Po 25 latach przyszła pora na zmiany w zakresie wyposażenia i sprzętu zapewnianego pracownikom. 2 listopada 2023 r. w Dzienniku Ustaw opublikowane zostało bowiem rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. 2023 r. poz. 2367). Oznacza to dodatkowe obowiązki dla pracodawców, a także nowe uprawnienia przyznane pracownikom.
Przede wszystkim zaktualizowana i uporządkowana została definicja stanowiska pracy. Teraz jest nią przestrzeń pracy, wraz z wyposażeniem podstawowym (monitor ekranowy, klawiatura, mysz lub inne urządzenia wejściowe, a także oprogramowanie z interfejsem dla użytkownika), krzesłem i stołem oraz opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym w postaci dysków, drukarki, skanera, uchwytu na dokumenty oraz podnóżka. Zmiana wynika m.in. z tego, że obecnie nie korzysta się już ze stacji dyskietek czy trackball, dlatego też definicja nie powinna uwzględniać już tych elementów.
Albo monitor, albo podstawka
Jednak jedną z najważniejszych zmian wprowadzonych przez nowe przepisy jest obowiązek wyposażenia stanowiska pracy w dodatkowy sprzęt, taki jak stacjonarny monitor lub podstawka, dodatkowa klawiatura oraz mysz, jeżeli pracownik korzysta z przenośnego systemu komputerowego i używa go co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Do tej pory bardzo często pracodawcy z własnej woli kupowali taki sprzęt, aby zapewnić pracownikom lepszy komfort pracy, ale teraz będzie to już obowiązek, jeżeli pracownik korzysta więcej niż cztery godziny na dobę z przenośnego sprzętu. Możliwe są dwie opcje: stacjonarny monitor lub podstawka. Oznacza to więc, że pracownik nie może się ubiegać o podstawkę, jeżeli pracodawca wypełnił swój obowiązek poprzez zakup monitora. I odwrotnie.
Jako przykład systemu przenośnego w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia wskazuje się laptop. Praktyka i dalsze interpretacje organów dopiero pokażą, do jakich urządzeń w istocie będzie się odnosić ten obowiązek. Jeszcze większe wątpliwości interpretacyjne z pewnością wzbudzi to, kiedy urządzenie jest przeznaczone do użytkowania powyżej połowy dobowego wymiaru, a kiedy nie.
Czy tablet to monitor
Rozporządzenie, podobnie zresztą jak dyrektywa Rady 90/270/EWG z 29 maja 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe, nie jest precyzyjne. Odwołuje się do przeznaczenia urządzenia. Może to być problemem w szczególności w przypadku tabletów. Dla wielu zawodów, jak choćby listonoszy czy przedstawicieli handlowych wyposażonych w tablety, jednoznaczne wyjaśnienie w tym zakresie jest istotne. Tym bardziej że zdania są podzielone. Większość ekspertów uważa, że tablet, który wprawdzie pełni w pewnym sensie funkcję monitora, zwłaszcza jeśli jest wyposażony w dodatkową klawiaturę, nie może być uznany za monitor ekranowy.
Jednak sprawa nie jest oczywista. Przykładowo ETS w sprawie Margrit Dietrich przeciwko Westdeutscher Rundfunk opowiedział się za szeroką interpretacją dyrektywy C-11/99. Pani Dietrich pracowała jako montażystka w studiu produkcyjnym WDR. Większą część jej pracy zajmowało oglądanie i wybieranie nieedytowanych klipów wideo oraz sprawdzanie efektów montażu na czterech różnorodnych narzędziach technicznych i krojarkach, sterowanych poprzez pulpit sterowniczy. Uważała, że te cztery stanowiska pracy należą do klasy stanowisk z monitorami ekranowymi, co powinno gwarantować jej dodatkowe przerwy.
Zdaniem ETS, mając na uwadze cel dyrektywy 90/270, jakim jest ochrona zdrowia i bezpieczeństwa pracowników, termin „monitor ekranowy” w rozumieniu art. 2 lit. a dyrektywy należy rozumieć szeroko i interpretować w sposób obejmujący monitory wyświetlające nagrania filmowe w formie analogowej lub cyfrowej. Ponadto zawężająca wykładnia art. 2 lit. a dyrektywy 90/270, powodująca wyłączenie z jego zakresu stosowania ekranów wyświetlających nagrania filmowe, spowodowałaby pozbawienie znacznej liczby pracowników ochrony zapewnianej przez tę dyrektywę. Byłoby tak, mimo że znajdują się oni w podobnej sytuacji jak pracownicy, którzy korzystają z ekranów graficznych. To poważnie podważyłoby skuteczność dyrektywy. Z kolei pojęcie kabin sterowniczych maszyn i pojazdów, zawarte w art. 1 ust. 3 lit. a dyrektywy, należy interpretować wąsko, ponieważ są one wyłączone z zakresu stosowania dyrektywy.
Dlatego szkoda, że przy okazji uchwalania zmian do rozporządzenia nie pochylono się szerzej nad tą kwestią. Tym bardziej że pracownikom, których stanowiska pracy kwalifikują się jako objęte rozporządzeniem, przysługują dodatkowe uprawnienia. Przede wszystkim mają oni prawo do zapewnienia im okularów korekcyjnych, a po zmianach przepisów szkieł kontaktowych, gdy wyniki badań okulistycznych wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Fotele do wymiany
Na podstawie zmienionego rozporządzenia pracodawca zmuszony będzie również do wymiany foteli, jeżeli te dotychczas użytkowane przez pracowników nie posiadają regulowanych podłokietników. Dotychczas fotele musiały jedynie być wyposażone w podłokietniki, ale po zmianach podłokietniki muszą być regulowane, aby możliwe było ich odpowiednie dopasowanie.
Warto również przypomnieć, że pracodawca na życzenie pracownika powinien zapewnić mu podnóżek. Na wczesnych etapach projektu rozporządzenia pojawiały się w nim też wymogi specyfikacyjne co do samego podnóżka, ale w ostatecznie przyjętych przepisach nie ma szczegółowych wymagań w tym zakresie, co daje pracodawcy pewną swobodę wyboru.
Pracownicy zdalni
Opisane zmiany w dużej mierze odnoszą się także do pracowników zdalnych. Przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia takiemu pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Jednak w przypadku fotela pracodawca nie ma takiego obowiązku. Zgodnie z przeważającym poglądem doktryny, a także interpretacjami Państwowej Inspekcji Pracy, wyposażenie, tj. krzesło czy biurko, nie może być uważane za materiały i narzędzia pracy, a tym samym pracodawca nie ma obowiązku ich zapewniania. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby zatrudniający zakupił takie wyposażenie dla pracownika, ale należy podkreślić, że jest to jego uprawnienie, a nie obowiązek.
W związku ze zmianami w zakresie bhp będzie niezbędne również zaktualizowanie informacji dotyczącej bhp przy pracy zdalnej, a następnie zapoznanie pracowników ze zmianami.
Rozporządzenie, jak widać, nie wprowadza rewolucyjnych zmian, jedynie pewne modyfikacje w zakresie przystosowania stanowisk pracy. Jednak podczas konsultacji projekt rozporządzenia spotkał się z krytyką z uwagi m.in. na brak dostosowania do szybko postępujących zmian technologicznych czy też nieuwzględnienia takich stanowisk, jak praca przy kasie fiskalnej, która również często ma monitor porównywalnej wielkości do tego używanego przez pracowników biurowych. W rozporządzeniu nie ma również bezpośredniego odniesienia do pracowników zdalnych, co należy oceniać negatywnie.
Rozporządzenie wchodzi w życie 17 listopada br., a pracodawcy będą mieli sześć miesięcy na dostosowanie się do nowych przepisów. Oznacza to więc, że od 16 maja 2024 r. można spodziewać się kontroli przeprowadzanych przez odpowiednie organy w zakresie przestrzegania nowych zasad związanych z bhp.©℗
Pracodawca musi wymienić fotele, jeżeli te dotychczas użytkowane przez pracowników nie mają regulowanych podłokietników. Do tej pory fotele miały być wyposażone w podłokietniki, ale nie musiały być one regulowane
