statystyki

Stanowisko MRPiPS dotyczące dokumentacji pracowniczej

autor: Pip, Sn14.02.2019, 09:41; Aktualizacja: 14.02.2019, 09:44
Dokumentacja pracownicza obejmuje – zgodnie z nową definicją z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy – zarówno akta osobowe, jak i inną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli dokumentacje prowadzone zgodnie z par. 6 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza obejmuje – zgodnie z nową definicją z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy – zarówno akta osobowe, jak i inną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli dokumentacje prowadzone zgodnie z par. 6 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczejźródło: ShutterStock

Listy obecności zawsze trzeba przechowywać trzy lata. To, co związane z wypadkiem w pracy – dziesięć lat. Ale już harmonogramy – trzy lata albo dziesięć w zależności od daty nawiązania stosunku pracy. Ten ostatni wniosek może zaskakiwać – tak jednak wynika z najnowszych wyjaśnień ministerstwa.

Dokumentacja pracownicza obejmuje – zgodnie z nową definicją z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy – zarówno akta osobowe, jak i inną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli dokumentacje prowadzone zgodnie z par. 6 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369; dalej: rozporządzenie). Zatem dla wszystkich tych dokumentacji od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe zasady ich przechowywania.

Regułą ogólną jest obecnie przechowywanie całości dokumentacji pracowniczej przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z pracownikiem, co wynika z nowego art. 94 pkt 9b k.p. Zasada ta dotyczy jednak stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r., a w przypadku wcześniejszych co do zasady stosuje się dotychczasowe przepisy (przy czym okres przechowywania w niektórych przypadkach można zmodyfikować, składając do ZUS raport informacyjny). W przypadku akt osobowych różnica będzie najbardziej widoczna, gdyż dotychczasowy okres przechowywania to 50 lat, a obecny – 10 lat. Zasady te nie dotyczą jednak wszystkich dokumentów, gdyż dla części z nich w poprzednim stanie prawnym nie było wyraźnych terminów przechowywania. Przyjmowano więc, że należy je przechowywać przez trzy lata, tj. przez okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (art. 291 k.p.). Taka interpretacja dotyczyła list obecności, harmonogramów czasu pracy czy ewidencji czasu pracy.

Jak wskazuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku 7 lutego 2019 r., listy obecności są dokumentami zbiorczymi, a nie indywidualnymi, prowadzonymi oddzielnie dla każdego pracownika, i nie są one ani częścią akt osobowych, ani dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W związku z tym listy obecności dla stosunków pracy zarówno nawiązanych przed 2019 r., jak i od nowego roku będą przechowywane przez taki sam okres, czyli trzy lata. Jest to inna sytuacja niż w przypadku kart ewidencji czasu pracy, które zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z 11 stycznia 2019 r. (zob. „W niektórych przypadkach okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wydłużono, a nie skrócono” – tygodnik Kadry i Płace z 31 stycznia 2019 r., DGP nr 22) dla starych stosunków pracy powinny być przechowywane przez trzy lata, a dla nawiązanych już w 2019 r. – przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

WAŻNE Dokumenty zeskanowane do PDF mogą być podpisywane przez zewnętrznych dostawców usług. W postaci skanów mogą być też przechowywane wnioski z obszaru czasu pracy – mimo że w kodeksie pracy mają narzuconą formę pisemną.


Pozostało jeszcze 88% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Polecane