Po stwierdzeniu, że pracownik podjął pracę, pracodawca, jeśli chce mu wręczyć wypowiedzenie, może wezwać go do siebie lub do działu kadr albo udać się do pracownika, aby złożyć mu wypowiedzenie.
W praktyce wypowiedzenie należy wręczać pracownikowi komisyjnie (tzn. z udziałem co najmniej dwóch osób). W razie bowiem, gdy pracownik go nie przyjmie, będą świadkowie, którzy będą mogli potwierdzić, że wypowiedzenie zostało pracownikowi złożone. Przy składaniu wypowiedzenia umowy o pracę mogą być obecne tylko osoby upoważnione do składania wypowiedzenia oraz osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zwalnianego pracownika.
Nie mogą w tym natomiast uczestniczyć inne osoby, ponieważ będzie to naruszało przepisy o ochronie danych osobowych. Takie stanowisko prezentuje Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Jeśli pracownik odmawia podpisania wypowiedzenia, należy mu spróbować je przeczytać, aby miał świadomość, że pismo, które pracodawca chce mu wręczyć, jest wypowiedzeniem umowy o pracę. Wypowiedzenie jest czynnością jednostronną.
Dla skuteczności wypowiedzenia nie jest zatem potrzebna zgoda pracownika. Podpis pracownika składany na wypowiedzeniu jest jedynie potwierdzeniem faktu otrzymania wypowiedzenia. Nie oznacza natomiast zgody pracownika na wypowiedzenie umowy o pracę. Niepodpisanie przez pracownika wypowiedzenia nie powoduje jego nieważności.
Wypowiadając umowę o pracę, należy przygotować dwa identyczne pisma o wypowiedzeniu. Jedno z nich należy przekazać pracownikowi, natomiast drugie, podpisane przez pracownika, trzeba złożyć do części C jego akt osobowych.
Pracodawca powinien dać pracownikowi do podpisu jeden egzemplarz wypowiedzenia, który jest przeznaczony dla pracodawcy. Dopiero po podpisaniu go przez pracownika pracodawca powinien wydać mu drugi egzemplarz, który jest przeznaczony dla pracownika.
W przypadku gdy pracownik odmówi przyjęcia wypowiedzenia i jego podpisania, pracodawca powinien sporządzić notatkę służbową będącą potwierdzeniem złożenia wypowiedzenia. Należy w niej napisać, w jakim dniu wręczono pracownikowi wypowiedzenie. W notatce nie można podać, że pracownikowi próbowano wręczyć wypowiedzenie, ponieważ to sugeruje, że wypowiedzenie nie zostało faktycznie wręczone. Notatkę służbową powinni podpisać wszyscy świadkowie wręczenia pracownikowi wypowiedzenia.
Pracodawca nie ma przy tym obowiązku wysłania pracownikowi pocztą, kurierem lub dostarczenia w inny sposób wypowiedzenia, którego on nie przyjął. Wysłanie pracownikowi wypowiedzenia przez pracodawcę mogłoby oznaczać, że uznaje on wcześniejsze jego wręczenie za nieprawidłowe, a tym samym nieważne.
Jeżeli jednak pracodawca chce wysłać pracownikowi wypowiedzenie, którego on wcześniej nie przyjął, powinien napisać pismo, w którym wyjaśnia, że przesyła pracownikowi wypowiedzenie, które zostało mu już wcześniej prawidłowo złożone.
Takie same zasady wręczania wypowiedzenia dotyczą sytuacji rozwiązywania z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia.