W firmie, która zatrudnia kilkaset czy kilka tysięcy pracowników oraz ma wiele oddziałów i placówek na terenie całej Polski, wdrożenie PPK ma kilka kluczowych dla powodzenia całej akcji etapów. Cały ten proces będzie stanowić spore wyzwanie, nie tylko finansowe, związane z koniecznością weryfikacji budżetów płacowych, ale i organizacyjne. To na pracodawcy będzie spoczywał obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową. Będzie musiał dokonać jej starannego wyboru, porównując oferowane warunki prowadzenia PPK, oceniając jej doświadczenie w zarządzaniu funduszami oraz angażując w proces wyboru działające w firmie związki zawodowe lub wybraną w tym celu reprezentację pracowników. Taki obowiązek narzuca ustawa. Istotne jest jednak jeszcze jedno kryterium – która z instytucji zaproponuje w okresie wdrożenia, a następne obsługi, największe ułatwienia oraz uproszczenia procesów i procedur.

Przy dużej skali działalności przedsiębiorstwa ważne jest, aby dostawca PPK zaoferował taki proces obsługi, w którym nie będzie konieczności wypełniania i zbierania tysięcy niepotrzebnych papierowych dokumentów. Sprawi to, że – z punktu widzenia działów kadrowo-płacowych w zakładzie pracy – wdrożenie PPK będzie mógł przebiegać bez konieczności ponoszenia dużych dodatkowych nakładów i bez konieczności znaczącego powiększania zasobów HR. Im więcej uproszczeń w procesie, im więcej przyjaznych użytkownikom udogodnień informatycznych oraz im mniej papieru w całym procesie, tym większe zadowolenie i satysfakcja z PPK zarówno po stronie pracodawcy, jak i jego pracowników.

Dostawcy PPK sami będą aktywnie proponowali możliwości uproszczenia procesu zarządzania programem, a co za tym idzie redukcji tych kosztów obsługi, których można uniknąć. Jednym z takich rozwiązań jest maksymalne ograniczenie papierowej dokumentacji. Ustawa o PPK tylko w kilku miejscach wymienia obowiązek pozyskania zgód czy oświadczeń na piśmie. Najważniejszym dokumentem, który pracodawca musi zbierać od swoich pracowników w wersji papierowej, jest rezygnacja z członkostwa w PPK. W innych przypadkach pracodawcy mogą i powinni domagać się od dostawcy PPK, aby umożliwił ich pracownikom składaPSAV_picturenie wszelkich dyspozycji związanych z wdrożeniem i późniejszym uczestnictwem w PPK w formie elektronicznej. Może się to odbywać za pośrednictwem portalu czy innego narzędzia dostarczonego przez instytucję finansową.

Ważną rolę w digitalizacji całego procesu wdrożenia i obsługi PPK powinien odgrywać agent transferowy, czyli instytucja, która jest partnerem dostawcy PPK w procesie bieżącej obsługi, kontaktów z pracodawcami itp. Agent transferowy powinien nie tylko dostosowywać funkcjonalności portalu dla pracodawców i pracowników do wymogów instytucji finansowej, ale i proaktywnie proponować nowe rozwiązania techniczne i informatyczne. Będą one wyróżnikami oferty obsługowej danej instytucji finansowej, ale przede wszystkim będą służyły wygodzie pracodawców i samych pracowników oszczędzających w ramach PPK.

Z punktu widzenia pracodawcy i jego zaangażowania w proces wdrożenia PPK w zakładzie pracy ważne jest, aby – jeśli już potrzebne jest zbieranie jakichkolwiek dokumentów w formie papierowej – mógł on liczyć na pomoc i wsparcie dostawcy PPK. Instytucja finansowa powinna mieć odpowiednie doświadczenie i zasoby, aby te procesy przyspieszyć, uprościć lub nawet przejąć od pracodawcy.

Firmy coraz częściej szukają takich rozwiązań, które będą nie tylko przyjazne i wygodne dla pracowników, ale także im samym ułatwią administrowanie różnymi procesami. PPK mają więc szansę być przykładem programu, w którym papierowe dokumenty odejdą do lamusa, a dodatkową korzyścią dla pracowników będzie przyzwyczajenie ich do załatwiania większości formalności za pośrednictwem swojego komputera lub smartfona. Dzięki wsparciu i rozwiązaniom zaproponowanym przez instytucję finansową wdrożenie PPK wcale nie musi być trudne.

Partnerem Vademecum jest Aegon PTE S.A.