Chcemy zlecić kilku pracownikom biurowym pracę zdalną na podstawie tarczy antykryzysowej. Nie mamy komputerów dla wszystkich, więc część będzie pracowała na swoim sprzęcie. Chcemy im ustalić ekwiwalent pieniężny. Jak go prawidłowo oszacować, by pracownicy nie zapłacili ani PIT, ani ZUS ?
Reklama
Na wstępie przypomnijmy, że możliwość wykonywania pracy zdalnej została wprowadzona doraźnie, w celu przeciwdziałania COVID-19. Narzędzia i materiały potrzebne do jej realizacji oraz obsługę logistyczną zapewnia pracodawca. Pracownik może jednak przy jej wykonywaniu używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, o ile umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Jednocześnie prawo pracy nie nakłada na pracownika obowiązku ponoszenia za pracodawcę wydatków związanych ze świadczeniem pracy. Organizacja stanowiska pracy spoczywa na zatrudniającym i polega na udostępnieniu zatrudnionemu maszyn, narzędzi, materiałów, którymi ten ma się posługiwać, a także fizycznego miejsca do pracy, np. biurka. Obowiązkowe jest też pokrywanie wydatków związanych ze zużyciem prądu lub eksploatacją samochodu służbowego podczas godzin pracy. Wszystkie koszty związane z wykonywaniem pracy powinien więc pokryć zatrudniający. Jeśli więc, tak jak np. przy pracy zdalnej, zachodzi potrzeba, by pracownik korzystał z własnego, prywatnego sprzętu dla potrzeb służbowych, powinien otrzymać stosowny ekwiwalent pieniężny. Niestety, przepisy nie określają, jak ustalić jego wysokość. Można tu jednak posiłkować się kodeksowymi regulacjami dotyczącymi telepracowników. W myśl art. 67[11] par. 3 k.p. tym, którzy używają własnego sprzętu, przysługuje na podstawie odrębnej umowy ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej w oparciu o normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Pieniężny odpowiednik

Od podatku dochodowego oraz składek ZUS wolne są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników (przy wykonywaniu pracy) narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Organy podatkowe wskazują ogólne przesłanki pozwalające na uniknięcie obciążeń fiskalnych. Aby zwolnienie miało zastosowanie:

Reklama
  • świadczenie musi spełniać cechy ekwiwalentu i mieć formę pieniądza (ekwiwalent to inaczej „odpowiednik, równoważnik”, a więc kwota pieniężna równoważna wartości np. sprzętu używanego przez pracownika do wykonywania pracy);
  • wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom – musi więc zachodzić racjonalny związek między wypłaconą mu kwotą i wartością należących do niego a używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania;
  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika potwierdzoną dowodami, np. fakturą zakupu, umową sprzedaży itp. (sprzęt nie może być jedynie pracownikowi np. użyczony przez osoby trzecie lub mu wynajęty);
  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
Ekwiwalent zapewnia pracownikowi pewną rekompensatę kosztów w danym okresie i można tu przyjąć z góry określoną sumę. W praktyce najtrafniejszym sposobem jego ustalenia jest zastosowanie przepisów podatkowych z zakresu amortyzacji, która oznacza koszt związany ze stopniowym zużywaniem się danego składnika majątku w pewnym okresie. Kwota ekwiwalentu odpowiada wartości odpisu amortyzacyjnego obliczonego metodą liniową. Stawkę amortyzacji stosuje się do wartości rynkowej z dnia przyjęcia sprzętu do używania przy wykonywaniu pracy. Przykładowo: pracownik wycenia sprzęt na 3000 zł; zatem według 30-proc. stawki amortyzacyjnej dla komputerów (symbol KŚT 491) roczny odpis wyniesie 900 zł, a miesięczny 75 zł [(3000 zł x 30 proc.) : 12].
Innym sposobem jest podzielenie wartości rynkowej komputera przez liczbę miesięcy jego wykorzystywania do celów służbowych i podzielenie stawki przez liczbę roboczogodzin pracy z laptopem w danym miesiącu. Przykładowo: strony ustalają, że pracownik będzie korzystał z własnego laptopa od czerwca do września 2020 r. Jego wartość rynkowa to 3800 zł. We wrześniu komputer był wykorzystywany przez 88 godzin. Ekwiwalent za wrzesień wyniesie zatem: 3800 zł : 4 miesiące = 950 zł : 88 godzin = 10,80 zł.
Z używaniem sprzętu nierozerwalnie związane są również opłaty abonamentowe. Aby więc zwolnienie z PIT miało zastosowanie, wysokość ekwiwalentu musi odzwierciedlać wydatki poniesione na ten cel. Podstawą wypłaty ekwiwalentu muszą być dowody potwierdzające i dokumentujące wykorzystywanie prywatnych urządzeń na rzecz pracodawcy. Natomiast sposób ustalenia i wysokości ekwiwalentu powinny być określone w zawartym porozumieniu, regulaminie lub umowie. Warto więc wspólnie ustalić np. zasady zwrotu kosztów związanych ze zużyciem prądu czy internetu.
Z kolei ZUS uważa, że płatnik nie odprowadza składek od ekwiwalentu, o ile narzędzia, materiały lub sprzęt są faktycznie własnością pracownika i rzeczywiście wykorzystywane są do pracy na rzecz pracodawcy. Wysokość ekwiwalentu powinna opierać się na szczegółowej kalkulacji płatnika, która potwierdza związek kwoty ekwiwalentu z wartością użyczenia (ilość roboczogodzin, wartość jednej godziny używania sprzętu, rynkowe ceny wynajmu danego sprzętu, normy zużycia itp.). Wypłacony ryczałt, który nie odzwierciedla faktycznie poniesionych kosztów, stanowi podstawę wymiaru składek.

KUP zamiejscowe

Przy obliczaniu przez płatnika miesięcznej zaliczki na PIT od należności pracownika konieczne jest potrącenie kosztów uzyskania przychodów (KUP). Z tytułu stosunku pracy wynoszą one: 250 albo 300 zł miesięcznie. Te drugie wchodzą w grę, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. Koszty podwyższone stosuje się, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu ww. warunku (wystarczy raz, bez potrzeby odnawiania go np. co roku). Trwa to do czasu, gdy podatnik powiadomi pracodawcę o zmianie stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia. O możliwości zastosowania podwyższonych KUP decyduje spełnienie łącznie poniższych warunków:
1) miejsce zamieszkania pracownika, bez względu na to, czy ma charakter stały czy czasowy, znajduje się poza miejscowością, w której ulokowano zakład pracy;
2) pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę;
3) pracodawca nie dokonuje zwrotu kosztów dojazdu do pracy;
4) pracownik złoży oświadczenie o wystąpieniu okoliczności z pkt 1).
Koszty w wyższej wysokości stosuje się nawet wtedy, jeśli pracownik tylko przez część miesiąca spełniał warunki co do miejsca zamieszkania i położenia zakładu pracy. Kluczowe jest tu bliższe zidentyfikowanie obu miejsc względem siebie. Miejscowość, w której znajduje się zakład pracy, należy rozumieć jako tę, w której w rzeczywistości świadczona jest praca. Z kolei miejsce zamieszkania wiązać się ma z faktycznym, fizycznym przebywaniem, a nie np. zameldowaniem.

przykład

Ile doliczymy do wynagrodzenia ©℗
Pracownik pracuje zdalnie w pełnym wymiarze czasu pracy. Miesięcznie zarabia 4600 zł. Zawarł umowę z pracodawcą o używanie do pracy własnego laptopa, a także prywatnego telefonu komórkowego do rozmów służbowych w razie potrzeby. Wartość komputera wyceniona według stawek rynkowych to 3000 zł. Roczny odpis amortyzacyjny z zastosowaniem 30-proc. stawki amortyzacyjnej wynosi 900 zł (3000 zł x 30 proc.), a miesięczny – 75 zł (900 zł : 12 m-cy). We wrześniu 2020 r., zgodnie z wykazem rozmów telefonicznych dołączonym do faktury VAT, koszt tych służbowych wyniósł 52,46 zł. Pracownik ponosi też opłaty za dostęp do internetu, które zgodnie z fakturą VAT od operatora wynoszą 49,50 zł miesięcznie. W umowie ustalono, że ekwiwalent z tego tytułu stanowi 1/3 tej kwoty, tj. 16,50 zł. Używanie komputera wiąże się też z kosztem zużycia energii. Strony ustaliły ją, biorąc pod uwagę następujące dane: moc komputera (zasilacza) – 65 wat, przy czym ustalono zużycie na 50 wat, stawka za 1 kWh według faktury od dostawcy energii – 0,60 zł, praca przez 8 godzin dziennie. Wyliczenie: 0,050 kWh x 8 godz. x 0,60 zł = 0,24 zł x 22 dni robocze we wrześniu = 5,28 zł. Łącznie ekwiwalent za wrzesień wynosi 149,24 zł (75 zł + 52,46 zł + 16,50 zł + 5,28 zł).
Uwaga! W liście płac ekwiwalent narzędziowy jest zwolniony z podatku i składek ZUS.
Lista płac na wrzesień 2020 r.
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Przychód 4749,24 zł 4600 zł + 149,24 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 630,66 zł • Podstawa wymiaru – 4600 zł • Składka emerytalna – 4600 zł x 9,76 proc. = 448,96 zł • Składka rentowa – 4600 zł x 1,5 proc. = 69 zł • Składka chorobowa – 4600 zł x 2,45 proc. = 112,70 zł Łączna kwota składek społecznych – 630,66 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – odliczana od podatku 357,24 zł 307,62 zł Podstawa wymiaru – 3969,34 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, tj. 630,66 zł) 3969,34 zł x 9 proc. = 357,24 zł 3969,34 zł x 7,75 proc. = 307,62 zł
Zaliczka na podatek dochodowy 281 zł • Przychód do opodatkowania – 4600 zł • Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 3719 zł [4600 zł (przychód) – 250 zł (koszty uzyskania przychodów) – 630,66 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] • Zaliczka do US – 281 zł [(3 719 zł x 17 proc.) – 43,76 zł = 588,47 zł (zaliczka na podatek) – 307,62 zł (składka zdrowotna) = 280,85 zł]
Kwota do wypłaty 3480,34 zł 4749,24 zł – (630,66 zł – 357,24 zł – 281 zł)
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 marca 2016 r., sygn. akt II FSK 30/14, wskazał, że ustawodawca wprowadził podwyższone KUP dla pracowników, którzy dojeżdżają do pracy, ponieważ ponoszą oni wyższe koszty niż osoby mieszkające w tej samej miejscowości co zakład pracy. O tym, że w celu zastosowania podwyższonych KUP pracownik musi faktycznie dojeżdżać do miejsca wykonywania pracy, mówi też m.in. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 6 listopada 2009 r., ILPB1/415-881/09-4/AMN2009. Natomiast jeśli adres zamieszkania jest jednocześnie miejscem wykonywania pracy pracownika, to nie ma podstaw prawnych do zastosowania podwyższonych KUP. Istotne jest zaś miejsce położenia zakładu pracy, w którym podatnik faktycznie świadczy pracę, a nie miejsce położenia siedziby przedsiębiorstwa.
Zatem pracownik, któremu zlecono pracę zdalną (w domu), nie ma prawa do kosztów zamiejscowych – o ile wykonywał ją przez cały miesiąc. Wystarczy bowiem, że choćby jeden dzień w tygodniu pracuje w zakładzie, a koszty te zachowa.
Powstaje jednak wątpliwość, czy pracodawca może samodzielnie zaprzestać stosowania podwyższonych KUP, bez odwołania oświadczenia ze strony pracownika. Potrąca je bowiem na podstawie oświadczenia i dla pracodawcy jest ono zobowiązujące – póki pracownik nie zawiadomi go o zmianie stanu faktycznego. Dlatego można się spotkać z opinią, że najpierw pracownik powinien odwołać wcześniej złożone oświadczenie w sprawie kosztów i dopiero wtedy pracodawca może zaprzestać ich odliczania na czas pracy zdalnej. Pracodawca powinien jednak powiadomić o tym pracownika, bo to on zleca pracę zdalną, a jako płatnik powinien zdawać sobie sprawę z konsekwencji, w tym podatkowych. ©℗
Podstawa prawna
• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374; ost.zm. Dz.U. poz. 1478)
• art. 6711 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U z 2020 r. poz. 1320)
• art. 21 ust. 1 pkt 13, art. 22 ust. 2, art. 32 ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1565)
• par. 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)