Jakich danych może żądać pracodawca?

Zgodnie z przepisami dostosowującymi regulacje Kodeksu pracy do przepisów RODO, pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  1. imię (imiona) i nazwisko,
  2. datę urodzenia,
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
  4. wykształcenie,
  5. kwalifikacje zawodowe,
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Jednak danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji.

W porównaniu z poprzednim stanem prawnym pracodawca nie będzie mógł zatem wymagać od kandydata do pracy, aby podał imiona rodziców czy adres zamieszkania (chyba, że sam chce go wskazać jako swoje dane kontaktowe). Będzie mógł on natomiast żądać informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia takiej osoby, ale wyłącznie w takim zakresie w jakim jest to istotne dla stanowiska, na które ona aplikuje. Tym samym np. kandydatka na stanowisko sekretarki nie będzie musiała wskazywać poprzednich miejsc zatrudnienia, które nie są związane z pracą biurową.
Od pracownika będzie można natomiast wymagać podania następujących danych:

  1. adres zamieszkania,
  2. numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  5. numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracodawca może domagać się od pracownika podania innych danych osobowych niż wprost określone w katalogu wskazanym w przepisach Kodeksu pracy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania przepisów prawa (np. oświadczenie o niekaralności).

Nowe przepisy regulują również zasady przetwarzania danych osobowych za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Do tej pory nie było szczególnych regulacji w tym zakresie. Zgoda kandydata do pracy lub pracownika pozwala na przetwarzanie innych niż wymienione w przepisach Kodeksu pracy danych, z wyłączeniem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Zgoda musi odpowiadać wszystkim wymogom przewidzianym zarówno w RODO, jak i w przepisach Kodeksu pracy. W szczególności w przypadku danych szczególnie chronionych, dane osobowe będą mogły być przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Ważne: Brak zgody lub jej wycofanie nie mogą być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Monitoring pracowników

Od 4 maja br. zmianie uległy również zasady prowadzenia monitoringu w pracy. Nie będzie można go już stosować w pomieszczeniach zakładowych organizacji związkowych. Ponadto zostało doprecyzowane, że instalacja monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach sanitarnych wymaga dodatkowo uzyskania przez pracodawcę uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej.

Badania lekarskie

Po zmianie przepisów pracodawca będzie mógł żądać przedstawienia aktualnego orzeczenia lekarskiego, stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia. Uzyska takie prawo, gdy będzie przyjmował do pracy osobę posiadającą wskazane orzeczenie, która: pozostaje w stosunku pracy u innego pracodawcy lub jest zatrudniana w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu jej poprzedniego stosunku pracy.

Więcej na ten temat przeczytasz i o innych zmianach przeczytasz w książce:
RODO 2019. Plusy i minusy zmian od 4 maja>>>