Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników z mediów społecznościowych?

Jako kadrowa otrzymałam informację od pracowników, że nasza pracownica niepochlebnie, wręcz wulgarnie, wypowiada się o pracodawcy w mediach społecznościowych. Czy mogę to zweryfikować, a tym samym legalnie przetwarzać dane osobowe dotyczące aktywności naszej pracownicy w mediach społecznościowych? Czy takie działanie będzie zgodne z RODO?

Odpowiadając na to pytanie, warto odnieść się do treści wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 5 sierpnia 2022 r., sygn. akt II SA/Wa 190/22. W wyroku tym sąd uchylił ze względów formalnych decyzję prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i nie tylko wypowiedział się na temat możliwości weryfikowania przez pracodawcę aktywności pracowników w social mediach, lecz także określił obowiązki, jakie musi wypełnić pracodawca w tym zakresie.

Analiza proporcjonalności

WSA wskazał w wyroku na budzące uzasadnione wątpliwości stanowisko, na jakim wydaje się stać prezes UODO, że niedopuszczalność gromadzenia przez pracodawcę informacji zamieszczanych przez pracownika wynika z samego faktu zamieszczenia informacji w mediach społecznościowych. Należy w tym momencie wskazać, że sam prezes UODO w swej decyzji powołał się na opinię Grupy roboczej ds. ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych art. 29 z 8 czerwca 2017 r. nr 2/2017, z której wynika, iż przetwarzanie przez pracodawcę danych osobowych pracowników z publicznie dostępnych profili społecznościowych jest dopuszczalne, jednak uzależnione od uprzedniego przeprowadzenia przez pracodawcę analizy proporcjonalności. Ma ona na celu zbadanie, czy konieczność przetwarzania danych przeważa nad ogólnymi prawami pracowników do prywatności lub poufności komunikacji, jak również od spełnienia obowiązku informacyjnego względem pracowników.

Ze stanowiska zaprezentowanego przez WSA można wysnuć wniosek, że przetwarzanie przez pracodawcę danych osobowych pracowników, tj. informacji publikowanych w mediach społecznościowych, jest dopuszczalne, jeżeli ma wpływ na realizację podstawowych obowiązków pracownika. A do tych zgodnie z kodeksem pracy należy zaliczyć np. obowiązek ochrony dobrego imienia pracodawcy, obowiązek dbania o dobro zakładu, ochronę mienia zakładu, zachowanie tajemnicy przedsiębiorstwa. Co istotne, obowiązki te mają charakter uniwersalny, a pracownik musi się do nich stosować również po godzinach pracy (zob.: P. Sych, P. Kozieł „Pracownicy w mediach społecznościowych” w ABIEXPERT nr 1 [26] styczeń‒marzec 2023).

Jako postawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych w postaci wpisów publikowanych przez pracowników można wskazać:

• w przypadku tzw. zwykłych danych osobowych ‒ art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes pracodawcy, jakim jest niewątpliwie potrzeba ochrony dobrego imienia i wizerunku pracodawcy;
• w przypadku tzw. danych szczególnej kategorii ‒ art. 9 ust. 2 lit. e RODO, czyli wyjątek od generalnego zakazu przetwarzania takich danych w sytuacji, w której przetwarzanie dotyczy danych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, której dotyczą.

Informacja dla zatrudnionych

Pracodawca musi pamiętać o spełnieniu podstawowych obowiązków, jakim niewątpliwie będzie zawarcie informacji o przetwarzaniu danych osobowych pracowników pozyskiwanych z portali społecznościowych w tzw. klauzuli informacyjnej, jak również o przeprowadzeniu tzw. testu proporcjonalności.

Warto również wprowadzić „Politykę korzystania z mediów społecznościowych”, a więc dokument, w którym pracodawca doprecyzuje obowiązki pracowników w zakresie np. dbania o dobro zakładu pracy, przedstawi zasady korzystania przez pracowników z profili w szczególności w zakresie wpisów na temat pracodawcy lub innych pracowników, wskaże cel i sposób pozyskania danych, zasady dotyczące dokumentowania naruszeń.

WSA w omawianym wyroku uznał ponadto, że weryfikacja aktywności pracowników nie będzie stanowiła monitoringu pracowniczego w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Pracodawca musi natomiast pamiętać, że przeprowadzana weryfikacja wpisów pracowników w mediach społecznościowych nie może prowadzić do dyskryminacji pracownika ani naruszenia zasad równego traktowania. ©℗