17 listopada 2023 roku weszły w życie zmiany do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Zaktualizowane przepisy oznaczają obowiązki, którym pracodawcy będą musieli sprostać nie tylko przy tworzeniu nowych stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, ale które również będą musiały zostać wdrożone w odniesieniu do stanowisk pracy już istniejących.

Podkreślić trzeba, że przepisy rozporządzenia dotyczą każdej osoby zatrudnioną przez pracodawcę, w tym także praktykanta i stażysty, którzy użytkują w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, czyli tzw. „dniówki”.

Obok okularów również soczewki

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną. Dotychczas, pracodawca był zobowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach tej profilaktycznej opieki zdrowotnej wykazały potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Od dnia 17 listopada 2023 roku, obowiązek ten, na tych samych zasadach zostanie rozciągnięty również na szkła kontaktowe. W każdym przypadku zarówno okulary jak i szkła kontaktowe korygujące wzrok zapewnione przez pracodawcę muszą być zgodne z zaleceniem lekarza.

Dodatkowe wyposażenie przy pracy z laptopem

Od dobrych kilku lat komputery przenośne wyparły w zakładach pracy masywne jednostki stacjonarne zapewniając mobilność i możliwość wykonywania pracy w zasadzie w dowolnym miejscu. Nie od dziś wiadomo jednak, że konstrukcja laptopa nie zapewnia realizacji wymogów ergonomii, których celem jest zapewnienie właściwej, wygodnej postawy przy pracy i odciążenie układu mięśniowo-szkieletowego, a także wzroku pracownika. Z tych względów znowelizowane przepisy rozporządzenia wymuszają na pracodawcach wprowadzenie konkretnych rozwiązań na stanowiskach pracy tych pracowników, którzy przy laptopie spędzają co najmniej połowę swojego dobowego wymiaru czasu pracy, czyli tzw. „dniówki”. Stanowiska pracy takich pracowników powinny być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Załącznik do rozporządzenia rozwija zagadnienie określając wymogi jakim powinny odpowiadać urządzenia stanowiące dodatkowe wyposażenie miejsca pracy. Załącznik wskazuje m.in., że ustawienie monitora ekranowego oraz innych elementów wyposażenia nie powinno wymuszać niewygodnych ruchów głowy i szyi. Górna krawędź monitora ekranowego powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika. Ustawienie monitora ekranowego względem źródeł światła powinno ograniczać olśnienie i odbicia światła. Konstrukcja klawiatury powinna umożliwiać pracownikowi przyjęcie pozycji, która nie powodowałaby zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy.

Regulowane krzesło, a do tego podnóżek na życzenie

Nowe wymogi określono również dla krzesła stanowiącego wyposażenie stanowiska pracy. Istotną zmianą jest konieczność zapewnienia, aby krzesło posiadało regulowane podłokietniki. Ponadto krzesło powinno posiadać regulację wysokości siedziska, regulację wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, regulację kąta pochylenia oparcia oraz odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów.

Co ważne, zarówno nowoczesne krzesło zapewniające regulację w zasadzie wszystkich jego elementów, jak również wspomniane wcześniej: stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę, dodatkową klawiaturę i mysz, pracodawca powinien zapewnić we własnym zakresie, niezależnie od tego, czy otrzymuje w tym temacie jakiekolwiek sygnały od swoich pracowników. Inaczej jest natomiast w przypadku podnóżka. Ten element wyposażenia należy zapewnić pracownikowi wyłącznie na jego życzenie. Pracownik, który odczuwa, że do zachowania komfortowej pozycji przy pracy potrzebny jest mu podnóżek, musi wykazać się własną inicjatywą i przekazać pracodawcy informację w tym zakresie.

Ile czasu na wdrożenie?

Pracodawcom wyznaczono termin 6 miesięcy od dnia wejścia w życie powyższych zmian na dostosowanie istniejących już stanowisk pracy do minimalnych wymagań BHP i ergonomii określonych w znowelizowanych przepisach. To oznacza, że pracodawcy najpóźniej do dnia 17 maja 2024 roku powinni wyposażyć stanowiska pracy w nowy sprzęt i wyposażenie odpowiadające wymogom określonym w znowelizowanych przepisach.

– Z punktu widzenia pracowników zmiany na pewno należy ocenić pozytywnie, ponieważ mają na celu poprawę ich komfortu pracy. Natomiast z punktu widzenia pracodawców, zmiany mogą okazać się nie lada wyzwaniem, szczególnie finansowym. Zakup nowego sprzętu albo wymiana dotychczasowego wyposażenia, który w wielu przypadkach, mimo że stosunkowo nowy, niestety nie wpisuje się w nowe minimalne wymogi BHP i ergonomii, prawdopodobnie będzie stanowił spore obciążenie budżetu na 2024 rok – komentuje mecenas Tomasz Duraj, partner zarządzający w Kancelarii Adwokackiej Duraj Reck i Partnerzy.

Autor: Oliwia Iwon – radca prawny, Kancelaria Adwokacka Duraj Reck i Partnerzy