Informacje o tzw. ponownym autozapisie trzeba przekazać osobom, które złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Pracodawca ma na to czas do końca lutego 2023 roku.

Tzw. ponowny autozapis do PPK oznacza, że pracodawca - co 4 lata (w 2023 roku, w 2027 roku itd.) - ma obowiązek „zapisać” do programu osoby, dla których wcześniej - w związku z tym, że złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK - nie zawarł umowy o prowadzenie PPK, a także wznowić wpłaty do PPK za uczestników programu, którzy złożyli wcześniej deklarację o rezygnacji.

Deklaracje o rezygnacji, złożone do końca lutego 2023 roku, od 1 marca przestaną być skuteczne. Osoba zatrudniona/uczestnik PPK może oczywiście złożyć ponownie deklarację o rezygnacji, ale dopiero 1 marca 2023 r. lub po tej dacie.

PPK i obowiązek informacyjny

Tzw. ponowny autozapis do PPK nie będzie zaskoczeniem dla pracowników. Do końca lutego 2023 roku pracodawca ma bowiem obowiązek poinformować o nim osoby, które - do momentu, w którym będzie przekazywać taką informację – złożyły, nadal skuteczną, deklarację o rezygnacji, niezależnie do tego, kiedy ta deklaracja została złożona. Pracodawca powinien dobrze zaplanować wykonanie tego obowiązku, aby nie pominąć osób zatrudnionych już po przekazaniu informacji o tzw. ponownym autozapisie.

Przykład

Informacja o autozapisie

Załóżmy, że pracodawca przekaże pracownikom informacje o tzw. ponownym autozapisie w połowie lutego 2023 roku. Już po przekazaniu tej informacji, powróci do niego dawny pracownik - uczestnik PPK, który - podczas wcześniejszego zatrudnienia - złożył temu pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Również ten uczestnik PPK powinien zostać poinformowany o tzw. ponownym autozapisie. Gdyby jednak pracodawca zatrudnił pod koniec lutego np. osobę w wieku 60 lat, która nie złożyła wniosku o zawarcie w jej imieniu umowy o prowadzenie PPK, to nie miałby obowiązku dodatkowo jeszcze tego pracownika poinformować o tzw. ponownym autozapisie, gdyż osoba ta nie złożyła deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. [koniec przepis]

Ważne

Ustawa o PPK nie określa formy, w jakiej pracodawca powinien wywiązać się z ciążącego na nim obowiązku informacyjnego. Powinien zrobić to w taki sposób, aby w razie sporu mógł udowodnić, że wywiązał się z tego obowiązku.

Dalsze czynności pracodawcy

Tzw. ponowny autozapis do PPK powoduje, że pracodawca powinien obliczyć i pobrać wpłaty do PPK już od wynagrodzeń wypłaconych w marcu (dotyczy to oczywiście wynagrodzeń tych uczestników PPK, którzy przed wypłatą wynagrodzenia nie złożą ponownie deklaracji o rezygnacji). W przypadku osoby, która nie ma jeszcze zawartej umowy o prowadzenie PPK, obliczanie i pobieranie wpłat do PPK będzie poprzedzone zawarciem umowy o prowadzenie PPK w imieniu tej osoby (umowa ta nie zostanie zawarta, jeżeli pracownik ponownie złoży deklarację o rezygnacji).

Wpłaty obliczone i pobrane z marcowych wynagrodzeń uczestników PPK, objętych tzw. ponownym autozapisem, pracodawca przekaże do instytucji finansowej od 1 do 17 kwietnia 2023 r. (15 i 16 kwietnia to sobota i niedziela). Jeżeli uczestnik PPK złoży ponowną deklarację o rezygnacji już po obliczeniu i pobraniu z jego wynagrodzenia wpłat do PPK, ale jeszcze przed przekazaniem tych wpłat do instytucji finansowej, nastąpi korekta listy płac i wpłaty pobrane z jego wynagrodzenia zostaną mu zwrócone.

Pracodawca, z uwagi na swoją specyfikę, przekazując informację o tzw. ponownym autozapisie, może ew. zwrócić się do pracowników o ew. składanie wniosków i deklaracji dot. PPK w terminach, które ułatwią pracodawcy obsługę tego programu. Taka prośba nie ograniczy oczywiście uprawnień pracowników wynikających z ustawy o PPK.

Autozapis do PPK a osoby w wieku 55+

Osoby, które po złożeniu deklaracji o rezygnacji, a przed 1 kwietnia 2023 r. ukończą 55. rok życia, będą objęte tzw. ponownym autozapisem, jeśli do końca lutego 2023 roku złożą pracodawcy wniosek o dokonywanie wpłat do PPK (jeśli mają już zawartą umowę o prowadzenie PPK) albo wniosek o zawarcie w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK (jeżeli nie mają tej umowy). Mogą oczywiście złożyć odpowiedni wniosek także później - w takim przypadku pracodawca odpowiednio wznowi za nie wpłaty do PPK albo „zapisze” je do PPK w terminie uzależnionym od daty złożenia przez nie właściwego wniosku.

Osoby, które po złożeniu deklaracji o rezygnacji, a przed 1 kwietnia 2023 r., ukończą 70. rok życia, nie będą objęte tzw. ponownym autozapisem, co powoduje, że nie są również objęte obowiązkiem informacyjnym pracodawcy.

Obowiązki mikroprzedsiębiorcy

Należy zwrócić uwagę, że mikroprzedsiębiorca, który nie wdrożył PPK z uwagi na to, że wszystkie osoby zatrudnione zadeklarowały mu niedokonywanie wpłat do PPK, nie jest zwolniony z obowiązku informacyjnego dot. tzw. ponownego autozapisu do PPK. W związku z tzw. ponownym autozapisem, wpływ na jego obowiązek uruchomienia PPK będą miały bowiem aktualne decyzje pracowników dot. uczestnictwa w tym programie. Jeśli nie zadeklarują oni ponownie niedokonywania wpłat do PPK, mikroprzedsiębiorca będzie miał obowiązek uruchomić ten program.

Podstawa prawna:

ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 46).

Anna Puszkarska, Ekspert PFR Portal PPK