Przekształcenia podmiotów prowadzących działalność gospodarczą – połączenia, podziały, transakcje nabycia przedsiębiorstw lub ich części – są codziennością na rynku. Warunki prowadzenia biznesu ulegają nieustannym zmianom, co wynika zarówno z uwarunkowań zewnętrznych (takich jak zmiany przepisów prawa), jak i wewnętrznych (takich jak ekspansja przedsiębiorcy na nowe rynki czy optymalizacja procesów). Powstaje wiele pytań o skutki takich transakcji w sferze pracowniczej: co się dzieje z umowami o pracę zawartymi przez przekształcanego pracodawcę, jaki jest status pracowników objętych przekształceniem, jakie obowiązki spoczywają na podmiotach uczestniczących w przekształceniach. Pojawiają się również kolejne pytania na tle niedawno wprowadzonej możliwości przekształceń transgranicznych, co w przyszłości ma umożliwić swobodne przenoszenie się spółek między terytoriami państw członkowskich i zlikwidować rozbieżności prawne. Mamy nadzieję, że poradnik przygotowany w formie pytań i odpowiedzi ułatwi poruszanie się w zagadnieniach dotyczących przekształceń pracowniczych.

skutki transformacji po stronie pracodawców

• Czy transformacje po stronie pracodawców mają wpływ na sytuację pracowników?

Tak. Skutkiem takich przekształceń są najczęściej przejścia części lub całości zakładu pracy. Na przykład w przypadku połączenia dwóch spółek przez przejęcie pracownicy spółki przejmowanej stają się automatycznie pracownikami spółki przejmującej. Taki skutek wystąpi w każdym przypadku, kiedy będą spełnione wymogi przejścia całości (części) zakładu pracy.

Skutki transformacji pracodawców najbardziej odczuwają przejmowani pracownicy, gdyż oznacza to dla nich zmianę pracodawcy. Z uwagi na zmiany reorganizacyjne skutki przekształceń mogą dotyczyć również dotychczasowych pracowników przejmującego pracodawcy. Z uwagi na zmniejszenie struktury pracodawca może np. zmienić warunki pracy i płacy osób, które pozostaną w zatrudnieniu, albo wręcz planować zwolnienia wśród pracowników po transformacji.

Przejęcie pracowników przez nowego pracodawcę nie oznacza nawiązania nowego stosunku pracy. Przejście zakładu pracy (jego części) dla przejmowanych pracowników ma taki skutek, że nowy pracodawca wstępuje w miejsce dotychczasowego. Nie powoduje to konieczności zawierania nowych umów o pracę, gdyż mimo zmiany pracodawcy stosunek pracy na dotychczasowych zasadach trwa. Przejętych pracowników wiążą te same umowy o pracę, które zostały zawarte z poprzednim pracodawcą. Ten efekt (przejście zakładu pracy) jest automatyczny, tj. następuje z chwilą wystąpienia określonego zdarzenia prawnego, którego rezultatem jest przejście (części) zakładu pracy (np. sprzedaż zakładu pracy). Nie ma potrzeby zawierania dodatkowej umowy czy uzyskania zgody strony społecznej dla wywołania takiego rezultatu.

• Kiedy dochodzi do przejścia całego zakładu pracy?

Przejście całego zakładu pracy to transfer jednego podmiotu na drugi. Przejście całego zakładu pracy ma miejsce wtedy, gdy na inny podmiot przechodzą wszystkie składniki majątkowe i niemajątkowe lub funkcje, z którymi było związane zatrudnienie pracowników przez dotychczasowy podmiot. Oznacza to, że dochodzi do zmiany pracodawcy dla wszystkich pracowników zatrudnionych przez dotychczasowego pracodawcę. Nowy podmiot wstępuje w istniejące w dniu przejścia zakładu pracy stosunki pracy i od tej daty jest pracodawcą dla wszystkich przejętych pracowników. Warunki i zasady dotyczące przejścia zakładu pracy są uregulowane w art. 231 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.).

• Kiedy dochodzi do przejścia części zakładu pracy?

Aby uznać, że doszło do przejścia części zakładu pracy, muszą zostać spełnione takie same warunki jak w przypadku przejścia całego zakładu pracy, jednak w odniesieniu do określonej jednostki organizacyjnej (określonego działu/departamentu) pracodawcy. Na skutek określonego zdarzenia prawnego dotychczasowy pracodawca nie będzie już realizował danej funkcji, która zostaje przejęta przez inny podmiot w całości. Konsekwencją przejęcia danej funkcji jest właśnie przejęcie pracowników przypisanych do tej funkcji. Pracodawca decyduje np., że nie będzie już prowadził działu księgowego, i postanawia zlecić takie czynności podmiotowi zewnętrznemu, który przejmie daną jednostkę (dział) wraz z pracownikami.

W praktyce jednak często pojawiają się wątpliwości, czy w określonym stanie faktycznym rzeczywiście dojdzie do przejścia zakładu pracy. Pomocne może być orzecznictwo sądowe. Zgodnie z już utrwalonym poglądem, aby rozstrzygnąć, czy mamy do czynienia z przejściem części zakładu pracy, potrzebne jest zbadanie:

a) czy istnieje jednostka będąca częścią zakładu pracy;

b) czy ta jednostka opiera się w głównej mierze na zasobach materialnych, czy też na zasobach ludzkich;

c) czy po przejęciu ta jednostka zachowa swoją tożsamość (por. wyrok Sądu Najwyższego z 3 marca 2015 r., sygn. akt I PK 187/14).

Dla uznania, że dochodzi do przejścia części zakładu pracy, odpowiedź na pytania wskazane w pkt a i c musi być twierdząca. Co do pytania wskazanego w pkt b powyżej, w przypadku, gdy jednostka opiera się na zasobie ludzkim, a nie na składnikach majątkowych, przejście może się dokonać bez przejęcia istotnych składników materialnych, jeśli większość pracowników (w sensie liczby i kwalifikacji) została przejęta (np. w firmie sprzątającej, w której dochodzi do przejęcia osób sprzątających – praca tej jednostki opiera się bowiem głównie na pracy ludzkiej). Natomiast w sytuacji odwrotnej, jeżeli dana jednostka opiera się na głównie na określonym majątku (np. w firmach produkcyjnych w razie przejęcia hali produkcyjnej, gdzie do wykonywania pracy są niezbędne maszyny), to do przejścia części zakładu pracy najczęściej jest niezbędne przejęcie tego majątku.

• W jakich konkretnie przypadkach dochodzi do przejścia zakładu pracy?

Przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę może być rezultatem zarówno:

a) czynności prawnych (np. zawarcia umowy sprzedaży, zawarcia i rozwiązania umowy dzierżawy, umowy outsourcingowej, umowy agencyjnej);

b) innych zdarzeń prawnych (np. dziedziczenia) lub

c) wynikiem działania przepisów prawnych i decyzji administracyjnych.

• Czy do wystąpienia skutku w postaci przejścia całości (części) zakładu pracy jest konieczne uzyskanie zgody pracowników?

Przejście całości (części) zakładu pracy nie wymaga zgody pracowników. Do przejścia dochodzi bowiem automatycznie w rezultacie określonego zdarzenia prawnego będącego podstawą przejścia. Co więcej, nie jest także konieczne zawarcie jakiekolwiek porozumienia/jakiejkolwiek umowy dotyczącej transferu pracowników pomiędzy pracodawcami. W szczególności nieskuteczne będzie porozumienie, na mocy którego pracodawcy uzgodnią, że mimo braku spełnienia wymogów wskazanych w art. 231 k.p. dojdzie do przejścia zakładu pracy (albo odwrotnie – że nie dojdzie do przejścia, gdy są spełnione wymogi prawne przejścia). Przejście pracowników w rozumieniu kodeksu pracy jest bowiem niezależne od woli wszystkich stron, w tym pracodawców i pracowników.

• Jaka jest rola strony społecznej przy przejściu zakładu pracy?

Zakres udziału strony społecznej przy przejściu zakładu pracy zależy od tego, czy w danym zakładzie pracy funkcjonuje organizacja związkowa, czy też nie.

W przypadku, gdy funkcjonują organizacje związkowe, dotychczasowy i nowy pracodawca informują, co najmniej na 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia zakładu pracy lub jego części, działające u nich zakładowe organizacje związkowe o:

a) przewidywanym terminie tego przejścia;

b) jego przyczynach;

c) prawnych, ekonomicznych oraz socjalnych skutkach dla swoich pracowników;

d) zamierzonych działaniach dotyczących warunków zatrudnienia tych pracowników, w szczególności warunków pracy, płacy i przekwalifikowania.

Taka informacja powinna mieć formę pisemną.

W przypadku zamiaru podjęcia przez pracodawców działań wskazanych w pkt d są oni zobowiązani do podjęcia negocjacji z organizacjami związkowymi w celu zawarcia porozumienia w tym zakresie, w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia przekazania informacji o tych działaniach. Co do zasady takie porozumienia zawierają wszystkie organizacje, które prowadziły negocjacje nad jego treścią.

Jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z uwagi na niemożność ustalenia jego treści, to pracodawca samodzielnie podejmuje działania w sprawach dotyczących warunków zatrudnienia pracowników, uwzględniając ustalenia dokonane z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku negocjacji nad zawarciem porozumienia.

Jeżeli u dotychczasowego i/lub nowego pracodawcy nie działają organizacje związkowe, to informacje wskazane w pkt a–d pracodawca przekazuje pracownikom na piśmie. Przekazanie informacji powinno nastąpić co najmniej na 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę.

• Czy związki zawodowe mogą zablokować przejście zakładu pracy?

Organizacje związkowe nie mogą skutecznie zablokować przejścia zakładu pracy. Do przejścia zakładu pracy nie jest bowiem wymagana zgoda organizacji związkowych. Pracodawca musi je tylko poinformować o kwestiach dotyczących przejścia.

• Czy pracownik może kwestionować zmianę pracodawcy na skutek przejścia zakładu pracy?

Pracownik nie ma możliwości kwestionowania zmiany pracodawcy na skutek przejścia zakładu pracy, pod warunkiem że zostały spełnione wszystkie warunki przejścia wskazane w art. 231 k.p. Do takiego przejścia dochodzi automatycznie na skutek określonego zdarzenia prawnego bez względu na wolę stron.

Natomiast jeżeli pracownik jest niezadowolony ze zmiany po stronie pracodawcy, ma możliwość wypowiedzenia umowy o pracę w specjalnym trybie określonym w ww. przepisie. W terminie dwóch miesięcy od przejścia zakładu pracy pracownik może bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym uprzedzeniem, rozwiązać stosunek pracy. Rozwiązanie stosunku pracy w tym trybie powoduje dla pracownika skutki, jakie przepisy prawa pracy wiążą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem.

• Czy w razie przejścia całości (części) zakładu pracy jest konieczne rozwiązanie dotychczasowych i zawarcie nowych umów o pracę pracowników przejmowanych?

Nie ma takiej potrzeby. W razie przejścia zakładu pracy (jego części) na nowego pracodawcę ten nowy pracodawca i przejęci przez niego pracownicy nie muszą podpisywać nowych umów o pracę. Są związani dotychczasowymi stosunkami pracy, a więc umowami o pracę zawartymi pomiędzy przejętymi pracownikami a dotychczasowym pracodawcą. Po przejściu zakładu pracy nowy pracodawca i przejęci pracownicy kontynuują zatem stosunek pracy na takich samych warunkach, jakie obowiązywały tych pracowników u dotychczasowego pracodawcy.

• Czy na nowego pracodawcę przechodzi umowa o zakazie konkurencji?

W przypadku przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę nie przechodzą umowy o zakazie konkurencji. Dotyczy to zarówno umów o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego rozwiązaniu. Tak jest dlatego, że umowa o zakazie konkurencji nie jest elementem stosunku pracy. Oznacza to, że nowy pracodawca nie będzie związany takimi umowami, a w konsekwencji nie będzie zobowiązany do zapłaty odszkodowania za ograniczenie działalności konkurencyjnej przez pracowników po ustaniu stosunku pracy, ale też pracownicy nie będą zobowiązani do jej niepodejmowania.

Oczywiście w przypadku sukcesji uniwersalnej, kiedy to nabywca wchodzi w ogół praw i obowiązków zbywcy, na nabywcę przechodzą co do zasady wszystkie umowy zawarte przez zbywcę, w tym umowa o zakazie konkurencji.

Nowy pracodawca powinien zatem ocenić, czy jest konieczność zawarcia takich umów z przejmowanymi pracownikami. Jeżeli się okaże, że jest taka potrzeba, nowy pracodawca powinien zawrzeć umowy o zakazie konkurencji możliwie jak najwcześniej w celu zabezpieczenia interesu zakładu pracy (co do zakazu konkurencji zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i po ustaniu zatrudnienia). Umowa o zakazie konkurencji w trakcie zatrudnienia jest szczególnie istotna obecnie z uwagi na obowiązujące od 26 kwietnia 2023 r. przepisy dotyczące wyłączenia możliwości zakazu podejmowania innego zatrudnienia (wyjątkiem jest właśnie umowa o zakazie konkurencji).

W orzecznictwie SN można jednak spotkać pogląd przeciwny, z którego wynika, że takie umowy przechodzą na nowego pracodawcę wraz z przejściem zakładu pracy.

W przypadku, gdy umowa o zakazie konkurencji nie przejdzie na nowego pracodawcę (dotyczy to w szczególności okresu po rozwiązaniu umowy o pracę z uwagi na konieczność płacenia odszkodowania przez pracodawcę), dotychczasowy pracodawca powinien rozważyć, czy, a jeśli tak, to w jaki sposób rozwiązać taką umowę. Jeżeli uzna, że chce, aby przejmowany pracownik nie wykonywał działalności konkurencyjnej wobec jego działalności, to umowa powinna pozostać i wówczas po rozwiązaniu umowy o pracę tego pracownika (już z nowym pracodawcą) dotychczasowy pracodawca będzie zobowiązany do zapłaty odszkodowania (a pracownik do powstrzymania się od podejmowania działalności konkurencyjnej wobec działalności dotychczasowego pracodawcy). W przeciwnym razie, jeżeli dotychczasowy pracodawca nie chce wypłacać w przyszłości odszkodowania byłemu pracownikowi, powinien taka umowę rozwiązać. O sposobie rozwiązania umowy zdecyduje jej treść. Jeżeli w umowie strony ustaliły, że pracodawca może od niej odstąpić, to powinien złożyć takie oświadczenia przejmowanemu pracownikowi. Z kolei jeżeli umowa nie daje takiego prawa, to można ją rozwiązać na podstawie porozumienia stron. Oczywiście dotyczy to przejścia części zakładu pracy.

• Czy na nowego pracodawcę przechodzi umowa o współodpowiedzialności materialnej?

Tak, umowa o współodpowiedzialności materialnej przechodzi na nowego pracodawcę. W razie przejęcia całości (części) zakładu pracy przez inny podmiot wraz z pracownikami, których wiązała ważna umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej, nowy pracodawca nie ma obowiązku zawarcia z tymi pracownikami nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności. Przejęci pracownicy i nowy pracodawca są związani umową zawartą z dotychczasowym pracodawcą. Z punktu widzenia odpowiedzialności warto jednak przeprowadzić inwentaryzację majątku na dzień przejścia.

• Czy na nowego pracodawcę przechodzi umowa o zachowaniu poufności?

Umowa o zachowaniu poufności nie jest elementem stosunku pracy i podobnie jak umowa o zakazie konkurencji nie przechodzi na nowego pracodawcę w razie przejścia zakładu pracy. Nowy pracodawca powinien zatem zawrzeć nowe umowy o zachowaniu poufności z przejętymi pracownikami, jeżeli chce te kwestie dodatkowo uregulować.

• Czy nowy pracodawca jest związany regulaminem pracy i regulaminem wynagrodzenia dotychczasowego pracodawcy?

Nie, nowy pracodawca nie jest związany regulaminami pracy i wynagradzania obowiązującymi u dotychczasowego pracodawcy. Natomiast w stosunku do przejętych pracowników nowy pracodawca jest zobowiązany stosować te postanowienia regulaminów, które przyznają im określone świadczenia lub uprawnienia. Dotyczy to w szczególności regulaminu wynagradzania, który określa zasady wynagradzania i przyznawania innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy (np. dodatki do wynagrodzenia, premie, nagrody itp.). Nowy pracodawca będzie zobowiązany respektować dotychczasowe świadczenia, do których przejęci pracownicy mieli prawo u poprzedniego pracodawcy.

Od tej zasady są wyjątki, np. nagroda z zysku, w sytuacji gdy z uwagi na swoją konstrukcję (np. parametry finansowe, których nie stosuje nowy pracodawca) to świadczenie ma charakter szczególny dla dotychczasowego pracodawcy.

• Jakie zobowiązania dotychczasowego pracodawcy przejmuje nowy pracodawca?

W przypadku przejścia zakładu pracy nowy pracodawca przejmuje wszystkie zobowiązania dotychczasowego pracodawcy wobec przejętych pracowników wynikające ze stosunku pracy. W szczególności nowy pracodawca jest zobowiązany do wypłaty pracownikom wynagrodzenia wraz z wszystkimi dodatkami i składnikami oraz innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy, zgłoszenia pracowników do ubezpieczeń społecznych, a w razie rozwiązania umowy o pracę do wydania świadectwa pracy i wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy, powstałe przed przejściem części zakładu pracy na innego pracodawcę, dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie. Ta zasada ma też zastosowanie do przejścia części zakładu pracy. W przypadku przejęcia całego zakładu pracy za wszystkie zobowiązania odpowiada nowy pracodawca. Dla nowego pracodawcy istotne jest zatem uzgodnienie z dotychczasowym pracodawcą zasad ponoszenia odpowiedzialności za te zobowiązania. Można bowiem ustalić (np. w odrębnym porozumieniu pracodawców, umowie będącej podstawą przejścia, np. sprzedaży przedsiębiorstwa), że dotychczasowy pracodawca będzie zobowiązany do zwrotu nowemu pracodawcy wszystkich należności, które zapłacił on z tytułu wykonania zobowiązań powstałych w okresie zatrudnienia pracowników u dotychczasowego pracodawcy, lub ewentualnie, że wszystkie takie zobowiązania wykona nowy pracodawca.

• Z jakim momentem dochodzi do przejęcia pracowników przez nowego pracodawcę?

Do przejęcia pracowników przez nowego pracodawcę (przejścia zakładu pracy) dochodzi z momentem faktycznego przejęcia majątku lub zadania stanowiących zakład pracy (lub jego część) przez inny podmiot. Oznacza to, że dla tego skutku nie ma znaczenia data zawarcia umowy, na podstawie której dochodzi do przejęcia zakładu pracy (np. sprzedaży przedsiębiorstwa), ale moment, w którym nowy pracodawca faktycznie przejmuje takie mienie lub zadania dotychczasowego pracodawcy. Potwierdził to SN w wyroku z 30 września 2009 r. (sygn. akt II PK 86/09).

• Czy przy przejściu całości (części) zakładu pracy konieczne jest zawarcie porozumienia (umowy) dotyczącego transferu pracowników pomiędzy dotychczasowym a nowym pracodawcą?

Dla skuteczności przejścia całości czy części zakładu pracy nie jest konieczne zawarcie umowy/porozumienia dotyczącego transferu pracowników pomiędzy dotychczasowym a nowym pracodawcą. Do przejścia zakładu pracy dochodzi bowiem z momentem faktycznego przejęcia przez nowego pracodawcę mienia, funkcji lub zadań dotychczasowego pracodawcy. Przejście zakładu pracy jest skutkiem określonego zdarzenia prawnego (np. sprzedaży przedsiębiorstwa) i następuje automatycznie bez woli zarówno pracowników, jak i obu pracodawców.

Nie oznacza to oczywiście, że dotychczasowy i nowy pracodawca nie mogą zawrzeć porozumienia określającego wzajemne prawa i obowiązki związane z przejściem zakładu pracy (jego części). W praktyce często takie umowy są zawierane. Pracodawcy ustalają w nich w szczególności obowiązki związane z przekazaniem akt osobowych i innych dokumentów pracowniczych przejmowanych pracowników nowemu pracodawcy, obowiązek przekazania przez dotychczasowego pracodawcę obowiązujących przejmowanych pracowników regulaminów, w tym pracy i wynagradzania, obowiązki w zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zasady ponoszenia kosztów i innych wzajemnych zobowiązań pracodawców.

• Który pracodawca (dotychczasowy czy nowy) będzie odpowiedzialny za zobowiązania wobec pracowników, które powstały przed przejściem całości (części) zakładu pracy?

Za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy, powstałe przed przejściem części zakładu pracy na innego pracodawcę, dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie. Oznacza to, że dotychczasowy pracodawca nadal ponosi odpowiedzialność mimo przejścia części zakładu pracy, ale ma ona charakter solidarny z nowym pracodawcą i dotyczy wyłącznie zobowiązań, które powstały przed przejściem zakładu pracy.

Oznacza to, że pracownik może według własnego wyboru skierować roszczenia za te zobowiązania (np. wynagrodzenie za nadgodziny wypracowane przed przejściem zakładu pracy) do dotychczasowego pracodawcy lub nowego. Co istotne, pracodawca, do którego pracownik wystąpi z roszczeniem, nie będzie mógł zwolnić się z odpowiedzialności, wskazując, że dane zobowiązanie powinno być spełnione przez drugiego pracodawcę. Natomiast po wykonaniu zobowiązania wobec pracownika, tj. np. po zapłaceniu wynagrodzenia na pracę w godzinach nadliczbowych przez nowego pracodawcę, ten pracodawca może wystąpić z regresem do dotychczasowego pracodawcy, żądając zwrotu całej zapłaconej należności.

Natomiast w przypadku przejścia całego zakładu pracy za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy powstałe przed przejściem odpowiedzialność ponosi nowy pracodawca. Z tych względów dla nowego pracodawcy istotne jest uzgodnienie z dotychczasowym pracodawcą zasad ponoszenia odpowiedzialności za te zobowiązania. Można bowiem ustalić (w odrębnym porozumieniu pracodawców lub umowie będącej podstawą przejścia, np. sprzedaży przedsiębiorstwa), że dotychczasowy pracodawca będzie zobowiązany do zwrotu nowemu pracodawcy wszystkich należności, które zapłacił z tytułu wykonania zobowiązań powstałych w okresie zatrudnienia pracowników u dotychczasowego pracodawcy, ewentualnie, że wszystkie takie zobowiązania wykona dotychczasowy pracodawca.

• Czy dotychczasowy pracodawca musi wydać przejmowanym pracownikom świadectwo pracy?

Nie, dotychczasowy pracodawca nie wydaje przejmowanym pracownikom świadectwa pracy. Mimo zmiany po stronie pracodawcy stosunki pracy przejmowanych pracowników trwają bowiem nadal (bez przerwy) i są kontynuowane u nowego pracodawcy. Oznacza to, że wyłącznie nowy pracodawca będzie zobowiązany wydać pracownikom świadectwa pracy, ale dopiero po rozwiązaniu ich umów o pracę. Dotyczy to zarówno szczególnego trybu rozwiązania umowy o pracę przez pracownika na podstawie art. 231 k.p. (za siedmiodniowym uprzedzeniem), jak i standardowego zakończenia stosunku pracy (za wypowiedzeniem lub bez). Tak jest, gdyż przejście zakładu pracy następuje automatycznie (na skutek określonego zdarzenia prawnego) bez woli stron stosunku pracy.

W razie rozwiązania umowy o pracę nowy pracodawca, wydając świadectwo pracy, jest zobowiązany wskazać w jego treści okresy zatrudnienia pracownika także u poprzedniego pracodawcy.

• Czy nowy pracodawca musi założyć nowe akta osobowe przejętych pracowników?

Nie, nowy pracodawca nie zakłada nowych akt osobowych przejętych pracowników. Dotychczasowy pracodawca jest zobowiązany przekazać nowemu pracodawcy prowadzone przez siebie akta osobowe przejmowanych pracowników. Nowy pracodawca kontynuuje ich prowadzenie. Zasady dotyczące przekazania akt osobowych, w tym termin ich przekazania, pracodawcy często uzgadniają w porozumieniu określającym wzajemne prawa i obowiązki związane z przejściem zakładu pracy.

• Które regulacje wewnętrzne (dotychczasowego czy nowego pracodawcy) będą miały zastosowanie do przejętych pracowników?

Do przejętych pracowników zastosowanie będą miały wewnętrzne regulacje obowiązujące u nowego pracodawcy. Dotyczy to wszystkich wewnętrznych regulaminów, polityk, procedur, np. regulaminów pracy, wynagradzania, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, premiowania (o ile takie obowiązują). Należy jednak uwzględnić też te postanowienia obowiązujące u dotychczasowego pracodawcy, które przyznają przejmowanym pracownikom określone świadczenia czy uprawnienia. Te postanowienia „przechodzą” za przejętymi pracownikami i są elementem ich stosunków pracy.

• Czy u nowego pracodawcy mogą obowiązywać różne świadczenia (np. nagrody) dla dwóch grup pracowniczych (inne dla przejętych pracowników, a inne dla pracowników dotychczas zatrudnionych)?

Jeżeli obowiązek zapłaty określonego świadczenia wynika z przepisów prawa, to nie ma ryzyk związanych ze zróżnicowaniem sytuacji pracowników i w konsekwencji nie ma podstawy do wystąpienia przeciwko spółce z roszczeniem odszkodowawczym w związku z dyskryminacją (nierównym traktowaniem). Dotyczy to w szczególności świadczeń wynikających z zakładowego układu zbiorowego pracy przez rok od dnia przejęcia pracowników. Zgodnie bowiem z przepisami kodeksu pracy postanowienia układu zbiorowego pracy obowiązują przez rok od dnia przejęcia.

W innych przypadkach (np. jeżeli dane świadczenie nie wynika z układu, ale z innej podstawy, np. regulaminu) po przejściu zakładu pracy należy dokonać analizy poszczególnych świadczeń pod kątem ewentualnej dyskryminacji (nierównego traktowania). Jeżeli się okaże, że przejęci pracownicy będą uprawnieni do świadczeń, do których prawa nie mają pracownicy nowego pracodawcy, to osoby te mogą zgłosić wobec pracodawcy zarzut dyskryminacji (nierównego traktowania). Oczywiście obowiązek równego traktowania i niedyskryminacji obowiązuje wyłącznie w stosunku do pracowników wykonujących taką samą pracę bądź pracę o takiej samej wartości.

Choć nie wynika to wprost z przepisów prawa ani z orzecznictwa, przyjmuje się, że pozostawienie zróżnicowanych warunków dla pracowników wykonujących te same obowiązki przez trzy do sześciu miesięcy po przejściu zakładu pracy nie rodzi dużego ryzyka. Nowy pracodawca powinien jednak niezwłocznie podjąć działania zmierzające do zrównania warunków pracy i płacy, aby nie dochodziło do dyskryminacji czy nierównego traktowania.

• Czy nowy i dotychczasowy pracodawca powinni odpowiednio zarejestrować i wyrejestrować przejętych pracowników w ZUS?

Tak, nowy pracodawca jest zobowiązany zarejestrować przejętych pracowników w ZUS ze specjalnym kodem. Natomiast dotychczasowy pracodawca musi wyrejestrować pracowników z ubezpieczeń społecznych.

• Czy nowy pracodawca musi skierować przejętych pracowników na wstępne badania medycyny pracy i szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy?

Nowy pracodawca nie musi kierować przejętych pracowników na wstępne badania medycyny pracy, a także nie musi przeprowadzać wstępnych szkoleń bhp (zarówno co do instruktażu ogólnego, jak i stanowiskowego). Przejęci pracownicy będą bowiem wykonywać taką samą pracę jak u poprzedniego pracodawcy i badania oraz szkolenie przeprowadzone u dotychczasowego pracodawcy zachowują ważność (o ile nie upłynął okres na przeprowadzenie badań okresowych i szkolenia okresowego bhp). Gdyby jednak po przejęciu pracowników zmieniły się warunki pracy, to wówczas nowy pracodawca powinien rozważyć potrzebę skierowania pracowników na badania medycyny pracy.

• Który pracodawca jest zobowiązany do zapłaty wynagrodzenia przejętych pracowników za czas pracy u dotychczasowego pracodawcy?

Nowy pracodawca jest zobowiązany za zapłaty wynagrodzenia przejętych pracowników, które stało się wymagalne po przejściu zakładu pracy za czas pracy u dotychczasowego pracodawcy. Oznacza to, że w razie niewywiązania się z tego obowiązku to nowy pracodawca poniesie konsekwencje, np. możliwość ukarania przez Państwową Inspekcję Pracy. W celu uniknięcia wątpliwości pracodawcy powinni uzgodnić między sobą wzajemne zasady rozliczeń (np. wskazać, że dotychczasowy pracodawca będzie zobowiązany do uregulowania takich należności).

• Czy dotychczasowy pracodawca będzie zobowiązany w związku ze zmianą pracodawcy do zapłaty przejmowanym pracownikom ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Nie, dotychczasowy pracodawca nie będzie zobowiązany do zapłaty przejmowanym pracownikom ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w związku ze zmianą pracodawcy. Przy przejściu zakładu pracy nie dochodzi bowiem do zakończenia stosunków pracy przejmowanych pracowników. Stosunki pracy trwają nadal, nieprzerwanie. Oznacza to, że nie ma podstaw do wypłaty pracownikom ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (nie dochodzi bowiem do rozwiązania umów o pracę). Do wypłaty ekwiwalentu zobowiązany będzie nowy pracodawca, ale dopiero po ewentualnym rozwiązaniu umów o pracę już po przejściu zakładu pracy, a więc na takich samych zasadach jak dla ogółu pracowników.

• Jaki wymiar urlopu wypoczynkowego będzie przysługiwał przejętym pracownikom u nowego pracodawcy?

Przejęci pracownicy będą uprawnieni do takiego samego wymiaru urlopu, jaki przysługiwałby im u dotychczasowego pracodawcy, gdyby nie doszło do przejścia zakładu pracy. W związku z przejściem zakładu pracy stosunki pracy przejmowanych pracowników są kontynuowane u nowego pracodawcy. Dotyczy to wszystkich uprawnień pracowniczych, w tym prawa do urlopu wypoczynkowego i jego wymiaru.

• Który pracodawca (dotychczasowy czy nowy) wydaje przejętym pracownikom zaświadczenia o zatrudnieniu dla organów/instytucji, np. banków?

Zaświadczenia do różnego rodzaju organów i instytucji (w tym banków) po przejściu zakładu pracy wydaje przejętym pracownikom pracodawca, do którego nastąpiło przejście. Dotyczy to całego okresu zatrudnienia u obu pracodawców, w tym również okresu pracy u dotychczasowego pracodawcy.

• Czy w związku z przejściem zakładu pracy dotychczasowy pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty pracownikom odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę?

W związku z przejściem zakładu pracy zarówno dotychczasowy, jak i nowy pracodawca nie będą zobowiązani do wypłaty przejętym pracownikom odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę, o której mowa w ustawie z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1969; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1784). W tym przypadku nie dochodzi bowiem do rozwiązania umów o pracę, a nawet do zmiany warunków pracy i płacy wymagających złożenia wypowiedzeń zmieniających. Stosunki pracy u nowego pracodawcy są kontynuowane automatycznie.

• Jakie uprawnienia przysługują pracownikom w razie przejścia zakładu pracy?

Pracownicy nie mogą w żaden sposób zablokować przejścia zakładu pracy. Natomiast w terminie dwóch miesięcy od przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę pracownik może bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym uprzedzeniem, rozwiązać stosunek pracy. Uprzedzenie może zostać złożone przez pracownika w dowolnej formie, jednak ze względów dowodowych preferowana jest forma pisemna.

Okres siedmiodniowy należy liczyć zgodnie z art. 111 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1933) w związku z art. 300 k.p. Obliczając ten termin, nie uwzględnia się zatem dnia, w którym pracownik złożył oświadczenie o rozwiązaniu umowy. Termin ten kończy się z upływem ostatniego dnia. W okresie tych 7 dni pracownik pozostaje nadal w stosunku pracy, a więc jest zobowiązany wykonywać pracę na dotychczasowych zasadach, nie może powstrzymać się od obowiązku jej świadczenia u nowego pracodawcy.

• Jakie skutki wywołuje rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika w związku z przejściem zakładu pracy?

Zastosowanie przez przejętego pracownika specjalnego trybu rozwiązania umowy o pracę (tj. za uprzedzeniem) oznacza, że w przypadku tego pracownika nie znajdzie zastosowania okres wypowiedzenia wynikający z rodzaju jego umowy o pracę (umowa o pracę na okres próbny lub umowa na czas określony/nieokreślony) i jego stażu pracy. Umowa o pracę rozwiąże się bowiem po upływie 7 dni od dnia złożenia pracodawcy przez pracownika oświadczenia o jej rozwiązaniu.

Pracownikowi, który rozwiązał w tym trybie umowę o pracę, nie przysługuje odszkodowanie za skrócenie okresu wypowiedzenia (patrz wyrok SN z 10 października 2000 r., sygn. akt III ZP 24/00). Rozwiązanie stosunku pracy w tym trybie powoduje dla pracownika skutki, jakie przepisy prawa pracy wiążą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem. Przepisy tworzą fikcję prawną, jakoby, w konkretnych okolicznościach, pracodawca dokonał wypowiedzenia umowy o pracę. Skutków, „jakie przepisy prawa pracy wiążą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem”, nie należy jednak rozumieć jako wszelkich konsekwencji wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę. Pracownik nie może korzystać z uprawnień odwoławczych i związanych z tym roszczeń, tj. przywrócenia do pracy lub odszkodowania za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy o pracę. Fikcja prawna ma zagwarantować pracownikowi przede wszystkim możliwość uzyskania zasiłku dla bezrobotnych.

• Czy w razie skorzystania przez pracownika z prawa do rozwiązania umowy o pracę w specjalnym trybie (za uprzedzeniem) pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty temu pracownikowi odprawy?

Jeżeli pracownik skorzysta z prawa do rozwiązania umowy w specjalnym trybie (za uprzedzeniem), to pracodawca nie będzie zobowiązany do wypłaty pracownikowi odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę, o której mowa w ustawie o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, chyba że przyczyną rozwiązania stosunku pracy była poważna zmiana warunków pracy na niekorzyść pracownika. Takie podejście wynika z orzecznictwa SN (patrz wyrok z 5 sierpnia 2009 r., sygn. akt II PK 275/08). Oznacza to, że w razie rozwiązania umowy przez pracownika z powodów leżących wyłącznie po jego stronie, np. konieczność zmiany miejsca zamieszkania czy znalezienia atrakcyjniejszej pracy czy po prostu niechęć do nowego pracodawcy, taki pracownik nie będzie uprawniony do wskazanej odprawy.

• Czy pracodawca może rozwiązać/wypowiedzieć umowę o pracę pracownikowi z powodu przejścia zakładu pracy?

Pracodawcy (zarówno dotychczasowy, jak i nowy) nie mogą wypowiedzieć pracownikowi umowy o pracę z powodu przejścia zakładu pracy. Nie oznacza to, że w ogóle nie ma możliwości rozstania się z przejętym pracownikiem. Pracodawca może bowiem wypowiedzieć umowę o pracę z innych przyczyn, np. z powodu okoliczności leżących po stronie pracownika (choćby z uwagi na niewłaściwe wykonywanie obowiązków pracowniczych).

Dopuszczalne jest także dyscyplinarne zwolnienie takiego pracownika, o ile oczywiście zostaną spełnione przesłanki określone w art. 52 k.p. (np. rażące naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych czy zawiniona utrata przez pracownika uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.). Ponadto w razie wystąpienia okoliczności wskazanych w art. 53 k.p. pracodawca może także rozwiązać umowę o pracę w trybie natychmiastowym bez winy pracownika (np. z uwagi na długotrwałą chorobę pracownika, której czas trwania wykracza poza okresy wskazane w tym przepisie). Nie ma także przeszkód do zawarcia przez strony stosunku pracy porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę z pracownikiem.

uczestnictwo pracowników w spółce powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek

• Co to są transgraniczne przekształcenie, połączenie lub podział spółek?

Istotą transgranicznych transformacji jest przekształcenie, połączenie lub podział spółki kapitałowej lub spółki komandytowo-akcyjnej ze spółką zagraniczną mającą formę wymienioną w załączniku II do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1132 z 14 czerwca 2017 r. w sprawie niektórych aspektów prawa spółek (Dz.Urz. UE z 2017 r. L 169, s. 46).

Dodatkowo przy połączeniu będzie dopuszczana transformacja ze spółką z kapitałem udziałowym lub akcyjnym mającą osobowość prawną i wydzielony majątek, którym wyłącznie odpowiada za swoje zobowiązania oraz która zgodnie z właściwym dla niej prawem krajowym podlega warunkom dotyczącym gwarancji określonych w tytule I rozdział II sekcja 2 oraz w tytule I rozdział III sekcja 1 ww. dyrektywy 2017/1132.

Spółka zagraniczna, która bierze udział w transformacji transgranicznej, powinna podlegać prawu państwa członkowskiego UE lub państwa-strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, mając siedzibę statutową, zarząd główny lub główny zakład na terenie UE lub państwa-strony umowy o EOG.

• Czy pracownicy zatrudnieni u pracodawcy podlegającemu transgranicznej transformacji zostają przejęci przez podmiot pracodawcę powstałego po tej transformacji?

Tak, pracownicy zatrudnieni u pracodawcy podlegającemu transgranicznej transformacji zostają przejęci przez podmiot pracodawcę powstałego po tej transformacji.

• Czy do wystąpienia takiego skutku konieczne jest zawarcie dodatkowej umowy pomiędzy pracownikami a nowym podmiotem lub pomiędzy spółkami uczestniczącymi w transformacji?

Do wystąpienia skutku przejęcia pracowników przez pracodawcę powstałego po transgranicznej transformacji nie jest konieczne zawarcie dodatkowej umowy pomiędzy pracownikami a nowym podmiotem lub pomiędzy spółkami uczestniczącymi w transformacji.

• Czy pracownicy uczestniczą w jakikolwiek sposób w transformacji?

Tak, pracownicy uczestniczą w transformacji transgranicznej. Celem zapewnienia uczestnictwa było umożliwienie pracownikom realnego wpływu na rozwój spółki i sprawowania nadzoru służącego utrzymaniu równowagi między celami indywidualnymi a wspólnymi, aby zapewnić odpowiedzialne zachowanie spółki oraz osiągnięcie przez nią maksymalnej wydajności i rentowności.

• W jaki sposób pracownicy mogą uczestniczyć w spółce powstałej w wyniku transgranicznej transformacji?

Pracownicy mogą uczestniczyć w spółce powstałej w wyniku transgranicznej transformacji w następujących formach:

a) prawo wyznaczenia lub wyboru określonej liczby członków rady nadzorczej albo rady dyrektorów,

b) prawo rekomendowania członków rady nadzorczej albo rady dyrektorów,

c) prawo sprzeciwienia się wyznaczeniu niektórych albo wszystkich członków rady nadzorczej albo rady dyrektorów.

• W jakich modelach pracownicy mogą realizować uprawnienie do uczestnictwa w spółce powstałej w wyniku transgranicznej transformacji?

Pracownicy mogą realizować uprawnienie do uczestnictwa w spółce powstałej w wyniku transgranicznej transformacji w następujących modelach:

a) negocjacje spółki ze specjalnym zespołem negocjacyjnym, jeszcze przed powstaniem spółki w wyniku transformacji transgranicznych, których celem jest zawarcie porozumienia określającego formy uczestnictwa pracowników w nowym podmiocie;

b) stosowanie tzw. standardowych zasad ze wsparciem zespołu przedstawicielskiego, na zasadach wynikających z ustawy, w ramach których realizacja uprawnień następuje po powstaniu nowego podmiotu.

• W jakim celu jest powoływany specjalny zespół negocjacyjny?

Specjalny zespół negocjacyjny jest powoływany w celu reprezentowania pracowników w spółce przekształcanej, w spółkach łączących się, w spółce dzielonej, a także w zainteresowanych spółkach zależnych lub zainteresowanych zakładach. Zadaniem specjalnego zespołu negocjacyjnego jest prowadzenie negocjacji i doprowadzenie do zawarcia porozumienia z właściwymi organami spółki, które będzie określać zasady uczestnictwa pracowników w spółce przekształconej lub nowo powstałej spółce na skutek łączenia się lub dzielenia.

• Kto wyznacza członków specjalnego zespołu negocjacyjnego?

Członków specjalnego zespołu negocjacyjnego wyznacza reprezentatywna zakładowa organizacja związkowa, za którą uważa się organizację:

a) będącą jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego, zrzeszającą co najmniej 8 proc. osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy; lub

b) zrzeszającą co najmniej 15 proc. osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.

Organizacją reprezentatywną jest tylko taka organizacja, która w dniu rozpoczęcia postępowania zmierzającego do utworzenia specjalnego zespołu negocjacyjnego spełnia wymagania dla uznania jej za reprezentatywną.

Członkiem specjalnego zespołu negocjacyjnego może być osoba niezrzeszona, tj. nienależąca do reprezentatywnej zakładowej organizacji związkowej.

• Jakie są zasady wyznaczania specjalnego zespołu negocjacyjnego, jeżeli w spółce działa więcej niż jedna reprezentatywna organizacja związkowa?

Jeżeli w spółce działa więcej niż jedna reprezentatywna organizacja związkowa, to wyłaniają one wspólną reprezentację w celu wyznaczenia członków specjalnego zespołu negocjacyjnego. Organizacje związkowe wyznaczają członków specjalnego zespołu negocjacyjnego spośród pracowników spółki przekształcanej, spółki łączącej się, spółki dzielonej, zainteresowanej spółki zależnej lub zakładu mających wejść w skład spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek. Członkiem specjalnego zespołu negocjacyjnego może być osoba niezrzeszona, tj. nienależąca do żadnej z działających w zakładzie organizacji związkowych.

• Jakie są zasady wyboru specjalnego zespołu negocjacyjnego, jeżeli w spółce nie działa reprezentatywna organizacja związkowa lub organizacja nie wyznaczy w terminie członków zespołu?

W przypadku gdy w spółce:

a) nie działa reprezentatywna organizacja związkowa;

b) reprezentatywna organizacja związkowa nie wyznaczy w terminie członków specjalnego zespołu negocjacyjnego;

c) wspólna reprezentacja nie wyznaczy w terminie członków specjalnego zespołu negocjacyjnego;

d) nie zostanie wyłoniona wspólna reprezentacja

‒ członków specjalnego zespołu negocjacyjnego wybierają pracownicy spośród kandydatów zgłoszonych na piśmie przez pracowników.

Wybory przeprowadzane są przez komisję wyborczą, którą powołuje właściwy organ spółki. Skład, zasady powołania, tryb działania oraz sposób przeprowadzania wyborów określa regulamin ustalony przez właściwy organ spółki, uzgodniony z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w spółce. Wybory są tajne i bezpośrednie.

Wybory są ważne, jeżeli wzięło w nich udział co najmniej 50 proc. pracowników. W przypadku gdy w wyborach nie uczestniczyło co najmniej 50 proc. pracowników, przeprowadza się ponowne wybory, które są ważne bez względu na liczbę uczestniczących w nich pracowników.

• Kto nie może być członkiem specjalnego zespołu negocjacyjnego?

Członkami specjalnego zespołu negocjacyjnego nie mogą być:

a) pracownik kierujący jednoosobowo zakładem pracy,

b) zastępcy pracownika kierującego jednoosobowo zakładem pracy,

c) zastępcy osoby niebędącej pracownikiem i kierującej jednoosobowo zakładem pracy,

d) pracownik wchodzący w skład kolegialnego organu zarządzającego,

e) główny księgowy,

f) radca prawny,

g) członkowie komisji wyborczej.

• W jakich sytuacjach wygasa mandat członka specjalnego zespołu negocjacyjnego?

Mandat członka specjalnego zespołu negocjacyjnego wygasa w razie:

a) ustania stosunku pracy,

b) zrzeczenia się funkcji,

c) objęcia stanowiska powiązanego z brakiem biernego prawa wyborczego,

d) wniosku w sprawie odwołania mandatu podpisanego przez co najmniej 50 proc. pracowników zatrudnionych w spółkach i zakładach na dzień złożenia wniosku.

• Jakie są obowiązki spółki wobec pracowników po wyłonieniu członków specjalnego zespołu negocjacyjnego?

Obowiązkiem spółki po wyłonieniu członków specjalnego zespołu negocjacyjnego jest niezwłoczne poinformowanie pracowników, z zachowaniem zasady ochrony danych osobowych, o imieniu i nazwisku osób wyznaczonych lub wybranych na członków specjalnego zespołu negocjacyjnego.

• Jakie są obowiązki spółki wobec specjalnego zespołu negocjacyjnego?

Obowiązkiem spółki po otrzymaniu informacji o wyznaczeniu lub wyborze specjalnego zespołu negocjacyjnego jest zwołanie zebrania tego zespołu, w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji, w celu zawarcia porozumienia. Właściwy organ spółki jest również zobowiązany do bieżącego przedstawiania specjalnemu zespołowi negocjacyjnemu informacji o planach i przebiegu transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółki do dnia rejestracji spółek powstałych w wyniku przekształcenia, połączenia lub podziału.

• Jakie wymagania musi spełniać porozumienie zawarte pomiędzy specjalnym zespołem negocjacyjnym a spółką?

Porozumienie zawarte pomiędzy specjalnym zespołem negocjacyjnym a spółką wymaga formy pisemnej opatrzonej własnoręcznymi podpisami lub formy elektronicznej opatrzonej kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi pod rygorem nieważności.

Minimalna treść porozumienia określa w szczególności:

a) zakres stosowania porozumienia;

b) zasady uczestnictwa – z uwzględnieniem liczby członków w radzie nadzorczej albo radzie dyrektorów spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek, których pracownicy będą mieli prawo wybrać, wyznaczyć lub rekomendować, albo liczby członków, których wyznaczeniu pracownicy będą mieli prawo się sprzeciwić;

c) dzień wejścia w życie porozumienia,

d) czas jego trwania (przy czym w przypadku braku tego elementu przyjmuje się, że porozumienie zostało zawarte na czas nieokreślony),

e) przypadki, kiedy może być ono ponownie negocjowane, i procedury negocjacji.

• W jakiej sytuacji nie powołuje się specjalnego zespołu negocjacyjnego?

Specjalnego zespołu negocjacyjnego nie powołuje się w sytuacji, gdy właściwe organy spółki przekształcanej, spółek łączących się lub spółki dzielonej podejmą uchwałę w sprawie bezpośredniego podlegania zasadom standardowym.

• Kiedy zastosowanie znajdą standardowe zasady uczestnictwa pracowników?

Standardowe zasady uczestnictwa pracowników znajdą zastosowanie w sytuacji, w której mogłoby dojść do niezawarcia porozumienia i pozbawienia pracowników prawa do uczestnictwa, tj. w przypadku gdy:

a) właściwe organy spółki przekształcanej, spółek łączących się lub spółki dzielonej podejmą uchwały w sprawie bezpośredniego podlegania standardowym zasadom uczestnictwa pracowników oraz przestrzegania ich od dnia rejestracji spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek albo

b) pracownicy nie zgłoszą kandydatów na członków specjalnego zespołu negocjacyjnego; w spółce nie działa reprezentatywna zakładowa organizacja związkowa, reprezentatywna organizacja związkowa nie wyznaczy w terminie członków specjalnego zespołu negocjacyjnego, wspólna reprezentacja reprezentatywnej organizacji związkowej nie wyznaczy w terminie członków specjalnego zespołu negocjacyjnego lub nie zostanie wyłoniona wspólna reprezentacja; albo pracownicy zgłoszą kandydatów w liczbie mniejszej niż liczba miejsc w specjalnym zespole negocjacyjnym przypadających spółce, albo

c) taką decyzję podejmą wspólnie specjalny zespół negocjacyjny oraz właściwe organy spółek łączących się, właściwy organ spółki przekształcanej lub właściwy organ spółki dzielonej, albo

d) porozumienie nie zostanie zawarte w terminie 180 dni od dnia zwołania pierwszego zebrania specjalnego zespołu negocjacyjnego, ewentualnie w przedłużonym do roku terminie wspólnie uzgodnionym przez strony.

Ponadto w spółce powstałej w wyniku transgranicznego połączenia spółek standardowe zasady uczestnictwa pracowników stosuje się, jeżeli do dnia połączenia, przez który rozumie się wpisanie połączenia do rejestru właściwego według siedziby, odpowiednio spółki przejmującej albo spółki nowo zawiązanej:

a) jedna lub więcej form uczestnictwa były stosowane w jednej lub więcej spółkach łączących się, obejmujących co najmniej jedną trzecią liczby pracowników we wszystkich spółkach łączących się albo

b) jedna lub więcej form uczestnictwa były stosowane w jednej lub więcej spółkach łączących się, obejmujących mniej niż jedną trzecią liczby pracowników we wszystkich spółkach łączących się, o ile specjalny zespół negocjacyjny tak postanowi i nie doszło do zawarcia porozumienia.

• Na czym polegają standardowe zasady uczestnictwa pracowników?

Standardowe zasady uczestnictwa pracowników polegają na tym, że pracownicy spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek oraz jej spółek zależnych i zakładów mają prawo do:

a) wyznaczenia albo wyboru, albo rekomendowania członków rady nadzorczej, albo rady dyrektorów spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek albo

b) sprzeciwienia się wyznaczeniu niektórych albo wszystkich członków rady nadzorczej, albo rady dyrektorów spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek

‒ w liczbie równej najwyższej liczbie reprezentujących pracowników członków rady nadzorczej albo rady dyrektorów spółki przekształcanej, wszystkich spółek łączących się lub spółki dzielonej przed dniem rejestracji spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek, na zasadach określonych w ustawie.

• W jakim przypadku nie przyjmuje się standardowych zasad uczestnictwa pracowników?

Standardowych zasad uczestnictwa pracowników nie przyjmuje się, jeżeli w spółce przekształcanej, w żadnej ze spółek łączących się lub w spółce dzielonej nie stosowano form uczestnictwa. Będzie tak, gdy w procesie transformacji uczestniczą spółki, w których nie istniał model angażowania pracowników w zarządzanie spółką.

• Jakie są zadania zespołu przedstawicielskiego?

Do zadań zespołu przedstawicielskiego należą:

a) dokonanie podziału miejsc w radzie nadzorczej albo radzie dyrektorów,

b) ustalenie sposobu rekomendowania członków rady nadzorczej albo rady dyrektorów,

c) ustalenie sposobu wyrażania sprzeciwu wobec wyznaczenia członków rady nadzorczej albo rady dyrektorów

‒ spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek.

• Jakie są zasady ponoszenia kosztów związanych z działalnością specjalnego zespołu negocjacyjnego oraz zespołu przedstawicielskiego?

Koszty związane z utworzeniem i działalnością specjalnego zespołu negocjacyjnego oraz zespołu przedstawicielskiego, w szczególności koszty organizacji spotkań, zakwaterowania, wyżywienia, przejazdów, pomocy ekspertów i tłumaczeń, ponoszą spółka przekształcana, spółki łączące się lub spółka dzielona na zasadach określonych w porozumieniu.

Jeżeli nie zostanie zawarte porozumienie:

a) koszty podróży służbowych ponosi spółka przekształcana, spółki łączące się lub spółka dzielona, jeżeli członek zespołu jest pracownikiem tej spółki albo jej spółki zależnej lub zakładu;

b) inne koszty niż wskazane w pkt a ponoszą:

‒ spółka przekształcana lub dzielona,

‒ spółki łączące się proporcjonalnie do liczby zatrudnionych pracowników, włączając pracowników zatrudnionych przez ich spółki zależne i zakłady, uwzględniając liczbę osób zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy oraz wszystkie osoby pozostające w stosunku pracy, w tym również osoby, których nieobecność w pracy jest usprawiedliwiona, niezależnie od przyczyny i czasu jej trwania.

W przypadku korzystania z pomocy ekspertów obowiązek poniesienia kosztów ogranicza się do kosztów pomocy udzielonej przez jednego eksperta lub jednego tłumacza, chyba że spółka przekształcana, spółki łączące się lub spółka dzielona i specjalny zespół negocjacyjny lub zespół przedstawicieli postanowią inaczej.

• Jakie są zasady reprezentacji pracowników w radzie nadzorczej albo w radzie dyrektorów?

Podziału miejsc w radzie nadzorczej albo radzie dyrektorów spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału pomiędzy pracowników z różnych państw członkowskich dokonuje zespół przedstawicielski na zasadzie proporcjonalności do liczby pracowników zatrudnionych przez spółkę powstałą w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek, jej spółek zależnych i zakładów w poszczególnych państwach członkowskich. W przypadku, w którym pracownicy zatrudnieni w jednym lub więcej państwach członkowskich nie mieliby swojego przedstawiciela w radzie nadzorczej albo w radzie dyrektorów, zespół przedstawicielski przyznaje jedno miejsce w tym organie spółki pracownikom z państwa członkowskiego pozbawionego reprezentacji według następującej kolejności:

a) pracownicy zatrudnieni w Rzeczypospolitej Polskiej,

b) pracownicy zatrudnieni w państwie, w którym spółka powstała w wyniku przekształcenia, połączenia lub podziału spółek, a także jej spółek zależnych i zakładów, zatrudniających największą liczbę pracowników.

• Czy członkowie specjalnego zespołu negocjacyjnego oraz zespołu przedstawicielskiego są zobowiązani do zachowania poufności? Na jakich zasadach?

Tak, członkowie specjalnego zespołu negocjacyjnego oraz zespołu przedstawicielskiego są zobowiązani do zachowania poufności w zakresie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstw uzyskanych w związku z pełnioną funkcją. Obowiązek nieujawniania uzyskanych informacji jest nieograniczony czasowo i trwa po zaprzestaniu pełnienia funkcji członka zespołu, chyba że właściwy organ spółki przekształcanej, spółki łączącej się lub spółki dzielonej lub organ zarządzający spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek inaczej określi zakres związania tajemnicą. Członkowie specjalnego zespołu negocjacyjnego oraz zespołu przedstawicielskiego mogą zostać również zwolnieni z obowiązku zachowania poufności informacji, gdy wystąpią z takim wnioskiem do wydziału gospodarczego sądu rejonowego.

• Czy członkowie specjalnego zespołu negocjacyjnego, zespołu przedstawicielskiego oraz przedstawiciele pracowników w radzie nadzorczej albo radzie dyrektorów korzystają z ochrony przed rozwiązaniem stosunku pracy?

Tak, członkowie specjalnego zespołu negocjacyjnego, zespołu przedstawicielskiego oraz przedstawiciele pracowników w radzie nadzorczej albo radzie dyrektorów korzystają z ochrony przed rozwiązaniem stosunku pracy. Ochrona przed rozwiązaniem stosunku pracy polega na braku możliwości wypowiedzenia i rozwiązania stosunku pracy oraz jednostronnej zmianie warunków pracy lub płacy na niekorzyść pracownika w czasie trwania mandatu bez zgody:

a) zarządu reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej – jeżeli pracownik jest reprezentowany przez zakładową organizację związkową, lub

b) okręgowego inspektora pracy właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy – jeżeli pracownik nie jest reprezentowany przez zakładową organizację związkową.

Wyrażenie zgody lub odmowa wyrażenia zgody powinna nastąpić w terminie 14 dni roboczych liczonych od dnia złożenia przez pracodawcę pisemnego zawiadomienia o zamiarze wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy z podaniem przyczyny uzasadniającej jego wypowiedzenie lub rozwiązanie.

• Czy członkowie specjalnego zespołu negocjacyjnego, zespołu przedstawicielskiego oraz przedstawiciele pracowników w radzie nadzorczej albo radzie dyrektorów mają prawo do zwolnienia od pracy?

Tak, członkowie specjalnego zespołu negocjacyjnego, zespołu przedstawicielskiego oraz przedstawiciele pracowników w radzie nadzorczej albo radzie dyrektorów mają prawo do płatnych zwolnień od pracy zawodowej w związku z pełnioną funkcją na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z ich funkcji, jeżeli czynność ta nie może być wykonana w czasie wolnym od pracy.

Kancelaria Raczkowski