawet zebranie wszystkich obowiązujących w rzeczywistości zasad wynagradzania (w tym premiowania) pracowników może być bardzo czasochłonne i wymagać zaangażowania wielu stron. Będzie to szczególnie istotne w przypadku dużych zakładów pracy, choć do wcześniejszych przygotowań zachęcamy również mniejsze podmioty. ©℗