Dowodem w postępowaniu mogą być nagrania, jeśli uczestnicy rozmowy byli poinformowani o tym, że jest ona rejestrowana. Zdarza się jednak, że sądy dopuszczają także nagrania wykonane potajemnie.
W idealnym świecie w relacjach pracownik‒pracodawca nie powinno być zakłóceń. Jednak w realnym świecie stosunek pracy może rodzić wiele konfliktów, które w skrajnych przypadkach doprowadzą pracodawcę i pracownika (obecnego lub byłego) do sądu pracy. Właściwa strategia procesowa i świadome prowadzenie sporu sądowego, bez względu na to, kto jest jego inicjatorem, są bardzo ważne. Istotne są również okoliczności, które miały miejsce przed procesem. Dlatego o sporach sądowych nie należy myśleć dopiero wtedy, gdy do pracodawcy wpływa pozew. Ryzyko sporu trzeba uwzględniać i nim zarządzać na wszystkich etapach zatrudnienia, ze szczególnym uwzględnieniem rozstania się z pracownikiem. Jednak nawet najlepsze zarządzanie ryzykiem nie zagwarantuje, że do sporu z pracownikiem nigdy nie dojdzie. Przestawiamy przewodnik po zagadnieniach procesu prawno-pracowniczego, z praktycznymi radami i przestrogami, na co pracodawca powinien zwrócić szczególną uwagę.
Terminy i kwestie formalne
Gdy pozew już wpłynie, przede wszystkim należy pamiętać o zachowaniu terminów. Jeśli pracownik sekretariatu, recepcji etc. odbierze przesyłkę np. z nakazem zapłaty z tytułu nadgodzin, a następnie schowa ją na miesiąc do szuflady, to sprawa będzie automatycznie przegrana. Upłynie termin na złożenie sprzeciwu od nakazu zapłaty, a brak zapłaty spowoduje egzekucję komorniczą. Pracodawca nie będzie mógł się bronić, że zawinił podwładny. Pracownicy sekretariatów i osoby wyznaczone do odbierania korespondencji powinny zostać pouczone, żeby przekazywać przesyłki sądowe (urzędowe) właściwym osobom (najczęściej członkom zarządu, dyrektorom wykonawczym lub zarządzającym, dyrektorowi HR) natychmiast po ich otrzymaniu wraz z informacją o dacie doręczenia. Trzeba polecić, aby te osoby nie tylko niezwłocznie przekazywały taką korespondencję, lecz także dekretowały ją z datą. Obowiązek taki można wprowadzić jako jeden z podstawowych obowiązków pracownika.
Gdy do sporu sądowego już dojdzie, ważne jest jak najszybsze podjęcie decyzji, czy pracodawca będzie korzystał z pomocy profesjonalnego pełnomocnika (adwokata lub radcy prawnego), czy też bronił się będzie sam. Jest to o tyle istotne, że sąd najczęściej zobowiązuje pracodawcę do przedłożenia dowodów, przygotowania odpowiedzi na pozew i zajęcia stanowiska w sprawie ewentualnej ugody w ograniczonym, w praktyce 14-dniowym terminie (rzadziej 21-dniowym). I o ile pracownik do procesu mógł szykować się miesiącami, gromadząc dowody, zestawienia, analizując swoją sprawę, rozmawiając ze „swoimi” świadkami, o tyle pracodawca ma bardzo ograniczony czas na ustalenie strategii obrony, zebranie dowodów na swoją obronę lub odparcie zarzutów pracownika. Często też pracodawcy trudno jest się odnaleźć w gąszczu zarzutów i nie wie, jak i czy się bronić, na co odpowiadać, a co w pozwie może pominąć. Dlatego warto zaangażować prawnika.
Stosownie do wybranej opcji niezbędne jest przygotowanie pełnomocnictwa do reprezentowania spółki, co w przypadku zarządów wieloosobowych albo wyjazdów osób funkcyjnych może zająć wiele czasu. Dlatego rekomendujemy podjęcie jak najszybszych działań.
Kolejnym wyzwaniem jest konieczność przygotowania wszystkich załączników (dokumentów), których żąda sąd, we wskazanej przez sąd liczbie egzemplarzy. Najczęściej są to:
- akta osobowe pracownika (oryginały bądź kopie),
- zaświadczenie o wynagrodzeniu brutto liczonym jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy,
- listy płac,
- numer w Krajowym Rejestrze Sądowym pozwanej spółki.
Często sąd już na etapie doręczenia pozwu żąda przedłożenia innych wielostronicowych dokumentów, np. wyciągów z systemów kadrowych. Ich pozyskanie i skompletowanie może zająć dużo czasu, dlatego te czynności należy rozpocząć już w dniu otrzymania pozwu. W przypadku akt osobowych, jeśli sąd zażąda oryginału, spółka powinna dla potrzeb kadrowych sporządzić kopię z opisem, że akta oryginalne znajdują się w sądzie, wskazując datę wydania i oznaczenie sądu. Jeśli spółka zaangażuje do obrony prawnika, to on w pierwszej kolejności poprosi o te dokumenty i dane.
Czasami sądy żądają od pracodawców przedłożenia wydruków wszystkich maili wysłanych i otrzymanych przez pracownika w całym okresie zatrudnienia. Warto polemizować z sądem co do takich zobowiązań, chociażby z uwagi na konieczność chronienia tajemnicy przedsiębiorstwa, czy też wskazując, że nie ma podstaw do żądania korespondencji z całego okresu zatrudnienia.
Co istotne, teoretycznie sąd może pominąć dowody, które nie zostaną przedłożone na etapie sporządzania odpowiedzi na pozew. Warto więc od razu gruntownie przemyśleć sprawę i od razu przedstawić pełne stanowisko.
Postępowanie dowodowe
W sprawach pracowniczych szczególnie ważną kwestią jest ciężar dowodu. Chodzi o to, która ze stron (pracodawca czy pracownik) ma udowodnić fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy (np. to, że przyczyna wypowiedzenia była prawdziwa, albo to, czy wystąpiły nadgodziny lub miała miejsce dyskryminacja pracownika). W prawie pracy ciężar dowodu zależy od rodzaju sprawy. W sprawach dotyczących wypowiedzeń, wypowiedzeń zmieniających lub tzw. dyscyplinarek to np. pracodawca musi udowodnić, że zdarzenia wskazane jako przyczyny rzeczywiście miały miejsce, a samo wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę w trybie natychmiastowym było uzasadnione. Może to udowodnić np. poprzez powołanie świadków, którzy potwierdzą, że pracownik zwolniony za nagminne spóźnienia rzeczywiście często się spóźniał albo, w przypadku zwolnienia za niewykonanie poleceń, poprzez złożenie maili, z których wynika wydawanie poleceń pracownikowi i brak wykonania. Jeśli pracodawca tego nie udowodni, to przegra proces.
W innych sprawach (np. o nadgodziny) ciężar dowodu obciąża pracownika. To pracownik musi wykazać, że pracował w godzinach nadliczbowych. Czy to oznacza, że w takich sprawach można być biernym, skoro to pracownik musi udowodnić nadgodziny? Oczywiście nie. W każdej sprawie trzeba aktywnie dążyć do udowodnienia i uzasadnienia swoich twierdzeń. W przeciwnym wypadku narażamy się na niekorzystny wyrok oparty np. na zeznaniach samego powoda, który powie w sądzie, że codziennie miał nadgodziny.
Kolejna różnica dotyczy spraw o dyskryminację. Pracownik zarzucający dyskryminację wskazuje jednie, że doszło do nierównego traktowania ze względu na niedozwolone kryterium. Wystarczy z jego strony uprawdopodobnienie, a nie udowodnienie, że doszło do dyskryminacji, wtedy ciężar dowodu zostaje przeniesiony na pracodawcę, który musi się bronić. Trzeba udowodnić, że podejmując daną decyzję (np. o zatrudnieniu, wysokości albo rodzaju świadczeń, bonusów), pracodawca kierował się obiektywnymi przyczynami (np. doświadczeniem, wykształceniem, jakością pracy), a nie zabronionymi kryteriami (np. wiekiem czy płcią).
Istotne jest również to, aby przejawiać inicjatywę nie tylko na pierwszym etapie – przy przygotowywaniu odpowiedzi na pozew (pracodawcy są przeważnie stroną pozwaną), lecz także w trakcie całego procesu. Jeśli np. na trzeciej rozprawie pojawią się niekorzystne zeznania dotyczące nowych okoliczności, to zawsze trzeba to wewnętrznie wyjaśnić i zgłosić odpowiednie nowe dowody. Bierność może się przyczynić do przegranej.
Na co i na kogo się powoływać
Pracodawcy często pytają, co może być dowodem, a czego używać w sądzie nie można. W praktyce najczęstsze dowody to zeznania świadków, dokumenty i maile. Zdarzają się również nagrania (w tym dokonywane potajemnie), wydruki SMS-ów, odczyty z kart wejść/wyjść do budynku oraz opinie biegłych.
Najważniejszy jest właściwy dobór świadków. Jeśli zespół liczy np. 30 osób, to powoływanie i przesłuchiwanie ich wszystkich nie jest racjonalne. Może się bowiem okazać, że z 30 osób wiedzę o sprawie mają zaledwie trzy. Powoływanie świadków, którzy nic nie wnoszą do sprawy, spowalnia proces i podnosi jego koszty. Jest to także negatywnie odbierane przez sądy. Dlatego ustalając listę świadków, należy kierować się tym, czy i jaką mają oni wiedzę o sprawie.
Dowodami w sądzie pracy może być w zasadzie wszystko. W praktyce pracownik ma jednak większe możliwości w tym zakresie, zgłaszając często np. dowód z potajemnych nagrań. Nie spotkaliśmy się z sytuacjami, gdy pracodawcy potajemnie nagrywali pracowników. Odwrotne przypadki zdarzają się zaś coraz częściej.
Bezsprzecznie dowodem może być dowód z nagrań, o których strony nagrane zostały poinformowane, ale w praktyce takie nagrania zdarzają się niezwykle rzadko. Jeśli chodzi o dowód z potajemnych nagrań, to warto zwrócić uwagę, że według orzecznictwa „nagrywanie kogokolwiek bez jego zgody lub przynajmniej wiedzy jest ‒ co do zasady – bezprawne” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 5 października 2016 r., sygn. akt I ACa 495/16). Natomiast w sprawach, w których udowodnienie swoich racji w inny sposób niż poprzez potajemne nagranie może być utrudnione, a za takie można często uznać sprawy pracownicze, zdarza się, że sądy dopuszczają dowody z nagrań składane przez pracownika (choć orzecznictwo w tym zakresie nie jest jednolite). Sąd może bowiem uznać, że pracownik działał w ramach wyłączającego bezprawność kontratypu, bo realizował w ten sposób prawo do ochrony swojego interesu, a także nie miał możliwości w inny sposób wykazać swoich twierdzeń. Z innej strony, przy potajemnym nagrywaniu rozmów strona nagrywająca zawsze prowadzi rozmowę w specyficzny sposób (najczęściej pracownicy dążą do sprowokowania przełożonego). Takie nagranie nie oddaje przez to prawdziwego obrazu relacji stron. Wobec tego nawet jeśli sąd zdecyduje się na dopuszczenie takiego dowodu (co samo w sobie jest już dyskusyjne), to powinien do niego podchodzić z dużą ostrożnością. Pracodawca nie jest w tym przypadku pozbawiony możliwości działania, może choćby podważać autentyczność nagrania, wskazywać, że inne dowody nie potwierdzają wersji przedstawionej w nagraniu.
Innymi dowodami, które są powoływane, są dowody z dokumentów. Tu zasadniczo dowodem może być każdy dokument zarówno oficjalny pochodzący od pracodawcy, ustalony w zakładzie pracy, jak i prywatny dokument pracownika. Dowodem w sprawach o mobbing jest często np. dokumentacja medyczna dotycząca leczenia.
Dowodami, które może powoływać pracodawca na potwierdzenie swoich racji i na swoją obronę, mogą być wydruki korespondencji e-mail, zestawienia i raporty płacowe, kadrowe, finansowe, bilingi telefoniczne, dane z geolokalizatorów, nagrania z monitoringu wizyjnego, oceny roczne lub też kwartalne, skargi otrzymywane od kontrahentów w każdej postaci.
Innym rodzajem dowodów są zeznania świadków zarówno na żywo, jak i pisemne. Ogromnym minusem zeznań pisemnych jest to, że realnie wykluczają możliwość weryfikacji ich wiarygodności. Nie ma pytań krzyżowych, obserwacji zachowania świadków, która jest niezwykle istotna. Wyłączone jest dopytanie świadka na bieżąco o okoliczności sprawy lub wyjaśnienie z nim niejasnych kwestii, dziwnych sformułowań. Nie można też wykluczyć, że przy opracowywaniu pisemnych zeznań doszło do udziału osób trzecich. Często niezbędne jest wystąpienie z wnioskiem o zadanie świadkowi pytań uzupełniających na piśmie, co ponownie przedłuża proces, a i tak może nie wyjaśnić do końca wątpliwości.
A może ugoda
Na każdym etapie sporu trzeba też pamiętać, że wyrok to niejedyne możliwe zakończenie procesu. Sprawy pracownicze często kończą się ugodami. Urażona duma, która często występuje na etapie inicjowania procesu, często uniemożliwia zawarcie ugody. Po roku lub dwóch emocje opadają i często przeważa chęć zakończenia sporu. Jeśli proces kończy się ugodą, to koniecznie trzeba pamiętać o jej właściwym sformułowaniu i zabezpieczeniu interesów. Zakończenie sporu o nadgodziny przyniesie niewiele korzyści, jeśli miesiąc później pracownik wystąpi z innymi roszczeniami.
!Pracodawca powinien przejawiać inicjatywę dowodową na każdym etapie trwania procesu. Nie powinien liczyć na to, że sąd będzie przeprowadzał dowody z urzędu.
Zapraszamy do zadawania pytań