Inspektor może wejść do domu pracownika? Zasady kontroli pracy zdalnej

Kodeksowa regulacja pracy zdalnej jest już z nami od ponad 2 miesięcy. W związku z tym przyszedł czas, aby pochylić się nad tym, co w zasadzie może, a czego nie może kontrolować Państwowa Inspekcja Pracy w kontekście pracy zdalnej oraz czy pracodawcy mają powody do obaw.

W ostatnich miesiącach obszernej analizie poddawane były kwestie związane z samym wdrażaniem pracy zdalnej, ustalaniem wysokości ryczałtu, regulowaniem praw i obowiązków pracowników i pracodawców itd. Teraz jesteśmy na dalszym etapie – u pracodawców w wielu firmach praca zdalna na gruncie nowych przepisów już funkcjonuje i zaczyna stawać się przedmiotem kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Praca zdalna: Czy PIP skontroluje domowe stanowisko pracy?

Na wstępie należy podkreślić, że podmiotem, który kontrolować może Państwowa Inspekcja Pracy, jest zawsze pracodawca. W kontekście pracy zdalnej ma to szczególne znaczenie, ponieważ przesądza o tym, że inspektorzy pracy nie są uprawnieni do przeprowadzenia kontroli w miejscu zamieszkania pracownika ani w jakimkolwiek innym miejscu wykonywania pracy zdalnej. Dom pracownika nie jest wszak miejscem wykonywania zadań przez pracodawcę, nie może więc mieć statusu miejsca wykonywania zadań podmiotu kontrolowanego. Pracodawca nie ma bezpośredniej władzy nad miejscem zamieszkania pracownika i nie organizuje tam procesów pracy.

Co więcej, zgodnie z samymi przepisami, nie jest również odpowiedzialny za organizację zdalnego stanowiska pracy. Tym samym, inspektor nie jest uprawniony do wejścia do mieszkania pracownika w celu skontrolowania prawidłowości działań pracodawcy.

Decyzja o pracy zdalnej poza kontrola PIP

Wprowadzenie możliwości pracy zdalnej czy określenie grupy pracowników, którzy mogą pracować zdalnie, leży wyłącznie w gestii pracodawcy. Decyzja o tym, czy praca zdalna powinna w ogóle funkcjonować w danym zakładzie, a jeśli tak – jakich pracowników może dotyczyć, podyktowana jest przede wszystkim względami biznesowymi: specyfiką działalności pracodawcy, organizacją procesów pracy, charakterem pracy na poszczególnych stanowiskach. Inspektorzy pracy nie mają uprawnień, aby kontrolować zasadność tej decyzji.

Ma to szczególne znaczenie w kontekście potencjalnej kontroli odmowy uwzględnienia wniosku tzw. pracownika uprzywilejowanego (np. wychowującego dziecko do lat 4 czy pracownicy w ciąży) o wykonywanie pracy zdalnej. Przepisy dot. pracy zdalnejprzewidują, że pracodawca może odmówić takiemu pracownikowi, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem lub organizacją pracy.

Co za tym idzie, inspektor pracy przeprowadzający czynności kontrolne w tym zakresie będzie mógł zweryfikować jedynie to, czy pracodawca prawidłowo wywiązał się ze swoich formalnych obowiązków, tj. poinformował pracownika - w postaci papierowej lub elektronicznej - o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku w terminie 7 dni roboczych od dnia jego złożenia. Nie będzie mógł natomiast oceniać zasadności takiej odmowy. Tak jak sąd pracy nie jest władny oceniać zasadności decyzji biznesowej pracodawcy o likwidacji stanowiska pracy czy redukcji etatów, tak Państwowa Inspekcja Pracy nie ma uprawnień, aby oceniać organizację procesów pracy przyjętą u danego pracodawcy, nawet w kontekście pracownika uprzywilejowanego.

Prawidłowość wdrożenia regulaminu

Wdrożenie pracy zdalnej na gruncie aktualnych przepisów wymaga zachowania odpowiedniej procedury. Przykładowo w przypadku pracodawców, u których nie działają związki zawodowe, konieczne jest przyjęcie regulaminu pracy zdalnej uprzednio skonsultowanego z przedstawicielami pracowników. Inspekcja pracy będzie mogła skontrolować czy dochowano wszelkich formalności w tym zakresie. W szczególności inspekcja będzie mogła zweryfikować, czy wydanie regulaminu zostało rzeczywiście poprzedzone konsultacją z przedstawicielami pracowników.

Pamiętajmy, że przepisy nie nakładają żadnych wymogów co do samej procedury wyboru przedstawicieli załogi. Ma się to jedynie odbyć w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Możliwości kontrolowania umocowania przedstawicieli są więc również bardzo ograniczone. Co istotne, przedmiotem kontroli nie będzie również kwestia, czy treść regulaminu została przez przedstawicieli zaakceptowana. Takiego wymogu nie przewidują bowiem obowiązujące przepisy prawa.

Inspekcja będzie mogła natomiast weryfikować regulamin pracy zdalnej pod kątem jego zawartości, tj. tego czy zawiera wszystkie obligatoryjne elementy przewidziane w znowelizowanym Kodeksie pracy, takie jak zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej, zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną czy zasady kontroli pracy zdalnej.

PIP zrobi check-listę dokumentacji pracy zdalnej

Oprócz regulaminu pracy zdalnej, pracodawca powinien przedstawić pracownikom procedury ochrony danych osobowych oraz opracowaną na podstawie wyników oceny ryzyka zawodowego informację w zakresie BHP zawierającą:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego. Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

O ile kwestie związane z ochroną danych osobowych leżą przede wszystkim w gestii PUODO, zagadnienia BHP mieszczą się już w zakresie uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy, obejmującym chociażby nadzór i kontrolę przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Tak jak wspominaliśmy na początku, inspektor pracy nie skontroluje mieszkania pracownika wykonującego pracę zdalną. Może natomiast zweryfikować, czy pracodawca prawidłowo wywiązał się ze swoich obowiązków informacyjnych w zakresie BHP. Jeżeli podczas kontroli okaże się, że pracodawca nie poinformował pracowników chociażby o wymaganiach ergonomii przy organizacji stanowiska pracy zdalnej, inspektor pracy będzie mógł zastosować nawet karę grzywny.

Pod lupą inspekcji pracy mogą znaleźć się również wszystkie dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez każdego pracownika indywidualnie. Mowa tu o indywidualnych wnioskach o jej wykonywanie, uzgodnieniach zawieranych w tym zakresie między pracodawcą a pracownikiem, ale także o wnioskach o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej czy oświadczeniach składanych przez pracowników (potwierdzających zapoznanie się przez pracownika z zasadami BHP oraz, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy). Inspekcja pracy podda zatem kontroli to, czy pracodawca dba o zachowanie niezbędnych formalności oraz to, czy prawidłowo przechowuje dokumenty w aktach osobowych pracowników.

Koszty pracy zdalnej: Inspektor sprawdzi, czy pracodawca płaci

W trakcie kontroli inspekcja pracy z pewnością pochyli się również nad tym, jak pracodawca wywiązuje się z obowiązku pokrywania kosztów pracy zdalnej. W szczególności, przedmiotem kontroli może być samo wywiązywanie się przez pracodawcę z obowiązku pokrywania kosztów energii i usług telekomunikacyjnych. Jeżeli w tym zakresie zdecydowano się na rozwiązanie zakładające prawo do ryczałtu (co ma miejsce w znakomitej większości przypadków) to inspektor sprawdzi czy jego wypłata odbywa się regularnie.

Co istotne, w naszej ocenie, możliwości weryfikacji czy kwestionowania przez inspektora samej wysokości ustalonego ryczałtu są bardzo ograniczone. Będzie to możliwe w skrajnych przypadkach, np. gdy kwota ryczałtu jest symboliczna, zupełnie nieodzwierciedlająca ponoszonych przez pracownika kosztów. Dodatkowo, uważamy, że inspekcja pracy będzie mogła weryfikować ryczałt jedynie pod kątem faktu jego wypłacania lub ewentualnego zaniżenia, ale już nie zawyżenia. Tylko wówczas PIP będzie realizowała cel swojej działalności, tj. sprawowanie nadzoru i kontroli przestrzegania stricte prawa pracy. Ewentualny zupełny brak zwrotu kosztów pracy zdalnej lub zaniżenie ryczałtu może się bowiem wiązać z naruszeniem praw pracownika. Kwestia zawyżenia ryczałtu to już natomiast ewentualny obszar zainteresowania organów podatkowych jako potencjalne zakamuflowanie pod nazwą ryczałtu wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za pracę.

Kontrole pracy zdalnej: Czy pracodawcy mają się czego obawiać?

Kluczem do tego, aby dobrze przygotować się na kontrolę PIP jest skompletowanie niezbędnych dokumentów, takich jak:

• regulamin pracy zdalnej;
• indywidualne uzgodnienia z pracownikami;
• oświadczenia pracowników w zakresie BHP;
• karta oceny ryzyka zawodowego;
• informacja w zakresie BHP;
• procedura ochrony danych osobowych;
• potwierdzenia wypłaty ryczałtu za pracę zdalną.

Przedmiotem kontroli inspekcji pracy w kontekście pracy zdalnej mogą być przede wszystkim kwestie formalne. Pracodawca, który o nie zadba, może czuć się podczas kontroli relatywnie bezpiecznie.

Inspekcja nie będzie ingerować w wewnętrzne decyzje biznesowe pracodawców co do wprowadzenia pracy zdalnej, określenia grupy pracowników, którzy taką pracę mogą wykonywać, czy uwzględnienia wniosków o wykonywanie pracy zdalnej pracowników uprzywilejowanych. Inspektorzy nie będą też kontrolować pracowników w ich domach czy innych miejscach wykonywania pracy zdalnej. Pracodawcy, którzy prawidłowo poinformują zatrudnionych o wszystkich kwestiach związanych z organizacją stanowiska pracy zgodnie z zasadami BHP i wymaganiami ergonomii, nie muszą więc obawiać się w kontekście kontroli PIP tego, czy ich pracownicy rzeczywiście się do tych zasad na co dzień stosują.

Sławomir Paruch, radca prawny, partner, PCS | Littler

Krzysztof Gąsior, adwokat, partner, PCS | Littler

Kinga Rozbicka, aplikantka radcowska, prawniczka, PCS | Littler