Listy obecności zawsze trzeba przechowywać trzy lata. To, co związane z wypadkiem w pracy – dziesięć lat. Ale już harmonogramy – trzy lata albo dziesięć w zależności od daty nawiązania stosunku pracy. Ten ostatni wniosek może zaskakiwać – tak jednak wynika z najnowszych wyjaśnień ministerstwa.

i. listy obecności, karty ewidencji i harmonogramy

Dokumentacja pracownicza obejmuje – zgodnie z nową definicją z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy – zarówno akta osobowe, jak i inną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli dokumentacje prowadzone zgodnie z par. 6 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369; dalej: rozporządzenie). Zatem dla wszystkich tych dokumentacji od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe zasady ich przechowywania.
Regułą ogólną jest obecnie przechowywanie całości dokumentacji pracowniczej przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z pracownikiem, co wynika z nowego art. 94 pkt 9b k.p. Zasada ta dotyczy jednak stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r., a w przypadku wcześniejszych co do zasady stosuje się dotychczasowe przepisy (przy czym okres przechowywania w niektórych przypadkach można zmodyfikować, składając do ZUS raport informacyjny). W przypadku akt osobowych różnica będzie najbardziej widoczna, gdyż dotychczasowy okres przechowywania to 50 lat, a obecny – 10 lat. Zasady te nie dotyczą jednak wszystkich dokumentów, gdyż dla części z nich w poprzednim stanie prawnym nie było wyraźnych terminów przechowywania. Przyjmowano więc, że należy je przechowywać przez trzy lata, tj. przez okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (art. 291 k.p.). Taka interpretacja dotyczyła list obecności, harmonogramów czasu pracy czy ewidencji czasu pracy.
Reklama
Jak wskazuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku 7 lutego 2019 r., listy obecności są dokumentami zbiorczymi, a nie indywidualnymi, prowadzonymi oddzielnie dla każdego pracownika, i nie są one ani częścią akt osobowych, ani dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W związku z tym listy obecności dla stosunków pracy zarówno nawiązanych przed 2019 r., jak i od nowego roku będą przechowywane przez taki sam okres, czyli trzy lata. Jest to inna sytuacja niż w przypadku kart ewidencji czasu pracy, które zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z 11 stycznia 2019 r. (zob. „W niektórych przypadkach okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wydłużono, a nie skrócono” – tygodnik Kadry i Płace z 31 stycznia 2019 r., DGP nr 22) dla starych stosunków pracy powinny być przechowywane przez trzy lata, a dla nawiązanych już w 2019 r. – przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Reklama
WAŻNE Dokumenty zeskanowane do PDF mogą być podpisywane przez zewnętrznych dostawców usług. W postaci skanów mogą być też przechowywane wnioski z obszaru czasu pracy – mimo że w kodeksie pracy mają narzuconą formę pisemną.
W praktyce najwięcej wątpliwości budzi jednak część stanowiska MRPiPS dotycząca przechowywania harmonogramów czasu pracy. Resort pracy przyjął bowiem zasadę analogiczną jak przy kartach ewidencji czasu pracy, a więc dwa okresy przechowywania w zależności od daty nawiązania stosunku pracy – trzy lata dla pracowników, z którymi nawiązano stosunek pracy przed 2019 r., i 10 lat dla pracowników, których stosunki pracy powstały od 1 stycznia 2019 r. Do tego poglądu należy jednak zgłosić zastrzeżenia, gdyż w trakcie prac nad rozporządzeniem harmonogramy czasu pracy zostały usunięte z dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, prowadzonej zgodnie z par. 6 pkt 1 rozporządzenia. Pierwotnie w projekcie tego aktu wykonawczego przewidywano bowiem przechowywanie kopii harmonogramów potwierdzonych przez pracowników, z czego ostatecznie zrezygnowano. Wydaje się tym samym, że harmonogramy nie stanowią części składowej innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a więc nie dotyczą ich także zasady ogólne przechowywania dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku byłyby one przechowywane tylko przez okres wynikający z przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy wynoszący trzy lata. Ponadto należy zauważyć duże podobieństwo do list obecności, gdyż harmonogramy także są najczęściej zbiorowe, a nie indywidualne i mogą być przechowywane w formie elektronicznej, co wynika wprost z kodeksu pracy, a dokładnie z art. 129 k.p. Słuszne wydaje się zatem, aby harmonogramy czasu pracy, podobnie jak listy obecności, były przechowywane dla wszystkich pracowników tylko przez trzy lata.

ii. wnioski o wyjścia prywatne i odbiór nadgodzin

Elektronizacja dokumentacji od 1 stycznia 2019 r. jest niestety połowiczna, gdyż w kodeksie pracy nadal nie zrezygnowano z wymogu składania niektórych wniosków na piśmie. Zatem mimo że pracodawca wybierze elektroniczną formę przechowywania dokumentacji, będzie musiał najpierw przyjąć tradycyjny wniosek pisemny z podpisem pracownika, a dopiero następnie go zeskanować. Największy problem dotyczy dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, gdyż w jej przypadku aż dwa dokumenty, które często są składane przez pracowników, muszą mieć wyjściowo formę pisemną – wniosek o wyjście prywatne (art. 151 par. 21 k.p.) oraz wniosek o odbiór czasu wolnego za nadgodziny (art. 1512 par. 1 k.p.).
MRPiPS przyjęło, że ze względu na zasadę równoważności dokumentacji elektronicznej z papierową wystarczające będzie przechowywanie skanów wniosków o odbiór czasu wolnego lub wyjście prywatne i nie ma konieczności przechowywania ich w drugiej postaci, czyli papierowej. Niestety nie jest to wcale prosty sposób prowadzenia dokumentacji, gdyż na cały proces składają się kolejno: złożenie dokumentu papierowego, jego zeskanowanie i dołączenie do dokumentacji elektronicznej, a następnie wydanie oryginalnego dokumentu pracownikowi lub jego zniszczenie. Finalnie dokumentacja będzie przechowywana tylko w jednej postaci, czyli elektronicznej, niemniej jednak wersji pośredniej w postaci papierowego wniosku nie da się uniknąć. W obszarze czasu pracy należy więc elektronizację uznać za połowiczną. Co z tego, że dokumentacja prowadzona w postaci elektronicznej jest (zgodnie z art. 9411 k.p.) równoważna z dokumentacją papierową, skoro nie da się uniknąć papieru i skanowania? Zgodnie bowiem z par. 11 rozporządzenia dołączenie dokumentu papierowego do dokumentacji elektronicznej wymaga jego zeskanowania, opatrzenia kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy i umieszczenia w dokumentacji w sposób zapewniający jej czytelność, dostęp i spójność. Pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem termin odebrania dokumentu papierowego, a gdyby do tego nie doszło lub w przypadku, gdy pracownik go nie odbierze, pracodawca ma zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. Paradoksalnie może się okazać, że mniej pracy będzie przy przechowywaniu dokumentów z obszaru czasu pracy w postaci papierowej. [przykład 1]

iii. zewnętrzne firmy

W procesie elektronizacji dokumentacji z pewnością pojawi się zapotrzebowanie na usługi polegające na skanowaniu dokumentów w przypadkach, gdy pracodawcy chcieliby prowadzić w ten sposób akta osobowe. Wprawdzie już istnieją centra czy firmy zajmujące się skanowaniem dokumentów, ale do tej pory nie było prawnego wymogu opatrywania ich podpisem elektronicznym, a więc wystarczało, że firma udostępniła je po zeskanowaniu np. w chmurze. Teraz cała operacja musi polegać dodatkowo na podpisaniu każdego dokumentu podpisem elektronicznym, co jest dużym obciążeniem czasowym dla działów kadr, gdyby one miały to robić.
MRPiPS pozwala jednak, aby czynności takie wykonywały firmy zewnętrzne, działając w imieniu pracodawcy. W ocenie resortu powyższe działanie mieści się w zakresie wykonywania czynności w imieniu pracodawcy przez wyznaczoną do tego osobę, co zawiera się w art. 31 k.p. Możliwe jest więc wykonywanie takich czynności na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez pracodawcę. Należy jednak pamiętać, że podpis elektroniczny w przypadku dokumentów skanowanych jest jednocześnie potwierdzeniem zgodności odwzorowania z dokumentem papierowym. Zatem w takim przypadku usługodawca powinien przejąć odpowiedzialność za prawidłowość wykonanych skanów z punktu widzenia nie tylko ich jakości, lecz także zgodności z dokumentacją papierową. W praktyce bardzo ważna będzie zatem treść umowy dotyczącej tej usługi i określenie w niej zakresu odpowiedzialności usługodawcy.
Uwaga! Elektroniczne przechowywanie dokumentacji oznacza, że od stycznia 2019 r. pracodawca już nie posiada dokumentów w postaci papierowej. Jeśli więc się okaże, że nie zeskanowano wszystkich stron danego dokumentu, to nie będzie już jak uzupełnić skanu ani też nie będzie możliwości ponownego zeskanowania takiego dokumentu. Jak już bowiem wspomniano, po procesie elektronizacji poprzednią formę dokumentacji wydaje się pracownikowi albo niszczy, jeśli ten nie odbierze jej w ustawowym terminie.

iv. dokumentacja wypadkowa

W nowym rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej dokumentacja wypadkowa nie jest ujęta, ale w jej przypadku art. 234 k.p. wprost wprowadza regułę przechowywania protokołów oraz innej dokumentacji wypadkowej przez 10 lat. Zatem w tym przypadku od stycznia 2019 r. nic się nie zmieniło, i bez względu na datę zatrudnienia w odniesieniu do wszystkich pracowników obowiązują tożsame okresy przechowywania dokumentów związanych z wypadkami.
W przypadku dokumentacji związanej z chorobami zawodowymi resort pracy odesłał w swoim stanowisku do starego rozporządzenia z 2002 r. oraz stwierdził, że problematyka ta należy do właściwości resortu zdrowia. Wskazane rozporządzenie nie określa jednak wprost daty przechowywania dokumentacji związanej z chorobami zawodowymi, w związku z czym redakcja wystąpiła do Ministerstwa Zdrowia o wyjaśnienie powyższej kwestii.

v. zamknięte katalogi

Resort pracy przyjął, że dodatkowe dokumentacje prowadzone na podstawie par. 6 rozporządzenia mają ściśle określony zakres, a przepis ten zawiera katalog zamknięty rodzajów dokumentów, jakie powinny być w nich przechowywane. W związku z powyższym pojawią się komplikacje związane z prowadzeniem zwłaszcza dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy oraz urlopów wypoczynkowych, gdyż z nimi wiąże się większa liczba dokumentów pośrednio powiązanych z danym tematem. Jednak w razie dylematów kadrowych odpowiedź jest prosta: jeśli dokumentu nie wskazano wprost w par. 6 rozporządzenia, a dotyczy on przebiegu zatrudnienia, to powinien być przechowywany w aktach osobowych w części B.
W przypadku czasu pracy wyliczenie zawiera wiele dokumentów i wniosków pracowników, ale nie jest ono wyczerpujące, gdyż pominięto w nim chociażby cały art. 1421 k.p., który został dodany do kodeksu pracy w czerwcu 2018 r. W tym czasie pracowano już nad rozporządzeniem, jednak nie uwzględniono w nim tej zmiany. Ponadto w katalogu nie ujęto zgód lekarzy na pracę w nadgodzinach czy w nocy pracowników niepełnosprawnych, mimo że podobne do nich zgody rodziców dzieci do lat czterech przeniesiono z części B akt osobowych do nowej dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Zatem i te dokumenty powinny być przechowywane w aktach osobowych w części B. Podobnie należy ocenić wszystkie wnioski o zwolnienia od pracy, których nie wymieniono w par. 6 rozporządzenia. [przykład 2]
W przypadku urlopów obejmuje to wnioski pracowników o inne rodzaje urlopów niż wypoczynkowy, które często są składane w tej samej aplikacji elektronicznej lub na tym samym wniosku papierowym, tylko z odpowiednią adnotacją. Odrębna dokumentacja urlopowa ma dotyczyć tylko urlopów wypoczynkowych i dokumentów związanych z ich udzielaniem i wykorzystywaniem, a więc będą to także pisma związane z przesunięciem lub odwołaniem pracownika z urlopu, czy wnioski o jego anulowanie. Nie będą zaś mieścić się w niej wnioski dotyczące innych kategorii urlopów. [przykład 3]©℗

przykład 1

Procedura postępowania
Pracownik złożył w ciągu miesiąca dwa wnioski o wyjścia prywatne oraz trzy wnioski o odbiór czasu wolnego za nadgodziny. Zatem aby prowadzić i przechowywać dokumentację elektronicznie, trzeba będzie zeskanować te pięć wniosków i dołączyć je w formacie PDF do systemu teleinformatycznego po opatrzeniu każdego podpisem elektronicznym. Następnie wnioski papierowe trzeba oddać pracownikowi, a jeśli ich nie odbierze, to będzie trzeba je zniszczyć. Jeśli zaś pracodawca zdecydowałby się na powadzenie dokumentacji w postaci papierowej, to wystarczyłoby wydrukować kartę ewidencji czasu pracy i przechowywać ją razem z tymi wnioskami złożonymi papierowo.

przykład 2

W dwóch częściach
Pracownik w jednym miesiącu oddał krew, korzystając z tego tytułu ze zwolnienia od pracy, oraz stawił się w sądzie jako świadek w innym mieście, co także oznaczało zwolnienie od pracy na cały dzień, które usprawiedliwił wezwaniem do sądu. Ponadto skorzystał z dwóch godzin wyjścia prywatnego oraz dwóch godzin zwolnienia z art. 188 k.p. z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14. Wszystkie te nieobecności wraz z ich wymiarami muszą być uwzględnione w karcie ewidencji czasu pracy pracownika, ale dokumenty ich dotyczące nie zawsze będą przechowywane wraz z taką kartą. Spośród czterech dokumentów, jakie złożył pracownik w tym miesiącu, dwa pierwsze, czyli zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa oraz z sądu, powinny trafić do akt osobowych do części B, a tylko wnioski o opiekę i wyjście prywatne do nowej dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.

przykład 3

Z jednej aplikacji
U pracodawcy obowiązuje aplikacja do elektronicznego obiegu wniosków pracowniczych. Za jej pośrednictwem składane są wnioski:
• o urlopy wypoczynkowe, w tym o urlop na żądanie,
• o dodatkowe urlopy wypoczynkowe udzielane na podstawie układu zbiorowego pracy,
• o urlopy szkoleniowe,
• o urlopy okolicznościowe, w związku z urodzeniem dziecka, ślubem czy śmiercią określonych członków rodziny,
• o zwolnienia z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14,
• o dzień wolny z tytułu urodzin pracownika przysługujący na podstawie układu zbiorowego pracy.
Z punktu widzenia obowiązujących zasad prowadzenia dokumentacji jedynie pierwsze dwa z wymienionych sześciu wniosków powinny być przechowywane w dokumentacji dotyczącej urlopów wypoczynkowych. Wnioski o opiekę nad dzieckiem do lat 14 powinny być przechowywane w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy, a pozostałe wnioski w części B akt osobowych.©℗
Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 7 lutego 2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej
pytanie dgp: Przez jaki okres należy przechowywać listy obecności i harmonogramy czasu pracy z okresu sprzed nowelizacji przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji i powstałe od 1 stycznia 2019 r.?
odpowiedź mrpips: Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357) pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).
Dokumentację pracowniczą (w tym także np. rozkłady) należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b k.p. w brzmieniu nadanym powołaną wyżej ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r.). W przypadku jednak, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza (np. rozkład czasu pracy) może stanowić dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną postępowania, to obowiązany jest on przechowywać tę dokumentację do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do końca okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p. Natomiast w przypadku, gdy pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p., przedłuża się o 12 miesięcy (art. 944 k.p.). Przy czym należy zaznaczyć, że powyższe okresy przechowywania dotyczą dokumentacji odnoszącej się do stosunków pracy nawiązanych począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. (tj. od dnia wejścia w życie powołanej wyżej ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Natomiast okres przechowywania dokumentacji odnoszącej się do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ww. ustawy ustala się zgodnie z art. 7 ust. 2 tej ustawy, tj. na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem jej wejścia w życie. W tym miejscu należy podkreślić, że przepisy obowiązujące przed dniem 1 stycznia 2019 r. nie wskazywały okresu przechowywania rozkładów czasu pracy (służących prawidłowemu rozliczaniu czasu pracy pracownika w ramach obowiązującego go okresu rozliczeniowego czasu pracy). W doktrynie prawa pracy przeważał jednak pogląd, że wskazane jest przechowywanie takiej dokumentacji (tj. rozkładów czasu pracy) przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, z uwagi na fakt, iż ewentualne roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne (art. 291 k.p.).
Jak już zaznaczono wyżej, dokumentację pracowniczą tworzą: akta osobowe – prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, oraz dokumentacja związana z jego stosunkiem pracy – także prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika (par. 2 i par. 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz.U. poz. 2369). Zbiorcze listy obecności pracowników (prowadzone ewentualnie w przypadku przyjęcia u danego pracodawcy takiego sposobu potwierdzania przybycia do pracy oraz obecności w pracy) nie są zindywidualizowanymi dokumentami prowadzonymi oddzielnie dla konkretnego pracownika. Tym samym nie są one (w przeciwieństwie np. do ewidencji czasu pracy) ani częścią dokumentacji pracownika w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, ani częścią jego akt osobowych. Zarówno dotychczasowe, jak i obecnie obowiązujące przepisy nie określały/nie określają okresu przechowywania wspomnianych wyżej list. Jednak ze względu na fakt, iż ewentualne roszczenia pracowników ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne, w doktrynie prawa pracy przeważał pogląd, że wskazane jest przechowywanie takich list przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 291 k.p.).
pytanie dgp: Przez jaki okres powinna być przechowywana przez pracodawców dokumentacja dotycząca wypadków przy pracy, wypadków w drodze do pracy i chorób zawodowych po zmianach od 1 stycznia 2019 r.? Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie zawiera odpowiednika przepisu par. 7 starego rozporządzenia dotyczącego takich dokumentów. Czy oznacza to, że nie stosuje się w tym zakresie ogólnych reguł wynikających z nowych przepisów o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej?
odpowiedź mrpips: Regulacje dotyczące okresu przechowywania dokumentacji związanej z wypadkami przy pracy zawarte są w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 234 par. 31 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany przechowywać protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat. Warto podkreślić, że zgodnie z art. 234 par. 3 k.p. pracodawca jest obowiązany ponadto prowadzić rejestr wypadków przy pracy.
Natomiast szczegółowe regulacje dotyczące dokumentacji w zakresie chorób zawodowych zawarte są w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 1 sierpnia 2002 r. w sprawie sposobu dokumentowania chorób zawodowych i skutków tych chorób (Dz.U. z 2013 r. poz. 1379), które to rozporządzenie pozostaje we właściwości Ministra Zdrowia.
pytanie dgp: Czy w przypadku elektronizacji dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy można nie przechowywać papierowych wniosków o odbiór czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych i o wyjścia prywatne, mimo że kodeks pracy przewiduje w tym zakresie obligatoryjną formę pisemną dla wniosku pracownika?
odpowiedź mrpips: Zgodnie z art. 94 pkt 9a k.p. pracodawca ma wybór w jakiej postaci – papierowej czy elektronicznej – będzie prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą. Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej – jak stanowi art. 9411 k.p. – jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. W związku z tym, w przypadku gdy pracodawca zdecyduje o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, np. dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, nie ma obowiązku gromadzenia tej dokumentacji dodatkowo, w postaci papierowej. Stosownie do par. 11 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), dołączając do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej dokument w postaci papierowej, należy sporządzić odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu oraz dokonać jego opatrzenia kwalifikowanym podpisem albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
pytanie dgp: Czy możliwe jest upoważnienie zewnętrznych firm, np. pracownika biura rachunkowego czy firmy rozliczającej płace lub firmy zajmującej się elektronizacją dokumentów, do podpisywania dokumentów zeskanowanych do formatu PDF podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną w imieniu klienta (pracodawcy)?
odpowiedź mrpips: Zgodnie z art. 31 Kodeksu pracy zasady reprezentacji pracodawcy (dokonywania czynności) w sprawach z zakresu prawa pracy określa art. 31 Kodeksu pracy. I tak, zgodnie z art. 31 par. 1 k.p. za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności takich dokonuje osoba albo organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona (prawnie umocowana) do tego osoba. Przepis ten ma odpowiednie zastosowanie do pracodawców będących osobami fizycznymi, jeżeli nie dokonują one wspomnianych czynności osobiście (art. 31 par. 2 k.p.). Zakres wspomnianego umocowania prawnego określa pracodawca. Zdaniem Departamentu nie ma zatem przeszkód prawnych, aby obejmowało ono również np. wykonywane w ramach dokonywania zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną czynności polegających na opatrywaniu cyfrowych odwzorowań tej dokumentacji kwalifikowanym podpisem elektronicznym, potwierdzającym zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym.
pytanie dgp: Czy dokumenty związane z czasem pracy, ale niewymienione w par. 6 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, np. zgoda lekarza medycyny pracy na pracę w nadgodzinach pracownika niepełnosprawnego czy wniosek o wprowadzenie przerywanego czasu pracy złożony na podstawie art. 1421 k.p., przechowujemy w aktach osobowych w części B, czy w nowej dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy? Czy katalog dokumentów dotyczących dokumentacji czasu pracy jest katalogiem zamkniętym i wszystkie dokumenty w nim nieujęte przechowujemy w części B akt osobowych?
odpowiedź mrpips: Z konstrukcji przepisu par. 6 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej wynika, iż zawarte w nim wyliczenie dokumentów dotyczących stosunku pracy ma charakter katalogu zamkniętego (numerus clausus). W związku z powyższym nieujęte w tym katalogu dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia danego pracownika, takie jak np. wnioski składane na podstawie art. 1421 par. 1 k.p., powinny być, w opinii Departamentu, przechowywane w części B akt osobowych pracownika.