Jeśli komunikacja ma pełnić funkcję zachęty, nie może w niej zabraknąć informacji o tym, że każde zgłoszenie jest weryfikowane, a postępowania wyjaśniające prowadzone są rzetelnie
Wojciech Niezgodziński, senior manager z działu zarządzania ryzykiem nadużyć EY Polska
Justyna M. Hamada, manager z działu zarządzania ryzykiem nadużyć EY Polska
Na początku lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano najnowszy, trzeci projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (sygnalistów). Zgodnie z oczekiwaniami utrzymany został nadrzędny cel regulacji, czyli ochrona osób fizycznych zgłaszających prawdziwe informacje o naruszeniach prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą przed odwetem.
Na uwagę przedsiębiorców zasługują trzy aspekty, które zostały wprowadzone lub doprecyzowane w nowym projekcie. Najciekawszym z nich jest obowiązkowe (wcześniej fakultatywne) określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych. Choć zapis nie jest bezprecedensowy – podobne rozwiązania funkcjonują np. w USA, Singapurze czy na Węgrzech – z punktu widzenia pracodawców wymóg ten może rodzić wątpliwości natury operacyjnej i etycznej. Czego zatem faktycznie dotyczy i jak go realizować? W tej chwili możemy się jedynie pokusić o jego interpretację, gdyż ostateczna wykładnia nie jest jeszcze dostępna (projekt ustawy jest na etapie opiniowania, przed zatwierdzeniem przez Radę Ministrów), a przykłady z rynku są ograniczone.
Ochrona plus zaufanie
Propozycje bezpiecznych zachęt stosowanych na rynku skupiają się na dwóch aspektach: osobistym – tj. indywidualnej ochronie sygnalisty, oraz uniwersalnym – tj. wzmacnianiu kultury organizacji, co docelowo również przekłada się na dobrostan sygnalisty. Pierwsza kategoria dotyczy przede wszystkim faktycznej realizacji celu dyrektywy UE ws. ochrony sygnalistów, czyli zapewnienia dostępu do bezpiecznych i poufnych kanałów zgłoszeniowych. Argumentem zachęcającym do zgłoszeń wewnętrznych będzie też niewątpliwie prawo do zachowania anonimowości (które w projekcie ustawy nie jest obligatoryjne) oraz w razie potrzeby zapewnienie sygnalistom opieki prawnej czy psychologicznej.
Druga kategoria oscyluje przede wszystkim wokół budowania kultury zaufania i bezpiecznego dialogu w organizacji. Znajdziemy tu takie metody jak szeroka komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna przyjętych w firmie zasad ochrony sygnalistów, zarówno w formie tradycyjnych szkoleń, jak i mniej szablonowych spotkań, które z uwagi na praktyczny wymiar przykuwają uwagę słuchaczy. Tego typu metody dają także pracodawcy szansę przekonania potencjalnych sygnalistów, jakie szkody dla organizacji może przynieść niezgłoszenie naruszenia lub eskalacja sprawy na zewnątrz. Warto podkreślić, że w długoterminowej perspektywie uświadamianie negatywnych konsekwencji naruszeń skłania do pozytywnego postrzegania roli sygnalistów. Jeśli komunikacja ma pełnić funkcję zachęty, nie może w niej zabraknąć informacji o tym, że każde zgłoszenie jest weryfikowane, a postępowania wyjaśniające prowadzone są rzetelnie, z dochowaniem należytej staranności i wymogów prawa.
Przymus i pozytywny przykład
Niektóre organizacje działają dwutorowo, stosując obok zachęt także obowiązek zgłaszania poważnych naruszeń, w postaci procedur eskalacji. Polityki te oparte są na założeniu, że niezgłoszenie naruszania może skutkować działaniami dyscyplinarnymi wobec osoby, która nie zgłosiła zaobserwowanego naruszenia. Aby taka strategia mogła przynieść pożądany rezultat, musi być jednak stosowana z żelazną konsekwencją. W przeciwnym razie odpowiedzialność w organizacji zostanie rozproszona, a w ślad za nią rozmyje się zaufanie do procesu whistleblowingu. Mniej radykalne rozwiązanie zakłada okresowe zbieranie od pracowników deklaracji, że w razie zaobserwowania naruszenia będą je odpowiednio raportować wewnętrznie.
Istnieją też rzadziej stosowane rozwiązania, które mogą skłaniać sygnalistów do zgłaszania naruszeń prawa wewnątrz organizacji. Zdarza się, że pracodawcy udostępniają informacje statystyczne dotyczące liczby zgłoszeń, liczby potwierdzonych naruszeń, a także sytuacji sygnalistów po dokonaniu zgłoszenia. W tym duchu niektóre firmy ogłaszają wewnętrznie informacje dotyczące liczby sygnalistów, którzy zostali awansowani lub pozostali w organizacji przez co najmniej rok od dokonania zgłoszenia, pokazując tym samym, że stworzona kultura skutecznie zabezpiecza przed dyskryminacją i działaniami odwetowymi. Tego typu rozwiązania sprawdzą się jednak wyłącznie w organizacjach, w których ochrona tożsamości sygnalistów będzie niekwestionowana.
Wśród pomysłów na zachęty mogą pojawić się także te stricte finansowe. Jeśli są stosowane, ich wartość zwykle skorelowana jest ze stratą finansową spowodowaną przez konkretną zgłoszoną sytuację. Na rynku amerykańskim działa kilka programów nagradzania sygnalistów przez państwo (SEC, CFTC, IRS), w wyniku których sygnalista (ujawniający naruszenia do odpowiednich instytucji zewnętrznych, po wcześniejszym nieskutecznym zgłoszeniu wewnątrz organizacji) może otrzymać od 10 proc. do 30 proc. wartości kar nałożonych na firmy. Nie jest to praktyka przyjęta w Europie. W sektorze prywatnym zachęty finansowe budzą także kontrowersje natury etycznej. Takie rozwiązanie nie wydaje się optymalnym scenariuszem, gdyż w skrajnych przypadkach również może prowadzić do naruszeń. Korzystniej będzie zatem zapobiegawczo zrezygnować z zachęt, które z uwagi na swoją naturę mogą powodować pobudki niespójne z celem dyrektywy ws. ochrony sygnalistów. Zachęty finansowe w formie bonusów, podwyżek czy awansów nie są jednak zabronione. Zanim się je zastosuje, wypada zadać sobie pytanie, jak w dłuższej perspektywie widzimy funkcję i rolę sygnalisty w naszej organizacji.
Na rynku istnieją także rozwiązania hybrydowe, skierowane zwłaszcza do kadry menedżerskiej. Zakładają one przede wszystkim, że „etyczne przywództwo” jest jednym z elementów warunkujących zajmowanie stanowisk kierowniczych. W ten sposób firma jest w stanie promować postawy menedżerskie przekładające się na budowanie kultury, w której sygnaliści będą wspierani i doceniani.
Jeszcze lepsza ochrona
Pozostałe dwa obszary zmian w zaktualizowanym projekcie ustawy, którym warto się przyjrzeć, to wydłużenie okresu retencji danych nawet o ponad dwa lata w stosunku do poprzedniej propozycji oraz usunięcie zapisu odwołującego się bezpośrednio do nadszarpnięcia reputacji sygnalisty w mediach społecznościowych jako jednej z zakazanych form odwetu i zastąpienie go szerszym zapisem zakazującym naruszenia dóbr osobistych w ogóle. Warto także zauważyć (gdyż zapis ten został doprecyzowany), że na pracodawcy spoczywać ma ciężar udowodnienia, iż próby działania ani działania podjęte wobec sygnalisty o potencjalnie retorsyjnym charakterze, wymienione w art. 12 projektu, nie są w istocie działaniami odwetowymi.
Przygotowując się na nowe wymogi, pracodawcy powinni wziąć pod uwagę, że będą zobowiązani do rozstrzygania zgłoszeń o obecnych lub przyszłych naruszeniach prawa związanych z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, bądź pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu. Z uwagi na tak szeroki zakres tematyczny warto przemyśleć wdrożenie wszystkich wskazanych w projekcie kanałów zgłoszeniowych – ustnych oraz pisemnych w formie analogowej i elektronicznej oraz rozważyć przekazanie potencjalnym sygnalistom „zrozumiałych informacji o zasadach bezpiecznego i niepozostawiającego śladów dokonania zgłoszenia w systemie informatycznym, zapewniających zachowanie prywatności zgłaszającego”. ©℗