Odpowiedzią na to pytanie i na obawy związane z wdrażaniem PPK w przedsiębiorstwach jest dobrze zaplanowana i przeprowadzona komunikacja. Taka, która nie ograniczy się jedynie do rozdania pracownikom ulotek, ale będzie całościowym, złożonym i wieloetapowym procesem.

Aby właściwie przeprowadzić proces komunikacji w związku z wdrożeniem i obsługą programu w firmie, najlepiej jest podzielić go na trzy etapy: przygotowanie do wyboru dostawcy PPK, skierowana do pracowników akcja informacyjno-szkoleniowa pomiędzy podpisaniem umów o zarządzenie i o prowadzenie PPK oraz bieżąca komunikacja w trakcie współpracy operacyjnej między pracodawcą, agentem transferowym i instytucją finansową wybraną do obsługi PPK.

W pierwszym etapie pracodawca musi przygotować swoją firmę do PPK oraz, przy udziale przedstawicieli załogi, wybrać instytucję finansową, która wdroży program i będzie zarządzać gromadzonymi środkami. W tym okresie powinien przeprowadzić akcję informacyjną, przedstawiając pracownikom najważniejsze założenia programu i harmonogram wdrożenia. Wkład merytoryczny do takiej informacji może przygotować dostawca PPK. Przedsiębiorca powinien też przedstawić załodze informację o sposobie wyłonienia dostawcy PPK, przyjętych kryteriach wyboru czy składzie komisji, która go dokona. Na koniec powinien też poinformować pracowników, którą instytucję wybrano na dostawcę PPK.

W drugim etapie, już po podpisaniu umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową, pracodawca musi zaplanować właściwą akcję edukacyjno-informacyjną, w trakcie której wszyscy pracownicy otrzymają kompleksową i rzetelną informację o programie. Na tej podstawie będą musieli podjąć decyzję, czy zostają w PPK (osoby do 55. roku życia), czy też do PPK się zapisują (starsi pracownicy). Można do tego podejść na kilka sposobów. Pracodawca może przeprowadzić taką akcję samodzielnie, za pośrednictwem swoich własnych kanałów informacji, takich jak firmowy intranet. W takim modelu instytucja finansowa dostarczy pracodawcy gotowe materiały, np. teksty do intranetu, filmy instruktażowe czy elektroniczne wersje wszystkich ulotek. W innym wariancie pracodawca może zdecydować się na akcję informacyjną przy udziale przedstawicieli dostawcy PPK. Mogą oni wziąć udział w spotkaniach z załogą, szkoleniach, dyżurach informacyjnych. W tym modelu instytucja finansowa może zapewnić wszystkie materiały w wersji papierowej. Można też zastosować model mieszany, łączący w sobie bezpośredni kontakt z przedstawicielami instytucji finansowej z przekazaniem pracownikom wszelkich informacji w wersji elektronicznej lub papierowej.

Trzeci i ostatni etap będzie trwał właściwie przez cały okres funkcjonowania programu PPK w danym zakładzie pracy. W tym czasie bardzo ważne są działania komunikacyjne skierowane do pracowników, zarówno ze strony pracodawcy, jak i instytucji finansowej. Na start każdy członek PPK otrzyma od dostawcy PPK pakiet powitalny. Będzie on wysłany, w zależności od wyboru i decyzji pracownika, albo pocztą elektroniczną, albo na adres korespondencyjny. Będzie zawierał informacje o dostawcy PPK, o samym programie, w tym np. wyciąg z ustawy czy o przysługujących pracownikowi prawach, ale także wiele informacji praktycznych, np. jak zalogować się do portalu umożliwiającego obsługę PPK przez internet, jakie dyspozycje można tam składać i jak należy to zrobić oraz gdzie i jak można uzyskać odpowiedzi na wszelkie pytania. Każdy z członków PPK musi mieć też dostęp do informacji o stanie swojego rachunku i dokonanych wpłatach.

Dobór właściwych narzędzi komunikacji oraz przekazanie informacji w odpowiednim czasie może być kluczowe dla udanego wdrożenia PPK w zakładzie pracy. Dlatego warto wybrać partnera, który zagwarantuje realne wsparcie również w procesie komunikacji, będzie miał na nią swoje pomysły i realnie odciąży pracodawcę.

Partnerem Vademecum jest Aegon PTE S.A.