Przepisy dotyczące okazjonalnej pracy zdalnej wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 r. Od tego dnia będzie ona przysługiwała wszystkim pracownikom, również telepracownikom, a jej wymiar w skali roku będzie jednakowy dla ogółu zatrudnionych. Dużo wątpliwości dotyczy dokumentacji pracowniczej i ujmowania w niej informacji o tej formie świadczenia pracy.

pytanie Czy praca zdalna okazjonalna jest niezależna od wymiaru etatu oraz okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym?
odpowiedź Artykuł 6733 par. 1 kodeksu pracy określa wymiar pracy zdalnej okazjonalnej jako maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym i nie przewiduje proporcjonalnego obniżenia ich liczby w zależności od wymiaru etatu, w jakim pracownik jest zatrudniony. Za takim poglądem przemawia sposób konstruowania przepisów stosowany w kodeksie pracy jeszcze przed nowelizacją, zgodnie z którym uprawnienia przewidziane w dniach – jeżeli nie ma w tej kwestii regulacji szczególnej (jak np. w przypadku urlopu wypoczynkowego) – nie są ustalane w wymiarze proporcjonalnym do wymiaru etatu pracownika, np. dwa dni z tytułu wychowywania dziecka w wieku do 14 lat (proporcję do wymiaru etatu ustala się tylko z godzinowego wymiaru tego zwolnienia, zgodnie z art. 188 par. 3 k.p.). Nie należy także ustalać wymiaru pracy zdalnej okazjonalnej proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, gdyż art. 6733 par. 1 k.p. nie daje do tego podstawy. Jeżeli nowy pracownik np. od 1 stycznia do 30 września będzie prowadził własną działalność gospodarczą, a od 1 października podjął zatrudnienie w ramach stosunku pracy – to w okresie trzech miesięcy tego roku kalendarzowego ma prawo wnioskować o 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej.
pytanie Czy pracodawca będzie mógł odmówić udzielania pracy zdalnej okazjonalnej? Czy będzie musiał uzasadniać odmowę?
odpowiedź Należy przyjąć, że pracodawca będzie miał prawo odmówić udzielania pracy zdalnej okazjonalnej. W nowych przepisach k.p. nie ma regulacji, która nakładałaby na pracodawcę obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną okazjonalną, nawet gdyby wniosek ten składał szczególnie uprawniony pracownik. Można uznać, że jest to rozwiązanie prawne świadomie wprowadzone przez ustawodawcę. Jak wyjaśniono w procesie legislacyjnym: „Wniosek o pracę zdalną okazjonalną nie jest wiążący dla pracodawcy. (…) Praca zdalna, zwłaszcza okazjonalna ma być rozwiązaniem elastycznym dla pracowników i pracodawców. Niewskazane jest zatem nakładanie obowiązku uwzględnienia wniosku przez pracodawcę (…)” – wyjaśnienie zamieszczone na s. 79 i 82 „Zestawienia uwag zgłoszonych w ramach konsultacji publicznych projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy”.
Pracodawca nie będzie musiał także sporządzać dokumentu (np. e-maila), w którym będzie uzasadniał powód odmowy; nie musi również dokonywać takiego uzasadnienia ustnie. Trzeba jednak podkreślić, że akceptując lub odnawiając akceptacji wniosku o pracę zdalną okazjonalną, pracodawca powinien kierować się obiektywnymi powodami, bo pracownik będzie mógł zarzucić mu nierówne traktowanie, jeżeli innym pracownikom będącym w takiej samej sytuacji faktycznej i prawnej będzie udzielał pracy zdalnej okazjonalnej, a jemu nie.
pytanie Czy praca zdalna okazjonalna może być ujęta w regulaminie pracy zdalnej i można podzielić ją po dwa dni miesięcznie?
odpowiedź Praca zdalna okazjonalna może być opisana w regulaminie pracy zdalnej lub w regulaminie pracy, ale pracodawca może uregulować jedynie techniczne zasady korzystania z niej, np. proces składania wniosku. W tym zakresie można przewidzieć zabezpieczenie, że przed skorzystaniem z niej pierwszy raz konieczne będzie złożenie oświadczeń z zakresu bhp i zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego. Nie ma jednak możliwości, aby pracodawca ustalał zasady jej wykorzystywania i wpisał w regulamin, że praca taka może być wykorzystywana po dwa dni w miesiącu maksymalnie. Podobnie nieprawidłowym przepisem byłaby regulacja, że najpierw w danym roku należy wykorzystać pracę zdalną okazjonalną, a dopiero potem zdalną częściową.
pytanie Czy pracę zdalną okazjonalną można będzie świadczyć z ośrodka wypoczynkowego w Polsce lub za granicą?
odpowiedź Ponieważ do pracy zdalnej okazjonalnej ma zastosowanie art. 6718 k.p., z którego wynika, że praca zdalna odbywa się w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika – w pierwszej chwili łatwo można uznać, że tak, o ile pracodawca zaakceptuje takie miejsce jej świadczenia pracy. W praktyce będzie to kłopotliwe. Pracownik nie będzie mógł rozpocząć świadczenia pracy zdalnej okazjonalnej, dopóki nie złoży pracodawcy oświadczenia, w którym potwierdzi, że na stanowisku pracy zdalnej w ośrodku/hotelu są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. W tym celu pracownik musiałby z wyprzedzeniem zawnioskować o pracę zdalną okazjonalną, z wyprzedzeniem otrzymać też uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego i sporządzoną na jej podstawie informację dotyczącą bhp przy wykonywaniu pracy zdalnej. Ponadto należałoby sprawdzić, czy ośrodek/hotel ma odpowiednio zorganizowane i wyposażone stanowisko do pracy (co nie jest wykluczone w hotelach goszczących turystów biznesowych), a następnie złożyć pracodawcy zgodne ze stanem faktycznym oświadczenie i otrzymać zgodę na świadczenie pracy zdalnej okazjonalnej z tego ośrodka lub hotelu. Pracodawca będzie mógł skontrolować prawdziwość oświadczenia pracownika, bo prawo pracodawcy do kontroli bhp w miejscu pracy zdalnej okazjonalnej nie zostało wyłączone. Strony stosunku pracy będą mogły więc uzgodnić, że pracownik prześle np. zdjęcia stanowiska pracy w ośrodku/hotelu. Pracownik będzie musiał także przestrzegać procedur ochrony danych osobowych, świadcząc pracę zdalną okazjonalną z takiego miejsca, a przede wszystkim musi mieć własny internet, aby nie podłączać się do sieci publicznej.
pytanie Czy pracodawca będzie mógł wezwać do biura pracownika, któremu wyrażono zgodę na pracę zdalną okazjonalną?
odpowiedź Tak, ponieważ w orzecznictwie sądowym dopuszczono w konkretnych przypadkach nawet odwołanie pracownika z urlopu na żądanie, a więc w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej tym bardziej powinna być taka możliwość. Powyższe sytuacje powinny być oczywiście uzasadnione jakąś okolicznością nieznaną pracodawcy w chwili akceptowania wniosku o pracę zdalną okazjonalną. W takim przypadku pojawi się jednak praktyczny problem – jak potraktować taki dzień i czy z limitu 24 dni odliczyć go, czy nie? I tutaj wydaje się, że do puli 24 dni rocznego limitu powinien on wrócić, gdyż nie był wykorzystany w całości w wyłącznym celu pracownika. Tak więc takiego dnia nie powinniśmy rozliczać jako dnia pracy okazjonalnej.
pytanie Czy praca zdalna okazjonalna musi być ujmowana w ewidencji czasu pracy?
odpowiedź Cel prowadzenia ewidencji wynika z art. 149 par. 1 k.p., z którego wynika, że pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Praca zdalna okazjonalna nie będzie pociągać za sobą żadnych kosztów po stronie pracodawcy, gdyż nie wypłaca się za nią ani ekwiwalentu, ani ryczałtu, a więc nie musi być ujmowana w ewidencji czasu pracy. Katalog danych ujętych w ewidencji jest jednak katalogiem otwartym i można dla kompletności informacji o pracowniku ująć w niej także pracę zdalną z podziałem na częściową i całkowitą.
pytanie Czy informacje o pracy zdalnej okazjonalnej powinny zostać ujęte w świadectwie pracy?
odpowiedź W naszej ocenie bezwzględnie tak, zgadzamy się w tym zakresie z opiniami MRiPS, że praca zdalna okazjonalna mieści się w zakresie przedmiotowym par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1862), zgodnie z którym w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy. Zatem informacja o wymiarze wykorzystanej przez pracownika pracy zdalnej okazjonalnej powinna znaleźć się w ust. 6 pkt 12 świadectwa pracy przygotowanego według pomocniczego wzoru świadectwa pracy, stanowiącego załącznik do ww. rozporządzenia.
pytanie Gdzie powinny być przechowywane wnioski o pracę zdalną okazjonalną?
odpowiedź Zgodnie z projektem zmian w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej całość dokumentacji związanej z pracą zdalną powinna być umieszczona w aktach osobowych pracownika w części B. Powyższe wynika z prostego zabiegu legislacyjnego, jaki zaproponował resort rodziny – aby zastąpić słowo „telepraca” zwrotem „praca zdalna”. Takie działanie jest niestety błędem, bo oznacza, że również wnioski o pracę zdalną okazjonalną powinny być przechowywane w aktach osobowych, co nie ma żadnego racjonalnego wytłumaczenia. Wydaje się, że właściwym w tym zakresie rozwiązaniem byłoby przechowywania wniosków w dokumentacji czasu pracy lub dokumentacji urlopowej, które często są prowadzone elektronicznie, a w takiej formie w wielu firmach będą składane wnioski o pracę zdalną okazjonalną. Miejmy nadzieję, że jeszcze w toku prac legislacyjnych zajdą w tym zakresie zmiany.
pytanie Jakie będą skutki przekroczenia wymiaru pracy zdalnej okazjonalnej?
odpowiedź Każdy dzień pracy zdalnej wykraczający poza limit pracy zdalnej okazjonalnej trzeba będzie potraktować jako dzień standardowej, kosztowej pracy zdalnej (ze wszystkimi związanymi z tym obowiązkami), na którą strony przeszły w wyniku dorozumianego uzgodnienia, czyli przez tzw. facta concludentia. W takiej sytuacji pracownik będzie miał roszczenie o zwrot niezbędnych kosztów związanych wykonywaniem pracy zdalnej wykraczającej poza wymiar pracy zdalnej okazjonalnej. Ponadto pracodawca powinien się spodziewać ewentualnych sankcji ze strony PIP za brak szkolenia okresowego bhp, gdyż pracownik administracyjno-biurowy zwolniony z obowiązku odbywania tego szkolenia jest nadal z niego zwolniony w granicach pracy zdalnej okazjonalnej, ale musi je odbyć przed dopuszczeniem do wykonywania standardowej pracy zdalnej. PIP także oceni, czy niewypłacanie np. ryczałtu za pracę zdalną może być uznane za wykroczenie na podstawie art. 282 par. 1 pkt 1 k.p., zgodnie z którym, kto wbrew obowiązkowi nie wypłaca w ustalonym terminie świadczenia przysługującego pracownikowi – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Ryczałt z tytułu kosztów pracy zdalnej, jakkolwiek nie jest elementem wynagrodzenia za pracę, to – jak się wydaje – jest świadczeniem przysługującym pracownikowi w związku z pracą zdalną standardową.
pytanie Czy pracownik w dniu pracy zdalnej okazjonalnej może odbierać czas wolny za godziny nadliczbowe lub skorzystać z urlopu na żądanie?
odpowiedź Tak. Dzień pracy zdalnej okazjonalnej będzie zwykłą roboczą dniówką pracownika. Może się więc zdarzyć, że pracownikowi wypadnie sytuacja, w której nie będzie mógł świadczyć pracy w tym dniu (nawet ze swojego domu czy mieszkania) i będzie mógł wystąpić o urlop na żądanie. W dniu pracy zdalnej okazjonalnej pracownik będzie mógł też odebrać czas wolny za godziny nadliczbowe czy zwolnić się w celu prywatnym. Problematyczne może się natomiast okazać zaewidencjonowanie takiej sytuacji w przypadku, gdy w ewidencji będzie też zapisywana praca zdalna okazjonalna. Dla ułatwienia konieczne byłoby takie ustawienie systemu, żeby nie oznaczał pracy zdalnej okazjonalnej jako nieobecności w stałym miejscu pracy.
pytanie Czy telepracownik może już od 7 kwietnia br. wnioskować o pracę zdalną okazjonalną?
odpowiedź Tak. Praca zdalna okazjonalna od dnia wejścia w życie nowych przepisów kodeksu pracy ma zastosowanie do każdego zainteresowanego pracownika (nie wymaga bowiem szczególnego wdrożenia). Zatem jeżeli telepracownik nie świadczy pracy stale np. ze swojego domu, a tylko częściowo, to na dni, w których pracuje np. w biurze pracodawcy, będzie mógł złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną. ©℗
Podstawa prawna
• Art. 6719 i nast. ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 240)