Aplikacja płacowa w naszej firmie pozwala na rozliczenie w jednym miesiącu tylko 30 dni zwolnienia lekarskiego. W przypadku gdy miesiąc ma 31 dni, ostatni dzień przechodzi do rozliczeń w kolejnym miesiącu, co przy wielomiesięcznych zwolnieniach daje łącznie kilka dodatkowych dni. Jak rozliczyć zasiłek dla pracownika przebywającego na długotrwałym zwolnieniu?

Anna Kopyść, ekspert od ubezpieczeń społecznych
W przypadku rozliczania zwolnień lekarskich w celu ustalenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca stosuje się algorytm wynikający z par. 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (dalej: rozporządzenie).
Reguły
Wskazany wyżej algorytm polega na tym, że w celu obliczenia wynagrodzenia (ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 kodeksu pracy) miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby, a następnie tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Przepis ten stosuje się odpowiednio w przypadku nieobecności pracownika w pracy, za którą pracownikowi przysługuje zasiłek przewidziany w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub w przepisach o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Przedstawiony wyżej schemat stosuje się, jeżeli pracownik przez przynajmniej dzień w miesiącu świadczył pracę. Jeśli nieobecność w pracy trwa cały miesiąc, reguła obliczania wynagrodzenia stałego jest nieuzasadniona.
Metoda ustalania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, jeżeli przez pozostałą jego część pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, jest zawsze taka sama bez względu na liczbę dni miesiąca. Pozostaje ona w ścisłym związku z regulacją dotyczącą sposobu obliczania zasiłku chorobowego. Podstawą wymiaru zasiłku za jeden dzień niezdolności do pracy jest bowiem 1/30 część przyjmowanego wynagrodzenia, niezależnie od liczby dni kalendarzowych w danym miesiącu, a pensja ustalona w stałej miesięcznej stawce przysługuje w tej samej kwocie zarówno wtedy, gdy miesiąc ma 28, jak i 31 dni. Aby obliczyć wynagrodzenie za czas przepracowany, gdy miesiąc ma 31 dni, a pracownik przez jego część przebywał na zwolnieniu lekarskim, należy stosować zasadę zawartą w rozporządzeniu, zgodnie z którą płacę w stałej stawce miesięcznej dzieli się przez 30, a nie 31 dni. Podobnie jest w przypadku lutego, który składa się z 28 lub 29 dni.

PRZYKŁAD 1

Stała stawka miesięczna
Wynagrodzenie pracownika w stałej stawce miesięcznej wynosi 6000 zł. Ile powinno wynieść wynagrodzenie za przepracowaną część marca osoby przebywającej na zwolnieniu lekarskim od 12 do 31 marca?
W takim przypadku obliczenia powinny wyglądać następująco:
1) 6000 zł ÷ 30 = 200 zł,
2) 200 zł × 20 dni = 4000 zł,
3) 6000 zł – 4000 zł = 2000 zł.
Inne zasady
Przepisy rozporządzenia określające metodę obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, jeżeli przez pozostałą część miesiąca pracownik był nieobecny w pracy w związku z niezdolnością do pracy z powodu choroby, dotyczą wyłącznie sytuacji, gdy występuje jakikolwiek dzień pracy. Jeżeli jednak pracownik nie przepracował w danym miesiącu ani jednego dnia w związku z nieobecnością w pracy z powodu choroby, to nie ma potrzeby ustalania wysokości jego wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca. W takiej bowiem sytuacji nie ma części miesiąca (nawet jednego dnia), w którym pracownik wykonywał pracę i za którą przysługiwałoby mu wynagrodzenie za pracę. Powołany przepis nie będzie miał zastosowania zarówno w przypadku, gdy absencja chorobowa pracownika obejmowała cały miesiąc (zwolnienie lekarskie na wszystkie dni miesiąca), jak i wtedy, gdy obejmowała ona tylko wszystkie dni miesiąca będące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

PRZYKŁAD 2

Nieprzepracowany ani jeden dzień
Pracownik przebywa przez cały marzec na zwolnieniu lekarskim. Za 31 dni choroby przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek. Wobec wynagrodzenia nie stosuje się jednak algorytmu powołanego w par. 11 rozporządzenia, ponieważ osoba ta nie przepracowała ani jednego dnia.
Długotrwałe nieobecności
W przypadku kilkumiesięcznych absencji chorobowych pracownika niejednokrotnie pozostaje do rozliczenia kilka „nadmiarowych” dni. Systemy kadrowo-płacowe zrównują bowiem liczbę dni zasiłkowych do wypłaty w danym miesiącu z liczbą 30. Nie jest to błędem merytorycznym, ale może spowodować, że w chwili gdy pracownik powróci do pracy w miesiącu, w którym otrzyma wynagrodzenie za pracę, trzeba mu wypłacić resztę zasiłku. Powoduje to wątpliwości, czy w związku z tym nie należy mu obniżać wynagrodzenia. Otóż zgodnie z przedstawionymi wcześniej wyjaśnieniami – nie. Rozporządzenie stosuje się tylko wtedy, gdy trzeba obliczyć wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca. W innym przypadku reguły w nim zawarte nie mają zastosowania.

PRZYKŁAD 3

Wynagrodzenie niepomniejszane
Pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim od 15 grudnia 2021 r. do 31 marca 2022 r. Otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 5000 zł. Termin wypłat u tego pracodawcy przypada na 28. dnia każdego miesiąca. Pracodawca wypłacił:
1) w grudniu 2021 r.:
• wynagrodzenie za pracę: 5000 zł ÷ 30 = 166,67 zł,
166,67 zł × 17 dni zwolnienia lekarskiego = 2833,39 zł,
5000 zł - 2833,39 zł = 2166,61 zł,
• zasiłek chorobowy za 17 dni;
2) w styczniu 2022 r.:
• zasiłek chorobowy za 30 dni;
3) w lutym 2022 r.:
• zasiłek chorobowy za 29 dni (w tym za jeden dzień stycznia);
4) w marcu 2022 r.:
• zasiłek chorobowy za 30 dni.
Na kwietniowej liście płac pracodawca wypłaci pracownikowi wynagrodzenie za cały kwiecień i jedną dniówkę zasiłkową. Nie powinien pomniejszać wynagrodzenia za kwiecień.
Zarówno w styczniu, jak i w marcu płatnik mógł wypłacić pracownikowi zasiłek za pełny miesiąc, tj. za 31 dni.
Podstawa prawna
• par. 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927)