Jest nowy składnik wynagrodzenia dla kierowców. Dzięki niemu zarobki będą wyższe

Dzięki niemu zarobki będą wyższe, bo obniży on kwotę oskładkowania i opodatkowania. Powinien być ustalany proporcjonalnie do długości trwania pobytu za granicą i wynikać z przepisów wewnętrznych. Dlatego wymusi zmianę regulaminów wynagradzania albo wydanie zarządzenia lub aneksowanie umów o pracę.

Ustawa z 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz.U. poz. 1523) zmieniła znacząco zasady obliczania wynagrodzenia w przypadku kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe, czego dotyczy cały nowy rozdział 3b, który został dodany do ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Poza tym, że ujednoliciła ona naliczanie wirtualnych diet (ale niekoniecznie uporządkowała, o czym pisaliśmy w tygodniku Kadry i Płace m.in. tydzień temu; DGP z 29 września, nr 188; tekst „Nowe wirtualne diety dla kierowców już sprawiają problemy”), to pojawiły się w niej także całkowicie nowe rozwiązania prawne, do których należy zaliczyć w pierwszej kolejności dodatek sanitarny.

Niższe ZUS i PIT

W nowym rozdziale tego świadczenia dotyczy tylko jeden przepis – art. 26g pkt 2 lit. d ustawy, zgodnie z którym jest to świadczenie za korzystanie z urządzeń sanitarnych określone na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe. I, co ważne w przypadku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, jego wprowadzenie spowoduje obniżenie podstawy wymiaru składek ZUS. W przypadku podstawy opodatkowania dodano także nowe wyłączenie w art. 21 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1843), a mianowicie pkt 23d, zgodnie z którym wolne od podatku dochodowego są przychody ze stosunku pracy otrzymane przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych w wysokości stanowiącej równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą oraz zwrot kosztów czterech rodzajów świadczeń, wśród których jest również wymieniony tzw. dodatek sanitarny czy z tytułu sanitariatów.

Sprawdź, jak wprowadzić…

Dodatek sanitarny nie został w ustawie uregulowany w sposób wyczerpujący, a co więcej, nie ma wręcz przepisu, który wskazywałby na sposób jego wprowadzenia przez pracodawców. Ustawa o czasie pracy kierowców nie regulowała do niedawna w ogóle kwestii wynagrodzeń, a zgodnie z art. 772 k.p. pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. W przypadku dużych pracodawców wydaje się więc konieczne sporządzenie aneksu do regulaminu wynagradzania. W przypadku mniejszych przewoźników jest możliwe wydanie jakiegoś zarządzenia lub wprowadzenie do umów o pracę aneksów, które będą przewidywały nowy element wynagrodzenia kierowców.

UWAGA! Wprowadzenie nowego składnika płacowego w regulaminie wynagradzania lub w zarządzeniu wewnętrznym bez dokonywania zmian w treści umów o pracę zawartych z kierowcami oznacza w praktyce konieczność zmiany informacji o warunkach zatrudnienia wynikającej z art. 29 par. 3 k.p., w której w lit. h ujęto inne niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe. Zgodnie bowiem z art. 29 par. 33 k.p. pracodawca informuje pracownika – w postaci papierowej lub elektronicznej – o zmianie warunków zatrudnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika.

Zatem przy wprowadzaniu dodatków sanitarnych bez dokonywania zmian w umowach o pracę konieczne jest zaktualizowanie informacji o warunkach zatrudnienia i w tym zakresie należy pamiętać, że zgodnie z nowym art. 281 par. 1 pkt 2a k.p. wykroczenie przeciwko prawom pracownika popełnia pracodawca, jeśli nie informuje pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszając w sposób rażący przepisy art. 29 par. 3, 32 i 33 k.p. Wydaje się przy tym, że niepoinformowanie wielu osób o dokonanej zmianie przez dłuższy czas od wprowadzenia dodatku sanitarnego może mieć charakter rażącego naruszenia przepisu, ale będzie to oceniał indywidualnie inspektor pracy w ramach konkretnej kontroli.

…i naliczać

Wprowadzając dodatek sanitarny, należy się zastanowić nad aspektami technicznymi jego naliczania, gdyż te nie wynikają z nowego przepisu. Podpowiada on jedynie, że szacując jego wysokość, należy wziąć pod uwagę średnie nieudokumentowane koszty takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe. A zatem trzeba zweryfikować koszty korzystania z toalet i pryszniców przy autostradach w państwach, po terenie których kierowcy przejeżdżają. Należy przyjąć, że będzie to rodzaj ryczałtu, a więc warto mieć pewne założenia, np. dwa prysznice (rano i wieczorem) oraz trzy, cztery toalety w ciągu dnia i średni koszt prysznica oraz toalety dają jakąś kwotę dodatku sanitarnego. Od razu warto się także zastanowić, czy wprowadzać dodatek w euro, czy w złotówkach. To drugie rozwiązanie będzie bardziej wskazane, gdyż zmniejszy liczbę zadań w przypadku naliczania listy płac, bo nie będzie trzeba zmieniać kursu waluty.

Ustalając sposób wypłaty dodatku sanitarnego, należy też od razu przemyśleć, czy będzie on wypłacany za dni kalendarzowe, doby pracownicze, doby pobytu za granicą liczone od przekroczenia granicy Polski i jak będzie pomniejszany w przypadku niepełnego dnia czy niepełnej doby pobytu za granicą. To ważne, aby służby kontrolne nie zakwestionowały w przyszłości za dużych odliczeń od podstawy opodatkowania czy wymiaru składek ZUS. W tym przypadku wydaje się, że warto przyjąć spójną koncepcję rozliczania dodatku sanitarnego i tzw. wirtualnej diety, która także powoduje obniżenie podstaw wymiaru składek ZUS i opodatkowania. Jeśli więc przyjąć, że dzień pobytu, o którym mowa w art. 26g ustawy o czasie pracy kierowców, to dzień kalendarzowy, za czym optowaliśmy w poprzednim tekście (DGP nr 188), warto i takie rozwiązanie przyjąć w przypadku dodatku sanitarnego.

Przykład

Na szczęście dla pracodawców z sektora transportowego w przepisie o dodatku sanitarnym nie pojawia się pojęcie dnia pobytu, a więc przyjęte założenie będzie zawsze prawidłowe, niezależnie od tego, jak ostatecznie zostanie rozstrzygnięta sporna kwestia naliczania tzw. wirtualnych diet.

Jak to wpływa na wynagrodzenie kierowcy?

Dodatek sanitarny wpływa zarówno na podstawę opodatkowania, jak i składek ZUS, lecz w tym drugim przypadku tylko wtedy, gdy nie jest ona niższa od przeciętnego wynagrodzenia zdefiniowanego w art. 2 pkt 8 ustawy o czasie pracy kierowców, a więc aktualnie od kwoty 6935 zł. Na jego wprowadzeniu najbardziej zatem zyskają kierowcy, którzy przez całe miesiące przebywają poza granicami Polski i mają wysokie wynagrodzenia, które nawet po obniżeniu podstawy składek ZUS o tzw. wirtualne diety będą ciągle wyższe od kwoty 6935 zł, gdyż wtedy nadal jest możliwe obniżanie podstawy oskładkowania. Wszyscy kierowcy zyskają również – w mniejszym zakresie – na obniżeniu podstawy opodatkowania, w przypadku której nie ma ustawowego limitu i jest możliwe odliczenie całych kwot faktycznie wypłaconych dodatków sanitarnych.

W przykładach na str. c1 pokazujemy wpływ dodatku sanitarnego w kwocie 50 zł na wynagrodzenie kierowcy i koszty płacowe pracodawcy, obrazując dwie sytuacje – z obniżeniem podstawy składek ZUS i podstawy opodatkowania oraz z obniżeniem jedynie podstawy opodatkowania, co – jak się wydaje – będzie częstszą sytuacją w praktyce. ©℗

Wpływ dodatku na wynagrodzenie kierowcy i koszty płacowe pracodawcy