Obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony wynika z art. 30 par. 4 k.p. W wyroku z 8 stycznia 2008 r. (I PK 177/07) SN wyjaśnił, iż już z samego oświadczenia pracodawcy o wypowiedzeniu musi wynikać w sposób niebudzący wątpliwości, co jest istotą zarzutu stawianego pracownikowi i usprawiedliwiającego rozwiązanie stosunku pracy. Dalsza konkretyzacja i uzupełnianie przyczyny wypowiedzenia mogą służyć pełniejszemu uzasadnieniu wypowiedzenia, nie mogą jednak usunąć wadliwości (niekonkretności) określenia jego przyczyny w oświadczeniu o wypowiedzeniu. Niewłaściwe jest zatem poinformowanie pracownika o przyczynie zwolnienia już po wręczeniu mu wypowiedzenia umowy o pracę (wyrok SN z 21 listopada 2000 r., I PKN 99/00). Tym bardziej spóźnione będzie precyzowanie przyczyny zwolnienia dopiero w czasie procesu o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie. Wprawdzie w wyroku z 17 listopada 1998 r., I PKN 331/98, SN stwierdził, iż podanie przez pracodawcę przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę może nastąpić w odrębnym piśmie, doręczonym pracownikowi wcześniej lub równocześnie z pismem zawierającym wypowiedzenie, ale w świetle późniejszych orzeczeń bardziej właściwe wydaje się jej ujęcie w samym piśmie zawierającym wypowiedzenie umowy.

Przyczyna wypowiedzenia podana pracownikowi powinna być konkretna, co oznacza, że musi być ona dla niego zrozumiała. Samo np. powołanie się na racjonalizację zatrudnienia lub niespełnienie oczekiwań pracodawcy jest sprzeczne z art. 30 par. 4 k.p. Nie oznacza to, iż pracodawca musi sformułować przyczynę wypowiedzenia w sposób drobiazgowy, z powołaniem wszystkich faktów i zachowań pracownika. Wystarczające będzie wskazanie kategorii zdarzeń, które doprowadziły do zwolnienia, o ile motywy wypowiedzenia są znane pracownikowi (wyrok SN z 4 listopada 2008 r., II PK 82/08). Można uznać, iż pracownik jest zaznajomiony z okolicznościami uzasadniającymi wypowiedzenie, jeśli pracodawca informował go o nich pisemnie lub ustnie jeszcze przed wręczeniem wypowiedzenia albo jeśli pracownik z racji zajmowanego przez siebie stanowiska, poziomu wykształcenia lub kwalifikacji zawodowych posiada informacje o przyczynie zwolnienia.

Niepodanie przez pracodawcę przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę lub niewystarczające jej skonkretyzowanie, uzasadnia przywrócenie pracownika do pracy lub zasądzenie na jego rzecz odszkodowania.