Sprawdź, czy i jak nowe przepisy kodeksu pracy utrudniają ograniczanie zatrudnienia w firmie

Najnowsza nowelizacja zwiększyła liczbę przypadków, kiedy pracownik może korzystać z ochrony. Co więcej, każdego dnia ich liczebność chronionych grup może ulegać zmianie.

Ostatnia nowelizacja kodeksu pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 r., implementowała do polskiego porządku prawnego dyrektywy unijne dotyczące work-life balance oraz przejrzystych i przewidywalnych warunków zatrudnienia. Wiele mówi się przede wszystkim o nowych uprawnieniach pracowników i związanych z tym obowiązkach pracodawców. Obszarem, któremu poświęcono mniej czasu, są szeroko rozumiane procesy derekrutacyjne, a więc działania pracodawcy zmierzające do zmniejszenia liczebności załogi. Nie chodzi tu nawet o definitywne rozstanie z konkretnym pracownikiem, ale o wytypowanie osób, którym zostanie wręczone wypowiedzenie. Pozornie drobne modyfikacje w przepisach kodeksu pracy mogą stanowić w tym kontekście spore wyzwanie dla pracodawców. W szczególności gdy zestawi się je z nowymi, nieostrymi pojęciami oraz niespotykanymi dotychczas uprawnieniami pracowniczymi.

Problematyczne zmiany

Z naszej praktyki wynika, że kluczowe w procesie de rekrutacji jest odpowiednie przygotowanie i zwrócenie uwagi na kilka kluczowych punktów, które mogą zdecydować o powodzeniu procesu. Nawet w sytuacji, kiedy pracodawca ma dobre intencje i kieruje się uzasadnionymi powodami, nie można zapomnieć o stronie formalnej.

▶ Wypowiadanie umów na czas określony. Bardzo ważnym, wręcz przełomowym elementem nowelizacji jest zrównanie umów o pracę na czas określony z umowami na czas nieokreślony – w zakresie sposobu ich wypowiadania. Zmiana obejmuje trzy poziomy:

• wypowiedzenie takich umów należy uzasadnić (przyczyna powinna być konkretna, prawdziwa, rzeczywista),
• w przypadku korzystania z obrony lub członkostwa w związku zawodowym wręczenie wypowiedzenia powinno być poprzedzone konsultacją związkową,
• w razie odwołania się do sądu od wypowiedzenia pracownik może domagać się przywrócenia do pracy.

Ostatni aspekt w praktyce nie jest aż tak istotny, ponieważ średni czas trwania rozprawy w sądzie pracy często przekracza czas, na jaki zawarto umowę na czas określony. W takim przypadku, a także, jeśli do upływu terminu trwania umowy pozostał krótki okres, najczęstsze jest żądanie odszkodowania.

Pozostałe punkty to istotne zmiany dla pracodawców. Już od jakiegoś czasu można usłyszeć toczące się rozmowy dotyczące sensowności stosowania tego rodzaju umów o pracę (na czas określony). Biorąc pod uwagę te zmiany, wypowiedzenie umów na czas określony wiąże się obecnie z takim samym ryzykiem procesu przed sądem pracy, jak wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony.

▶ Większy zakres ochrony. Nowelizacja poszerzyła również krąg osób, którym przysługuje ochrona przed rozwiązaniem stosunku pracy, oraz zwiększyła zakres tej ochrony. Poza uzupełnieniem zakazu rozwiązania umowy o tzw. przygotowania do zwolnienia pojawił się również wyraźny zapis o prawie do ochrony od momentu złożenia wniosków o urlopy rodzicielskie. Mowa przede wszystkim o urlopie: macierzyńskim, rodzicielskim i ojcowskim, a także ich częściach. Co ważne, już od momentu złożenia wniosku pracownikowi co do zasady przysługuje ochrona.

Aby uniknąć w tej sferze nadużyć, ustawodawca określił, że ochrona przysługuje od dnia upłynięcia ostatecznego terminu na złożenie tego dokumentu. Wniosek o urlop ojcowski powinien np. zostać przekazany do pracodawcy na minimum siedem dni przed planowanym terminem skorzystania z niego. A to oznacza, że ochrona obowiązuje na siedem dni przed rozpoczęciem tego urlopu, nawet jeśli wniosek został złożony wcześniej.

Dla pracodawców oznacza to, że zkażdego dnia grupa pracowników chronionych przed zwolnieniem z tego powodu może być już inna.

▶ Dodatkowe grupy pracowników chronionych. W kodeksie pracy znalazł się także nowy typ uprawnienia pracowniczego – urlop opiekuńczy. Chociaż jest on bezpłatny, to wiąże się z nim istotna korzyść – ochrona przed rozwiązaniem stosunku pracy. Prawo to przysługuje pracownikowi od dnia złożenia wniosku o urlop, a także w czasie korzystania z niego. Jest to analogiczne rozwiązanie jak to, które wprowadzono dla osób wnioskujących np. o urlop macierzyński i rodzicielski.

Ochrona obejmuje również zakaz podejmowania przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę. Wniosek powinien być złożony minimum na dzień przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Pracownik podlega więc szczególnej ochronie (najwcześniej) na dzień przed skorzystaniem z urlopu. Co więcej – jeśli podzielił on przyznane uprawnienie na maksymalne pięć części, to może uzyskać 10 dodatkowych dni ochrony w roku. Choć nie wydaje się to dużo, to jednak należy dokładnie zweryfikować, czy:

• właśnie w tych dniach pracodawca nie prowadził przygotowań do zwolnienia,
• nie wpłynął wówczas wniosek pracownika.

Ponadto dość odformalizowana forma wniosku może utrudniać precyzyjną weryfikację przez pracodawcę.

▶ Nowe gwarancje dla pracowników. Duże zamieszanie mogą wywołać przepisy, które mają gwarantować pracownikom brak negatywnych następstw skorzystania z nowych uprawnień. Wprowadzono również dodatkowe mechanizmy ochronne dla pracowników wnioskujących o bardziej przejrzyste i przewidywalne warunki pracy oraz o zastosowanie elastycznej organizacji pracy.

O ile idea jest słuszna, o tyle w praktyce jasne sytuacje, takie jak zwolnienie konkretnie z powodu złożenia jednego ze wspomnianych wniosków, będą rzadkością. Pracownik, który skorzysta z nowych uprawnień, a zostanie zwolniony z całkiem innych powodów, może zarzucać pracodawcy, że ten wskazał nieprawdziwą przyczynę.

Pracownik może skierować sprawę do sądu, jeśli uważa, że przyczyną zwolnienia tak naprawdę było skorzystanie z takiego uprawnienia. Co więcej, w takich przypadkach to pracodawca musi udowodnić, że powody rozwiązania umowy były inne.

Zatem decyzję o zwolnieniu powinna poprzedzać dodatkowa weryfikacja wniosków składanych przez pracownika (ich rodzaju i częstotliwości), a także powodów ich odrzucenia. Dobrze też zestawić to z analogicznymi wnioskami złożonymi przez pracowników na podobnych stanowiskach i sposobem ich rozpatrzenia. W ten sposób pracodawca może wstępnie ocenić, jak duże jest ryzyko, że pracownik zakwestionuje wskazaną przyczynę rozwiązania umowy, a to z kolei może dać pogląd na ryzyko sporu w tym zakresie.

▶ Nowe pojęcia w kodeksie pracy. Przepisy posługują się nowymi, nieprecyzyjnymi pojęciami. Szczególną uwagę zwraca zakaz (w określonych przypadkach) zastosowania działań dających skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę. Kodeks pracy nie wskazuje konkretnych przykładów takich działań. Wskazówką może być jednak uzasadnienie nowelizacji, z którego wynika, że można za takie działanie uznać np. sytuację, w której pracownik nie otrzymał kolejnej umowy, mimo że pracodawca wcześniej to zadeklarował. O ile w innych państwach UE funkcjonuje pojęcie działań o skutku równoważnym, o tyle w polskim prawie nie ma takiego terminu. Dlatego treść dyrektywy przeniesiona prosto w ramy naszego krajowego kodeksu pracy może być źródłem problemów.

Kolejnym nowym pojęciem, które wprowadzono wraz z nowelizacją, jest zakaz prowadzenia przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę. Pracodawca, który podejmuje taką czynność, musi być szczególnie czujny, gdy następuje to w bliskiej korelacji czasowej ze złożeniem przez pracownika wniosków o niektóre z przewidzianych przez nowe przepisy uprawnień.

Przygotowanie może być rozumiane szeroko – z całą pewnością można za takie uznać np. konsultacje wypowiedzenia umowy o pracę z organizacjami związkowymi. Orzecznictwo europejskie wskazuje nawet na publikację ogłoszenia o pracę, z którego wynikałby jednoznacznie, że planowane jest zastąpienie osoby chronionej nowym pracownikiem.

Samo pojęcie jest w polskim porządku prawnym nowe, dlatego najlepszą wskazówką na właściwy sposób interpretacji będzie orzecznictwo sądów, które warto obserwować na konkretnych przypadkach.

Co istotne, pracownice w okresie ciąży i w czasie trwania urlopu macierzyńskiego również podlegają takiej ochronie. Przywilej działa już od momentu wnioskowania o udzielenie urlopu: macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego czy ojcowskiego. Ochrona przestaje obowiązywać wraz z dniem, gdy urlop dobiega końca.

Podkreślmy, że jest tu jednak pole dla wątpliwości. Pracodawca rzeczywiście nie może podejmować czynności przygotowawczych do rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy z tymi pracownikami, ale samo rozwiązanie umowy jest możliwe. Mowa tu przede wszystkim o dwóch sytuacjach:

• gdy istnieją przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracowników;
• jeśli reprezentująca pracownicę lub pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy tych pracowników.

W takich okolicznościach prowadzenie czynności przygotowawczych także nie powinno być zabronione. W tej chwili trudno jednak postawić tu wyraźną granicę, co może być problematyczne w praktyce. Pracodawcy powinni pamiętać o tym zakazie i po zidentyfikowaniu pracowników należących do grup chronionych nie powinni podejmować wobec nich działań rodzących ryzyko uznania, że zmierzają do ich zwolnienia.

Podsumowanie

Jak widać, nowe przepisy są rozproszone i dotyczą potencjalnie bardzo szerokiej grupy pracowników. Odpowiednie przygotowanie procesów wewnętrznych, należyte podejście do rozwiązania umów o pracę, ale również pamiętanie o okolicznościach, które należy zweryfikować przed wręczeniem wypowiedzenia, może zaoszczędzić pracodawcom dużo pieniędzy i czasu. Chociaż ryzyka sporu sądowego nie da się wykluczyć, można je zminimalizować. ©℗