Obowiązujące od 2019 r. przepisy mówią, że jeśli firmowy samochód jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, to podatnik powinien wyłączyć z podatkowych kosztów 25 proc. poniesionych wydatków związanych z jego używaniem (art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy CIT).

Zryczałtowane 75 proc.

To efekt swoistego kompromisu między podatnikami a ustawodawcą. Fiskus nie jest w stanie skontrolować wszystkich przedsiębiorców, a ściślej tego, do jakich celów wykorzystują oni firmowe auta, więc przyjmuje, że prywatny użytek stanowi 25 proc. wydatków.

Potwierdzają to eksperci. ‒ Z przepisów wynika, że jeżeli np. w danym miesiącu podatnik kupił paliwo za 1000 zł na jazdy związane z działalnością gospodarczą i 500 zł na jazdy prywatne, to do kosztów zaliczać powinien tylko 75 proc. wydatków związanych z działalnością gospodarczą, czyli 750 zł. Praktyka jest jednak taka, że przed zmianą przepisów podatnicy zaliczali do kosztów 1500 zł, a obecnie 75 proc. wszystkich wydatków, czyli 75 proc. z 1500 zł (a zatem 1125 zł). Podatnicy nadal liczą na to, że organ podatkowy nie będzie w stanie udowodnić, że te 500 zł nie służyło wydatkom związanym z działalnością gospodarczą ‒ tłumaczy doradca podatkowy Mariusz Makowski.

Podobnie uważa dr Michał Wilk, radca prawny i doradca podatkowy w Kancelarii Wilk Latkowski Łokaj. ‒ Współczynnik 75 proc. ma charakter ryczałtowy w tym sensie, że nie ma związku z faktycznym zakresem wykorzystywania samochodu osobowego dla celów firmowych – wyjaśnia ekspert. W praktyce ‒ jak mówi ‒ może się okazać, że samochód jest wykorzystywany jedynie w 25 proc. w działalności gospodarczej danego podatnika, a w pozostałym zakresie – do celów prywatnych. ‒ Taka sytuacja nie może jednak prowadzić do zakwestionowania kosztów uzyskania przychodów ‒ uważa Michał Wilk.

100 proc. bez ewidencji

Zasadniczo wydatki na służbowe używanie auta powinny wynikać z prowadzonej przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu.

Przepisy ustaw o PIT i o CIT (odpowiednio: art. 23 ust. 5f i ust. 5g oraz art. 16 ust. 5f i ust. 5g) wprowadzają następujące domniemanie: w razie braku prowadzenia ewidencji uznaje się, iż samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.

‒ Domniemanie to nie znajduje zastosowania, gdy podatnik na podstawie przepisów ustawy o VAT nie jest zobowiązany do prowadzenia takiej ewidencji ‒ przypomina Jacek Aninowski, dyrektor generalny ds. obsługi postępowań podatkowych w ISP Modzelewski i Wspólnicy.

Półtora roku temu, tuż po zmianie przepisów, pojawiły wątpliwości, czy podatnik, który nie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, faktycznie może zaliczać do kosztów 100 proc. wydatków związanych z używaniem firmowego auta. Rozwialiśmy je w artykule „Mniej biurokracji u zwolnionych z VAT” (DGP nr 22/2019).

Wyjaśniliśmy, że podatnicy, których ustawa o VAT zwalnia z wymogu prowadzenia ewidencji przebiegu, mogą odliczać od przychodu 100 proc. wydatków na używanie samochodu osobowego, jeżeli wykorzystują go do celów działalności gospodarczej.

Minus 25 proc. kosztów

Potwierdza to interpretacja dyrektora KIS z 8 czerwca 2020 r. (0115-KDIT3.4011.66.2020.3.AWO). Jest ona jednak niekorzystna dla podatnika, ponieważ przyznał on we wniosku, że z powodu epidemii koronawirusa zaczął wykorzystywać firmowe auto również do celów prywatnych.

To w ocenie dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej przesądziło o braku możliwości odliczenia 100 proc. wydatków na eksploatację.

Przedsiębiorca próbował przekonywać, że skoro nie jest podatnikiem VAT i nie musi prowadzić ewidencji przebiegu, to wolno mu ujmować w kosztach całość wydatków związanych z używaniem firmowego samochodu.

Dyrektor KIS stwierdził jednak, że przedsiębiorca miałby prawo do 100 proc. kosztów, jeśli wykorzystywałby auto wyłącznie do działalności gospodarczej. Skoro jest podatnikiem zwolnionym z VAT, to „okoliczność prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie ma w tym zakresie prawnopodatkowego znaczenia. W takim przypadku, gdy ewidencja przebiegu pojazdu nie jest prowadzona, zastosowanie znajduje dyspozycja art. 23 ust. 5g ustawy o PIT, która – wolą ustawodawcy – poszerza krąg osób uprawnionych do uwzględniania w kosztach podatkowych 100 proc. wartości ponoszonych wydatków z tytułu eksploatacji (takich) samochodów osobowych” – stwierdził organ.

‒ Gdyby więc podatnik w opisie stanu faktycznego wskazał, że wykorzystuje samochód wyłącznie na potrzeby działalności, to biorąc pod uwagę, że jest zwolniony z VAT i nie musi prowadzić ewidencji, uzyskałby korzystną interpretację, zgodnie z którą mógłby zaliczyć do kosztów 100 proc. wydatków związanych z używaniem samochodu do celów firmowych ‒ komentuje Mariusz Makowski.

Jak to sprawdzić

Pozostaje jednak pytanie, jak fiskus miałby to sprawdzać, skoro podatnik nie musi prowadzić ewidencji przebiegu.

Zdaniem eksperta podatnik zwolniony z VAT może zaliczać do kosztów 100 proc. wydatków na eksploatację auta, a w razie ewentualnej kontroli stać na stanowisku, że nie wykorzystuje pojazdu do celów prywatnych.

‒ Jeżeli urzędnicy będą chcieli wyrzucić z podatkowych kosztów 25 proc. wydatków, to będą musieli udowodnić, że podatnik mija się z prawdą. Przyjdzie im więc przesłuchiwać świadków, analizować ilość litrów kupionego paliwa ‒ wylicza Mariusz Makowski.

Dodaje, że organ podatkowy najpewniej nie umiałby udowodnić, że stan opisany we wniosku był nieprawdziwy.

Przypomina, że podobnie było przed zmianą przepisów, czyli przed 2019 r. ‒ Podatnicy wychodzili z założenia, że w razie kontroli organ podatkowy nie będzie w stanie udowodnić, iż podatnik uwzględnił w kosztach uzyskania przychodów wydatki, które służyły jego prywatnym potrzebom ‒ wskazuje Makowski.

Michał Wilk zauważa jednak, że w świetle nowych przepisów (art. 23 ust. 5h ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 5h ustawy o CIT), jeśli organ podatkowy ustali, że podatnik niezasadnie odlicza 100 proc. kosztów, to utraci on 25 proc. kosztów od dnia rozpoczęcia używania samochodu. Oznacza to, że w dziś obowiązującym stanie prawnym dla utraty 25 proc. kosztów wystarczy, że organ podatkowy wykaże choćby jednorazowe, incydentalne wykorzystanie samochodu do celów prywatnych. Przed 2019 r. taka regulacja nie obowiązywała.