Nowe dokumenty mogą powstawać od razu jako elektroniczne. Jeżeli i pracodawca, i pracownik posługują się podpisem elektronicznym, mogą tworzyć wyłącznie dokumenty w formie cyfrowej. Ponieważ jednak posiadanie podpisu kwalifikowanego przez pracownika nie jest jeszcze normą (pracodawca nie może tego wymagać), muszą więc podpisywać papierowe dokumenty ręcznie. Jednak nawet wtedy pracodawca może zeskanować dokument papierowy i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zakładu. Sam papier można wtedy zniszczyć. Dotyczy to nowej dokumentacji, która pojawi się po 1 stycznia 2019 r.

Jednak nie ma przeszkód, by całość akt pracowniczych zdygitalizować i przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej. Na wersję cyfrową można przekształcić zarówno akta byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania ich akt. W tym celu najpierw trzeba zrobić skany (ale też np. fotokopie) akt papierowych, a następnie opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, potwierdzając zgodność dokumentu cyfrowego z papierowym. Warto przy tym pamiętać, że nie ma obowiązku zamiany wszystkich akt na elektroniczne. Pracodawca może prowadzić i przechowywać część dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a część elektronicznej. Rozdział może być zarówno chronologiczny (dawne akta pozostają na papierze), jak i merytoryczny (na papierze pozostaje np. tylko dokumentacja dotycząca wydania odzieży roboczej).

Po zdygitalizowaniu dokumentacji pracowniczej papierową jej wersję można zniszczyć. Wcześniej trzeba jednak poinformować zarówno obecnych, jak i byłych pracowników, których akta są nadal przechowywane w firmie (w dowolnej formie, ale skutecznie), że dokumentacja dotycząca ich pracy będzie miała już tylko postać elektroniczną, i zaproponować, że jeśli są zainteresowani, mogą odebrać ich wersję papierową w ciągu 30 dni. Prawo do odebrania dokumentacji papierowej zmarłego pracownika mają także członkowie najbliższej rodziny, m.in.: małżonek, dzieci, osoby przysposobione, rodzice. Jeżeli nie odbiorą oni dokumentacji, można zniszczyć jej papierową postać po upływie 30 dni od przekazania im informacji.

Gdyby jednak pracodawca po zdygitalizowaniu dokumentacji pracowniczej uznał, że chce powrócić do przechowywania akt w wersji papierowej, może wydrukować wszystkie dokumenty i podpisać wszystkie ich strony, potwierdzając zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Znów należy jednak poinformować wszystkich zainteresowanych o zmianie formy tego archiwum.

_____________________________________________________________________________

Dokumentacja pracownicza to:
• akta osobowe pracowników (dokumenty związane z rekrutacją, umowy o pracę, zlecenia itp., dokumenty dotyczące przebiegu pracy (awanse, zmiany przydziału obowiązków itp.), dokumenty dotyczące rozwiązania umowy,
• dokumentacja przebiegu zatrudnienia (np. ewidencja czasu pracy, urlopy, dokumentacja dotycząca wynagrodzeń i innych świadczeń, dokumenty dotyczące chorób zawodowych, wypadków przy pracy itp.).

PARTNER