Czy można odwołać pracownika z urlopu poprzez osobę kontaktową? Na jakiej zasadzie można zrefundować pracownikowi koszt zakupu okularów? Jaką dokumentację trzeba sporządzić w razie wypadku przy pracy, któremu uległ pełnoletni uczeń odbywający praktyczną naukę zawodu? Dlaczego trzeba poinformować o monitoringu w firmie także pracujących zdalnie?
Pracodawca zamierza odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego. Polecił innemu pracownikowi, który jest wyznaczoną dla wszystkich pracowników osobą do kontaktu w razie wypadku przy pracy, aby ten zawiadomił go o odwołaniu z urlopu. Czy taka osoba może odmówić pracodawcy przekazania takiej informacji?
Odwołanie pracownika z urlopu jest szczególnym uprawnieniem pracodawcy. Z przepisów wynika bowiem, że pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Problem sprawia brak przepisów, które by regulowały sposób poinformowania pracownika o odwołaniu go z urlopu.
Osoba w opisywanej sytuacji została wyznaczona do celów wypadkowych. Tym samym można przyjąć, że osoba ta, mimo pełnienia funkcji kontaktowych, nie jest zobowiązana do przekazywania jakichkolwiek innych informacji, w tym o odwołaniu pracownika z urlopu wypoczynkowego.
Uwzględniając powyższe, należy przyjąć, że pracodawca nie powinien, nawet w skrajnych przypadkach, korzystać z pośrednictwa osoby kontaktowej, w sytuacji gdy zachodzi potrzeba odwołania pracownika z urlopu. Osoba kontaktowa nie ma obowiązku wypełnienia takiej dyspozycji pracodawcy. Pracodawca nie powinien również informować osoby kontaktowej, że gdy nie zawiadomi pracownika o potrzebie przerwania urlopu i tym samym pracownik nie stawi się w wyznaczonym terminie w zakładzie, to osoba ta będzie miała problemy natury dyscyplinarnej, w tym będzie zagrożona rozwiązaniem stosunku pracy.
Nasz pracownik zwrócił się z wnioskiem do pracodawcy o refundację kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze. Osoba ta pracuje przy komputerze powyżej czterech godzin dziennie oraz ma orzeczenie lekarskie z zaleceniem stosowania takich okularów. Wątpliwości budzi to, że zostało ono wydane podczas ostatnich badań profilaktycznych w styczniu 2019 r. (z datą ważności do stycznia 2023 r.). Czy mimo upływu trzech lat od wydania zalecenia pracodawca wciąż ma obowiązek dokonać refundacji, czy może należy pracownika ponownie skierować na badania, mimo że poprzednie wciąż są ważne?
W myśl par. 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza. Obowiązek ten powstaje, gdy wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej (wstępnych, okresowych lub kontrolnych) przeprowadzone zgodnie z art. 229 kodeksu pracy wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Ze względu na to, że powyższy przepis jest bardzo ogólny, pracodawca w wewnętrznym akcie prawnym (np. regulaminie, zarządzeniu, decyzji itp.) powinien określić szczegółowe zasady przydziału okularów, w szczególności kwotę refundacji, okres ich używalności, a także ewentualnie termin, w jakim pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów zakupionych przez siebie okularów.
Nie ma przeciwwskazań, aby w wewnętrznych regulacjach ustalić, że refundacja kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok może następować np. na podstawie faktur wystawionych do sześciu miesięcy od wystawienia orzeczenia lekarskiego z zaleceniem stosowania okularów. Dopóki jednak takiego zapisu nie ma, dopóty nie ma również przeciwwskazań, aby zwrócić pracownikowi koszty poniesione wcześniej.
W opisanym przypadku nie widzę podstaw do odmowy pracownikowi wypłaty refundacji.
Podstawa prawna
• art. 229 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162)
• par. 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973)
Pełnoletni uczeń szkoły średniej odbywający praktyczną naukę zawodu w naszym zakładzie pracy uległ wypadkowi, w którego wyniku doznał złamania ręki. Czy dla takiego zdarzenia należy sporządzić jakąś dokumentację powypadkową? Jeśli tak, to jaką?
Wypadek (zdarzenie nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, powodujące uraz lub śmierć) w czasie odbywania praktyki przewidzianej organizacją studiów lub nauki, to zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 7 ustawy o zaopatrzeniu z tytułu wypadków lub chorób zawodowych powstałych w szczególnych okolicznościach tzw. wypadek w szczególnych okolicznościach. Przepisy tej ustawy, choć określają rodzaje wypadków powstałych w szczególnych okolicznościach, uzasadniających przyznanie świadczeń, rodzaje świadczeń z tytułu wypadków i chorób zawodowych powstałych w szczególnych okolicznościach, zasady przyznawania świadczeń, ustalania ich wysokości oraz zasady wypłaty świadczeń oraz zasady finansowania świadczeń, nie wskazują procedury postępowania w razie takiego zdarzenia.
Z przepisów wynika jedynie, że osoba ubiegająca się o świadczenia z tytułu wypadku w szczególnych okolicznościach zobowiązana jest dołączyć do wniosku dokumentację wypadku. Z kolei niezdolność do pracy oraz jej związek z wypadkiem w szczególnych okolicznościach, związek śmierci z takim wypadkiem ustala lekarz orzecznik lub komisja lekarska ZUS.
Przepisem regulującym odbywanie praktyczniej nauki zawodu przez uczniów i słuchaczy szkół ponadgimnazjalnych jest rozporządzenie ministra edukacji narodowej w sprawie praktycznej nauki zawodu. Zgodnie z par. 8 ust. 2 pkt 5 tego rozporządzenia obowiązek sporządzenia dokumentacji powypadkowej w razie wypadku podczas praktycznej nauki zawodu spoczywa na podmiocie przyjmującym uczniów na praktyczną naukę zawodu – a więc w tym konkretnym przypadku na pracodawcy.
Jak już wspomniano, przepisy nie określają ani procedury postępowania w razie takiego zdarzenia, ani wzorów dokumentacji, jaką należy sporządzić. W praktyce to pracodawcy organizujący praktyki zawodowe sami określają wewnętrznymi regulacjami (np. zarządzeniami dyrektora) zasady postępowania w razie wypadku praktykanta, bazując na przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, dostosowując je do swoich potrzeb.
Sądzę jednak, że w razie takiego zdarzenia (wypadku w szczególnych okolicznościach) przede wszystkim poszkodowany, jako osoba zainteresowana ubieganiem się o ewentualne świadczenia odszkodowawcze, powinien zadbać o to, aby skompletować dokumentację niezbędną do przyznania świadczeń.
Podstawa prawna
• art. 2 ust. 1 pkt 7 ustawy z 30 października 2002 r. o zaopatrzeniu z tytułu wypadków lub chorób zawodowych powstałych w szczególnych okolicznościach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 984; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1621)
• par. 8 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia ministra edukacji narodowej z 15 grudnia 2010 r. w sprawie praktycznej nauki zawodu (Dz.U. nr 244, poz. 1626)
• rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. nr 105, poz. 870)
• rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 24 maja 2019 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz.U. poz. 1071)
Zamierzamy wprowadzić w zakładzie pracy monitoring wizyjny w celu zapewnienia bezpiecznych warunków pracy z wykorzystaniem kamer. Czy musimy poinformować o tym także pracowników pracujących na odległość?
Zasadą jest, że pracodawca ma obowiązek chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W szczególności pracodawca jest obowiązany organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
Do środków technicznych, które mogą przyczynić się do zapewnienia takich warunków, można zaliczyć monitoring wizyjny. Z przepisów wynika, że jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.
Wprowadzenie monitoringu wizyjnego wiąże się nie tylko z jego techniczną instalacją i uruchomieniem. Należy bowiem pamiętać, że cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Ponadto pracownicy mają prawo wiedzieć o monitoringu. Pracodawca informuje pracowników o jego wprowadzeniu w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 222 par. 7 kodeksu pracy).
Nowe wątpliwości przyniosła jednak epidemia, która przyczyniła się do spopularyzowania pracy wykonywanej na odległość. Obok funkcjonującej od wielu lat telepracy pojawiła się dodatkowa, jeszcze bardziej elastyczna konstrukcja, jaką jest praca zdalna wykonywana w celu przeciwdziałania COVID-19 (art. 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych). Zarówno telepraca, jak i praca zdalna nie są wykonywane na terenie zakładu pracy. Jednak nie ma możliwości, aby w miejscu wykonywania telepracy i pracy zdalnej znalazły się kamery. Przepisy nie uprawniają pracodawcy do instalowania monitoringu w domu pracownika. Uwzględniając brak możliwości monitorowania przy pomocy kamer miejsca pracy telepracownika oraz pracownika zdalnego, pojawia się istotna dla praktyki wątpliwość ‒ czy w takim przypadku pracodawca ma obowiązek informować pracowników pracujących na odległość o wprowadzeniu monitoringu na terenie zakładu pracy? Należy zauważyć, że kodeks pracy mówi o obowiązku informacyjnym wobec pracowników o wprowadzeniu monitoringu, nie wprowadzając przy tym rozgraniczenia na pracowników wykonujących pracę na terenie zakładu pracy oraz pracowników wykonujących pracę poza jego terenem.
Podsumowując, można przyjąć, że obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracowników o wprowadzeniu na terenie zakładu pracy monitoringu niezależnie od tego, gdzie praca jest wykonywana. Należy bowiem pamiętać, że telepracownicy i pracownicy pracujący zdalnie mają prawo wstępu na teren zakładu pracy. Tym samym informacja o wprowadzeniu monitoringu powinna również dotrzeć do pracowników pracujących na odległość nie później niż dwa tygodnie przed jego wprowadzeniem.
Oczywiście należy dostosować sposób przekazania takiej informacji do miejsca wykonywania obowiązków pracowniczych usytuowanego poza zakładem pracy. Informacja o wprowadzeniu monitoringu powinna być przekazana z uwzględnieniem środków porozumiewania się na odległość.
Podstawa prawna
• art. 222 par. 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162)
• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655)