Pierwszym krokiem w celu założenia pracowniczych planów kapitałowych jest wybór instytucji finansowej, która będzie zarządzała środkami gromadzonymi przez uczestników PPK i z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK. Wyboru tego dokonuje się spośród instytucji finansowych umieszczonych na portalu PPK. Procedura różni się w zależności od tego, czy w danym podmiocie zatrudniającym (w praktyce u danego pracodawcy) działa zakładowa organizacja związkowa, czy też nie. Podmioty zatrudniające, w których działa zakładowa organizacja związkowa, dokonują wyboru instytucji finansowej w porozumieniu z tą organizacją. Podmiot zatrudniający, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, dokonuje wyboru w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych (przede wszystkim pracowników). Taka reprezentacja powinna zostać wyłoniona w trybie przyjętym w danym zakładzie pracy.

Kryteria wyboru

Decyzja o tym, jaką instytucję finansową wybrać, powinna zostać dokonana w szczególności na podstawie:
  • oceny proponowanych warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK,
  • efektywności w zarządzaniu aktywami,
  • doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi
– mając przy tym na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. A ten w poszczególnych zakładach pracy może być różnie rozumiany. Może to być np. niski poziom opłat pobieranych od uczestników, poziom obsługi uczestników i narzędzia im oferowane przez instytucje finansowe (np. dostęp przez aplikacje), ale też dodatkowe świadczenia zapewniane przez instytucje finansowe (np. zniżki na ubezpieczenia czy inne produkty finansowe).

Gdy brak konsensusu

Jeśli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany zawrzeć umowę o zarządzanie PPK (czyli na miesiąc przed 26 marca 2021 r.), nie zostanie osiągnięte porozumienie ze stroną społeczną w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, podmiot zatrudniający jest uprawniony wybrać taką instytucję samodzielnie. Następnie zawierana jest umowa o zarządzanie PPK i finalnie umowa o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych.
W przypadku jednostek organizacyjnych danej jednostki samorządu terytorialnego tarcza 4.0 rozszerzyła kompetencje w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK. W konsekwencji przysługują one nie tylko kierownikom tych jednostek, lecz również wójtom, burmistrzom, prezydentom miast, zarządom powiatów oraz województw. Jeśli zdecydują się z tej kompetencji skorzystać, mogą dokonać wyboru instytucji finansowej w imieniu danego podmiotu, współdziałając oczywiście ze stroną społeczną tej jednostki. Jeśli zaś strony nie dojdą do porozumienia i nie wybiorą we wskazanym terminie instytucji finansowej, wówczas w jednostkach organizacyjnych danej jednostki samorządu terytorialnego wyboru dokonuje działający w ich imieniu wójt, burmistrz prezydent miasta, zarząd powiatu albo województwa. Ale nawet wówczas, gdy włodarz zdecyduje się zaangażować w wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK w danej jednostce, po stronie tej jednostki pozostają wszelkie pozostałe kwestie związane z tworzeniem PPK, takie jak powołanie reprezentacji osób zatrudnionych (jeśli nie działa w zakładzie pracy organizacja związkowa), podpisanie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK, czy też dokonywanie wpłat do instytucji finansowej.
Kompetencje w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK przysługują nie tylko kierownikom tych jednostek samorządowych, lecz także wójtom, burmistrzom, prezydentom miast, zarządom powiatów oraz województw. Mogą oni dokonać wyboru instytucji finansowej w imieniu danego podmiotu, współdziałając ze stroną społeczną tej jednostki.

Nowe prawo zamówień

W stanie prawnym obowiązującym do 31 grudnia 2020 r. stosowanie prawa zamówień publicznych do umów o zarządzanie PPK jest wyłączone. Od 1 stycznia 2021 r., w związku z wejściem w życie nowego prawa zamówień publicznych (p.z.p.), które już nie przewiduje takiego wyłączenia, zasada ta ulega zasadniczej zmianie. Jednocześnie dodany na mocy tarczy 4.0 do ustawy o PPK art. 7 ust. 2a precyzuje, że do umów o zarządzanie PPK oraz do umów o prowadzenie PPK nie stosuje się reżimu prawa zamówień publicznych w przypadku, gdy wartość zamówienia jest niższa niż progi unijne, o których tam mowa. Tym samym od 1 stycznia 2021 r. możliwość niestosowania procedur przetargowych będzie dotyczyła tylko tych sytuacji, gdy wartość zamówienia nie będzie przekraczać progów unijnych. Aktualnie progi te wynoszą 139 tys. euro (593 432,7 zł) dla zamówień w administracji centralnej i 214 tys. euro (913 630,2 zł) dla zamówień w administracji samorządowej.
Z założenia zmiany wprowadzone tarczą 4.0 miały na celu usprawnienie procesu wdrożenia programu PPK przez jednostki wchodzące w skład sektora finansów publicznych, w efekcie mocno go skomplikowały, rodząc w szczególności pytania o to, jak ustalić wartość zamówienia na świadczenie usług związanych z PPK, a także czy po 1 stycznia 2021 r. dopuszczalne będzie zawarcie przez te podmioty umowy o zarządzanie PPK na czas nieokreślony.
W kwestiach tych swoje stanowiska przedstawiły już Polski Fundusz Rozwoju oraz Urząd Zamówień Publicznych. I tak, zgodnie z opublikowanymi przez nie wyjaśnieniami, wartość zamówienia na świadczenie usług związanych z PPK należy rozumieć jako całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy (czyli instytucji finansowej zarządzającej PPK) bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego (pracodawcę) z należytą starannością. Szacunkowa wartość zamówienia nie powinna być natomiast utożsamiana z wartością środków finansowych stanowiących aktywa funduszu, na które składają się w szczególności wpłaty podstawowe pracowników oraz pracodawców, wpłaty dodatkowe, wpłaty powitalne, dopłaty roczne, wypłaty transferowe oraz zyski z inwestowania środków zgromadzonych w PPK. Nie stanowią one bowiem wynagrodzenia wykonawcy.
Punktem wyjścia do ustalenia wartości zamówienia będą więc wszystkie składowe wynagrodzenia wykonawcy za świadczenie usług zarządzania PPK określone w art. 49 ustawy o PPK, który ustala zasady określania wysokości wynagrodzenia instytucji finansowej, przez ustalenie maksymalnego limitu wynagrodzenia za zarządzanie funduszem inwestycyjnym, funduszem emerytalnym lub subfunduszem, w którym lokowane są środki gromadzone w PPK. Limit ten ustalono na poziomie 0,5 proc. wartości aktywów netto funduszu inwestycyjnego, funduszu emerytalnego lub subfunduszu w skali roku – w części przypadającej na PPK. Dodatkowo instytucja finansowa może pobierać wynagrodzenie za osiągnięty wynik w wysokości 0,1 proc. wartości aktywów netto funduszu inwestycyjnego, funduszu emerytalnego lub subfunduszu w skali roku. Wynika stąd, że maksymalna opłata za zarządzanie PPK (maksymalne wynagrodzenie wykonawcy) wynosi 0,6 proc. aktywów netto w skali roku. Wskaźnik ten wraz z danymi dotyczącymi uczestników PPK u danego zamawiającego (w szczególności informacjami dotyczącymi liczby osób, prognozowanymi wpłatami na fundusz przez określony umową okres) powinien stanowić postawę do ustalenia szacunkowej wartości zamówienia.
W kwestii związanej z czasem, na jaki od 2021 r. można zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, PFR i UZP jednoznacznie wypowiedziały się przeciwko możliwości zawarcia umowy na czas nieokreślony. Zasadą w nowym p.z.p. jest, że umowy w sprawie zamówienia publicznego zawiera się na czas oznaczony – nie dłuższy niż cztery lata. Z tym zastrzeżeniem, że zamawiający może zawrzeć umowę, której przedmiotem są świadczenia powtarzające się lub ciągłe, na okres dłuższy niż cztery lata, jeżeli wykonanie zamówienia w dłuższym okresie spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego lub jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi zamawiającego lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty.
Co istotne, takim ograniczeniem nie jest objęta umowa o prowadzenie PPK. Pracodawca, zawierając ją, nie jest jej stroną, lecz działa w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. W konsekwencji nie można uznać, że umowa ta nosi cechy zamówienia publicznego, a jej zawarcie nie powinno być traktowane jako udzielenie zamówienia.

Konsekwencje naruszeń i odpowiedzialność za nieterminowe wdrożenie

Założenie PPK wymaga czasu, szczególnie w przypadku konieczności stosowania procedury zamówień publicznych. Zbyt późne rozpoczęcie całego procesu może oznaczać niezawarcie umowy o zarządzanie PPK w terminie. Negatywny wpływ na proces zakładania PPK może też mieć epidemia SARS-CoV-2. Skutki tego mogą być dla osoby odpowiedzialnej za proces zakładania PPK dotkliwe. Zgodnie bowiem z art. 106 ustawy o PPK podlega ona karze grzywny w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego. Jako że niezawarcie umowy o zarządzanie PPK w terminie jest wykroczeniem, kara zostanie nałożona na osobę fizyczną, a nie podmiot zatrudniający i trzeba ją będzie zapłacić z własnego majątku. Z tego też względu proces zakładania PPK należy rozpocząć jak najwcześniej.
Nad terminowym zawieraniem umów o zarządzanie PPK czuwa PFR. Jeżeli w wyniku przeprowadzonej przez niego weryfikacji okaże się, że podmiot zatrudniający nie dopełnił obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie, wówczas PFR wzywa w formie pisemnej taki podmiot do zawarcia umowy w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania. Przy czym taką umowę należy wówczas zawrzeć z funduszem zdefiniowanej daty wskazanym przez PFR (jest to tzw. wyznaczona instytucja finansowa). Podmiot zatrudniający może również przekazać PFR informację o zawarciu (w międzyczasie) umowy o zarządzanie PPK z inną, wybraną instytucją finansową. Oczywiście zawarcie umowy o zarządzanie na skutek wezwania PFR nie zwalnia osoby odpowiedzialnej z odpowiedzialności i ryzyka nałożenia na taką osobę kary grzywny.

Wskazówki praktyczne – na co szczególnie zwrócić uwagę

W tych podmiotach zatrudniających, u których nie działają organizacje związkowe, kluczowy jest wybór reprezentacji osób zatrudnionych. Jej rola jest co prawda ograniczona do wyboru instytucji finansowej zarządzającej środkami, ale jako że są to ostatecznie środki osób zatrudnionych, warto zapewnić realny udział przedstawicieli w wyborze instytucji. Warto podkreślić, że powinna być to specjalna reprezentacja osób zatrudnionych. Takiej roli nie może pełnić reprezentacja pracowników wybrana wcześniej do spraw związanych z prawem pracy.
Wybór instytucji finansowej trudno uznać za sprawę związaną z prawem pracy, ponadto krąg osób uprawnionych do udziału w wyborach jest większy (nie tylko pracownicy, lecz również osoby na umowach cywilnoprawnych). Epidemia nie ułatwia przeprowadzenia takiego wyboru, szczególnie w sytuacji gdy część pracowników pracuje zdalnie, a część w zakładach pracy. Z drugiej strony pracodawca nie może narzucić składu takiej reprezentacji, powołując się np. na trudności w przeprowadzeniu wyborów.
Warto też ocenić pracochłonność prowadzenia PPK z punktu widzenia organizacji. To przekłada się na ocenę, czy podmiot zatrudniający posiada wystarczające zasoby ludzkie, aby zapewnić obsługę PPK, szczególnie w okresie początkowym funkcjonowania programu. Liczba obowiązków pracodawcy jest całkiem spora, co przy dużej liczbie pracowników oznacza wyższy poziom zaangażowania HR w obsługę PPK. Warto to zatem ocenić i ewentualnie wzmocnić służby kadrowe. To z kolei może oznaczać konieczność zapewnienia dodatkowych środków na wynagrodzenia.
Ponadto prowadzenie programu będzie wymagało dokonywania precyzyjnych obliczeń i potrąceń. Oznacza to konieczność odpowiednich ustaleń z działem IT i dostawcą systemów księgowo-rachunkowych oraz wdrożenie dodatkowych modułów do takich systemów. Na szczęście większość takich systemów posiada już dodatkowe moduły PPK, lecz ich wdrożenie do organizacji zawsze będzie wymagało dodatkowego czasu i sprawdzenia.
Ze względu na wysoki poziom odpowiedzialności finansowej w przypadku naruszeń obowiązków związanych z prowadzeniem PPK warto zadbać o ograniczenie ryzyka i przypisanie odpowiedzialności do osób, które rzeczywiście będą zajmowały się poszczególnymi fragmentami funkcjonowania PPK w organizacji. Temu celowi służy specjalna wewnętrzna procedura PPK określająca zasady funkcjonowania programu w organizacji i precyzyjne uregulowanie zakresów obowiązków i odpowiedzialności.
Jako że proces wyboru instytucji finansowej wymaga wiedzy profesjonalnej, warto zadbać nie tylko o wybór odpowiedniego doradcy (np. brokera), ale też o wsparcie prawne w zakresie funkcjonowania PPK.
Od stycznia niestosowanie procedur przetargowych będzie dotyczyło tylko tych sytuacji, gdy wartość zamówienia nie przekroczy progów unijnych – 139 tys. euro dla zamówień w administracji centralnej i 214 tys. euro w administracji samorządowej.
Jak ustalić wartość zamówienia – krok po kroku
Krok 1. Ustalenie stanu zatrudnienia – uwzględniamy nie tylko pracowników w rozumieniu kodeksu pracy, lecz wszystkie osoby wymienione w art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK, czyli także osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, jeśli podlegają obowiązkowo składkom ZUS. Jako że z formalnego punktu widzenia do PPK mogą przystąpić wszystkie osoby zatrudnione, należy przyjąć 100-proc. frekwencję; będzie ona bowiem wyznaczała maksymalny poziom wynagrodzenia instytucji finansowej w przeliczeniu na wartość aktywów netto środków zgromadzonych przy takim maksymalnym poziomie partycypacji. Co prawda dotychczasowe doświadczenia we wdrażaniu PPK wskazują, że poziom partycypacji jest o wiele niższy (sięga ok. 35 proc. osób zatrudnionych w danym podmiocie), ale nie można wykluczyć też 100-proc. partycypacji.
Krok 2. Obliczenie średniego wynagrodzenia – bierzemy pod uwagę wynagrodzenie w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 40 ustawy o PPK, czyli składniki wynagrodzenia podlegające składkom ZUS.
Krok 3. Ustalenie prognozowanego poziomu wpłat do PPK – przy przyjęciu, że strony nie będą wnosiły wpłat dodatkowych, będzie to łącznie 3,5 proc. wynagrodzeń ustalonych w kroku nr 2.
Krok 4. Obliczenie wartości zamówienia według wzoru: stan zatrudnienia x średnie wynagrodzenie miesięczne brutto x prognozowany poziom wpłat do PPK x 0,6 proc. x 48 miesięcy (w przypadku zamówień na czas oznaczony).
Przykład
Pracodawca z sektora publicznego w ramach administracji samorządowej zatrudnia 1500 osób w rozumieniu ustawy o PPK. Średnie wynagrodzenie w jednostce wynosi 3250 zł. Pracodawca nie planuje finansować wpłat dodatkowych do PPK. Umowa o zarządzanie PPK zostanie zawarta po 1 stycznia 2021 r. na cztery lata.
Zgodnie z aktualnymi wytycznymi wartość zamówienia na świadczenie usług związanych z PPK w przypadku tego pracodawcy wyniesie: 49 140 zł (1500 x 3250 zł x 3,5 proc. x 0,6 proc. x 48 miesięcy). Ponieważ wartość ta jest niższa niż próg unijny (913 630,2 zł), pracodawca ten, dokonując wyboru instytucji zarządzającej PPK, nie musi stosować trybu przetargowego.
Przykład
Pracodawca z sektora publicznego planuje zawrzeć umowę o zarządzanie PPK 2 stycznia 2021 r. W zależności od wartości zamówienia na świadczenie usług związanych z PPK może być zobowiązany do zastosowania trybu przetargowego.
PFR i UZP stoją na stanowisku, że jeżeli w odniesieniu do umowy o zarządzanie PPK zawieranej 1 stycznia 2021 r. lub po tej dacie istnieje obowiązek udzielenia zamówienia publicznego zgodnie z procedurami określonymi w przepisach dotyczących zamówień publicznych, zamawiający przed podpisaniem umowy powinien przeprowadzić procedurę przetargową. W takiej sytuacji nie znajdą natomiast zastosowania przepisy przejściowe, zgodnie z którymi do postępowań o udzielenie zamówień, wszczętych i niezakończonych przed dniem 1 stycznia 2021 r. stosuje się przepisy dotychczasowe. W świetle obecnych regulacji umowy o zarządzanie PPK są wyłączone spod obowiązku stosowania przepisów o zamówieniach publicznych. W odniesieniu do tych zamówień nie wszczyna się postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, a zatem nie jest możliwe zastosowanie w stosunku do nich dyspozycji przepisów przejściowych, w których jest mowa o postępowaniach wszczętych i niezakończonych przed dniem 1 stycznia 2021 r.
Przykład
Wójt zdecydował się na wybór instytucji zarządzającej PPK dla wszystkich jednostek organizacyjnych w gminie. W związku z tym zarządził wyłonienie zbiorczej reprezentacji wszystkich tych jednostek organizacyjnych.
Takie działanie jest nieprawidłowe. Wójt powinien współdziałać ze stroną społeczną każdej z tych jednostek i każdą z tych jednostek oceniać odrębnie. Teoretycznie proces może więc doprowadzić do wyboru różnych instytucji finansowych w poszczególnych jednostkach. Również umowę o zarządzanie PPK i umowę o prowadzenie PPK każda jednostka jako odrębny pracodawca będzie zawierać samodzielnie.