Według resortu identyfikator dokumentacji dotyczy wszystkich jej rodzajów u danego pracownika i powinien być identyczny we wszystkich systemach teleinformatycznych. Warto zachować go również na przyszłość i wykorzystać w przypadku powrotu pracownika do pracy po przerwie
W trzech kolejnych stanowiskach Ministerstwo Cyfryzacji podpowiada, jakie wymogi powinien spełniać identyfikator dokumentacji pracowniczej, a także jak ustalić datę powstania dokumentu elektronicznego oraz jak taki dokument dołączyć do dokumentacji w postaci papierowej.

I. Jeden identyfikator dla wszystkich systemów

Dokumenty elektroniczne wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej muszą być opisane metadanymi wynikającymi z par. 13 ust. 3 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369, dalej jako rozporządzenie o dokumentacji). Jedną z nich, zgodnie z par. 13 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, jest identyfikator dokumentacji, który stanowi oznaczenie prowadzonej oddzielnie dla każdego zatrudnionego dokumentacji. Zgodnie ze stanowiskiem resortu cyfryzacji z 18 stycznia 2019 r. identyfikator ten dla danego pracownika powinien być identyczny w każdym rodzaju dokumentacji – może nim być numer ewidencyjny z systemu kadrowo-płacowego.
Natomiast zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji z 4 lutego 2019 r. identyfikator dokumentacji jest metadaną niezbędną w przypadku przenoszenia dokumentów pomiędzy systemami informatycznymi, a więc nie ma bezwzględnego obowiązku, aby osobie powracającej do pracy po przerwie nadać identyfikator dokumentacji, który miała poprzednio. Pogląd ten został jednak doprecyzowany w kolejnym stanowisku z 22 lutego 2019 r., w którym przyjęto, że nie pojawia się tutaj nowy identyfikator dokumentacji, gdyż pracownik nie przechodzi z dokumentacją elektroniczną z innej firmy, a także nie ma powodu do tworzenia nowego identyfikatora dokumentacji pracowniczej. Nie ma jednak także zakazu, a więc możliwe jest nadanie nowego identyfikatora, przy założeniu jednak, że nadal zapewnione będzie skuteczne wyszukiwanie dokumentacji danego pracownika powstałej przed przerwą i po niej.
Konieczność zapewnienia tylko jednego identyfikatora dokumentacji dotyczy oczywiście również sytuacji, gdy pracodawca zmienia system teleinformatyczny. Jeden identyfikator ma być także zawsze po przyłączeniu do dokumentacji pracownika nowej części dokumentacji pochodzącej z innego systemu informatycznego.