Employee experience od 2016 r. stał się jednym z najistotniejszych obszarów działania i wyzwań dla działów HR w organizacjach. Dobrze znany termin Customer experience, czyli zarządzanie doświadczeniem klienta, przeniósł się na obszar zarządzania ludźmi. Oznacza sumę doświadczeń pracownika z pracodawcą na wszystkich polach i etapach działania, poczynając od procesu rekrutacji, przez rozwój aż po odejście z organizacji. Wiele lat temu Richard Branson powiedział, że to pracownicy są najważniejsi i jeśli zadbamy o naszych pracowników, oni zadbają o klientów firmy.

Uczestnicy programu Top Employers podczas audytu mają okazję przyjrzeć się wszystkim elementom, które składają się na Employee Experience.

Zapewnienie pracownikom atrakcyjnego doświadczenia pomaga organizacjom w pozyskiwaniu, a co najważniejsze – utrzymaniu, wykwalifikowanych pracowników.

Employee experience w praktyce

Według Jacoba Morgana na Employee Experience składają się trzy elementy: kultura organizacji, otoczenie oraz technologia.

Kultura organizacji jest bardzo szerokim pojęciem, zawierającym w sobie m.in. wartości, misję, procesy, komunikację, transparentność, przywództwo, hierarchię, jak również strategię. O tym, jak ważne są wartości dla organizacji i pracowników, świadczy chociażby fakt, że 100 proc. certyfikowanych pracodawców w Polsce i w Europie ma określone wartości, 98 proc. posiada zdefiniowany i opublikowany program wartości, zaś u 94 proc. pracodawców w Polsce i 96 proc. w Europie wartości przekładają się na wymagane zachowania, ułatwiające realizowanie wartości w praktyce.

W stosunku do roku ubiegłego z 95 do 98 proc. wzrósł procent polskich pracodawców, którzy wdrożyli plan komunikacji, aby edukować pracowników na temat strategii biznesowej, priorytetów i wyników.

U 98 proc. polskich Top Employers strategia HR posiada jasno określone cele, u 90 proc. zawiera opis docelowej kultury zarządzania ludźmi, w tym wymagane zachowania pracowników i kadry menedżerskiej, zaś u 94 proc. istnieje wyraźne połączenie strategii biznesowej i strategii HR.

Rozwój technologii

Drugim ważnym elementem Employee Experience jest technologia. Jednocześnie jest to jedno z największych wyzwań polskich i globalnych Top Employers. Z jednej strony mówimy o roli mediów społecznościowych o profilu biznesowym jako narzędziu do działań w ramach strategii employer brandingu, marketingu rekrutacyjnego czy social sellingu. Z drugiej zaś o narzędziach wspomagających procesy HR.

90 proc. polskich certyfikowanych organizacji prowadzi konta firmowe w mediach społecznościowych, dla 65 proc. serwisy społecznościowe to kluczowy element strategii rekrutacyjnej, zaś 53 proc. określiło wskaźniki sukcesu dotyczące korzystania z narzędzi sieci społecznościowych. Najbardziej popularnym narzędziem wykorzystywanym w rekrutacji jest portal z ofertami pracy, stosuje go 98 proc. pracodawców, kolejno narzędzia wspomagające ocenę i selekcję (87 proc.), rekrutacja wielokanałowa (81 proc.) oraz system śledzenia aplikacji, ATS (79 proc.). Najrzadziej pracodawcy korzystają z chatbota (13 proc.) i grywalizcji (16 proc.).

Wyzwaniem dla polskich Top Employers wciąż pozostają narzędzia wspomagające procesy HR. 82 proc. organizacji ma zintegrowaną platformę HR, w 74 proc. z nich pracownicy mają stały dostęp do tej platformy i mogą przeglądać, zarządzać swoimi informacjami oraz uzyskać dostęp do dodatkowych zasobów. 60 proc. organizacji posiada wirtualną platformę dot. wdrażania dla nowych pracowników, zaś dostęp do niej jeszcze przed rozpoczęciem pracy oferuje tylko 16 proc. Najbardziej popularnym narzędziem związanym ze szkoleniami jest portal edukacyjny (posiada go 87 proc. certyfikowanych polskich organizacji), na drugim miejscu plasują się bazy wiedzy (85 proc.), najmniejsza grupa, bo tylko 37 proc., korzysta z narzędzi just in time learning.

Otoczenie pracownika

Dla pracowników ważne są nie tylko poziom wynagrodzenia i dodatkowe benefity, lecz również wygląd i aranżacja przestrzeni, wszelkie udogodnienia związane z miejscem pracy, sposób zarządzania różnorodnością w organizacji, autonomia działań czy elastyczny system czasu pracy.

Pracownicy bardzo dbają o work-life balance, zaś pracodawcy starają się zapobiegać i niwelować negatywne skutki pracy. 73 proc. pracodawców zapewnia swoim pracownikom wsparcie w radzeniu sobie ze stresem (wzrost o 13 proc. w stosunku do roku ubiegłego), 45 proc. w zakresie wypalenia zawodowego (wzrost o 8 proc.), 32 proc. zajęcia z medytacji/mindfulness, zaś 24 proc. programy rzucania palenia, a 37 proc. odchudzania. W modzie są też programy informacji żywieniowych (69 proc.) i świeże warzywa i owoce w biurze – 54 proc. zatrudnionych u Top Employers pracowników ma do nich dostęp. I wreszcie kwestia aranżacji przestrzeni biurowych. 31 proc. pracowników ma dostęp do strefy relaksu w biurze, czyli np. foteli do masażu, pokojów ciszy, kapsuł do spania, pomieszczeń do medytacji itd.

Dla 90 proc. polskich Top Employers różnorodność i otwartość stanowią część kluczowych imperatywów biznesowych firmy.

Równie ważna dla polskich pracowników jest możliwość dowolnego kształtowania czasu pracy. 69 proc. z nich ma możliwość pracy według harmonogramów uwzględniajacych elastyczne godziny pracy, ale już tylko 10 proc. (w Europie 27 proc.) może dostosować zatrudnienie do roku szkolnego (term-time working). Coraz popularniejsze stają się sabbaticale, czyli długie bezpłatne urlopy. W Polsce prawo do nich ma 47 proc. pracowników, zaś w Europie 65 proc. Kolejny element kształtujący Employee Experience to telepraca, z których może korzystać 53 proc. pracowników.

Lider w centrum uwagi

W kształtowaniu pozytywnego Employee Expierience niebagatelne znaczenie odgrywa bezpośredni przełożony pracownika. Top Employers wiedzą, że mnożenie benefitów czy nowych projektów HR nie przyniesie spodziewanego zwrotu z inwestycji tak długo, jak pracownikami będą zarządzać niekompetentni liderzy. Głównym priorytetem dla certyfikowanych organizacji jest wzrost jakości przywództwa, drugim – ujednolicenie stylu przywództwa, trzecim zaś – wzrost zaangażowania liderów i zatrzymanie ich w firmie. Model kompetencji przywódczych stworzyło 95 proc. organizacji, 94 proc. dokonuje oceny kompetencji, zachowań i umiejętności liderów raz w roku i stanowi to część cyklu zarządzania wynikami.

Wszechobecne „kejpiaje”

Niezbędnym elementem do mierzenia skuteczności obranej strategii personalnej są wskaźniki efektywności. Z roku na rok zwiększa się odsetek pracodawców, którzy mierzą jakość poszczególnych procesów poprzez systematyczne monitorowanie określonych wskaźników. 81 proc. polskich Top Employers deklaruje, iż ich strategia personalna została przełożona na kluczowe wskaźniki HR (wzrost o 11 proc.); 82 proc., iż ich liderzy biznesowi są zaangażowani w wykorzystywanie wskaźników/danych HR do podejmowania opartych na faktach decyzji dotyczących pracowników. Podobnie wysoki odestek pracodawców stosuje KPI dotyczące procesu rekrutacji. Do najpopularniejszych wskaźników należą: wskaźnik zatrudnień – rekrutacja wewnętrzna (97 proc.); wskaźnik fluktuacji nowozatrudnionych/stosunek rezygnacji (87 proc.), analiza źródeł rekrutacji (87 proc.); koszt zatrudnienia (77 proc.). Wśród wskaźników dotyczących szkolenia i rozwoju dominują: procent przeszkolonych pracowników (87 proc.); wyniki ankiety zaangażowania pracowników (87 proc.); wskaźnik satysfakcji ze szkoleń (87 proc.); wydatki na szkolenia w zakresie uczenia się i rozwoju – budżet i wydatki rzeczywiste (84 proc.).

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Co zrobić, aby zostać Top Employer?

Organizacje, dla których rozwój pracowników i ciągłe doskonalenie warunków pracy są czołowym priorytetem, mogą starać się o uzyskanie certyfikatu Top Employer po ukończeniu czteroetapowego programu certyfikacji oraz spełnieniu globalnych standardów zarządzania kapitałem ludzkim. Top Employers Institute certyfikuje organizacje w poszczególnych krajach, na różnych kontynentach i na całym świecie. Cztery etapy programu zarządzane są według ściśle znormalizowanego procesu.

Głównym punktem Programu certyfikacji Top Employers 2020 było badanie najlepszych praktyk HR funkcjonujących w organizacji. Kwestionariusz najlepszych praktyk HR jest obiektywną metodologią badawczą stosowaną do oceny strategii i praktyk HR w organizacji. Badanie opiera się na międzynarodowym standardzie, dlatego wszyscy uczestnicy na całym świecie wypełniali ten sam kwestionariusz, który w programie Top Employers 2020 zawierał 10 tematów, 100 pytań i około 600 najlepszych praktyk.

Większość tematów badana była według poniższej struktury:

• Polityka i strategia

• Rola dyrekcji

• Praktyki

• Pomiary

• Technologia

• Priorytety

• KPI